中職學校文書檔案管理的困境與對策

前言

文書檔案如實反映中職學校各項工作的歷史，它記載著本校領導決策、黨建、行政、教學、后勤、采購等各項管理及基本工作等方面的過程及成果，具有傳遞信息、宣傳教育、指導工作、聯系溝通、憑證依據的功能，在學校發展過程中起著總結經驗、認識規律等支撐性、基礎性作用。因此，基于新形勢新時期的背景下，如何做好文書檔案工作，不但是檔案管理工作者要深入思考的新課題，還是學校強化建設、管理和發展的需要。

在實際的檔案管理中，文書檔案工作還存在一定的阻滯。要想全面實現文書檔案信息應用方面的價值，檔案管理從業者必須要了解文書檔案管理在新時代下的困難與挑戰。筆者系統總結了現代文書檔案管理所存在的問題，如文書檔案重視程度不足、材料移交不規范、新技術的利用率低等困境，并提出從加強對檔案工作的領導作用、增強檔案從業者的技術學習以及提升他們的思想認識等層面來解決，以此全面優化中職學校文書檔案綜合管理工作。

一、當前文書管理中存在問題

1.文書檔案工作不受重視，管理者思想認識不足

現階段，一部分中職學校未能充足重視檔案管理工作，這直接導致檔案管理部門被邊緣化，沒有配齊足夠的人手。部分檔案部門的主導者思想觀念滯后、法治理論欠缺，檔案保障管理方面的能力不足，距離“學會、弄懂、運用”的標準也存在一定差距。檔案管理者人數不足，分工不清，各項工作下沉，工作壓力加大又不受重視，導致有些檔案管理者工作責任感減弱，工作執行起來畏頭畏尾，責任落實不到位。另外，中職學校通常建校時間都不長，普遍對紙質材料電子化的認識不夠，對電子檔案設備的投入不足，未能充分認識到互聯網信息技術日漸成熟以及電子檔案廣泛使用普及對檔案工作的正面影響，反應太慢，不重視構建智慧檔案庫的作用。

2.材料移交不規范，工作科學性欠缺

中職學校現階段工作重心集中在如何推動學校發展，日常對檔案部門的工作缺乏足夠重視，對檔案部門支持力度小，檔案工作的宣傳不夠深入，導致部分科室認識不足，不及時配合材料的移交和歸檔工作，使檔案工作者工作開展困難、整理檔案遇到阻滯。在檔案管理過程中未能根據不同管理需求而開展精準的管理方法，傳統地被動等待材料移交的形式難以做到全面覆蓋，工作的成效不明顯。在文書資料的整理、審核、分類、編號、歸檔等方面沒有完全按規范步驟和程序進行，阻礙了文書檔案工作走向的規范化、標準化、科學化。

3.新技術的利用率低，服務體系跟不上時代

在線上線下政務服務一體化普及應用以及數字經濟加快發展的情況下，信息化技術廣泛應用到各行業領域，檔案工作的環境和內容隨之發生變化，但是由于部分檔案從業者以及檔案部門未能充分了解電子信息系統以及新技術，從而造成檔案新技術應用落后。許多學校并未順應發展，建立檔案電子信息庫和吸納、培養專業檔案管理人才，還在使用原始傳統的人工收集分類方法，歸檔的文書材料雜亂無章、不系統，查找起來比較麻煩。與新時代檔案管理方法和體制相違背的管理手段對文書檔案工作效率和質量的提升造成阻礙，落后于時代的工作體系使得文書檔案與服務的初衷和利用的功能相去甚遠。

二、解決當前存在問題的對策

1.強化責任意識，加強檔案管理者隊伍建設

首先要全面強化領導對文書檔案價值的了解和認識，為檔案工作的高質量發展奠定意識的基礎保障，要切實把檔案工作擺上重要位置，檔案部門的分管領導要具有高度的責任意識，愿意為檔案工作發展創造良好條件。學校各個部門需要協同配合，各科室要指定專人負責文書檔案的整理和傳遞，形成多部門聯動機制，共同保證檔案工作的有序開展。二是要提高思想認識，提升各部門對檔案管理工作價值的認識，移交的文書檔案材料要突出重點，注意時效性，進一步提高文書檔案的質量和水平。三是重視高素質高水平檔案管理人員團隊的建設，檔案工作具有較強的專業技術性以及保密性，要求檔案工作者要相對穩定，人員不能經常變動，檔案管理人員工作過程中必須要嚴格貫徹執行新修訂的《中華人民共和國檔案法》，提高自身工作的合規性和科學性，積極參加法治理論的培訓，自覺強化依法依章程開展工作的意識，有意識有目的地提升檔案從業者的政治修為素養、服務水平、歸類整理能力、實際應用能力。

2.規范歸檔的文書材料形式，建立文書檔案質量標準體系

文書檔案的質量和對文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用，因此現階段檔案管理工作的主要方向內容是構建一套健全的檔案材料歸檔制度以及檔案管理規范化體系。規范文書檔案材料的格式和形式，對文書檔案的類別、冊數、使用頻率等可以被量化的具體細節提出具體要求，盡量做到內部標準體系與社會質量標準相一致。按照文書材料的質量標準定期移交和歸入材料，確保移交的文書檔案材料的質量和效用。檔案工作者要對材料進行全面、系統、完整的鑒定，接收后再按規定和標準進行分類、歸檔，保證材料的保存及利用價值，達到使用效果。

3.積極引進先進技術，提高管理水平

互聯網信息化技術的發展和成熟為檔案管理工作帶來新思維和新技術，文書檔案管理工作的合規化、標準化、科學化的目標，更是迫切要求我們創新檔案工作理念、方法、模式，加快檔案信息化戰略轉型，其關鍵在于實現檔案資料的完整化、利用價值的最大化、檢索利用的便捷化。根本方法是提高文書檔案的信息化水平，加快文書檔案數字化進程，促使文書檔案管理工作向信息化、數字化的方向發展。從“硬件”方面來看，要積極引入先進技術，加快推進檔案信息化戰略轉型，使用新技術、新型服務模式處理新時代的新問題。精準化服務系統和內容，打造一套體現專業化、信息化的查詢服務體系，使管理工作具備實現檔案電子化的條件。從“軟件”方面來看，檔案管理人員必須要有意識地強化自身的專業知識以及信息化技術的應用技能。有關部門應定期不定期地組織檔案管理培訓，通過有針對性的培訓來全面提升檔案管理人員的信息化管理系統操作水平以及檔案管理技術。檔案工作者應樹立主動求變、與時俱進的理念，適應新時代的變化和要求，同時運作和利用好電子檔案資源，精準對接單位需求，進一步提高工作效率。

三、總結與認識

文書檔案對學校發展不僅具有現實指導作用，而且它為歷史資料的查考提供重要的渠道和憑證，是中職學校發展過程的重要歷史依據，同時也是檢驗一個中職學校管理水平和成果的重要依據。文書檔案在學校發展事業中擔負著歷史性責任，文書檔案涉及多個方面的工作，它具有較強的專業性和紀律性，因此需要被高度重視。面對日益復雜和繁瑣的檔案管理環境，面對日漸繁瑣復雜的檔案管理工作環境，中職學校必須要強化檔案管理工作，各個部門要立足于檔案法律法規來開展標準化、制度化的檔案管理工作，檔案工作者需要加強思想認識和專業技術學習。只有做好以上措施，文書檔案工作才能為中職學校管理制度以及教學體系的創新性發展、為學校有序健康發展奠定基礎。

責任編輯魏家堅