企業財務共享服務中心建設的風險與對策

韓佳培

面對不斷變化的經濟形勢，企業原有的財務管理模式明顯并不能滿足企業的發展需要。為盡可能提高企業核心競爭力，滿足企業發展的需求，企業財務共享服務中心的管理模式應運而生。

一、財務共享的發展與意義

共享服務開始起源于1980年左右，Robert Gunn，David Grabe等人于1993年首次提出了共享概念。財務共享服務管理協會對財務共享的定義是，財務共享依靠信息技術，把流程處理當作關鍵，實現優化公司組織結構，一步步規范業務流程，減少企業運行支出，以達到提高流程效率并為公司創造產值的目的。隨著信息技術的進步，我國已經開始涉獵財務共享服務這種新興的運行模式，并且相繼走上財務共享之路。目前，在上海、大連和北京等地，財務共享服務已經被廣泛應用。中興、海爾、長虹和格力等公司也已經設立了適合自己的企業財務共享服務中心。企業財務共享，不但能有效地提高財務工作效率，還可以減少企業的成本。

二、企業使用財務共享的優點

（一）減少管理成本

使用財務共享能夠把財務業務有效地集中起來，以此來進行統一化和流程化的工作，減少無用的重復性工作，由此來降低與此對應的財務工作人員的崗位，從而減少支出。海爾集團通過在山東省某城市建立全球財務共享服務中心，裁減基礎財務工作人員的工作崗位數量，通過該舉措減少了1740個崗位的支出。財務共享中心的工作人員從2000人變成了不到300人，大大地減少了企業的成本。

（二）提高經營效率

公司建設財務共享服務中心，將業務流程制度化，設立財務標準，把人員、信息、資金和技術進行有效整合，統一會計制度與核算標準。在統一的財務中心，不但可以實現信息一體化，還能在業務部和財務部以及總公司和分、子公司之間實現信息交互，提高財務信息的傳遞和使用效率。

三、企業建設財務共享服務中心的風險分析

（一）規劃風險

企業在規劃建設財務服務共享中心時，存在三方面風險。第一，財務共享分為管控型和服務型兩種，公司在二選一的過程中需要對自身的整體規劃以及資源模式進行考察。但很多公司僅僅依靠公司高層的個人意愿來自主選擇其中的一種，完全沒有考慮到公司本身的資源與模式是否與所選擇的類型是否相符，僅僅憑借個人意愿而不進行實踐，這對公司后續的轉型埋下了不好的伏筆。第二，過于草率地選擇地址，不按照公司的布局選址，不但會提高人工成本，同時還會降低企業的運行效率并且不符合法律稅收標準，進一步增加了企業所承擔的財務風險。第三，不重視評審環節，相關人員對操作系統、核算系統和數據處理等方面沒有充分了解，對可能產生的風險也沒有進行預測，過于樂觀會導致后續的服務中心運作增加成本，不能夠使企業在舒適的環境中繼續發展。

（二）組織結構風險

財務共享服務中心的管理模式和組織結構能夠直接影響到公司的正常運行。第一，財務共享模式更改了從前的日常工作，由此導致了分立的財務機構職務權能隨之上升，很可能通過這個改變使員工不清楚新的工作環境，并因此產生抗拒心理，降低工作效率。第二，財務共享在組織結構模塊建立方面非常輕松，一般中心模塊包括應收、應付以及總賬模塊，其他模塊都是輔助模塊。在不清楚內部條件的情況下設立模塊，非常容易產生分工混亂、職責不明等問題。

（三）人員變革危機

建設財務共享服務中心，財務部門工作人員的服務崗位以及工資待遇等方面出現的改變也會使得企業承受風險。第一，財務共享服務中心對于財務人員的職業素養和綜合應對能力有極高的要求，企業曾經的財務員工會因裁員和環境更改等問題產生對應的抵觸心理。第二，建設剛開始時，公司沒有足夠完善的績效考核制度，財務員工會有工作轉型的困難，可能會出現員工不適應工作，不按照規章制度操作和部分人才流失的情況。第三，財務員工的核算分離以及交流不暢會導致信息的準確性無法保證，會出現職權濫用的現象。

（四）系統建設風險

建設財務共享服務中心的關鍵是系統建設，IT與系統的相互集成為財務共享提供基礎，建設過程中會出現眾多的危機。財務共享服務中心確保了會計記錄和報告的規范化、標準化和結構化，節省了系統和人工成本，并且提高了經營效率。但在財務共享的流程中會出現多方面的危機因素，從而增加了財務共享服務中心的建設困難。第一，一些公司不經思考地選擇使用系統，不在意各個系統的特點，導致了系統與公司的信息不對稱、降低工作效益以及所對應的功能應用不夠等。第二，不合適的系統設計，相對應程序不能充足匹配流程會造成權限的混亂，信息數據不穩定，系統的各個部門并不能按照預期來實現本應該實現的工程導致運行出現困難。第三，數據是財務共享的核心關鍵，共享數據的保存、修改和傳遞等方面并不能完全保證安全，很有可能出現信息泄漏的情況。

四、企業建設財務共享服務中心的風險控制舉措

建設企業財務共享中心可以將企業中的所有財務業務集中起來，最大程度上減少其中無用的工作流程，從而達到提高企業財務部門工作效率的目的，而且還可以借助企業財務共享中心將財務業務流程制度化，統一財務標準，將企業內部人員信息、資金以及技術進行整合，從而達到提高企業經營效率的目的。但在建設財務共享中心過程中需要著重注意規劃風險、組織結構風險、人員變革風險以及系統建設風險。企業在建設財務共享中心過程中，應當盡量規避上述四種風險，規避風險主要要做好如下幾點：

（一）明確規劃

1.準確模式定位，正確評估體系

構建財務共享服務中心時，不但要清楚地了解公司的發展策略和發展方向，還要結合實際條件與實際對比各個方面的因素。比如，某大型公司發展目標是能夠進一步地提高其產品的研發能力，但與此同時公司的財務管理又相對來說處于空白狀態，公司選擇服務型模式進行共享服務中心的建設，才能夠更好地支撐產品研發相對應的活動能夠正常開展。對于某些規模較小的公司來說，因其公務管理較為簡單，所以其財務管理狀況較好。此時相關管理人員再根據企業自身的發展情況制定出匹配度更高的財務共享中心建設方法，從而確保公司能從底層建筑中規避掉模式管理所帶來的危機。同時各個公司能夠進行內部討論，將各個預案比較，對比出企業需要的服務方式。高層人員的決定和重視程度將會直接影響到服務中心的未來發展，還要招聘專業人員對相應的方面進行評測并給出改進方案，公司根據測評結果來制定后續的行動方針與具體的發展方法。

2.樹立防范意識

財務共享服務中心可以把離散和單一的財務基礎任務從企業中分離出來，集中到一個新的財務組織中一起處理，使用因特網給分散在不同地緣和地區的企業提供流水線一樣高效和廉價的共享服務，為企業提高利潤。相關人士應當在確定財務共享服務中心的定位前先考察多個備選地址，依次進行試點，再選擇相對效率高成本低的地址。因此需要改善工作單位的風險評估能力與對應的危機意識，必須成立風險應對小組來進行針對性應對，同時采納其他部門的有效建議，實現精準確切，全面的風險防范能力，減小后面發生風險的可能性。

（二）調整組織結構

1.明確責任，加強督察

財務共享模式內，公司的管理系統與核算工作被剝離，會計的根本功能聚集在了服務中心，同時業務方面被削弱。公司需要明確各財務崗位責任與管理對象，依據公司定位進行職能建設，準確各單位的測評與管理職能，根據實際確立組織結構。與此同時也需要對重要崗位進行監督，來保證職能分離。

2.增強內部建設，營造和諧環境

公司應當加強對財務共享服務中心工作人員的管理，以此加強內部建設。同時，在改善職工反感情緒的同時還要改善對客戶的服務態度，從而達到營造良好服務環境的目的。營造良好的服務環境還需要多收集客戶的意見和建議，及時地對財務共享服務中心組織結構加以調整，保證雙方都能夠實現預期的目標。

（三）控制人力資源配置

1.各個方位宣揚共享服務，幫助財務員工度過轉型期

在建立財務共享服務中心初期的工作中要采用各種辦法宣揚共享服務精神，盡可能地降低員工的抵觸心理。依據財務共享的發展趨勢，相關管理人員應當始終不斷地提高工作職員的綜合能力，條件允許的情況下可以使用多層次輪崗制度，以此讓工作人員適應各種各樣的工作環境，通過這種方式來提高財務人員的能力。與此同時相關管理人員應當堅持不懈地完善激勵措施，定期地開展足夠豐富的團隊活動，營造出相互認同、相互包容和相互幫助的優秀財務員工團隊，同時這種行為也能夠更進一步提高企業的凝聚力以及員工對企業文化的認同度。

2.從職能定位的觀點出發

相關管理人員和企業可以針對共享中心的特殊性建立完善的優秀職工人才培養以及選拔制度。依靠職能定位構建績效考核體系，結合財務共享服務中心的最初目的，根據相應職務進行審核監督。相關管理人員可以把滿足度、技能掌握程度和未來職業目標等方面作為考核的內容，同時設立對應考核內容的獎勵處罰機制，以此來提高財務職工工作的熱情與活力，使他們能夠更好發揮主觀能動性，從而能夠高質量完成工作。同時公司還需形成完整閉環的人才培養制度，依據公司的前進方針和戰略目標及時吸收和優化人才，優化改善人力資源的管理方案，在合適的時機完成為公司進行人才儲備的戰略目標。

（四）提高系統適應能力

1.把握公司現階段發展狀態，基于ERP系統跟進使用

系統建設前企業需要清楚地了解自身的情況，以此來判斷企業現處于的狀態，根據精準的定位來選擇相適應的系統軟件。企業需要進行內部分析和行業分析，明確企業所處的環境，屬于初創期、還是成長期或者衰退期等判定企業的戰略目標，以此確定ERP系統可以關聯的業務板塊和板塊之間的融合度，以及實行財務共享后的工作效率，最終判定ERP系統是否可以在管理、技術水平、業務發展、支付體系、賬務結轉體系以及企業戰略目標等形成一體，適時的推進ERP系統，以此推進財務共享的發展。

2.進行實時審查，定期進行系統優化

在系統的建立過程中，可能會出現系統漏洞，并且可能會出現人為因素導致的風險，因此相關管理人員需要通過實時審查來對系統出現的問題進行動態調整和修改，并且進一步加強系統建設，來防止同樣的問題再次出現。針對下屬單位合作不順暢的情況，管理人員可以按照不同層級設立權限，強化督察與管理，可以考慮引入多層審核制度，把金額、標準和權限依次分別設置，一層一層進行審查，減少錯誤的出現概率。

根據上述，企業相關管理人員應當吸取其他地區的發展建設經驗，相關管理人員應當根據具體公司發展的方向以及戰略需求的不同，作出細致的建設方案以及相對應的市場分析，并通過人才培養以及具體的職能劃分，給出針對性的建設方案和行之有效的危機規避方法，并將考核制度和督察措施有效結合作為財務共享服務中心建設的常態工作。

結語：

為有效推進企業建設財務共享中心順利發展，同時在建設過程中降低經營風險，相關人員可以從明確規劃、調整組織結構、控制人力資源配置以及提高系統適應能力等四方面入手，提高財務共享服務中心的工作效率，最終實現降低企業運營成本和提高經營效率的目的。