淺談數碼照片檔案高效利用的整理存儲途徑

摘 要：當今時代，檔案信息化向縱深方向發展，與此同時帶來了檔案管理的大變革，各單位在推進檔案信息化過程中，積極構建檔案數據庫和檔案信息共享平臺。在加強數碼照片檔案的分類規范管理時亦可建立數據庫，打破舊有界限，實現數碼照片檔案的一體化管理。如此，一方面，突破了舊有數碼照片檔案的管理模式，大大提高了檔案管理效率；另一方面，通過對數碼照片檔案的分類管理、命名及撰寫文字說明，提升數碼照片檔案管理質量，為后續檔案的利用奠定基礎。

關鍵詞：數碼照片檔案；整理存儲；高效利用

近年來，隨著電子產品信息時代的快速發展，傳統的膠片型照片已被頗為普及應用的數碼相機所得的數碼照片所取代。數碼照片已然是對現場客觀記錄最為珍貴的一手資料之一，也是非常重要的不可再生資源[1]。數碼照片的易得性使得其檔案數據呈海量激增。探索如何做好數碼照片檔案的整理存儲，使之能夠高效被充分發揮其本身的利用價值，具有極其深刻長遠的重要意義。

1 數碼照片檔案的特殊性及整理規范相關要求

1.1 數碼照片檔案的特殊性

數碼照片（digital photos）是指利用數字成像技術拍照，以數字形式能夠存儲于光盤、磁盤等載體，通過計算機數字設備能夠進行閱讀、處理、傳輸的靜態圖像[2]。當前數碼照片在各個領域都有廣泛使用。機關、團體、事業單位在處理公務過程中會形成對國家和社會具有重要價值的，值得保存的數碼照片，通過對這些數碼照片的鑒定，按照數碼照片檔案收集、歸檔、管理相關要求對這些數碼照片進行處理形成數碼照片檔案（digital photographic records）。

近年來，隨著數碼照片利用越來越廣泛，數碼照片檔案的規模也越來越大，對數碼照片檔案收集、管理、開發和利用也提出了更高要求?，F階段，數碼照片檔案管理已經由傳統的底片實體照片管理逐漸向數碼照片管理模式轉型。為進一步提升數碼照片利用效率，有必要對數碼照片檔案性質、特點以及數碼照片檔案如何開發、利用等相關問題進行探討和研究，進一步提升數碼照片利用效率，更好的服務我國的經濟社會發展。

1.2 數碼照片檔案整理規范相關要求

根據國家檔案局和中國科學院對數碼照片檔案整理規范相關要求，形成了GB/T 11821-2002 《照片檔案管理規范》和DA/T 15-95 《磁性載體檔案管理與保護規范》。前者主要適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理，對照片檔案收集范圍、收集要求、收集時間進行了明確規定[3]。進一步明確照片檔案整理基本原則，照片和底片鑒定、整理以及照片目錄的編制相關要求，同時還對數碼照片檔案的保管，包含包裝物裝具、溫度、濕度、空氣調節和凈化相關要求進行說明，對數碼照片檔案庫房管理的相關要求進行了規定。后者主要適用于磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案管理、儲存和保護環節要求。此標準主要適用于機關、團體、企事業單位的磁性載體檔案的保護與管理?？梢哉f，這些文件的出臺對數碼照片檔案的整理提供了具體依據。

新時期，部分機關、團體和企事業單位在數碼照片檔案管理過程中積極推進信息化建設，通過數碼照片檔案網絡化管理，進一步提升照片檔案管理效率，實現現代信息技術與照片檔案收集、整理、利用各個環節的深度融合。數碼照片檔案網絡化管理并不是簡單利用計算機系統取代傳統的手工操作，而是按照國家檔案局制定的DA/T 50-2014《數碼照片歸檔與管理規范》相關要求對數碼照片檔案進行規范化管理，確保數碼照片檔案能夠長期可讀取、可利用。一是移交歸檔的數碼照片檔案應是原始圖像文件，是數碼相機直接拍攝形成的文件，不能對原始圖像及其本身附帶的信息進行修改，不能影響數碼照片檔案的原始性。二是歸檔的數碼照片檔案應為JPEG、TIFF或RAW格式，其中JPEG格式屬于最常見格式，并具有較強的兼容性。三是數碼照片檔案歸檔時應包含數碼照片檔案拍攝地點、時間、人物、事由、背景等相關信息要素，能夠反映出數碼照片檔案的客觀內容[4]。四是數碼照片檔案歸檔時應參照GB/T 11821-2002《電子文件歸檔與管理規范》，對其完整性、安全性、真實性、可用性等相關信息進行鑒定檢測，確保收集上來的數碼照片檔案既符合相關要求，也真實可靠。

2 整理存儲方面的問題

結合當前數碼照片檔案管理實際情況，目前在整理存儲方面還存在問題。

2.1 分類不規范

從目前看，檔案管理部門數碼照片檔案來源主體非常多元，加之在數碼照片檔案收集過程中通過網絡途徑傳輸非常方便，很容易造成數碼照片檔案拍攝主體在移交過程中出現粗心大意或移交不及時問題。各單位對數碼照片檔案重視程度不一，部分單位認為數碼照片拍攝完之后，將數碼照片存放光盤或轉存脫機硬盤就大功告成。對數碼照片檔案如何根據各規范要求結合本單位實際情況進行合理化、規范化、有序化的編目分類等工作，并沒有按照相關制度要求落實，出現了數碼照片檔案分類規范性不高，隨意性問題。此外，歸檔的數碼照片檔案有些還缺少必要的說明，亦沒有相對應的目錄，不利于后期數碼照片檔案的管理和利用。如在數碼照片檔案整理移交過程中并沒有按照相關要求對其進行整理，在移交過程中會增加檔案管理部門工作負擔，還需要重新對這些數碼照片檔案進行鑒定，編寫目錄等。此外，還有部分單位在數碼照片檔案的拍攝、移交、建檔、整理、儲存等過程中都無專人負責，部分人員屬于兼職性質。

2.2 索引對應缺失或文字說明不明確

當前檔案管理部門對數碼照片檔案檢索主要以目錄信息為主，但當前由于部分單位對數碼照片檔案重視程度不足，在檔案管理軟件系統中并沒有形成設計理念合理、功能先進的數碼照片檔案管理模塊，無法對數碼照片檔案進行科學檢索，不僅會影響數碼照片檔案利用效率，也不利于數碼照片檔案的正常管理。同時部分檔案管理部門數碼照片檔案還存在檔案與信息分離問題。要想實現數碼照片檔案與信息一一對應，就需要對檔案管理系統進行完善和優化，但當前針對檔案管理系統數碼照片檔案管理并沒有形成頂層設計，也沒有出臺相對應的標準。因此，數碼照片檔案與相關信息也就無法進行有效關聯。由于數碼照片檔案與信息存在著“數據孤島”，在利用過程中往往出現信息錯誤或是文字說明不準確，在一定程度上影響了數碼照片檔案的正常利用。

2.3 存儲方式過于單一，安全存在風險

現今的數碼照片攝影者獲取照片信息后，多存儲于計算機或刻錄于光盤中。從數碼照片檔案的特性看，數碼照片拍攝主體多元、存儲方便、傳輸渠道多樣，這也就決定了數碼照片存在著信息篡改風險。一旦在數碼照片存儲、轉移或利用過程中出現工作疏漏，可能就會改變數碼照片檔案原始信息，不利于數碼照片檔案的后續開發和利用。一是數碼照片檔案對計算機和存儲設備高度依賴，一旦計算機系統出現故障或設備出現轉移風險可能就會造成數碼照片檔案丟失。二是計算機系統本身就容易受到外部攻擊或病毒感染，故而一旦數碼照片檔案遭受病毒攻擊輕則造成數碼照片檔案損壞，重則造成數碼照片檔案泄密。三是數碼照片檔案存儲監管困難。除了拍攝者以外，別人很難掌握數碼照片檔案的確切信息，一旦拍攝者粗心大意，可能就會造成數碼照片檔案遺失。四是數碼照片檔案在移交存儲過程中如果責任分工不明確，也容易造成檔案丟失。故而，在拍攝、移交、存檔過程中，數碼照片檔案若僅存儲于單一方式，將會有一定的風險性。

3 數碼照片檔案整理儲存與高效利用的對策途徑

3.1 實施分類管理

全宗內聲像檔案一般按類別—問題（年度）進行分類，也可結合本單位各部門工作性質和特點，通過照片所反映某類事件和活動的整理內容，采用問題—部門—時間進行分類，比如綜合類—所務辦公室—2016年和科技類—檢測技術研究中心—2012年。

數碼照片檔案實施分類管理具有其自身優勢：一是數碼照片檔案分類管理能夠簡單明了地對數碼照片檔案進行檢索。部分機關事業單位在數碼照片檔案管理過程中沒有實施分類管理，只是按照年度對數碼照片檔案存放在一個文件夾中。要想針對某項活動或重大事件檢索相對應的數碼照片檔案，還需要從一年中所形成的大量數碼照片檔案進行對照提取，不僅會耗費大量時間，也容易造成遺漏。通過精準的數碼照片檔案分類，就可以直接對某單位某年度某項事件數碼照片檔案進行檢索查詢，不僅方便快捷，也能夠防止遺漏丟失。二是數碼照片檔案分類管理是落實國家關于數碼照片檔案管理相關要求的具體措施。當前國家非常注重數碼照片檔案管理，通過科學分類有助于推進數碼照片檔案數據共享，更好地挖掘數碼照片檔案蘊含的重要價值信息，不僅能夠服務本單位的相關工作，也能夠為人民群眾數碼照片檔案需求提供扎實的素材。

3.2 增加照片的文字說明

3.2.1照片命名。數碼照片檔案分類之后，檔案管理人員還要對每一張數碼照片檔案進行刻錄與文字說明的核實與確認。攝影者于數碼照片的檔案辦理移交后，需對每張光盤查驗是否成功刻錄，且文字說明是否與數碼照片一一對應核實進行充足的工作，這需要檔案人員有足夠大的時間精力及耐心，正確規范的文字說明就是每張照片的“個體名片”，有了正確的索引才能夠便于之后的利用[5]。

檔案管理人員按照數碼照片檔案管理要求，經初步整理之后，根據文件形成部門等對其進行檔號的編制。從數碼照片生成過程看，在拍攝完畢之后會形成一串字符加計數文件名，該命名并不具有關聯性，一旦脫離相對應的說明性范圍就可能變得極易模糊，很容易混淆。如若在推進檔案信息化建設、數碼照片檔案進行網絡化管理過程中，則應對數碼照片進行更進一步的歸檔命名，使其具有明顯的標志性。如：D010- ZP·2010- 001- 0001，這種命名方式能夠一目了然地看到數碼照片形成的時間以及相關聯的事件。如果歸檔部門已經將數碼照片存入光盤，可根據實際情況，在案卷號上標注部門信息以原點進行分割，對數碼照片的分類之后，可以按主題、事由、保管期限對其進行匯總，在案卷內對其進行命名，確保命名信息與數碼照片內容相對應。

3.2.2編制照片檔案檢索目錄。傳統紙質照片在管理過程中只是按照事件、地點、拍攝者、人物、底片等標識對其進行分類管理，隨著現代信息技術不斷發展，數碼照片檔案的著錄又增加了新的內容。一是數碼照片背景信息要包含數碼照片檔案的背景、人物、地點、時間等。二是數碼照片檔案的攝影信息包含攝影時間、原始圖像生成屬性以及拍攝者。三是數碼照片檔案的檔號存儲信息可依據DA/T 50-2014《數碼照片歸檔與管理規范》對于檔案管理系統中所包含的數碼照片檔案的檔案門類代碼、年度、卷號、部門代碼、張號、載體編號等[6]數據元信息進行編目與著錄。著錄項目越詳細，檢索和利用這些數碼照片檔案就會越迅速、越輕松，但要確實與所存儲的數碼照片檔案一一對應。

數碼照片檔案歸檔存儲可以以硬盤或光盤形式存儲，數碼照片檔案要按照層次分明、目錄完整原則完成，在根目錄下由主題保管期限或年度作為分類依據。然后在子目錄下繼而根據拍攝時間、拍攝者、事件主題等主要信息進行數據源的檢索目錄編目。

3.3 主要存儲方式

3.3.1光盤按前述3.1方式進行目錄編目的存儲。按照ZKY/B002-5-2006《中國科學院聲像檔案建檔規范》中的收集與歸檔要求第6.4條，數碼照片的歸檔保存選用只讀光盤作為載體。原則上歸檔兩套，一套供查閱利用，一套封存保管，實行復制雙套留存的存儲方式。數碼照片檔案應包含元數據及對應的背景信息。檔案部門存儲的數碼照片檔案格式一般使用JPEG、TIFF格式為主，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。在數碼照片檔案管理過程中要對不同層級的存儲文件夾進行科學命名，確保主文件夾信息簡潔、準確；同時要對歸檔說明信息進行詳細編寫，確保每組照片和每張照片的文字信息真實完整，實現數碼照片檔案與文字描述文字信息一一對應。

3.3.2后續錄入檔案管理系統存儲利用。隨著大數據信息時代的到來，檔案管理系統的應用功能越來越多樣化，在檔案管理系統各應用模塊較為完善安全的前提下，把數碼照片檔案依據必需的數據元與圖像掛接在系統平臺上，不僅方便了利用查詢，而且得以有效備份，使得僅用一種載體（如光盤）的存儲得到了擴展，大大降低了因光盤破壞或丟失導致檔案損失而帶來的巨大風險。

當然，數碼照片檔案管理工作依然是一項費時費力、復雜但重要的工作，需要各部門之間的密切協作，發揮電子數碼照片檔案管理的特殊優勢，將信息技術融入其中，同時建立并完善數碼照片檔案管理規范，才能有助于更好地發揮數碼照片檔案的記錄、宣傳、教育功能，深化數碼照片檔案利用價值。

參考文獻

[1]姜麗敬.新媒體數碼照片檔案管理工作探析[J].走向世界，2022（39）：94-95.

[2]錢毅，崔浩男.基于圖像學理論的人物照片檔案開發利用研究[J].檔案與建設，2022（06）：16-19.

[3]李斌.數字檔案館環境下企業數碼照片檔案管理的做法[J].檔案管理，2021（04）：92-93.

[4]葛如一，劉思雨，吳熠，張琪，汪宇.照片檔案管理數字化轉型升級探索與實踐[J].檔案與建設，2021（05）：53-55+62.

[5]顧偉.數碼照片檔案真實性檢測方法研究[J].中國檔案，2020（10）：72-73.

[6]和興蘭.關于數碼照片檔案管理問題的研究[J].北京檔案，2020（04）：36-38.

作者簡介：周鳳羽（1983-），博士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所檔案主管，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。