企業采購業務與財務風險的預警和控制

王紅霞

企業采購活動常常伴隨著大量的資金支出，容易對企業資金運行和經營管理產生影響，加強采購業務財務風險預警和控制是企業現代化管理的內在要求。本文在闡述企業采購困難和財務風險的基礎上，分析當前企業采購活動中所涉及的財務風險，并從采購業務全過程給出采購業務財務風險預警控制的關鍵措施。

采購是企業生產經營中最基本的業務形態，其能為企業的生產活動提供充足的物質材料和設備資源，滿足企業生產需要。與此同時，企業采購活動需要投入大量的資金成本，整體風險較大，故而需加強采購過程的財務風險預警控制。但現實情況是，在激烈的市場競爭環境下，較多企業均處于轉型升級的關鍵時期，將管理的重點放在了業務生產層面，忽視了對財務事項的控制管理，尤其是在企業采購中，對于采購業務全過程的監督管理不足，存在一定的財務風險，增加了企業資金壓力，對企業的發展和效益增長存在阻滯作用。因此，在新時期的企業采購及財務風險管理中，管理者只有加強采購前基礎管理，實施采購過程業務、財務控制和事后評估，在此基礎上，加強采購過程財務事項基礎保障管理，這樣才能有效提升采購業務財務管理水平，消除采購階段財務風險，進而協調企業業務生產與財務管理關系，創造良好效益，促進企業持續、穩定發展。

一、企業采購困難與財務風險表現

（一）采購業務轉變與困難

在市場經濟改革縱深化發展背景下，企業的業績評價體系得以建立，企業管理者會從多個層面進行自身的業績評價，這些評價活動所涉及的指標不斷增多，不僅包含外銷收入、利潤，而且涉及經濟增加值等諸多內容。采購是企業經營生產中最基本的業務形式，在現代管理理念下，企業采購業務的管理理念發生轉變，在過去采購僅僅只是一項簡單的職能活動，而在新時期采購業務在保持原有職能的基礎上，還具有了企業利潤控制的作用，即管理者需要從財務管理的角度出發，對企業采購活動中的經濟事項進行控制，協調企業成本與效益。目前，企業采購業務面臨著內部和外部兩個層面因素的影響，一是在市場環境下，供應商和采購單位貿易的積極性下降，企業需要及時調整采購策略，適應新時期的采購環境；二是在采購商及時付款政策的要求下，企業采購活動中伴隨著較大數額的資金支撐，這給企業帶來一定的資金壓力和財務管理風險；三是在企業采購活動中，還需要協調業務與財務之間的關系，創造良好的企業效益，助力企業經營目標實現。

（二）財務風險表現

深層次分析企業經營實際可知，當前企業在財務管理中存在一定的風險問題。一是企業的資金管理不夠合理，從資金來源來看，資金分為自有資金和借入資金，其中銀行貸款是企業借入資金的主要來源，在企業采購過程中，當借入資金的規模較大時，容易造成企業負債率過高的問題，增加企業經營的風險性。二是企業投資過程缺乏科學性，現階段我國中小企業數量眾多，這些企業在投資中往往缺乏明確的投資方向和戰略，這容易造成投資失敗，給企業帶來較大的財務壓力與風險。三是企業缺乏科學有效的資金策略，在初期采購階段，企業已經投入了大量的資金，自身的資金壓力較大。特別是對于部分企業，沒有制定合理的采購計劃，缺乏科學的最佳經濟批量設計，或者采購量過大導致資金占用過多或倉儲成本過高，或者采購量不足導致生產率不足等額外損失；在后期營銷過程中，部分企業對客戶的信用等級了解不夠，出現了盲目賒銷問題，導致企業應收賬款難以回收，最終在采購支出與應收賬款難以回收等作用下，企業財務壓力巨大，經營穩定性和安全性受到較大影響。

二、企業采購業務中涉及的財務風險

（一）事前信用調查不嚴

企業采購是一項系統性、綜合性較強的工作，其需要采購部門工作人員深入市場進行調查，系統了解材料供應商的信用等級和材料供應能力，這樣才能創造良好的采購環境，在有序采購中降低企業的財務風險。現階段，部分企業在采購過程中存在對原材料供應商市場信譽調查不嚴格、不充分、不全面的問題。具體表現為：企業在經營生產中未能建立一套完整的采購管理體系，這使得大部分企業是在材料、設備短缺的時候開始采購，采購時間較緊，物資需求較為緊迫，缺乏充足的時間完成材料供應商各項資質、能力的審查。同時，在市場環境下，部分供應商出于提升自身效益考慮，有可能會將一些不合格的材料混入其中，若在采購調查中未能發現這些問題，這容易造成生產受阻和財務資金損失問題，給企業的發展帶來較大的壓力。此外，從財務管理層面來看，企業在采購初期階段缺乏對具體采購活動的系統設計，未能科學編制采購計劃方案，且對于采購中涉及的財務事項缺乏核算管理，造成了采購過程與財務管理不統一的問題。

（二）事中業務、財務銜接不暢

完成企業采購計劃編制，并執行采購方案過程中，還需要做好采購業務與財務管理的有效協同。結合實際可知，目前企業在采購過程中存在業務、財務銜接不暢的問題，且在具體的管理活動中，對于采購業務、財務管理等工作的實施較為混亂。一方面，在具體采購中，企業采購人員往往會忽視收集信息、詢價比價、索樣評估等工作的開展，受此影響，在完成采購后，經常會出現材料質量不達標，難以滿足生產需要的問題。同時，在采購中管理者未能按照實際需要進行采購，這使得對于高值耗材、一般耗材的采購管理不規范，造成了資金浪費。另一方面，在采購業務財務管理中，忽視了對財務風險的控制，這使得盲目早付款、逾期付款等問題頻頻出現，增加了企業財務管理的壓力與風險。

（三）缺乏事后業務、財務效益評估

當前企業采購業務財務管理中存在事后效益評估不及時、不準確的問題。首先企業未能針對具體的采購業務，企業管理者、采購人員在完成相關采購工作后，往往會忽視對前期采購活動的評估，這使得采購工作中所面臨的一些問題不能被及時發現，影響了后期采購工作開展，且對企業的財務管理和資金安全造成較大的威脅。其次在采購評價中，管理者未能將采購活動與后期的生產銷售結合起來，這使得采購業務評價指標的科學性、合理性不夠。最后，部分企業雖然開展了一定的采購項目評價工作，但是在完成采購評價后，企業采購部門、財務部門、業務部門的銜接不暢，導致采購結果缺乏應用，對企業的經營管理和發展產生負面影響。

（四）企業采購財務管理缺乏基礎保障

企業采購業務財務管理工作受諸多因素影響，在實際管理中，管理者需要考慮的因素較多，管理難度較大，對此還需要加強采購業務采購管理基礎保障建設。目前，企業采購業務財務管理及風險控制中的基礎保障問題主要表現在三個層面：一是企業本身缺乏完善的采購業務財務風險防范機制，這使得采購過程中的財務管理制度不健全，影響了企業采購及財務管理工作的開展。二是在企業采購及財務管理中，管理者忽視了對具體財務、業務信息的管理，這使得企業管理中存在數據流、信息流、物質流不順暢的問題。三是在信息時代下，部分企業在物資采購及財務管理中沿用傳統的管理方式，忽視了對計算機等管理技術的應用，使得采購中各部門的交流銜接不暢，出現采購業務財務管理效率低下的問題，最終使采購業務財務風險給企業帶來較大壓力，影響企業的發展。

三、基于企業采購業務的財務風險預警和控制

（一）加強事前基礎管理

積極開展采購基礎管理工作，能創造良好的企業采購環境，這對于采購業務財務管理和風險控制具有積極作用。新時期，在企業采購基礎管理中，一是要加強采購部門與業務部門、財務部門的聯系，要求業務部門及時上報營銷項目明細表。在該報表中，除了解每個項目材料供應商名稱、采購物質類型、資金需求等內容外，還需要做好采購、生產后毛利率、預計付款時間的有效管理。當業務部門上報營銷項目明細后，企業采購部門、財務部門工作人員需結合營銷狀況，系統地編制出企業采購方案，并對采購方案中所涉及的財務指標和經濟因素進行有效估算，這樣能指導后期采購業務開展，并為采購環節的財務管理工作開展提供指導。二是在設計采購計劃后，為有效減少采購環節的財務風險，采購人員還需要深入市場進行調查。在該環節中，除掌握材料供應商的資信水平外，還需要對其生產能力進行分析確認，實現企業采購效率與質量的有機統一，應減少材料供應不及時、材料質量不達標所帶來的財務風險。三是在初期階段，企業還需要結合采購方案，做好財務事項的準確計算工作，一方面，在采購部門與財務部門銜接的基礎上，需積極開展事前籌劃工作，要求以企業的凈利潤為指標，對采購活動進行控制，合理計算采購時間、采購規模和采購支出，在減少采購資金占用的基礎上，滿足企業的生產需求。另一方面，采購的同時還需要考慮資金的回收狀況，盡量減少財務費用占用，優化企業資金流配比，實現企業采購資金控制與經營效益的有機統一。

（二）強化采購過程業務、財務控制

管理者還需要從業財融合的角度出發，對采購活動中所涉及的財務問題和風險事項進行控制管理。一方面，在企業采購業務管理中，管理者需要重視兩個層面要點的控制，一是要合理控制企業的采購流程，即在所有的采購活動中，除規范開展前期收集信息、詢價比價、抽樣評估工作外，還需要按照做出采購決斷、訂購、協調溝通、催交、進貨驗收、整理付款的順序流程進行采購，確保整個采購活動的規范性。二是在具體采購中，需要系統考慮企業的業務形態，分批次、分類別地完成采購。企業生產中所需要的一般物資往往采購量較大，對此應積極發揮杠桿作用，協調采購數量、質量、成本之間的關系；而對于一些瓶頸物資，需考慮其風險高、貨物短缺的特點，在滿足生產需要的基礎上，減少庫存積壓，避免造成資金占用及損失。

另一方面，在規范企業采購活動的基礎上，還需要重視采購過程中的財務管理，一是要在采購過程中重視合同管理，嚴格按照合同規定的要求進行采購控制，實現材料交付與資金交付的統一。二是在采購環節的財務管理中，還需要重視付款環節的系統管理，在采購付款中，需要設置一定的督導崗位，由該崗位進行采購過程控制和付款控制，在防止盲目早付款的基礎上，減少付款逾期問題，同時還需要重視采購付款過程中的發票管理，減少采購中的財務風險問題。此外，當采購工作已發生財務風險后，財務管理人員需要按照識別描述、分析評估、解決改進的順序進行風險管理，實現財務風險管理模式的持續優化，滿足新時期的企業管理需要。

（三）積極開展事后業財評估

在完成企業采購工作后，需要積極開展采購后期的業財評估工作。從財務風險管理角度開展企業采購業務評估，管理人員需要重視兩個層面的要點控制：一是在考慮企業經營發展目標的基礎上，需結合企業的經營實際和采購實際，對采購活動的性價比進行分析評估工作，該環節中，應對比企業采購計劃和實際采購情況，重點分析采購中的財務支出項目，結合風險評估結果對企業的比價體系進行優化，并持續更新企業的采購工作模式，為后期采購工作的開展奠定良好基礎。二是完成采購后，需將企業采購與企業生產、銷售活動聯系起來，管理者還需要對企業的生產及財務營收情況進行規劃，編制企業生產銷售收益和應收賬款的曲線圖，并在經濟運行分析會上進行對比分析，實現企業采購支出、應收賬款、經營效益管理的有機統一。

（四）加強采購過程財務管理基礎保障

要進一步提升企業采購業務財務風險管理水平，還需要做好采購活動中財務基礎保障。一方面在企業采購初期階段，企業管理者需要制定系統完善的財務管理體系，加強采購過程的財務事項的監督和審計管理，確保采購業務財務管理活動的有序開展。另一方面，在企業采購中，還需要加強采購信息流的系統管理，企業管理者需要系統收集采購活動中的各項財務、業務數據，在保證信息全面性、準確性的基礎上，實現采購業務數據流、資金流、物資流的統一。此外，企業還需要深化信息技術在物資采購和財務管理中的應用，在數字化的管理平臺的支撐下，建立財務、業務、采購等部門的溝通渠道，并科學設計財務管理模型，加強對采購環節的財務管理，提升財務管理效果，降低物資采購中的各類風險。

結語：

加強采購業務財務風險管理是企業現代化管理的內在需要，同時也是企業提高經營效益的基礎，通過對企業采購業務與財務風險的預警管理，能從初始環節減少企業不必要的成本支出。新時期，企業管理者只有充分認識到財務業務及財務風險控制的重要性，深入分析采購業務中涉及的財務風險，并結合采購實際進行財務風險預警和控制管理，這樣才能協調企業采購活動與財務管理的關系，創造良好的企業發展環境，促進企業持續穩定發展。