加強基層檔案信息化建設的理性思考

董琳琳

[摘 要]隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理方式逐漸向電子化、信息化轉變，檔案信息化建設取得了很大成就。受多方面制約因素的影響，目前基層檔案管理水平仍舊滿足不了社會發(fā)展的需求，檔案信息化程度不高，服務水平偏低，制約了基層檔案工作的健康發(fā)展。文章從檔案信息化建設的內涵入手，闡述了檔案信息化建設的現(xiàn)實意義，分析當前檔案建設信息化存在的突出問題，并提出加快檔案信息化建設的有效對策，以期加快推進新時期檔案信息化建設的發(fā)展。

[關鍵詞]基層檔案；信息化建設；意義；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）07-0052-03

當今社會，在經濟快速發(fā)展的同時，計算機技術及網絡技術廣泛普及，現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，信息技術的便捷性得到社會各界的認可。網絡信息技術也被廣泛運用于社會的各個方面，各行各業(yè)都在不斷完善信息化建設，并對基層單位檔案信息化建設投入更多的關注。

因此，基層檔案工作者要與時俱進，更新思維模式，積極引進先進的信息技術及設備，推動檔案工作的發(fā)展進程，促進檔案工作發(fā)展，為國家與社會的可持續(xù)發(fā)展提供檔案數(shù)據(jù)支持。

（一）基本內涵

信息化就是對信息技術的運用，是開發(fā)、運用信息資源，增強信息交流和知識共享，提高工作效率，促使經濟社會可以更快地發(fā)展轉型。

信息化的前提是運用檔案信息管理的信息化技術方式，目的是促進信息的交流與共享，提高績效。檔案信息化是指在檔案管理活動開展過程中，使用現(xiàn)代信息技術，采集、處理、傳遞與存儲檔案信息資源，促進檔案管理現(xiàn)代化進程的加速完成[1]。

（二）主要任務

基層檔案信息化建設的主要任務可概括為以下三個層面。

一是頂層設計層面。編制適合本單位實際的檔案信息化建設規(guī)劃；根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范標準以及本單位檔案信息資源與信息服務對象的特點，編制適合本單位的建設細則；在行政與技術方面，將重點置于電子文件歸檔和管理上，促使檔案管理與信息化技術實現(xiàn)無縫對接。

二是基礎設施與技術實現(xiàn)層面。融合本單位當前辦公自動化與電子政務等軟硬件的基礎設施情況，打造適用于上級管理系統(tǒng)的系統(tǒng)平臺和設備環(huán)境，完成檔案信息數(shù)字化、管理軟件、系統(tǒng)平臺、網站建設、信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案館（室）等軟硬件的配置，推進檔案部門網絡化管理，加快檔案管理現(xiàn)代化的進程[2]。

三是管理保障層面。其主要包括專項資金投入、專業(yè)監(jiān)管機構、專業(yè)安全保障制度要求及專業(yè)人才配置等。

（一）改革檔案管理工作

當前，開展檔案管理工作的重點是檔案信息化，突破傳統(tǒng)檔案工作的限制，加快檔案管理部門的開放步伐，實現(xiàn)對檔案信息資源的合理分配與歸納，繼而高效服務于社會。

（二）為科學研究與普及提供高效服務

檔案信息化的優(yōu)勢是一方面能夠一次投資、多次產出，另一方面可以遠程服務、資源共享，還可以減少文獻信息二次編寫的時間，提高檔案信息利用的效率。

（三）支持檔案信息化決策和管理

準確及時的決策、合理的管理措施必須具備全面安全的信息與準確的綜合分析能力。

（四）拓寬檔案工作的服務領域

管理信息資源是檔案管理的關鍵，信息資源的主要價值就是對其進行充分利用，開發(fā)利用的效果主要依賴于開發(fā)時效性及利用的范圍大小。利用現(xiàn)代化的管理手段存儲的信息也更容易被開發(fā)利用，還可以為社會帶來更高的效益。

第一，信息化建設是實現(xiàn)檔案管理工作轉型的首選路徑。信息化時代，各行業(yè)對檔案有了更加廣泛的需求，檔案的完整度及實效性顯得特別重要。因此，必須改革檔案管理的方式，只有加快檔案管理信息化建設的進程，才能促進檔案管理工作的革新。

第二，信息化建設是發(fā)揮檔案信息社會服務價值的重要途徑。目前，不僅企事業(yè)單位、政府職能部門重視檔案信息，社會公共服務機構及個人也開始對檔案信息有了更多的需求；很多非涉密的檔案資料，個人可以通過正規(guī)渠道查閱，這充分體現(xiàn)出了檔案信息的社會服務性質。

第三，完成檔案信息化建設能夠優(yōu)化社會資源結構。隨著社會經濟的快速發(fā)展，各類檔案信息已滲透到了社會生活的各個方面，檔案的利用率在逐漸攀升，豐富的檔案信息成為強化社會服務、保障大眾利益的工具。為了讓這部分檔案發(fā)揮更有效的作用，加快檔案信息化進程已成為目前檔案管理工作的重點內容[3]。

（一）對基層檔案信息化建設不夠重視

信息化時代的飛速發(fā)展為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了蓬勃的生機，也對檔案信息化建設的持續(xù)變革帶來了很大的影響。開展檔案信息化建設，可以提高檔案管理水平，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

現(xiàn)階段，依舊有許多基層單位對檔案管理信息化建設不夠重視，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，沒有充分了解檔案信息化建設，在基層的檔案管理過程中，大部分采用的是傳統(tǒng)的重保存、輕利用的管理模式。第二，缺乏檔案管理意識，不了解檔案管理的價值，只會一味地采集與保存檔案資料，不能合理利用檔案資源。第三，基層檔案管理缺乏創(chuàng)新意識，不能與時代要求相符，導致檔案管理水平較低。

（二）工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

首先，大多數(shù)的基層檔案管理人員都不具備檔案管理相關專業(yè)的技術與知識儲備，又缺乏系統(tǒng)專業(yè)的培訓，導致基層檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低。

其次，當前基層檔案管理人員的年齡結構有待完善，大部分工作人員在日常工作中，學習的積極性較低，對新鮮事物的接受度不高，不能準確把握檔案信息化建設的發(fā)展趨勢。

最后，從事基層檔案管理的人才極少，因此，很難放開手腳開展基層檔案管理信息化建設。

（三）缺乏資金投入

大部分的基層單位對檔案信息化建設的認識都停留在最原始的資料保管階段，因此，檔案管理信息化很長時間不能得到有效發(fā)展。很多單位由于缺乏對檔案管理工作的正確認識，認為檔案管理工作就是簡單的文檔資料保管，因而未設立專門的檔案管理部門。一些單位甚至都未設立基礎的文件保管部門，檔案管理工作更是無從談起。

（四）管理手段不先進

基層單位檔案管理環(huán)境較差、設備陳舊，不利于檔案信息化建設。有的基層單位雖然在檔案管理中安裝了計算機、掃描儀等信息化設施，卻在日常工作中較少使用。有的檔案管理人員由于年齡、知識等原因，因循守舊，大多選擇傳統(tǒng)的檔案管理模式。在處理電子檔案數(shù)據(jù)時，只采用簡單的歸類方式，把數(shù)據(jù)保存起來，管理手段不夠科學、系統(tǒng)，不能有效發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性功能。

（五）缺乏基礎設備

基層單位配置的設施設備要么不夠全面，要么設備落后，信息化檔案系統(tǒng)的運行得不到有力的支撐。部分基層單位沒有配置專門的閱檔室、陳列室或數(shù)字化用房等；或是即使配備了，其他各種條件也不夠成熟，很難形成系統(tǒng)的保護措施，阻礙了檔案信息化建設及相關工作的開展。

（六）信息技術偏低

由于多方因素的影響，在檔案信息化建設過程中，檔案信息價值還沒有完全發(fā)揮出來。

第一，由于觀念意識的差異，各部門員工對檔案管理的認知往往存在偏差。在他們的認知里，缺乏對信息技術安全性的了解，過于依賴傳統(tǒng)的紙質檔案，這非常不利于探索發(fā)掘檔案信息的價值。

第二，由于信息技術的使用需要一定的操作門檻，相較于傳統(tǒng)的檔案管理，它對檔案人員的要求更為嚴格，不但需要其了解相關的信息知識，還要有一定的技術支持。

（一）重視檔案信息化建設

首先，拓寬對檔案工作的宣傳渠道，大力開展宣傳活動，促使基層單位對開展檔案管理信息化建設的必要性有所了解。

其次，基層檔案管理人員應樹立先進的檔案信息化管理意識，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，在日常開展檔案管理工作時，加強對信息化技術的重視與運用，滿足現(xiàn)代檔案信息化建設的要求。

最后，要深入研究單位的檔案資料，既要保管好、利用好檔案，還要不斷發(fā)掘檔案中的重點信息并對其加以利用[4]。

（二）加強人才隊伍建設

首先，應對基層檔案工作人員開展愛崗敬業(yè)教育。檔案工作通常較為枯燥無趣，其工作成績也不易顯現(xiàn)出來，因此，基層單位檔案人員的更換頻次往往較高。組織從業(yè)人員接受愛崗敬業(yè)教育，可以促使他們保持良好的工作態(tài)度，繼而促進檔案管理隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。

其次，可以對檔案人員開展定期或不定期的檔案管理相關業(yè)務培訓。比如邀請從事檔案工作相關的專家學者、專業(yè)人士講課，提高檔案管理人員的技術水平。

最后，應提高基層檔案從業(yè)人員的經濟與政治待遇。

（三）增強檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員是開展檔案管理工作的主力，一定要重視提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。可以引進專業(yè)、經驗豐富的工作人員，持續(xù)優(yōu)化檔案管理人員的結構。應加強對檔案管理人員的培訓，同時根據(jù)培訓效果督促工作人員持續(xù)學習與進步。可讓基層檔案管理人員到高校學習交流，增強專業(yè)素養(yǎng)，掌握更專業(yè)的檔案管理知識和計算機網絡技術的使用。

（四）健全配套的規(guī)章制度

在基層檔案管理信息化過程中，一定要保障各項工作的規(guī)范化、制度化開展，保障各類設施和軟件的正常使用，為基層檔案管理信息化建設提供準確的方向和持續(xù)不斷的動力。

要制定完善的安全防范制度及配套的應用制度，尤其是內部信息網絡管理制度。制定更完善的檔案資料管理制度，保證信息化建設及系統(tǒng)的運行維護有切實可依的支撐。制定相關的獎懲激勵制度，獎勵有突出貢獻的個人，懲罰嚴重阻礙工作開展的個人，調動基層檔案管理工作人員的工作熱情。

（五）加大檔案信息化建設的投入力度

應嚴格依據(jù)相關規(guī)定，在基層單位檔案管理信息化建設過程中提供基本的硬件支持，如計算機、掃描儀等信息化設備。在檔案信息化建設過程中，應提供專項資金和設立專業(yè)的相關部門，為檔案管理信息化建設提供支持。要重視開發(fā)檔案應用系統(tǒng)，要結合本單位實際，引進先進的檔案管理方式，提高檢索速度。

（六）推進檔案管理數(shù)字化建設

推動基層檔案管理數(shù)字化建設的主要任務有以下幾點。科學運用計算機技術，系統(tǒng)收集、加工、利用單位的檔案資源，使紙質檔案逐步升級為數(shù)字化檔案，從而打造出更為便捷的電子多媒體數(shù)據(jù)庫。逐步整理和歸檔電子檔案，完善電子檔案存儲，提升相關人員的電子檔案管理素養(yǎng)，使信息化檔案更加安全。提高檔案信息檢索水平，將傳統(tǒng)的檔案信息檢索方式向現(xiàn)代化、網絡化、智能化方向轉換，更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設的發(fā)展目標。

（七）規(guī)范電子檔案信息化安全管理

首先，可以設置相關權限，將電子檔案的查閱設置在安全范圍內，保證每位有查閱權限的工作人員能更快速地檢索到所需的資料，并保護那些秘密電子檔案。

其次，要打造系統(tǒng)化的電子檔案查閱模式，檔案管理部門要嚴格歸檔，對檔案進行統(tǒng)一分類、整理與編碼，增加電子檔案的利用頻次。

最后，為保證電子檔案的安全，要安裝防火墻系統(tǒng)。同時，要完善電子文件查閱制度，消除電子檔案的安全隱患。不僅如此，檔案管理工作人員要增強安全意識，自覺維護檔案信息安全。

加強基層檔案信息化建設，可以提高基層檔案管理的水平，促進基層檔案各環(huán)節(jié)的高效運行。基層單位的各級領導一定要重視基層檔案信息化建設，加大投資力度，支持基層檔案信息化建設工作的開展；要建立健全檔案管理制度，加強人才的培養(yǎng)與引進，配備先進的信息化技術及設備，不斷提高基層檔案管理效率。

[1]李燕.淺議縣級綜合檔案館信息化建設的現(xiàn)狀與對策[J].山東青年，2018（02）：55+57.

[2]張秀巖.基層檔案信息化建設任務、問題與對策[J].蘭臺世界，2018（S1）：42-43.

[3]李佳.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].數(shù)碼世界，2020（03）：244.

[4]韋麗陽.基層單位檔案信息化建設途徑分析[J].城建檔案，2021（02）：31-33.