員工檔案進入信息化時代

高文靜

當前，我國各個組織機構在數字化建設方面仍處于摸索階段，較為成熟的領域主要集中在銷售、配送以及生產、采購等領域，人力資源管理等職能領域數字化程度不深刻，也不成熟。數字化時代已經是現在進行時，而我們要做的是數字化向智慧化的升級轉型。之所以有數字轉型，根本目的就是想借用計算機的能力來幫助我們做數字信號的各種處理，從而獲得我們在模擬環境下不具備的能力。以員工檔案管理為例，信息數據的處理人也可以做到，但是當我們面對數以萬計的檔案資料，龐大的人力成本是組織難以承擔的。而檔案信息化就是模擬空間向數字空間遷移的過程。之前的數字檔案即掃描數字化，僅僅是檔案工作轉型的第一步，還需要管理治理重建重構秩序等智慧化功能。尤其在傳統的人事管理方面，想要結合數字化技術進行轉型和發展，還需要一定時間的探索。這個最基礎的人事管理如何與大數據結合起來，以實現人和事的統一，需要從思維上、技術上、人員配置上進行轉型。

加強檔案信息化建設

以往的檔案管理工作，主要通過人工方式進行整理和存儲，檔案存儲的效率往往較低，也會出現較多的人工失誤，影響檔案管理的實效性?，F如今，推動檔案信息化發展，則能夠借助大數據技術進行數據整理，可以將大量數據信息自動存儲計算機中，有效地減少了信息處理的時間，能夠提升檔案整理的效率，也不用占據較多的空間，減少了檔案存儲的成本。而且，在檔案信息化建設中，也能夠在信息系統中進行自動備份，有效地防止數據信息丟失，確保數據信息的完整性。

檔案信息化建設不僅有利于優化檔案存儲方式，還能夠為檔案信息查詢工作提供更大的便利，提高檔案使用的效率。在以往的紙質檔案管理中，要對檔案信息進行查詢，則需要對較多的紙質檔案進行查找，耗費較多的時間，無法在較短的時間內獲取目標文件。而在檔案信息化發展中，檔案信息能夠分類存儲在相應的信息系統中，在查詢有關信息時，可以借助檢索功能，通過檢索關鍵字即可獲取所需要的資料，這樣極大地縮短了信息查詢的時間。

檔案信息化面臨的挑戰

●大數據技術水平有待提升

多數組織內部的信息技術水平還較低，大數據技術應用還不夠成熟，無法有效地發揮信息技術在檔案管理中的作用，阻礙檔案信息化進程。一些組織在檔案信息技術研發方面缺乏重視，信息技術創新能力較低。大數據技術的發展，對檔案信息化建設工作也提出了更高的要求，這就需要強化技術創新，結合檔案管理的實際情況，制定個性化的信息管理系統和平臺，而單位自身的信息技術水平還無法滿足檔案信息化發展的要求，影響檔案信息化建設的成效。

●檔案信息化系統缺乏安全性

在檔案信息化建設中，不僅要關注檔案管理體系建設，還要做好信息系統維護工作，要確保檔案信息化的安全。但是，較多單位對檔案信息化安全維護工作缺乏重視，不能定期對檔案信息系統進行檢查和修護，從而會造成信息系統更新不及時、系統存在漏洞等問題，影響檔案信息系統的使用效果，還更加容易受到外部人員的入侵，導致內部檔案信息資源遭到泄露，增加了檔案管理的風險。

●綜合型人才較為缺乏

許多組織針對檔案工作人員缺乏良好的培養體系，無法為檔案人員專業能力的提升提供較大的幫助，使得內部檔案人員的綜合能力缺乏明顯的提升。而且，較多檔案工作人員對信息技術的了解不足，對檔案信息化建設也缺乏有效的認知，這就使得檔案信息化復合人才較為缺乏，無法有效地滿足檔案信息建設工作的實際要求，影響檔案信息建設的質量。

利用大數據強化檔案信息化建設

●提高檔案信息化系統的安全性

大數據下，檔案信息建設過程中面臨著嚴重的安全問題，這就需要加強對檔案信息系統的安全維護，要確保系統的穩定、安全運行，這樣才能夠更好地發揮信息系統的作用，確保檔案管理工作的良好落實。要提高內部的信息技術水平，要構建專業性較強的信息技術人才隊伍，促進檔案信息系統和平臺的高質量建設，促進系統和平臺的高效運行。此外，還需要定期對檔案信息系統和平臺進行維護，要及時地檢查系統是否存在漏洞，對可能存在的問題采取有效的防范措施，降低系統被病毒、木馬入侵的風險。提升檔案信息化系統的安全性，可以解決海量電子檔案數據的安全長久保存問題。因此，組織迫切需要采用先進的計算機技術，大力建設電子檔案安全存儲平臺，為海量電子檔案的長久安全保管創造一個良好的環境。

●虛擬現實技術的檔案數據備份

實體檔案由于存儲不便、查找耗力、規格特殊、形態各異等特點，使檔案工作開展困難。通過虛擬現實技術的使用，減少對檔案的調用，記錄檔案存儲位置，形成獨立的虛擬存儲空間，并與現實檔案管理工作結合，能夠有效提升檔案管理工作的規范性，解決實物檔案備份問題、保存問題和損耗問題。數字資源主要分為在線數據、近線數據和離線數據。大數據技術具有實時性和動態性特征，因此，數字資源的三種形式都是采集對象，為使數據具有代表性，需要對數據收集方式進行調整。虛擬現實技術能夠將檔案數據化，便于工作者查找相關的檔案數據，使數據查找的結果更加直觀，數據查找過程更加便利。

●加大資金支持

在檔案管理信息化建設工作中，往往存在資金投入較少的問題，使得檔案信息管理系統無法升級。因此，要加大資金支持，涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統計、利用等全過程規范化管理，提高檔案館業務管理的效率和資源服務的安全可靠性，滿足利用者和檔案管理者的需求。

●強化復合型人才隊伍建設

大數據下，想要實現檔案信息化，組織應采用先進的設備和信息技術手段對檔案庫房進行準確、實時、高效的全面動態管理。這對檔案工作人員的能力提出了更高的要求，需要檔案工作人員能夠多元化發展，更好地滿足檔案信息化建設的要求。要針對檔案工作人員定期開展專業技術培訓活動，對檔案管理相關的規定、專業知識、計算機技術、檔案信息平臺等內容進行講解，推動檔案工作人員多元化發展，提升工作人員的綜合能力。相關員工應具備超級管理員資質，通過掌握檔案上架、案卷實時登記、案卷清點、人員出入庫管理、檔案查詢等流程，可實現管理方式無紙化、檔案存儲位置圖形化和數字化、進出庫手續自動化的現代化檔案管理工作，使整個檔案管理水平實現飛躍。另一方面，組織可以與當地高校進行合作，共同培養專業性較強的檔案信息人才，加強專業檔案人才儲備，拓展內部檔案信息人才隊伍，提升檔案人員的整體能力，更好地發揮檔案人員的工作潛能，為檔案信息化建設提供有力的支持。

●建立智能檢索和共享服務平臺

通過局域網智能檢索門戶，對組織內部檔案進行檢索。結合數據庫技術、面向對象開發技術、信號處理、微弱信號檢測等技術，實現對庫藏實體檔案和人員進行感知、跟蹤管理。運用“數字檔案館”實現實物檔案管理的可視化，主要以物聯網為基礎，通過物品信息的交換和通信，就能對檔案進行識別、定位、追蹤、監控和管理，實現檔案的系統化和精細化管理。在檔案管理中，憑借電子標簽、閱讀器、服務器等基礎，實現檔案管理環境建設，再以自動感知、智能調節、檔案追蹤等功能，實現實物檔案管理監控，從而提升管理效率，降低管理成本。

大數據時代下，檔案管理建設需要不斷加強創新力度，圍繞核心業務和核心價值，建立數字檔案管理模式，挖掘數據價值，建立檔案管理數據共享制度，推動云計算基礎設施建設。建立數字化檔案管理基礎，重視云計算基礎創新，開發語義分析、數據挖掘、虛擬現實等新技術的使用。同時，互聯網下的檔案管理制度也存在資源浪費和數據保密問題，為解決服務問題，檔案管理部門要建立完整的數據調用制度，保持檔案信息的機密性和開放性。

作者單位 山西警察學院