《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》內(nèi)容解讀及思考

摘 要：隨著我國(guó)電子業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，電子文件的類型、格式及其生成環(huán)境都發(fā)生了很大變化。為適應(yīng)這一變化，2016年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），進(jìn)一步修訂和完善電子文件歸檔和電子檔案管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求。本文以該《規(guī)范》為研究對(duì)象，分析了《規(guī)范》修訂的主要背景、框架內(nèi)容、突出特點(diǎn)，并就當(dāng)前《規(guī)范》面臨的新情況提出了進(jìn)一步完善的意見建議，推動(dòng)和完善電子文件歸檔和電子檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，為新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展提供有力制度保障。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；內(nèi)容解讀

概述

2016年8月，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），于2017年3月1日正式實(shí)施。《規(guī)范》共有11章43節(jié)，對(duì)電子文件與電子檔案的術(shù)語和定義、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍及電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案編目、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式，電子檔案存儲(chǔ)、備份、利用、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行明確規(guī)范，提出電子檔案鑒定、審查、轉(zhuǎn)換、遷移、移交與銷毀等處置的要求和規(guī)定。這是做好新時(shí)代電子文件與電子檔案管理的重要標(biāo)準(zhǔn)[1]。《規(guī)范》的出臺(tái)與實(shí)施，是適應(yīng)文件電子化、檔案信息化的時(shí)代產(chǎn)物，也是進(jìn)一步提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要保障。

1 《規(guī)范》修訂的主要背景

隨著我國(guó)各系統(tǒng)各領(lǐng)域電子業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，電子文件的類型、格式及其生成環(huán)境都發(fā)生了很大變化，2002年版《規(guī)范》已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化和技術(shù)發(fā)展要求，尤其是檔案領(lǐng)域新的規(guī)章制度出臺(tái)，新的標(biāo)準(zhǔn)和要求相繼推出，迫切需要進(jìn)一步修訂和完善電子文件歸檔和電子檔案管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求[2]。

1.1 《規(guī)范》修訂的社會(huì)背景

隨著各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域無紙化辦公的深入推進(jìn)，電子文件產(chǎn)生的數(shù)量和規(guī)模持續(xù)增加，電子文件成為國(guó)家的核心信息資源，電子檔案信息資源已經(jīng)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要生產(chǎn)要素之一。國(guó)家在宏觀層面大力推進(jìn)和實(shí)施數(shù)字中國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)，以及數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供良好社會(huì)環(huán)境。加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理是開發(fā)利用信息資源，保障國(guó)家信息安全的需要，尤其是各種檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，單軌制檔案管理模式已然成熟。為此，《規(guī)范》第5章專設(shè)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)功能的具體要求。為管好用好電子檔案數(shù)據(jù)信息、實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)賦能，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)建設(shè)，滿足電子檔案“四性”要求。

1.2 《規(guī)范》修訂的制度背景

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）頒布實(shí)施至2016年8月29日修訂發(fā)布，期間10余年時(shí)間里，我國(guó)電子文件歸檔及電子檔案管理領(lǐng)域陸續(xù)頒布了一系列相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）、《文書類電子文件長(zhǎng)期保存格式規(guī)范》（DA/T49-2012）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《文書電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）。信息環(huán)境下檔案業(yè)務(wù)管理形式和內(nèi)容均出現(xiàn)較大變化，2002版的《規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)和要求與這些規(guī)章制度不相適應(yīng)，迫切需要進(jìn)一步修訂完善。

1.3 《規(guī)范》修訂的技術(shù)背景

當(dāng)前，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)已經(jīng)深入發(fā)展、廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)、系統(tǒng)和領(lǐng)域，也進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)團(tuán)體、組織推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型、實(shí)施數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推動(dòng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作走上“高質(zhì)量”“數(shù)字化”“智能化”發(fā)展之路。在新技術(shù)發(fā)展背景下，也有力驅(qū)動(dòng)了電子檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，豐富了電子檔案資源內(nèi)涵和品質(zhì)[3]。

2 《規(guī)范》修訂的框架內(nèi)容

2016年版《規(guī)范》以2002年版《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則—第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》（GB/T 1.1-2009）規(guī)則起草，進(jìn)一步明確了電子文件歸檔、電子檔案管理提供根本遵循。

2.1 明確相關(guān)概念術(shù)語與外延

2016版《規(guī)范》規(guī)定16個(gè)術(shù)語，較2002版《規(guī)范》11個(gè)術(shù)語，多了5個(gè)。新增了“電子檔案”“組件”“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“采集”“歸檔”“移交”“登記”“轉(zhuǎn)換”，刪除了2002版“歸檔電子文件”“背景信息”，將“邏輯歸檔”“物理歸檔”統(tǒng)一調(diào)整為“歸檔”，將原來的“真實(shí)性、完整性、有效性”統(tǒng)一調(diào)整為“真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性”。這些術(shù)語與定義的增加，主要是從方便實(shí)踐操作角度出發(fā)，體現(xiàn)了概念術(shù)語的科學(xué)、準(zhǔn)確，將“電子文件”主體范圍界定在“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人”，進(jìn)一步明確電子文件是由“內(nèi)容”“結(jié)構(gòu)”“背景”組成[4]。

2.2 明確歸檔與管理責(zé)任分工

2016版《規(guī)范》明確電子文件歸檔與電子檔案管理立檔單位主要是四類部門：檔案部門、電子文件形成或辦理部門、信息化部門，以及保密部門。明確這四類部門在電子文件歸檔和電子檔案管理中應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)。檔案部門具體負(fù)責(zé)制定制度，提出要求，負(fù)責(zé)培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)辦理；電子文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)具體的電子文件收集、整理、著錄及移交歸檔；信息化部門負(fù)責(zé)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)，為電子檔案管理提供信息技術(shù)支持。保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密檔案保密管理。四類部門承擔(dān)的職責(zé)及分工，共同構(gòu)成電子文件歸檔和電子檔案管理的全流程、各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，任一環(huán)節(jié)缺失或出現(xiàn)瑕疵都會(huì)影響全流程管理質(zhì)量，最終影響電子文件及電子檔案“四性”。

2.3 明確歸檔與管理具體要求

一是明確歸檔范圍。與2002版《規(guī)范》不同的是，2016版《規(guī)范》除了將電子文件納入歸檔范圍外，還新增了“電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍”，并提出“文書類電子文件”“科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件”“聲像類電子文件”等電子文件相應(yīng)的元數(shù)據(jù)歸檔范圍。二是電子文件格式。為了保證電子文件和電子檔案“四性”要求，2016版《規(guī)范》在通用格式方面較2002版《規(guī)范》有所增加。例如，電子公文增加JPG、TIF、PNG等。二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；三維矢量文件永久保存的需要轉(zhuǎn)換位STEP格式。數(shù)據(jù)庫文件則統(tǒng)一以ET、XLS、DBF、XML等格式。公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁等以HTML格式歸檔。三是歸檔方法。從歸檔的時(shí)段要求來看，2016版《規(guī)范》提出了電子文件預(yù)歸檔和歸檔兩個(gè)階段。其中，預(yù)歸檔需要對(duì)電子文件“四性”進(jìn)行鑒定，要求100%合格。鑒于不同單位、不同部門信息化發(fā)展水平存在較大差異，提出可通過公文處理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及電子文件管理系統(tǒng)三種歸檔接口方式進(jìn)行在線歸檔[5-6]。

2.4 規(guī)范電子檔案保管與利用

與紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案的特性決定其保管和利用的標(biāo)準(zhǔn)和要求有其自身特性。2002版《規(guī)范》中電子檔案保管要求，除了滿足紙質(zhì)檔案要求外，還從載體、磁場(chǎng)、熱源及有害氣體隔離等環(huán)境、溫度、濕度等要求作了專門規(guī)定[7]。2016版《規(guī)范》更為詳細(xì)的制定相應(yīng)的存儲(chǔ)、備份、利用、統(tǒng)計(jì)、元數(shù)據(jù)維護(hù)等管理措施，還就電子檔案鑒定、審查、轉(zhuǎn)換、遷移等處置作出明確要求。

3 《規(guī)范》修訂的突出特點(diǎn)

3.1 體現(xiàn)時(shí)代性

無論是內(nèi)容還是理念，2016年《規(guī)范》都較為緊密地契合新時(shí)期電子文件歸檔和電子檔案管理。例如提出“元數(shù)據(jù)”概念，“電子檔案管理系統(tǒng)基本功能”設(shè)置，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件納入歸檔范疇。此外，2016版《規(guī)范》也體現(xiàn)文檔一體化管理理念，與單軌制檔案管理相適應(yīng)。《規(guī)范》匯總了從電子文件形成到電子檔案管理全過程、全生命周期的各項(xiàng)管理要求，明確相關(guān)責(zé)任主體分工，為文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，以及單軌制的落實(shí)，提供了可靠保障，奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)[8]。

3.2 注重操作性

2016版《規(guī)范》更加注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作性和可執(zhí)行性，內(nèi)容條款設(shè)置更加清晰，便于檔案從業(yè)者更好地理解和執(zhí)行。在“術(shù)語和定義”中增加若干“示例”。“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“示例”中列舉了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等等。“組件”中，提出文書類電子檔案組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。在附錄A中還列舉4種登記表格式，便于電子文件歸檔、電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理、電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移、電子檔案銷毀等登記。

3.3 把握全面性

2016版《規(guī)范》是以《檔案法》為根本，針對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)電子業(yè)務(wù)快速發(fā)展，電子文件類型、格式、生成環(huán)境發(fā)生深刻變化的背景下，由國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃于2011年3月開始啟動(dòng)修訂，經(jīng)起草、征求意見、審查、批準(zhǔn)和發(fā)布等流程，最終完成了修訂。《規(guī)范》進(jìn)一步加強(qiáng)了我國(guó)電子文件歸檔和電子檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)，便于統(tǒng)一管理。既是規(guī)范修訂，也是業(yè)務(wù)部署和要求，統(tǒng)籌了電子文件從歸檔編目到電子檔案移交、接收、銷毀全過程，還專門設(shè)立了電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)及其安全管理章節(jié)，體現(xiàn)了電子檔案管理從內(nèi)容到實(shí)體的全面性。

3.4 更具針對(duì)性

2016版《規(guī)范》就是針對(duì)2002版《規(guī)范》中不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范的相關(guān)問題，直面實(shí)踐中提出的電子文件歸檔和電子檔案管理的主體及其責(zé)任內(nèi)容不清晰，職責(zé)分工不明確，管理的軟硬件設(shè)備接口不統(tǒng)一，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口難接入，電子文件歸檔時(shí)效，以及電子檔案鑒定等現(xiàn)實(shí)問題。進(jìn)一步明確四類責(zé)任部門及職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)限要求，電子檔案鑒定的“四性”要求，以及軟件系統(tǒng)的三種主要接口方式，針對(duì)性強(qiáng)，就存在的現(xiàn)實(shí)問題直接提出了具體的解決措施，切實(shí)增強(qiáng)了《規(guī)范》的可操作性和針對(duì)性[9]。

4 《規(guī)范》修訂的改進(jìn)建議

2016年《規(guī)范》實(shí)施以來，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供了有力支持，但隨著新的信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以及2020年《檔案法》的修訂，使得《規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容需要進(jìn)一步完善。尤其是《檔案法》修訂后，專門將“檔案信息化建設(shè)”作為單獨(dú)一個(gè)章節(jié)，提出“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”“電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定”等新規(guī)定新要求，也需要2016版《規(guī)范》作出進(jìn)一步的修訂和完善。

4.1 術(shù)語定義需細(xì)化

檔案規(guī)范中的術(shù)語和定義能夠使檔案中的具體內(nèi)容有更精準(zhǔn)描述，也可以讓人更加容易理解與明白所描述的客觀事物。術(shù)語和定義越規(guī)范、越準(zhǔn)確，描述的檔案相關(guān)規(guī)定和內(nèi)容就越具體越形象，理解就越深，執(zhí)行就更為精準(zhǔn)[10]。與2002版《規(guī)范》相比，2016年的術(shù)語和定義雖然作了大幅度的修訂，但部分術(shù)語定義與后期新出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定不一致。例如，《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022）“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”中示例，增加“通常這些系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置相關(guān)子系統(tǒng)用于形成、處理和維護(hù)電子文件。”“電子檔案管理系統(tǒng)”在2016版《規(guī)范》中為“對(duì)電子檔案進(jìn)行采集、歸檔、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)”。在《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022）中，“電子檔案管理系統(tǒng)”則定義為對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行采集、維護(hù)、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)”。將電子文件直接納入電子檔案管理系統(tǒng)，定義還包括“利用”。并“注”：“電子檔案管理系統(tǒng)”通常用于電子檔案形成單位，更注重對(duì)電子檔案的管理。系統(tǒng)通過維護(hù)元數(shù)據(jù)及電子檔案之間的聯(lián)系，支持電子檔案作為證據(jù)的價(jià)值。可見，在部分術(shù)語、定義中還需要進(jìn)一步細(xì)化完善，便于實(shí)際操作過程中理解和貫徹執(zhí)行。

4.2 引用參照需固化

《電子檔案單套管理一般要求》（DA/92-2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/93-2022）在電子檔案管理及移交方面做出詳細(xì)規(guī)定。為此，應(yīng)及時(shí)對(duì)2016版《規(guī)范》進(jìn)行修訂、完善，使其與這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)保持一致，保持內(nèi)容及邏輯安排上與其他標(biāo)準(zhǔn)體系相銜接，從而更大限度地發(fā)揮《規(guī)范》的整體價(jià)值功能。在《規(guī)范》相關(guān)條款中，缺少參照、引用相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和表述，在后期落實(shí)過程中，《規(guī)范》的部分條款應(yīng)用存在“盲區(qū)”。2016版《規(guī)范》在“規(guī)范性引用文件”方面，應(yīng)及時(shí)添加新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件，不能有遺漏。

4.3 規(guī)范銜接需優(yōu)化

2016版《規(guī)范》修訂后，近年來又陸續(xù)出臺(tái)《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）、《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T88-2022）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/92-2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/93-2022）、《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T85-2019）、《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》（DA/T83-2019），等等，這就需要及時(shí)優(yōu)化《規(guī)范》內(nèi)容，做好不同規(guī)范之間的有機(jī)銜接、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于實(shí)際操作和執(zhí)行。

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作者簡(jiǎn)介：張娜（1986-），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市婦幼保健院館員，主要從事檔案管理研究。