機關檔案工作規范化建設實踐與思考

摘 要：在機關單位工作中，檔案管理占有重要的地位，由于機關事業單位的性質和特點比較特殊，不僅需要加強檔案的保密，還需要具有一定的公共服務功能。我國事業單位在行政管理體制上進行變革，人事制度也隨之發生變化，在此背景下，給機關單位的檔案管理工作帶來了不小的挑戰。要確保各部門的工作平穩有序進行，必須注重檔案工作的標準化，并根據管理標準來提高管理質量，保證管理工作發揮更好的服務作用。其實，檔案管理工作歷來受到各部門的重視，但由于檔案數量和管理時間的增加，檔案管理工作量不斷增大，工作壓力也不斷提高，在檔案管理中凸顯很多的問題，而問題形成的原因就是檔案管理未能開展有效創新，檔案管理員對自己的工作也沒有正確認識，導致出現大量的問題。

關鍵詞：檔案管理；規范化建設；應用對策

作者簡介：賴永聰（1976—），男，漢族，福建泉州人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。

豐富的機關檔案信息能夠將機關歷史發展進程呈現出來，同時，也承擔著促進社會經濟發展的重要作用，為我國社會進步和經濟發展帶來動力，是一筆重要的精神財富。機關單位檔案工作直接面對的是民眾，對促進機關單位發揮社會服務能力也有積極的作用。提高機關單位的檔案管理水平對促進機關單位健康、可持續發展有重要意義，文章通過對機關檔案工作中的問題進行剖析，并提出了改進措施以及一些具有建設性的建議，以確保機關單位健康發展。機關檔案是國家檔案資源的重要組成之一，也是機關單位需要重視的基礎工作，有利于保證機關單位依法行政，提高工作效率。

一、加強基礎管理是實現規范化建設的前提

堅持走基礎鞏固、可持續發展的道路，就要將檔案管理工作落到實處，要構建完善的檔案管理制度，結合實際情況，把握檔案管理的未來發展方向，同時，也要針對在檔案管理中遇到的問題進行分析，制定合理的管理對策，推行依法治檔，讓檔案管理工作能夠按照規章制度的要求開展。構建完善的制度，要明確一系列要求，如檔案管理的文件處理、文件整理和保管應用等，做好資料的檢查和驗收，以此來提高檔案的安全管理。在針對檔案管理問題進行分析和總結的基礎上，也要注意創新檔案管理措施，不斷探索順應時代發展的檔案管理機制，做好檔案管理的綜合評估，及時發現檔案管理的困難以及問題，將檔案管理工作水平納入績效考核，制定適合機關單位的檔案管理制度，促進檔案工作的規范化建設，合理應用信息化技術來加強檔案管理的質量。通過將檔案管理工作納入績效考核，有利于調動員工工作的積極性，也有利于提高檔案管理人員的專業能力，機關單位也要組織檔案管理的專兼職人員開展培訓，為提高檔案管理質量奠定基礎。

檔案信息化和現代化建設是機關單位檔案管理工作未來的發展趨勢，因此，要充分利用信息技術的優勢，構建業務、信息化以及人才之間緊密聯系的管理手段，要提高檔案管理的信息化和數字化水平，保證機關單位對內部資料的掌握，能根據需要及時調用。保留好有價值的檔案資料，方便資料的查詢和應用，其他有價值的信息要實施目錄管理，加強檔案資料管理的數字化水平。

二、行政事業單位檔案工作的若干問題

1.規范化建設在檔案管理中沒有體現出應有的價值

規范事業單位的檔案管理工作有利于保障機關單位的安全管理，保證各種信息的完善。在分析單位信息化管理現狀的基礎上，存在對檔案管理工作的風險因素不夠重視的問題，無法推動標準化建設進程，導致標準化建設工作無法發揮作用。檔案管理工作在規范化建設進程中存在著很多問題，如檔案管理人員無法認識到自身工作的意義，對檔案管理工作在機關單位中的作用缺乏足夠的認識，沒有把檔案管理工作的重心放在提高管理的效率上，因此，無法完善管理的流程，導致檔案管理工作質量較差。在進行歸檔等過程中，由于缺少規范的運行標準，使檔案管理工作不能適應各部門的實際需要。

2.缺少健全的標準化和規范化制度

目前，在機關單位的檔案管理工作中，雖然也制定一系列規范和標準，但是，卻無法得到有效落實，同時，也無法針對規范及標準進行完善，導致檔案管理工作在技術層面處于落后狀態。例如，在檔案管理中實施規范化管理，根據相關規定對檔案數據進行歸類，使利用者能夠在最短時間內找到所需的信息。在檔案管理工作中管理環節相互獨立，未能結合成統一的體系，在管理中也就無法發揮檔案管理工作的價值。檔案管理工作不能依賴于管理人員的經驗，要保證檔案管理的規范程度，也要科學采用信息技術，通過信息技術做好信息和數據管理。

3.檔案管理人員缺乏規范化和標準化建設的能力

檔案管理的目的是保證檔案的規范化，但由于檔案管理人員對檔案工作的認識不夠，對機關單位的工作還不熟悉，對檔案管理的規范化流程不了解，也就無法將規范化和標準化的指導價值發揮出來，無法保證檔案管理的安全性。由于檔案管理者工作態度不認真、責任心不強，無法對檔案管理工作的意義有充分了解，也就不能意識到在檔案工作中出現的問題會給整個單位造成的后果。還有些人員會認為標準化和規范化的檔案管理建設工作屬于額外的管理內容，對檔案管理工作缺乏重視會直接影響其工作質量和工作效率。

4.業務環節建設存在脫節的情況

一些機關單位不能真正重視檔案工作，不能進行檔案管理的基本工作，檔案文件收集不及時，導致工作脫節的問題出現，檔案資料較為分散，歸檔率較差。檔案文件流失率的提高也給其他業務工作的開展帶來不良的影響，導致機關單位整體工作效率降低，阻礙機關單位檔案管理工作的有序開展。

5.規范化建設水平呈下降趨勢

標準化、規范化以及法治化建設是檔案工作的主要發展方向。但是，在檔案管理工作中，很多單位關于檔案管理的標準化和規范化建設缺乏足夠的重視，工作制度的落實也不夠到位，基礎設備設施配套不全，導致檔案管理工作無法得到進步，給機關單位的檔案管理工作開展埋下一定的安全隱患。

6.檔案管理團隊不穩定

檔案管理團隊的人才流動性較大，人才問題一直以來都是影響機關單位檔案管理工作質量的一大因素，由于單位人員的減少，檔案管理人員的流動性更加頻繁，而且很多機關單位，尤其是縣級機關單位的檔案管理工作的整體水平較差，接受專業培訓的機會較少，機關單位很多新員工缺乏對檔案管理重要性的了解，導致檔案管理流程和內容都非?；靵y。

三、推進機關檔案管理工作規范化的措施

1.加強正確檔案管理意識的培養

要使檔案工作規范化，必須建立規范且標準的檔案管理模式，規范化、標準化檔案管理工作的建設需要落實到檔案管理全過程，同時，還要掌握一定的管理經驗，保證檔案材料得到完善。尤其是在檔案數據信息的提取和應用中，采用軟件是最佳的手段。利用互聯網技術，實現檔案信息集成，從標準化、規范化的角度來分析，提高安全建設意識也是一名合格管理人員需要具備的基礎素質。通過標準化和規范化的管理模式能夠減少檔案管理的運營成本，對提高檔案管理質量也有重要意義。對于檔案管理人員來說，必須充分認識到計算機在檔案資料海量數據分析中的作用，能夠實現對信息的精準篩選，不需要取檔和入黨檔。只有對檔案管理在機關單位中的價值有明確的認識，樹立規范化管理思維，才能保證檔案管理的整體水平。

2.從規范化、標準化的角度推進檔案管理制度的建設

要使檔案工作管理規范化、標準化，就必須按照規范、標準的要求，結合實際，開展科學的檔案管理方案，按照規章制度做好檔案資料的整理和儲存。檔案管理需要構建完善的管理機制，合理應用信息技術、互聯網技術等進行資料的管理和歸納，以達到最優的效果。在必要的時候，要正確運用大數據技術對有價值的檔案信息進行甄別，使其動態管理成為可能。

3.加強檔案工作隊伍的標準化建設，提升檔案管理人才的整體素質

加強檔案管理，就要對管理人才給予較高的重視，針對人才開展專業的培訓，充分將檔案管理的作用發揮出來。組織機關單位的檔案管理人員定期開展相關培訓，重視人才管理能力以及對信息技術掌握的培訓，并且，指導管理人員樹立正確的工作態度和工作理念，要正確認識檔案工作對推動事業單位發展、保障檔案安全、提升檔案管理工作的重要作用。在檔案管理工作中，還要提高管理人員的專業素養和綜合素質，結合實際的問題案例開展培訓，讓管理人員能夠對檔案管理工作中存在的問題有一定的了解，指導相關人員能夠解決基礎層面的問題。

4.加強基礎管理是促進檔案管理規范化建設的基礎

堅持打基礎、管長遠的原則，將檔案管理工作做精、做細、做深，鞏固檔案管理基礎建設也是推進標準化建設的先決條件。根據各部門的具體情況，對檔案管理體制進行優化，把握今后發展趨勢以及在發展過程中存在的問題，針對性地制定相應的管理制度，同時，也要促進管理制度的落實，促進依法治檔的落實，保證檔案管理工作能夠得到規范和完善。構建完善的制度后就要促進制度的落實，按照規范化建設的需求，針對檔案信息處理、收集、歸檔和保管等各環節進行把關，同時，做好驗收來提高檔案管理的規范性。通過創新管理的手段促進規范化管理的優化，對歸檔工作進行及時通報，將歸檔質量納入考核績效的指標，同時，構建完善的歸檔工作機制，保證歸檔質量都是提高檔案規范化建設的重要措施。

5.采用先進技術是促進檔案管理規范化建設的重要手段

檔案信息化必須把信息化建設作為推動檔案工作標準化的重要手段。加強檔案工作，應秉承存量數字化和增量電子化的原則來提高檔案管理數字化的發展力度，通過制定數字化發展規劃方案了解機關單位的檔案管理情況，對檔案庫存有足夠的了解。結合實際情況和工作需求進行檔案信息的分類，分批開展數字化加工。對具有永久保存價值的文檔要掃描進行數字化保存，并且，開展數字化成果的全文字識別，方便信息的檢索。具有可利用價值的信息也要進行目錄級管理，促進數字檔案內容的豐富性。重視檔案管理的現代化發展，機關單位的各部門之間就要加強溝通交流，將檔案管理信息系統納入政務信息網的改造范疇，利用計算機實現檔案管理的編號、歸檔和檢索，轉變人工管理模式，提高檔案管理的效率。

6.推動資源配置和利用是檔案管理規范化建設的目標

檔案管理就是對檔案資料進行整理，為機關單位未來發展提供充足的資料，開展規范管理的意義是為了給機關單位提供良好的服務。在保證日常工作的基礎上，要拓展思路提供更多更好的服務，從而保證檔案管理的質量。檔案工作標準化的關鍵是要創新服務機制，并對其進行價值挖掘。

機關單位的檔案管理人員要密切關注檔案管理在發展中遇到的困難，采取針對性的措施，從而保證檔案信息摘編、檔案專題檢索工具編制工作的完善性，提高檔案管理服務的及時性和針對性，能夠為機關單位領導的發展決策和機關單位經濟發展提供參考依據。通過檔案資料編制史料、構建歷史陳列室，推動機關單位檔案文化的建設，充分發揮檔案資料的教育意義，并且，在機關內部積極宣傳檔案的價值，為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。要促進資源整合，構建目錄繳送備案制度、文件歸檔范圍和保管期限表審批制度，實現對檔案資料的監督管理。根據不同機關及各部門的實際情況，開展二級、三級機構重要檔案移交給同級檔案局，使檔案管理工作得到加強，檔案資源得到有效利用。檔案管理的規范化建設是一項長期且復雜的工程，不可能一蹴而就，也不是一勞永逸，機關單位要根據相關政策，爭取得到領導對檔案管理的重視，充分利用檔案管理、業務部門、財務部門以及技術部門的優勢，促進檔案管理的規范化建設。

7.建立健全檔案業務測評工作機制，促進機關檔案管理工作規范化長期穩定的保持下去

機關單位應該結合檔案管理工作實際情況和管理需求等，建立起更為完善的機關檔案工作業務建設評價工作機制，定期開展檔案業務建設考核工作。這樣就能夠最大限度地促使檔案工作的規范化狀態得以長期保持下去。機關單位可以具體參照我國檔案館業務建設模式及測評方法開展實踐工作。其中，可以每間隔五年開展一次機關檔案業務建設考評工作，并將其列入當地黨委工作計劃之中，并作為重點工作內容進行開展。此外，機關部門還應該專門成立檔案行政管理部門，應該由本行政區域內的檔案業務優秀管理人員組成，并在開展檔案業務建設考評工作中抽取若干人員組建一支考評專家小組，進而保障其能夠客觀真實地開展測評工作。待到測評工作完成之后，相關工作人員需要對測評結果進行歸納整理，并將其制作成更為直觀化的數據資料反饋給檔案行政管理部門。機關檔案管理工作是一項長期性、復雜性和系統性的工程。在開展業務建設考評工作中，需要相關工作人員對機關檔案工作進行全面性審查，進而切實提高本行政區域內的檔案管理水平與質量，這樣，機關檔案管工作規范化建設才能夠穩步向前推進。

四、結語

隨著新時期的到來，重視機關單位的檔案管理工作，促進檔案管理的規范化建設是必然的。任何一個機關單位都要重視檔案管理工作，檔案管理是一項長期的工作，單位領導不僅要重視檔案工作，更要重視檔案工作的規范程度，以免導致檔案管理工作出現問題。在經濟發展的新環境下，從技術和管理上進行創新，以提升檔案工作的質量和效益，并推動檔案管理工作的規范化。

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（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）