淺議如何提高中小學圖書館檔案管理規范化水平

摘 要：當前，加強中小學校圖書館的檔案管理，具有重要的現實意義，為了更好地促進學校圖書館檔案管理規范化建設，提升檔案管理的規范化水平，充分發揮圖書館檔案管理的作用及其自身功能，我國各中小學校的圖書館檔案管理人員進行了一系列實踐研究。基于此，本文主要闡述中小學圖書館檔案管理規范化的重要意義，探討如何在現有條件下進一步推動中小學圖書館檔案管理工作更好地發展。

關鍵詞：中小學校；圖書館；檔案管理；規范化水平

隨著社會不斷發展，檔案管理的重要性不斷凸顯。對于中小學校圖書館而言，如何有效提升檔案管理的規范化水平，是其當下研究的重點。中小學校圖書館檔案管理工作規范化發展，可以有效提升其管理水平，使圖書館的歷史記錄更加規范，推動中小學圖書館未來科學、可持續發展。

一、中小學圖書館檔案管理規范化的現實意義

中小學圖書館開辦的主要任務是為全校師生提供良好的圖書借閱服務，同時在學校內部承擔舉辦各類文化活動的責任，豐富全體師生的精神文化生活，滿足全體師生的精神文化需求。

中小學的圖書館發展建設還應該重視為學校教師的教育教學活動提供更好的發展平臺。借助學校圖書館，中小學教師可以進行文獻檢索、圖書借閱等活動，有效提升了教師的教育教學水平和教學質量。中小學校圖書館是學校發展的重要組成部分，圖書館檔案管理意義重大，其關系到多方的利益主體，主要是由中小學校圖書館檔案管理自身的功能決定的。

中小學校圖書館的檔案管理涉及內容眾多，其自身的工作性質特殊，檔案管理工作人員需要對圖書館內部的所有藏書進行信息化管理，尤其是在當前信息化時代背景下，信息技術在圖書館檔案管理中的應用，加強了檔案管理工作中的數字化管理，對于圖書館檔案管理工作人員自身的信息化素養也提出了更高要求，要求其具備更高的信息化管理水平和信息化服務水平，能夠對工作中涉及的各項信息進行統一收集、分類和保管，建立科學的數據庫和信息庫，以方便后續的信息查找、信息挖掘和信息利用。

其實，無論是站在學校圖書館的發展建設角度，還是站在整個學校的發展角度來看，圖書館的檔案管理工作都具有重要意義，是中小學校管理的重要工作內容，這主要是由于檔案管理工作關系到多方利益主體，并為后續學校的圖書館服務改進提供有效的依據，不僅有助于檔案管理人員工作，還可以根據其工作內容幫助校領導科學決策。

中小學校圖書館檔案管理工作較為復雜，其中涉及的內容和環節很多，尤其是隨著學校規模擴大，學校招生數量增多，圖書館規模也在擴大，其內部的藏書也在不斷豐富和增多，圖書館能夠給全校師生提供的文化服務功能也在不斷增多。

但與此同時，圖書館的檔案管理工作也面臨著重要的挑戰，其需要整理的資料信息和圖書書目也在不斷增多，需要檔案管理人員耗費大量的時間和精力。傳統的中小學校圖書館開展檔案管理工作，多依靠人工操作，有可能在實際的操作過程中造成很多問題，給圖書館的科學管理帶來不利影響，不利于圖書館檔案管理規范化發展。

圖書館檔案管理采用人工方式很容易出現信息索引遺失或者是關鍵信息泄漏等問題，甚至可能會出現由于檔案信息內容記錄不全，以至于圖書館工作無法正常開展的問題。

這些問題的存在，導致很多的圖書館用戶在進行信息索引時，難以準確、及時地找到自己所需的圖書，嚴重影響圖書館檔案管理的規范化，降低中小學圖書館檔案管理的效率和質量，不利于圖書館檔案管理的規范化發展，更不利于圖書館檔案管理自身功能的發揮。

二、提升中小學圖書館檔案管理規范化水平的有效策略

1.加強檔案管理工作環境條件建設

縱觀當前的中小學校，很多學校忽視圖書館的檔案管理工作，其軟硬件設施設備常年不更換。沒有良好的環境條件，其檔案管理工作的規范化水平也很難有效提升?；诖耍行W校應該重視加強檔案管理工作的環境條件建設，通過建設良好的環境，來提升中小學校檔案管理的規范化水平。加強檔案管理工作環境的條件建設，具有重要的現實意義，其不僅可以有效提升檔案管理工作的質量以及規范化水平，還可以提升檔案資料的安全性，確保其不受外界的侵擾。

中小學校在進行圖書館檔案管理的規范化建設時，應該重點考慮檔案資料存放的安全性，給檔案管理人員開設專門的辦公區域，同時還需要具備專門的檔案存放區域。經過大量的社會實踐調查發現，隨著科學技術的發展，大量中小學校圖書館在進行檔案管理工作時，往往多采用智能化、自動化的信息檢索設備和信息庫數據保存技術。

相較于以往而言，科學技術的進步帶來很多的便利。以往多是采用紙質化的檔案管理，但不管是紙質化檔案管理還是電子檔案保管，在進行檔案存放的過程中，一定要具備相應的存放條件，必須在存放過程中做到科學防潮、防水、防火和防蟲，防止出現因為存放條件較差，導致檔案丟失或者損壞的情況。

目前，信息技術在中小學校圖書館檔案管理中應用較為普遍，尤其是在信息化的檔案管理工作方面，學校應該深刻意識到圖書館檔案管理的實際價值，重視圖書館的硬件設施配備，給圖書館檔案管理工作配備性能較為優越的計算機、數據儲存設備，以及當下最新專業化的圖書館檔案管理軟件系統等。通過在軟硬件設備方面的投入，可以更好地為檔案管理的規范化發展創造必要的條件，進一步發揮圖書館檔案管理價值。

2.建立健全檔案管理工作制度

當前，我國中小學校圖書館檔案管理多沿襲傳統的檔案管理模式，缺乏一定的科學性和規范性。制度的完善建設對于檔案管理具有重要的意義，借助健全的制度可以為檔案管理者的工作提供科學的指導。只有制定健全的制度，才能更好地為圖書館檔案管理的規范化建設提供良好的依據。

中小學圖書館檔案管理的規范化建設，還需要標準的依據和規范的指導，通過建立健全中小學校圖書館檔案管理工作制度，可以為其發展提供標準依據和科學指導，幫助其快速實現檔案管理的規范化?？偟膩碚f，我國中小學校圖書館檔案管理應該加強制度方面的建設，依據國家《檔案法》以及國家有關的政策，將其作為制度建設的基礎。

同時，依據學校圖書館檔案管理人員工作的實際情況，多方收集數據信息，對這些圖書館檔案信息進行分類整理，將紙質版檔案以科學的方式進行儲存，并且以數字化的方式對其進行有效備份和儲存。數字化時代背景下，還應該注意防范出現數字化數據丟失的情況，檔案管理關系到多方利益主體，一旦發生數據丟失，可能會造成較為嚴重的后果。由此可見，中小學校圖書館檔案管理的工作制度建設可以為檔案管理工作的有效實踐提供科學有效的指導。工作制度一經確定之后，便需要有關檔案管理工作人員進行嚴格的工作落實，在工作落實中也可以進一步提升其信息化管理水平和規范工作的技術水平。

3.明確檔案管理的責任體系

在中小學校的圖書館管理建設方面，其崗位以及人員的設置也是其中重要的內容。中小學校圖書館檔案管理的規范化建設還應該根據管理工作進行崗位設置，不同的崗位設置不同的工作內容，安排專業的檔案管理人員，合理劃分其工作內容，尤其是工作過程中的職責和權利，編制成相應的工作手冊，并根據檔案管理的工作實踐完善其工作手冊，從而為在該崗位工作的人員提供更加細致的指導。

在檔案管理信息化平臺建設過程中，檔案管理人員應該重視信息化素養的提升，還應該重視合理劃分檔案管理系統的權限設置，確保各項權限的分配與其自身的工作需求相適應，減少檔案資料丟失所造成的嚴重后果。傳統的檔案管理方式過于粗放式，在其進行分配時，往往由于后期系統管理權限導致工作混亂，造成檔案管理上的一些問題。

因此，中小學校圖書館檔案管理工作人員還必須進行責任權限的明確，要遵循該工作的保密性原則，每個人都擁有自己的賬號和密碼，彼此之間不能隨意交換賬號和密碼，以減少數據丟失，防止信息泄露。

4.重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉換

信息技術不斷發展，給各行各業帶來深刻的變革。當前，中小學校圖書館的檔案管理基本已經實現了無紙化辦公。

但很多學校的圖書館在進行檔案工作時，其工作信息雖然以電子化的形式呈現，但依然避免不了紙質化檔案的產生，對于這些紙質檔案需要借助現代化的雙軌回收方式和電子化轉換方式，將這些紙質檔案轉換為電子信息。圖書館檔案管理人員在進行電子檔案信息收集時，還應該重視信息收集的全面性，尤其是針對傳統紙質檔案的收集，將傳統紙質檔案以電子化的形式展現，更方便信息的收集和處理。

檔案管理人員在收集過程中還應該重視收集信息的及時、全面，避免出現信息遺漏或者是信息斷節的情況，減少檔案管理可能出現的風險，方便后續的信息查找。中小學校圖書館檔案管理人員在將這些信息收集到位之后，還需要對其進行信息化管理，將其保存在信息庫中。

目前，中小學圖書館檔案管理工作過程中都配備了電子掃描儀等設備，借助這些科學設備可以將紙質化檔案和檔案信息轉化為數字檔案，以數字信息的方式存儲在數據庫中。在進行信息轉換的過程中，檔案管理人員應該時刻堅持準確性的原則，確保不出現數據轉換錯誤的問題。電子化的檔案管理具有更方便、快捷的特點，而且保存時間更長，方便后續查找。

5.提升檔案管理工作人員的綜合素質

基于當前中小學校圖書館檔案管理的實際情況，其檔案管理的工作內容較為復雜，環節繁多。信息化時代背景下，中小學校圖書檔案管理工作可以依托信息技術的支撐，發揮科學技術的優勢，有效提升檔案管理工作效率和工作質量。

但是，當下的中小學校圖書館檔案有很多細節性的管理工作，管理人員的素質也是影響檔案管理工作規范化水平發展的重要因素，圖書館管理人員不僅要提升檔案管理規范化水平，還應該重視提升工作素養和工作能力，只有檔案管理人員的綜合素養提升了，才能更好地提高檔案管理工作的規范化水平，減少因為檔案管理工作人員素質較低，導致出現工作失誤的問題，而影響學校的其他工作開展。

信息化時代背景下，信息技術與各行各業的融合程度愈深，借助信息技術，圖書館的檔案管理工作可以朝著更加智能化、科學化、規范化、標準化的方向發展?？茖W技術與中小學校圖書館檔案管理工作的融合，對于圖書館檔案管理工作人員專業化水平提出了更高要求，如檔案的搜集、整理、歸檔、存檔、調閱等，這些工作都需要檔案管理人員不斷提升自身的專業水平，具備較高的專業素質，才能更好地推進檔案管理工作的規范化發展。

例如，在檔案管理工作實際活動開展過程中，在檔案信息的收集和編制過程中，檔案管理工作人員應該明確自身的崗位職責，針對所有的信息內容親力親為，根據學校圖書館實際情況開展相應的服務工作，確保檔案管理過程中的保密性原則。

中小學校圖書館檔案管理工作人員在圖書館文化活動開展過程中，也應該時刻注意信息的收集和整理，根據有關的制度和要求開展檔案編制工作，確保各項檔案信息內容的全面性和完整性。在圖書館檔案管理工作中，針對檔案的后期保管工作，檔案管理工作人員應該時刻重視自身的職責，確保檔案信息的科學性和安全性管理。尤其是檔案信息的安全，必須時刻關注信息系統維護，確保不出任何問題，尤其是不能發生檔案損壞或者丟失的情況。這需要檔案管理工作人員時刻具備良好的安全意識和責任意識。

在信息化時代背景下，檔案管理人員應該重視提升自身的信息化素養，尤其是提升有關信息安全方面的專業技術能力，針對檔案管理的有關內容開展相應的實際操作，減少可能出現的一些信息安全問題。檔案管理人員還應該具備檔案信息化分析能力，不僅能夠根據以往保存下來的檔案資料進行科學分析、整合信息，同時還能夠從中挖掘信息的潛在價值，給未來中小學校圖書館檔案管理規范化、服務管理合理化、文化活動改進有效化提供助力，促進圖書館檔案管理科學、可持續發展。

三、結束語

總而言之，針對當前我國中小學校圖書館檔案管理工作過程中出現的各種問題，檔案管理人員應該加強自身的工作能力，提升信息化素養。中小學校圖書館應該加強檔案管理工作的制度化建設，以制度保證各項工作順利開展，有效發揮檔案管理的實際作用及其科學價值，進一步提高中小學圖書館檔案管理規范化水平。

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（作者單位：安徽省宣城市第二中學）

作者簡介：秦雅峰（1977—），男，漢族，安徽宣城人，大專，助理館員，研究方向：圖書館管理。