數字化時代縣（區）級科技館圖書檔案管理信息化的策略探討

高 瑀

(洮北區科學技術館)

在數字化時代下，我國的科技館圖書檔案管理工作迎來了全新的發展機遇，而縣域的科技館圖書的檔案管理與城市相比仍然會存在一定的差距。在數字化時代，如何引進先進的信息技術，打造一種現代化、信息化的管理模式，仍然是縣（區）級科技館所要考慮的重點問題。縣（區）級科技館要想應對日益激烈的競爭，就必須進一步強化科技圖書檔案管理的信息化建設，滿足社會對其提出的要求，從而實現持續、健康發展[1]。

一、縣（區）級科技館圖書檔案管理信息化建設內容及價值分析

（一）內容分析

第一點是購置數字化的設備。縣（區）級科技館在進行圖書檔案管理的過程中需要加大資金的投入，而數字化的儀器設備作為圖書檔案管理信息化建設中必不可少的工具。考慮到不同科技館內部的運作模式各有差異，因此對于設備的引進也需要結合科技館當前對于圖書檔案管理的需求充分考量，并且對于不同設備儀器的性能規格、型號等進行全方位的了解，綜合縣（區）級科技館對于圖書資源、檔案管理的需求，再決定是否購買。

第二點是構建科技圖書檔案信息庫。科技圖書檔案信息庫的構建屬于縣（區）級科技館檔案管理信息化建設的重點組成，這項工作的內容主要是將經過電子化處理后的紙質化文獻資源、信息等以硬盤、光盤等形式予以儲存，按照相應類型進行存放。根據這類信息所構建的信息庫，既是科技圖書閱覽室提供信息服務的基礎，同時也保證縣（區）級科技館得以穩健發展。

第三點，實現平臺化管理。縣（區）級科技館的檔案管理工作實現信息化，應當按照信息的類別不同去展開模塊化管理，縣（區）級科技館可以嘗試運用如今的大數據、云計算等先進技術，將其與檔案信息資源管理進行整合，提高縣（區）級科技館的檔案管理信息化水平。

（二）價值分析

第一點，有利于提升科技圖書檔案管理工作的效率。在管理檔案工作過程中，務必要對一系列的檔案信息資料進行全面的收集、分類和整理，在這個過程中務必要投入一定的人力、物力，也需要較多的工作量。但是采取信息化建設，能夠打破傳統的管理弊端和局限性，提升整個管理過程中的時效性，實現檔案管理的數字化、現代化發展，減輕工作人員檔案管理的壓力。同時借助網絡實現數據的共享，更是提高了工作的效率，減少人為管理中出現的誤差情況，確保檔案管理工作保質保量地進行[2]。

第二點，有利于信息的檢索和查閱。在傳統檔案管理的過程中，一系列的檔案保管、查驗和檢索并不十分高效，這也無形中為人們的科技圖書借閱帶來了一定的困擾。但是在構建信息化的圖書檔案管理機制時，利用先進的信息技術，明顯提升了工作效率，能夠在短時間內對所需要的檔案內容進行查閱、檢索，節省了時間的同時，也能夠用更多的時間和精力去構建其他的重要模塊。

第三點，有利于提高檔案工作的可控性與可行性。由于傳統檔案管理過程中更多都是人為手動完成的，缺乏控制力，并且費時費力。但是通過信息化檔案管理的應用是以計算機操作，能夠提升整個檔案工作的可控性，使得檔案管理能夠做到有章可循，更能夠在源頭上減少錯誤出現的概率，使得檔案的信息管理效率能夠得到明顯的提升，更有利于社會職能的發揮，從而保存社會的記憶，還原歷史的真實面貌[3]。除此之外，在縣（區）級的科技館圖書檔案管理的過程中，會因為一些工作人員業務能力不足，缺乏豐富的工作經驗以及檔案管理能力欠缺，導致很難滿足數字化時代下的檔案管理轉型發展的要求。再加上這些檔案管理人員年齡偏大，缺少持續性學習的意識和能力，長此以往，會嚴重影響縣（區）級的科技館圖書檔案管理的現代化發展，甚至與現階段的社會發展需求脫軌。

二、數字化時代縣（區）級科技館圖書檔案管理信息化建設現狀

第一點，投入資金不夠，設施也不夠完善。縣（區）級科技館若想進行全面的電子化管理工作，就必須要具備一整套的硬件設施和系統軟件。而建設這一整套完備的硬件設施和系統軟件就必須投入大量的資金投入，這部分投資也就是當前科技圖書閱覽室在進行電子化管理工作過程中的前期投資。但是以當前狀態而言，大多數的縣（區）級科技館都沒有這么雄厚資金以及電子化管理工作的投資成本。正是這樣，才導致當前縣（區）級科技館僅僅引進了部分的電子化管理工作需要的設施，所使用的系統軟件也并沒有充分進行后續的應用。因為沒有相應的投入，使得縣（區）級科技館的數字化管理工作領域沒有完善的設施和軟件，使得縣（區）級科技館數字化管理工作僅僅停留在單純的利用計算機系統，對所藏圖書進行錄入的階段，還不能達到真正數字化管理工作期望達到的目標。

第二點，缺少數字化管理方面的人才。由于縣（區）級科技館數字化管理工作是一個相當復雜流程，要求相應的管理者必須具有較高的業務素質和技術，能及時處理書籍數字化管理工作中存在的各種問題。而縣（區）級科技館管理過程中具備的管理圖書量大、重要性高等特征，可以說其管理的效果將直接關系著縣（區）級科技館未來的發展前景。但是就現階段而言，很多的縣（區）級科技館管理者因為缺少必要的培訓課程，使得其電腦和互聯網管理方面的能力并不是很強，而且對先進的管理方面知識也并非很熟悉，這樣就嚴重影響著縣（區）級科技館數字化管理功能的有效發揮，同時也大大降低了管理的效果。由此可見，在當前縣（區）級科技館管理中，仍十分缺少具備高素質、高創新能力，并熟悉數字化管理等專業方面理論知識的復合型人員。

第三點，數字化的應用程度相對較低。在縣（區）級科技館的應用電子化管理能夠有效的提升其水平，但是在現實的科學館管理工作流程當中，盡管不少科學館已經導入了電子化的管理，但是因為工作人員習慣常規的紙質編碼、檢索的方式，導致電子化管理運用并不廣泛，嚴重阻礙了電子化管理效益和功能的充分發揮。

第四點，部分地區數字化技術的不完善。就現階段來說，中國大部分的縣（區）級科技館數字化管理技術還沒有相當的完善，在實現圖書目錄數字化管理時，人們還必須采用人為的手工操作方式，將所要信息內容全部記錄在電腦中，這一流程工作效率非常低，生產成本也相當高昂，而且還極易出錯。此外，針對人們在將科技館中的所存紙質圖書轉化為電子書籍時，所使用的數字化技術手段也還沒有非常完備，亂碼、出錯等狀況也時有發生。

三、數字化時代縣（區）級科技館圖書檔案管理信息化建設要點及策略

（一）建設要點

1.豐富數字化資源服務形式

縣（區）級科技館作為能夠為讀者提供豐富圖書借閱服務的關鍵場所，在進行檔案信息化管理的過程中，也需要從豐富數字化資源、服務模式方面入手，更好地滿足讀者的借閱需求，打破時間、空間的距離，實現線上線下的同步更新。也可以以電子化或者是實體化的形式,分別分享給有需要的讀者，拓寬服務的內容和領域，滿足其個性化的需求。也能夠充分發揮出數字化時代下科技圖書資源檔案管理的功能和作用，通過提升資源的利用率，讓更多的讀者在接受高質量的圖書借閱服務的同時，也能夠方便相關工作人員更好地進行數據檔案管理。

2.構建數字化資源管理系統

數字化時代下縣（區）級的科技館圖書檔案管理過程中，構建高質量的資源管理系統，有利于減少繁瑣的檔案管理手續，提升檔案管理工作效率和精確性的同時，能夠轉變傳統的紙質管理資料模式，避免出現圖書檔案破損或是丟失的情況，也能夠更好地迎合信息化時代下對于縣（區）級科技館的圖書檔案管理需求。通過引進先進的信息技術，工作人員可以將傳統的紙質圖書檔案資源經過轉化和處理，以電子資源的模式上傳到系統中，對于海量資源構建并且儲存到云端系統時，還要拓寬儲存空間，確保為后續的縣（區）級科技館的圖書檔案管理提供更多的幫扶和支持。而大數據技術能夠對于大量的數字化的數據資源進行重新整合與優化，根據不同的類別分別整理，便于讀者及相關工作人員的借閱和查詢。通過利用大數據的技術，能夠精確的評估縣（區）級科技館內部的圖書檔案管理的整體質量，并及時給出相關的優化策略。更有利于對館藏結構的調整和完善。

3.打造特色數字化館藏系統

縣（區）級的科技館如果想更好地迎合數字化時代發展的需求，并且不斷提升內部的圖書資料檔案管理水平，彰顯出獨特的競爭優勢，則更是需要充分發揮出自身的特色，在立足實際的同時，構建具有特色化的館藏資源庫，這樣能夠為廣大的讀者提供高質量、多元化的借閱服務，也能夠吸引更多讀者的光顧和借閱。雖然目前許多縣（區）級科技館的一些藏書資源十分豐富，但是與其他圖書館相比，其競爭力仍然十分有限，甚至會出現同質化嚴重等情況，許多書籍在網絡上都能夠找到雷同的，并且縣（區）級科技館的圖書借閱的服務效率以及檔案管理的時效性不足，也很難滿足讀者在短時間內想要快速借閱的需求。針對這種情況，通過打造數字化的館藏系統，并且加速檔案管理。通過對于一系列的文獻資源內容重新優化和改革，結合自身的特色與管理模式，制定合理的館藏結構，更能夠提高對于讀者的吸引力。縣（區）級科技館可以選擇將地區文化融入到數字化資源建設工作中，結合地區文化構建特色文化資源，能夠在為讀者提供閱讀服務的同時傳播地區文化。縣（區）級科技館不僅承擔著傳播知識的功能，同時還負責對讀者實施科技文化教育，因此必須要重視對數字化資源建設形式進行創新。

（二）優化策略

第一點，要構建高質量的科技圖書檔案管理機制，確保數字化時代下縣（區）級的科技館圖書檔案管理能夠保質保量。在進行檔案管理的過程中，檔案管理的工作效率會直接影響甚至決定其質量，因此更是需要制定相匹配的管理機制，為整個科技圖書檔案管理工作保駕護航。很多縣（區）級科技館未能真正認識到科技圖書檔案管理工作的重要性，在業務管理上對其他檔案管理較為關注，對科技圖書檔案管理則相對忽視。在科技圖書檔案管理制度上還不夠完善，對此，相關工作人員在工作之前要提前了解現行的科技圖書檔案管理模式以及可能出現的問題，并且進行針對性的優化，還要制定一體化的檔案管理體系、歸檔制度以及優化機制。至少能夠為科技館科技圖書檔案管理工作提供明確的思路和便利的條件，還要及時向相關工作人員講解科技圖書檔案管理的必要性，并將一些重點的條令打印出來，張貼到明顯的地方。一些縣（區）級的科技館管理者也需要加強監督管理力度，轉變原有的觀念，并做到以身作則，與其他部門的領導相互監督，共同構建高質量的科技圖書檔案管理模式。讓更多的工作人員都能夠在科技圖書檔案管理的操作過程中，嚴格遵循相關規范管理條例。

第二點，適當加大管理投入，優化相關工作設施。縣（區）級科技館在實施現代化科技圖書檔案信息管理制度的進程中，由于不少領導干部對現代化管理工作的意識還不到位，從而造成了科技圖書檔案保管效率的降低，管理設備老舊，所以若想有效推行現代化的科技圖書檔案管理，就必須使領導干部對現代檔案管理知識有一定認識。另外也可與相關機構協商，適當加大檔案管理投入，改善工作人員的辦公條件，為開展現代化建設檔案管理項目創造條件。同時適當加強對相關人員的材料收集效率，及時跟進更新，不斷優化檔案信息，保障檔案管理工作的效率，建設獨立的檔案管理室，幫助工作人員及時優化電腦等硬件。同時在工作中還需要適當加快檔案信息化建設的過程，及時利用信息網絡技術對檔案信息進行分類匯總，優化相應的檔案數據庫，對相關的檔案進行網絡化管理，并對檔案管理工作進行嚴格的分類，使得檔案管理工作做到高效、清晰，為真正提高檔案信息管理工作效率創造相應的便利。

第三點，構建信息化工作的平臺，積極進行相應推廣。若想進行高效的檔案信息管理工作，首先就需要相關單位構建信息化工作的平臺，同時為真正使信息化檔案管理工作深入人心，所以相關的工作人員應該積極進行相應推廣，同時在進行信息化檔案管理工作過程中，應該及時對相應的設施進行維修，提供相應的技術力量支持，同時也要時常優化信息管理平臺，鞏固檔案信息化管理成果，提高工作效率。目前隨著信息技術的高速發展，若想提高工作人員的工作效率，就需要相關單位著手搭建相應的建信息化工作的平臺，使相關的工作人員切身感受到便利，工作人員還應該積極進行相應推廣，同時利用手機等移動平臺，進行相關的管理工作。此外，在進行相關的信息平臺建立的過程中，作為工作人員還應該借助信息網絡建立相應的數據庫，并對相關的檔案進行數據分析、分類、匯總，以便日后查閱。作為工作人員還應該著手提升自身信息網絡運用的技能，加強信息技術的應用，為提高新時代科技圖書檔案信息管理工作提供一定的便利。

四、結論

總而言之，隨著信息化時代的發展，科技館內部的圖書資料檔案資源建設已經成為了必然選擇。加速信息化技術的引入全面提升科技館圖書資料檔案管理水平時能夠有效縮短與其他城市檔案管理中的差距，更能夠為當地的居民科技圖書借閱提供高質量的服務。因此，在未來更是要注重構建信息化的工作平臺，轉變管理者應有的認知，并且加強資金的投入，為我國縣域的科技館圖書檔案管理保駕護航。