信息化背景下醫院教學檔案管理工作探討

高 晶

（廊坊市人民醫院）

近幾年我國醫院管理行業發展速度正在不斷加快，在融合數字信息化技術之后，提高了管理工作開展質量和效率。醫院在進行內部管理時，需要提高對檔案管理的重視程度，并且根據工作發展需求建立針對性管理體系，才能促進檔案管理工作健康發展。但當前醫院在對教學檔案進行信息化管理時，還存在一定不足之處，例如技術更新速度比較慢，對數字化信息技術認知不夠全面，缺乏相應資金和人才支撐，這在一定程度上制約了醫院發展。醫院要制定針對性解決措施，才能規避管理風險[1]。

一、信息化背景下醫院教學檔案管理工作要求

（一）提升檔案管理水平

目前醫院在對教學部檔案信息進行管理時，各項工作開展還存在一定不足之處，制約了醫院檔案事業發展。在對檔案信息進行信息化管理時，主要是借助數字化技術和信息化技術，對所有檔案信息進行集成化管理，最大限度提高檔案應用水平和價值。在對教學檔案進行信息化管理時，首先要借助信息化技術，提高整體管理水平，還要強化醫院內部控制能力。在進行數字化技術和信息化技術應用時，可以降低管理人員工作壓力和負擔，還可以對各項數據信息進行高效管理，在一定程度上簡化了管理程序。因為傳統檔案管理形式已經無法滿足當前時代發展要求以及檔案管理工作建設需求，因此醫院在對這些不良信息進行管理時，需要利用信息化技術提高各項工作開展水平，同時要為醫院發展提供充足保障[2]。

（二）提高管理人員能力

在進行信息化建設時，醫院還需要對所有管理人員能力水平進行全面考核，要適當提高部門準入門檻。在引進人才時，需要對人才技術掌握程度進行全面了解，并且從各個層面對人才綜合素質和專業素養進行考核，要保證管理人員能夠勝任信息化管理工作要求。管理人員還要熟練掌握網絡技術和計算機設備操作技能，只有這樣才能促進檔案信息管理工作的可持續發展。在對教學部數據信息進行管理時，醫院還需要提出具體要求，要借助信息化建設，提高管理人員能力。例如在對現有管理技術進行更新和優化時，需要對原有管理人員能力進行全面提升，通過對其進行專門培訓，確保所有管理人員都能熟練掌握相關技術。在對信息化系統進行建設時，要保證所有人員都能對系統操作要求進行全面了解，還要降低管理人員操作失誤問題發生幾率。因此醫院需要加強人力資源管理，要根據信息化建設要求，對人力資源進行合理調配[3]。

（三）增強管理部門競爭力

醫院在進行檔案管理時，需要設置專門管理部門，還要提高管理部門應用價值，并且增強整個部門競爭力。醫院需要對部門職能進行明確劃分，并且根據部門發展要求，對人力資源進行合理調配，要保證管理部門在發展時，能夠為醫院建設提供優質服務。長期以來醫院教學部管理工作，采用了傳統管理形式，在進行部門職能劃分時，并未提出技術建設要求。在引進信息化技術之后，醫院對管理部門信息化技術應用水平提出了更高要求，管理部門需要構建信息化系統，并為各項醫療服務開展提供充足支持，還要通過檔案信息化建設，提高其他部門對管理部門認可度。醫院可以建立協同作業機制，要促進各個部門之間溝通和交流，確保其他部門能夠配合管理部門工作開展，在一定程度上降低管理工作開展難度[4]。

二、信息化背景下醫院教學檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏信息化管理意識

目前醫院在進行教學檔案管理時，雖然已經根據時代發展要求，對原有技術和理念進行了全面更新，取得了階段性成果。但在對實際管理效用進行分析和研究時，可以發現醫院教學管理工作開展情況，與預期要求還存在一定差距。因為在進行信息化技術引進時，很多醫院并沒有根據技術操作要求，引進更加專業工作人員，也沒有根據信息化管理系統建設要求，對現有工作人員進行培訓和教育，這就導致現有管理人員在進行檔案管理時，缺乏信息化意識。實際上在對檔案進行管理時，主要是對醫院發展期間形成的內部資料進行管理，通過對各項信息進行綜合應用和高效共享，從而對醫院整體發展情況進行完整真實反映，可以為醫院發展提供有效數據支持，同時可以為醫院發展戰略制定提供科學指導。因此醫院檔案信息應用價值比較高，對醫院發展歷程以及各項醫療活動開展信息進行了詳細記錄。尤其是在對教學部檔案信息進行管理時，融合了教學資料和醫療信息[5]。

在對相關檔案進行管理時，如果管理人員缺乏信息化意識，就會降低綜合管理水平，無法對各項信息資源進行科學儲存和管理。在對數據進行查詢時，也會受到技術水平制約，導致管理工作開展過于困難。醫院在進行檔案管理人員選擇時，沒有根據部門發展要求，拓寬人才引進渠道，導致管理工作在開展時缺乏專業機構人才支撐。很多醫院負責檔案管理的人員接觸的工作以教學為主，并非檔案管理內容，這些管理人員在完成教學任務之后，還要對數字檔案信息進行收集和保管，因為管理人員壓力和負擔比較重。在開展檔案管理工作時，可能會出現失誤問題，因為個人精力有限，在進行數字信息化檔案創建時，缺乏相應工作時間。雖然管理人員可以根據數字信息化建設要求對檔案進行管理，但因為管理人員重視程度不足，導致數字信息化管理水平比較低，且各項工作進程發展緩慢，會對醫院以及教學部發展產生不良影響[6]。

（二）技術更新速度比較慢

近幾年信息化技術普及范圍正在不斷擴大，已經滲透到各行各業生產中，為行業創新發展提供了充足技術支撐，醫院在進行教學部門信息管理時，已經加快了數字信息化建設速度，在一定程度上提高了管理工作開展效果。但實際上在對檔案信息進行管理時，醫院更加注重醫患檔案信息化建設，也對人力資源和科研檔案進行了信息化管理，但并沒有提高對教學部管理工作重視程度。在對教學部檔案信息進行管理時，信息化技術更新速度比較慢，構建的系統功能也不夠完善，無法提高數據信息應用價值。導致這些問題出現的原因是，醫院在對上述檔案信息進行管理時，認為這些數據與醫療服務水平提高存在密切聯系，屬于醫院發展和建設關鍵內容。因此醫院更加注重人力資源和醫患信息以及科研數據檔案管理，忽視了其他信息管理，也沒有對數據應用價值進行深度挖掘，甚至有些管理人員認為在對檔案信息進行信息化管理時，只需要完成考核任務，導致信息化技術在應用時流于形式，無法發揮應有作用[7]。

三、信息化背景下醫院教學檔案管理工作優化措施

（一）強化信息化管理意識

在對醫院教學部檔案進行信息化管理時，并非僅僅是對信息技術和檔案管理工作進行有機結合，需要將信息化技術滲透到工作各個環節中，才能真正意義上提高信息化管理水平。醫院領導層需要提高對檔案工作認知程度，在對信息化技術進行引進時，需要根據技術操作要求，對工作人員能力水平進行全面考核，還可以拓寬人才引進渠道，并且對現有管理人員進行技術培訓和理論教學，確保所有管理人員都能對信息化技術存在正確認知。醫院需要在內部營造良好信息化技術學習氛圍，在對工作人員進行日常教育和培訓時，需要引進最新技術，還要增強工作人員信息化管理意識，這樣才能為檔案信息化管理提供充足支持。在進行信息化管理時，還需要與時俱進，通過對原有管理內容進行定期更新，確保管理工作在開展時，能夠符合時代發展要求。因為傳統紙質管理工作在開展時，已經無法對海量數據信息進行有效處理，且存在檔案信息丟失風險。將紙質檔案管理工作轉化為數字化管理，需要對原有工作內容和技術進行持續更新，才能滿足數字信息化建設要求。醫院領導層和檔案管理人員都需要強化自身信息化意識，并與時俱進對工作理念和內容進行持續更新，還需要加大信息化技術投入力度，才能促進各項工作長效發展[8]。

醫院還需要建立健全人才培養機制，在對內部人才進行培養時，需要根據檔案管理需求，對培訓和教育內容進行及時更新，同時要遵循“引進來和走出去等”人才培養原則，在幫助管理人員掌握基礎理論知識和信息化技能之后，醫院需要引進更加先進計算機技術，確保所有管理人員都能熟練掌握計算機設備操作技能。醫院還需要加強管理人員素質教育，要增強管理人員責任心，培養管理人員愛崗敬業意識。醫院還要定期對管理人員進行考核，建立健全考核制度，并且對考核內容進行及時更新，要對表現比較好的管理人員進行物質獎勵，還要對表現比較差的管理人員進行物質懲罰，只有這樣才能充分調動管理人員積極主動性，確保管理人員能夠自覺約束自身行為，并且積極學習一些新型知識和技術，促進信息化管理工作進行更好發展[9]。

（二）加大技術研發力度

在對現有信息化技術進行更新時，需要促進檔案管理工作向著規范化和數字化等方向進行更好發展。在對現有信息化管理技術進行更新時，要對傳統檔案數據進行數字化處理，但因為教學部檔案信息比較豐富，且類型相對來說比較多，在對所有教學檔案信息進行數字化處理時，工作開展難度比較大。因此檔案管理人員需要借助信息化技術，對檔案進行科學分類，并且按照檔案信息應用價值，對其進行針對化管理。檔案管理人員需要對重點檔案數據進行有效提取，并且對利用率比較高和具備特色的檔案信息進行高效管理，通過將紙質信息轉化為電子數據，從而對各項數據進行有效儲存和管理。醫院還需要建立健全檔案管理制度，需要構建統一管理標準，在對所有教學部信息進行自動化管理時，需要保證各項數據在應用時更加完整，還要提高信息真實性，采用數字化管理形式，不僅可以提高信息資源應用安全性，還可以為后續教學檔案開發和利用提供有效支持。在對信息化管理技術進行研發時，醫院需要加大資金投入力度，要為各項工作開展提供有效支持，同時還需要做好監督管理工作，要保證各項工作能夠全面落到實處[10]。

在進行信息化管理系統建設時，醫院需要根據檔案管理工作發展需求，對系統功能進行持續完善和優化，還要對其進行定期升級，要為各項工作開展提供充足保障。管理部門在進行信息技術應用時，需要創建數據管理系統，并且根據不同檔案類型創建子系統，還需要設置搜索引擎。在對各項檔案進行檢索時，要保證用戶能夠對各項數據信息進行快速獲取，以此來提高教學部檔案管理水平。在對數據檔案管理系統進行創建時，還需要做好系統安全保護，管理部門要創建安全網絡環境，通過引進更加先進防火墻技術，并且安裝殺毒軟件，對病毒入侵和黑客攻擊等風險進行全面預防，避免不法分子入侵之后盜取相應數據信息。管理部門還需要對網絡環境進行定期檢查，并且對現有防護技術和措施進行實時調整，確保安全防護工作在開展時能夠發揮更大作用，從而提高教學檔案信息應用真實性和完整性，為各項工作開展提供有效支持。在對各項檔案信息進行數字化管理時，管理人員還需要利用現有管理系統，對檔案價值進行深度挖掘，從而為各項醫療活動開展提供信息服務。在進行信息化系統應用時，需要借助現有數字管理技術，對檔案資源價值進行開發，例如管理部門可以利用大數據技術，對教學部檔案信息進行分析，并且將應用價值比較高的信息融合到醫院服務體系建設和管理工作中，通過對檔案信息進行高效利用，提高數據應用價值。管理部門還需要對現有檔案數據平臺功能進行完善和優化，在對不同教學部檔案信息進行分析和記錄時，需要為重大決策工作開展提供有效參考依據，提高決策水平。醫院在對教學部檔案進行開發和利用時，需要對所有數據信息進行綜合分析，還要保證最終分析結果更加客觀。因為教學部檔案內容和數量并不是一成不變的，屬于持續發展狀態。管理部門要想提高檔案信息開發利用效果，就要對現有資料進行實時更新，同時管理人員可以采用分級管理方式，對教學部檔案管理權限進行合理劃分，這樣可以提高信息更新效率。管理人員權限等級越高，所獲取的資料數據越詳細，在開展審查工作時，要保證所有數據信息更加真實可靠，還要做好資料安全保護工作，避免在對數據進行開發利用時，損害教學部人員以及醫院醫務人員切身利益。管理部門需要在提高檔案資源利用率同時，強化信息化管理，還要為檔案管理工作持續開展提供有效支持，避免在開展各項工作時出現數據遺失或個人隱私信息泄露等問題。

四、結語

綜上所述，在對教學檔案信息進行管理時，醫院需要積極積累經驗，并且提高自身信息化技術應用水平，才能促進各項工作有序開展。醫院需要引進更加專業的技術人才，通過組建高質量管理團隊，并且建立健全規章制度，為各項管理工作開展提供科學引導。醫院需要加強硬件和軟件設備建設力度，要為信息化管理系統建設提供充足支持，同時醫院還需要加大人力和物力資源投入力度，進一步提高教學檔案管理工作開展質量和效率，為醫院管理工作可持續發展奠定良好基礎。