面向大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化建設研究

吳明發(fā)

摘要：大數(shù)據(jù)時代，高等院校的檔案信息體現(xiàn)了數(shù)量巨大、數(shù)字信息化和智能化的新特點，同時也存在管理檔案的模式結構相對低效、缺少教學檔案信息數(shù)字化的管理系統(tǒng)、數(shù)字信息化建設基礎設施較單薄、檔案的信息管理安全性存在潛在威脅等情況。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作信息化建設的重點是設立高校檔案的信息管理系統(tǒng)，強化檔案信息管理的安全防衛(wèi)能力，應用新型的無線射頻識別技術等一系列信息采集方法，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)下數(shù)量巨大的高校檔案管理的數(shù)字化、信息化。

關鍵詞：教育檔案管理；檔案管理工作；數(shù)字信息化技術；“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)環(huán)境

一、前言

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“十四五”時期的檔案管理工作面臨的形勢和挑戰(zhàn)概括為“三個迫切”?！捌惹小敝粸椤靶乱淮畔⒓夹g廣泛應用，檔案管理工作環(huán)境、管理對象、管理內容發(fā)生了巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案管理工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉型和智能升級?！盵1]因此，也提出了有關檔案數(shù)字信息化建設再上一個新臺階的發(fā)展目標。實現(xiàn)“檔案信息化發(fā)展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數(shù)字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型?！薄爸悄堋奔夹g在“十三五”期間的具體技術運用向整體目標進行延伸。為此，需要在分析智能化相關定義與智能化技術運用于檔案信息化建設核心的基礎上，構建智能、優(yōu)化檔案館愿景的過程中，找尋數(shù)字信息化技術應用的階段性取向，并通過對當前檔案信息化管理中智能技術運用的具體情況進行細致梳理和具體分析，提出切實可行的基礎性對策和目前最優(yōu)化的建議[2]。

數(shù)字信息化時代的來臨，極大地促進了各領域的飛速發(fā)展，高校檔案管理工作已進入了全新的發(fā)展時期，迎來了全新的挑戰(zhàn)與不可預料的機遇。數(shù)字信息大數(shù)據(jù)的背景下，細致化和程序化地管理高校檔案重新定義了傳統(tǒng)檔案管理的框架與體系，運用數(shù)字化信息技術獲取精簡信息再進入數(shù)據(jù)內部核心中去，可將高校的檔案信息化管理水平提升到新的高度。當前高校在檔案管理工作中緊缺相關檔案管理設施、檔案資料冗雜、共享性差。因此，高校的檔案信息化管理基礎性建設已成為一種必然趨勢，它通過有針對性地進行交互信息查詢篩選，向教師和學生提供上傳、整合、查詢等服務，提高檔案管理服務的質量和數(shù)據(jù)處理的效率。

在數(shù)字化信息時代，高校學生檔案數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)了高效和準確定位，通過信息檔案的數(shù)據(jù)庫能從多方面獲取每位學生的具體資料，提升了檔案管理的效率。整合學生基礎數(shù)據(jù)，方便高校檔案管理員查詢、獲取學生檔案中的信息數(shù)據(jù)，按需求定制管理方法、采取措施。進入大數(shù)據(jù)信息化時代，高校的檔案進行科學的信息化、程序性管理有利于提高工作質量和工作效率。首先，有助于保存初始檔案數(shù)據(jù)。以往的紙質版檔案信息文件十分容易被丟失和損壞，傳統(tǒng)的紙質文檔以電子化方式保存、調用，檔案被破壞的可能性極??；其次，電子化的檔案可節(jié)約空間，提高資源利用率。將大數(shù)據(jù)技術運用到檔案信息管理中，可讓自動化特性進行非人工管理，在減少人工勞動成本的同時，也為科研、教學工作的智能化發(fā)展創(chuàng)造條件。高校的信息檔案不再結構單一、內容重復，正在向著綜合性方向邁進；再者，信息化的檔案管理對提升檔案管理人員工作質量有巨大作用。通過信息一體化實現(xiàn)資源共享，使檔案管理人員能夠從繁重的工作中解放出來，擁有更多的精力與時間參與到其他工作和活動中。

二、面向大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化建設中存在的四個基本問題

在對高校的檔案信息化建設實際情況進行一系列調查研究后，調研結果顯示部分高校目前主要以人工的方式進行檔案管理，信息化覆蓋不全面，大數(shù)據(jù)技術沒有在高校檔案的信息化改革中發(fā)揮作用，具體表現(xiàn)在以下幾點，見圖1。

（一）檔案的管理模式亟須改進

當前，獨立學院的教學檔案在日常教學、科研活動中占主導地位，但多用傳統(tǒng)方法管理教學檔案，信息化覆蓋面較小。在教學檔案采集方式中，教學檔案較分散地運用在各部門、各二級學院，檔案以不同標準進行采集，導致內容重復率增高；從教學檔案歸檔的對象來看，以紙質檔案為主，電子檔案占比小，并且歸檔的對象單一，總體上，檔案的數(shù)字化程度不高；在教學檔案的管理過程中，多采用電子表格對紙質檔案進行數(shù)據(jù)整理的方式，直接使用電子檔案管理的比例較低，檔案管理的小程序數(shù)量較多，購買或開發(fā)專用于教學檔案信息管理的相關軟件或系統(tǒng)極少。

（二）檔案信息化管理系統(tǒng)的缺失

缺少現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，數(shù)量巨大、名目繁多的教學檔案難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理，就如同瀏覽器搜索引擎沒有數(shù)據(jù)庫，不能快速定位，需要耗費大量時間才能顯示結果，獨立學院教學檔案信息化建設與之相似。目前，大多數(shù)獨立學院并未建立教學檔案信息管理系統(tǒng)，沒有以系統(tǒng)分析的數(shù)據(jù)為基礎，對教學檔案實行傳統(tǒng)的標準化的流程管理。獨立學院的教學檔案也沒有統(tǒng)一的管理標準與方法，與虛擬數(shù)字檔案館的目標相距甚遠，現(xiàn)階段無法達到教學檔案的信息化建設要求。

（三）信息化建設中基礎設施欠完善

當前，獨立學院的教學檔案管理的信息化建設需要的基礎設施配備不全面，沒有營造出基礎設施完備的信息化環(huán)境，比如穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡環(huán)境、專用的教學檔案管理軟件或系統(tǒng)、相關的高性能硬件設備。這些基礎設施的不完善給獨立學院教學檔案管理帶來了基礎設備利用率低、處理數(shù)據(jù)的能力較弱、各類檔案的管理效率偏低等一系列問題，難以適應在大數(shù)據(jù)背景下的教學檔案信息基礎數(shù)據(jù)處理和信息存儲等的綜合管理，無法滿足用戶在異地快速查詢并使用教學檔案的需求。除此之外，獨立學院的資金主要通過學生的學費進行運轉，政府撥款較少，以上問題讓獨立學院教學檔案管理工作面臨信息化建設前期資金本投入不足的困難，阻礙了獨立學院教學檔案信息化的發(fā)展，使這項工作陷入被動局面。

（四）檔案的拓展能力不足

獨立學院的教學檔案應具有橫向和縱向的拓展能力，為獨立學院的教學發(fā)展提供切實可行的參考依據(jù)和政策性指向?，F(xiàn)階段，多數(shù)獨立學院的教學檔案管理處在發(fā)展初期，能利用表格軟件對教學檔案開展簡單的數(shù)據(jù)錄入與核查，缺少對教學檔案管理系統(tǒng)更深層次數(shù)據(jù)挖掘與實際運用。獨立學院的教學檔案需要較長周期才可以形成初步完善的信息化建設內容，也側面體現(xiàn)出獨立學院教學檔案的縱向、橫向拓展能力不足與檔案管理系統(tǒng)的利用率不高，教學檔案只能提供一般的原始材料，不能在此基礎上進行實際運用，比如教學檔案可以將學生的職業(yè)選擇喜好與教師的課程設計與教學大綱相結合，基于大數(shù)據(jù)分析做出課程匹配度，還可以將專業(yè)選修與非選修課程的總體評估與建設一流本科標準進行深度比較，對不同專業(yè)學科建設和獨立學院的未來發(fā)展進行科學規(guī)劃。

三、面向大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化建設策略

為了有效解決以上問題，主要采取以下建設策略建設教學檔案信息管理系統(tǒng)，強化教學檔案信息管理安防能力、采用無線技術射頻識別創(chuàng)新、提供 “大數(shù)據(jù)”信息化技術服務創(chuàng)新，見圖2。

（一）建設教學檔案信息管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，高等院校檔案信息化是一個檔案信息資源綜合后建立的體系，各相關單位必須相互配合。教學檔案信息管理系統(tǒng)在獨立學院教學檔案信息化建設中占主導地位，由信息來源、信息完善和信息應用這三部分構成。檔案信息在院辦、教務處、人事處等職能部門處獲取，之后，由二級學院與檔案室等有關部門根據(jù)信息采集的統(tǒng)一標準和模板，基礎信息采集后進行整合并傳送到教學檔案專有的數(shù)據(jù)庫中。為了完善教學檔案信息，教學檔案數(shù)據(jù)庫將按需整理得到的信息，組成教學檔案初級信息庫。在實際的教學檔案管理中，在規(guī)定的有效期間，提供檔案信息的部門登錄教學信息平臺有權限查詢教學檔案信息是否真實、完整，是否具備發(fā)布條件，若要修改或補充信息，可向平臺提供反饋，平臺對內容進行核實后再修正有關信息，修正后的信息將被上傳到教學檔案初級信息庫，在系統(tǒng)校驗后，數(shù)據(jù)才能被保存在教學檔案數(shù)據(jù)庫中，形成對外發(fā)布的教學檔案信息庫，同樣，在校師生、各級領導部門、科研專家或專家調研組等用戶能通過個人或集體賬號登錄到教學檔案信息管理平臺，進行瀏覽或下載教學檔案信息等操作。

（二）強化教學檔案信息管理的安防能力

在開放共享教學檔案信息時要重視網(wǎng)絡安全問題，“皮之不存，毛將焉附？”安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境是教學檔案信息管理系統(tǒng)能正常運行的基礎。獨立學院應采用多種措施強化教學檔案信息管理的安防能力，例如入侵檢測技術可以加強安全防護，能夠在學校的內部網(wǎng)與外部網(wǎng)中間加一層保護層，提前篩選出不安全的網(wǎng)絡因素，這種技術可以對網(wǎng)絡攻擊行為進行識別響應和之后的保護處理；除此之外，還有定時對高校教學檔案信息數(shù)據(jù)的完全備份技術，以防教學檔案信息的不可尋回丟失或不可恢復毀壞；再比如數(shù)據(jù)防泄密技術，需要做到強化校園網(wǎng)內部的安全管理能力、持續(xù)地對網(wǎng)絡病毒進行殺滅和設置內、外部人員對系統(tǒng)的訪問權限等級[3]。隨著數(shù)字信息技術的優(yōu)化，教學檔案的安全措施也在持續(xù)更新，防止網(wǎng)絡黑客和病毒對檔案數(shù)據(jù)的攻擊，從而防止數(shù)據(jù)泄露和非法進入學習型檔案館的信息管理系統(tǒng)。

（三）教育管理檔案信息化技術的無線射頻識別創(chuàng)新

RFID也叫作無線射頻識別，或者電子標簽，是一種新的識別技術，可標識檔案信息資源，分為有源標簽與無源標簽。RFID主要分為兩個部分電子標簽與閱讀器。通過RFID無線射頻標識基本原理得到無源電子標簽，利用無線射頻信號可與讀寫器交換信息。RFID在教育檔案管理信息化技術應用中有許多亮點 [4]。比如，檔案資源具有自動化非接觸識別技術與人工視覺識別技術，均不需要人工干涉就可以對遠距離檔案資源進行監(jiān)測和歸檔操作。通過遠距離識別和快速識別技術對檔案資源的同一時刻的歸檔或借出狀態(tài)進行實時監(jiān)控，可以對多個檔案資源同時進行讀取等操作。從檔案資源的條碼角度而言，電子標簽是單個的檔案標識，通過物聯(lián)網(wǎng)技術可以實時獲取檔案信息資源中的各種標識性信息。對于電子標簽已經(jīng)記錄成功的用戶，在檔案機構可進行用戶基本信息統(tǒng)計。當下，在一些設備齊全的檔案館，能夠引進并且采用基于RFID的檔案館智能化機器人技術，加快了互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下教育管理檔案信息化技術的智能化水平提高的步伐。此外， RFID優(yōu)化了檔案管理中各環(huán)節(jié)的資源共享存在的相關問題?，F(xiàn)階段，RFID早已應用于人事檔案管理與圖書館檔案管理，教育管理檔案也需要加快信息化建設的步伐。

（四）教育管理檔案的 “大數(shù)據(jù)”信息化技術相關服務創(chuàng)新

信息化社會中的大數(shù)據(jù)技術正在包含教育檔案管理在內的各領域快速普及[5]。教育檔案管理機構在公共檔案管理與教育檔案管理中均有重大意義，不僅是各級教育部門的資源與檔案文獻信息化技術交流共享中心，還是向使用者提供教育檔案管理信息化資源與技術的服務機構，收集并整理了大量的教育管理檔案數(shù)據(jù)。教育檔案管理的大數(shù)據(jù)信息化技術被劃分成多個大類和小類，大類像師資團隊檔案信息化、人力資源部門檔案信息化、學生群體管理檔案信息化、后勤管理檔案信息化、教育相關文件檔案信息化、教育交流檔案信息化、教學教研管理檔案信息化等數(shù)據(jù)，不但包括了技術服務數(shù)據(jù)，而且包括了技術管理數(shù)據(jù)。教育管理檔案機構可以通過互聯(lián)網(wǎng)+的大環(huán)境為基礎用戶提供相關的基于大數(shù)據(jù)的檔案管理技術及教育檔案管理技術資源的創(chuàng)新服務。和教育相關部門的科研項目、科研論文和科研報告等各類成果一樣，教育檔案管理中的信息化技術和數(shù)據(jù)屬于專類的科研成果產(chǎn)出，是教育科研工作信息化建設必不可少的部分，是重要的教育科研信息化原始數(shù)據(jù)類型中的一種。教育檔案管理信息化的大數(shù)據(jù)技術服務不但能提供用戶基礎數(shù)據(jù)，還能提供在某地區(qū)、國內，甚至更大范圍內的教育管理檔案信息化技術數(shù)據(jù)。

四、結語

對教學檔案管理進行信息化建設是獨立學院將教學管理和教學質量完美融合的重要方法。獨立學院教學檔案信息化建設應根據(jù)信息化時代作出相應的調整與轉變，將大數(shù)據(jù)技術運用到教學檔案管理信息化建設中，幫助獨立學院建立更優(yōu)化的系統(tǒng)。當下，各高校需要根據(jù)不同需求制定教學檔案信息化管理的統(tǒng)一標準，反思并改正教學檔案信息化建設中的不足，并采取更多的保障措施，根據(jù)獨立學院的專業(yè)特點或建設特點認真、科學規(guī)劃發(fā)展路線，盡快讓更多教育從業(yè)者共享數(shù)字化信息時代下教學檔案管理信息化建設的成果。

參考文獻

[1]李瓊嚴.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校基建檔案管理模式研究[J].山西檔案，2015（06）：100-102.

[2]趙屹，陳曉暉.芻議新媒體環(huán)境下的檔案信息聚合服務[J].檔案與建設，2017（01）：8-11+15.

[3]李俊霖，張林，郭梁，等.高?？蒲袡n案管理信息化的研究[J].技術與創(chuàng)新管理，2011，32（06）：602-604.

[4]葉偉洲，吳汝趁，蔡志崗.基于RFID技術的智能檔案管理研究[J].現(xiàn)代電子技術，2017，40（06）：109-113.

[5]張芝霞.信息安全視角下檔案信息化建設問題與對策[J].蘭臺內外，2017（04）：20.

基金項目：1.2019年度教育部重點課題子課題“基于互聯(lián)網(wǎng)+教育背景下教育精準扶貧研究”（項目編號：DCA190331-1011）；2.四川省教育信息化應用與發(fā)展研究中心課題“面向個別化指導的深度可分離卷積課堂微表情識別研究”（項目編號：JYXX21-004）；3.成都大學計算機科學與技術“專業(yè)思政”示范教學團隊（項目編號：CDKCSZTD202001）

作者單位：成都大學檔案館