大型國有企業材料庫存動態管理研究

劉金華

（國家能源集團煤焦化有限責任公司西來峰分公司，內蒙古 烏海 016000）

一、引言

一般而言，大型國有企業基層單位眾多，所需材料與物資種類繁雜，經過逐級冗余，整體庫存龐大，管理難度較高。目前，大型國有企業的材料采購及庫存管理多采用“各基層單位獨立提報計劃——集中招標——獨立存儲——通過ERP系統或庫存軟件集中監管、共享”的模式。該模式在現如今已經無法適配各行業日益重視的降本增效、精細化管理的理念，更是難以滿足各基層單位實際運行中的降低庫存、物資共享的目標。要想實現物資充分利用、資源合理共享、以降低材料費用帶動經營成本降低的整體目標，大型國有企業不能單純依靠下達降低庫存指標、限制采購計劃額度、建立智能化庫房等單方面措施，而是應該從管理理念和管理方式上進行根本性的革新。

二、大型國有企業材料庫存動態管理系統可行性分析

如何讓庫存得到合理的管理、物資得到有效的利用，是目前大型國有企業各單位急需解決的管理瓶頸問題。區別于汽車總裝廠、電子代工廠等純粹訂單型私營企業根據市場訂單進而控制進貨量、庫存量、生產量的模式[1]，大型國有企業多為能源化工等生產型企業，具有基層單位眾多、需求差異性大等特點，為了保障生產運行，降低運行成本，大型國有企業宜采用“定量補貨——動態庫存控制”，配合“各單位定向采購”的方式，進行材料庫存動態管理。材料庫存動態管理系統是企事業單位、組織等用于庫存物資相關管理的數據庫系統，已在各行各業廣泛運用多年，它可有效將庫存壓力、材料成本分攤轉嫁至各供應渠道，從而降低企業自身運行成本壓力，同時有效滿足自身運行的需求。例如，大型消費電子品制造商的產品跨境配送和補貨機制便采用了庫存動態管理系統，通過分銷供應鏈中的動態補貨管理和庫存優化管理，有效地解決了系統的庫存問題，提高了系統的服務水平[2]，這對于大型國有企業的采購及庫存管理具有借鑒意義。此外，大型國有企業各單位之間具有同質性、重復性的特點，因此，材料庫存動態管理系統可在行業內廣泛推廣，以點帶面、全面提升，具有較大經濟效益。

三、大型國有企業建立材料庫存動態管理系統的流程

大型國有企業建立科學合理的材料庫存動態管理系統可依照以下流程進行：梳理各基層單位真實需求，合理劃定物資配件屬性范圍，科學制定各屬性配件的動態庫存量，尋找合理的物資采購補充渠道，科學合理地進行物資提報、領用、共享、劃撥等全流程管控，最終實現降低庫存、充分利用、精細管理、科學高效的目標。

（一）調查物資需求

大型國有企業應充分、全面、深層次的調研集團公司內各基層單位的物資需求，豐富各單位物資資源庫，為后續規劃、采購、倉儲、管理等各流程提供數據支撐。具體調研如下：一是歷年物資需求匯總。調查各單位歷年采購、維修、改造等方面的需求，匯總并核實真實需求種類、數量，建立各單位真實的物資數據庫。二是需求預測。各企業單位應根據未來的生產運行、產業規劃、項目配套、生命周期等具體情況進行詳細計劃，并出具下一年度的物資需求，作為庫存物資動態管理的初始指導。需要注意的是，需求的預測應該是動態的，要隨著系統逐步健全，這一需求周期將精確至季度、月度，部分特殊物資甚至可精確到日。隨著物資“需求——響應”周期的縮短和精確，在滿足生產運行需求的同時，材料庫存量將會進一步降低，并帶動整體運營成本的降低。三是需求分析。企業應根據往年需求匯總、未來需求預測進行物資需求分析，各企業分部要通過總公司的匯總分析、單位間統籌規劃，得出各類物資的需求量、需求周期、地域分布、需求特點等要素，作為后續決策的依據。

（二）物資屬性統一分類

企業可抽調各領域內專業技術人員組成專家組，對物資庫中的標準件、通用備件、專屬配件進行提取、歸納、核實，并制定分類標準，建立各類物資庫明細。對于物資屬性分類、區別管理的思路，業內已有相關研究。企業可將集團公司庫存物資進行分類統計，分析各類設備占比情況及庫存居高的原因，以期通過短期限制積壓物資采購來壓縮庫存，發揮定額體系的長效管理方式，繼續盤活存量，減少增量，降低集團公司物資庫存資金占用[3]。具體分類方法如下：

一是標準件提取。標準件是指結構、尺寸、特征等各個方面已經完全標準化，并由專業廠家生產的常用零（部）件。在本文所述材料庫存動態管理系統中，不僅包括螺紋緊固件、鍵、銷、軸承等狹義標準件，還包括其他標準化的連接件、傳動件、密封件、元器件、各類鋼材等廣義標準件。從便于物資管理的原則來說，凡是具有國家標準、推薦標準、行業標準、地方標準、設計標準等技術規范的零（部）件，以及僅需規范描述就可對應特定產品的物資，都應納入標準件范疇。企業要在物資數據庫中進行詳細梳理，提取標準件，建立集團或行業標準件庫，進行統一規劃、分級管理，以便利用數據分析、統籌調撥和規模優勢降低成本。二是通用備件歸納。通用備件即具有設計標準的統一限定且根據使用場景定制的特殊性受到一定限制的相對通用類物資。這類物資往往存在多級分類，且每一級分類下還涉及各自的參數指標，如電動機、減速機、泵類等。例如，在電動機總類下可按電壓等級、驅動方式、安裝方式、繞組級數等特征組合生成目前在用的各種電動機；減速機總類下，在圓柱齒輪、行星式、擺線針輪等大類下又有根據不同速比、輸入輸出方向、旋向和材質分類等細分種類；泵類按工作原理、安裝方式、級數結構、輸送介質等特征也有細分組合。這類物資具有較強的針對性使用場景，只能在一定范圍內通用，且往往單值較高，這就需要企業在各子、分公司范圍內的有限半徑內進行調查歸納，核定通用型備件，降低庫存成本。三是專屬配件核實。專屬配件是指根據設備設施特征完全定制化生產的產品，具有完全的專屬性，無法通用。例如化工類企業定制的塔器、反應器及其配件、各類爐體定制化配件、特殊設備及車輛等。該類物資具有極強的專業性，需出具詳細的技術要求，對提報人員、驗收人員、保管人員的專業素養要求較高，需要各企業單位單獨計劃并存儲，其庫存量由各單位根據實際情況裁量。

（三）核定物資動態庫存量

根據前述資源庫的建立、需求調查摸底成果，明晰本系統內各單位第一個年度周期內初始運行所需的物料種類、數量，企業將得到初步的材料庫存動態儲量。此時，企業可將初步的庫存動態儲量投入材料庫存動態管理系統試運行，根據運行反饋適度調整、修正，最后得到合理的庫存動態儲量。

（四）制定物資采購補充方式

根據標準件、通用備件、專屬配件的不同屬性，國有企業需要制定合適的采購補充方式，降低采購成本，實現采購價格與需求時效的相對平衡。根據國有企業的監管制度，采購方式多以公開招標為主，提報主體以子、分公司為單位，評標原則為低價中標方式，根據物資屬性打包掛網。該模式雖然可以保持集團公司對各基層單位的采購控制權，但需要維持龐大的采購流程系統，加之相關部門煩冗，采購、流轉、驗收等流程需占用大量的專業人員，且不利于采購物資的優質化。此外，單純的“公開招標——低價中標”方式不利于企業對采購質量的控制，存在“劣幣驅逐良幣”的客觀規律。因此，國有企業應該在接受黨政監管、加強專業技術能力與充分了解市場的前提下，靈活使用邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價、競爭性磋商等其他采購方式，在采購效率、產品質量、采購成本、生產需求之間尋找最優平衡點，同時還要加強流程監管，進行關鍵人員廉潔教育，確保廉潔采購，防止腐敗滋生。具體注意事項如下：第一，標準件的價格波動相對平穩且透明，供貨周期短，供貨方式靈活，具備制定長期供貨協議的條件。集團內各子、分公司可根據地域劃分、招標年度單價合同、約定補貨周期、質量等級與違約責任等具體條款實現長期穩定供應。標準件具有通用型，在子、分公司之間亦可靈活劃撥，降低積壓風險，實現規模效應，發揮明顯的成本優勢。通過靈活穩定供貨，企業便可有效降低庫存，轉嫁積壓成本。此外，針對標準件、常規用品，部分大型企業可采用電子商務平臺進行框架協議鋪貨，供子、分公司直接采購，這樣的采購方式既合理，又能滿足基層單位需求的時效性、優質性要求，同樣有利于集團公司利用規模優勢控制成本。第二，通用備件的型號相對標準且具有一定通用性，但因其專業性強，需要限定的參數較多，通用備件可分類招標各分項物資的專業生產廠家或專業代理公司，充分發揮渠道優勢、專業優勢，集中精準采購。通用備件采購過程中，合理劃定物資分類，限定關鍵參數，進行通用性調查、供貨區域劃分、相關管理人員專業性培訓，規范招標文件的專業性與合理性，合理制定采購額度的計劃等，都是該類型采購方式的關鍵點。通過專業化采購與通用性統籌兩個方面的優化與控制，企業在采購數量、質量、成本、倉儲等多維度將會存在顯著優勢。第三，專屬配件的專業化、定制化最強，需要進行單獨采購，但企業可以在區域和種類上進行相對集中采購。不過，該類配件一般針對性較強，差異項較大，加工周期較長，體積及質量龐大，因此不可盲目的集中采購，而應該在區域和品類上合理規劃。

（五）物資采購與分配單元劃分

物資的計劃采購與倉儲分配應統籌考慮，兼顧單位的行政級別與地域分布，以及采購與配送成本，做到采購規劃科學、靈活、高效。對于專屬配件，宜根據具體屬性、需求單位靈活劃分。

（六）庫存動態全流程管控

一是物資提報階段。首先，將標準件提取出來，摒棄采用月度提報匯總的方式，而用動態庫存方式代替，合理設定各倉儲單位的庫存區間、庫存量的上限值、庫存不足提醒限值、庫存下限報警限值、補貨周期等，維持動態平衡；其次，通用件也采用動態庫存機制，但需結合各需求單位的實際情況，而且，需求名單與供貨周期需定期更新，防止物資積壓，浪費資金；最后，專屬配件單獨、定期提報。二是物資領用階段。物資領用應全部通過軟件數據庫進行管理，以確保庫存數據的準確，為系統平穩運行提供數據支撐。同時，各基層單位應合理規劃所屬終端緩沖庫存的數量，建立返還與流通渠道，避免物資積壓。三是物資共享與劃撥。各子、分公司之間，各基層單位之間以及各廠礦車間之間都應建立靈活合理的溝通與劃撥渠道，實現及時有、效的物資共享。

（七）物資儲存及領用

一是標準件倉儲。標準件應建立專業化、智能化的倉儲中心，輻射半徑在五千米范圍內，以便于各廠區靈活領用。標準件應嚴格按型號儲存，做好識別入庫細節，確保型號及數量準確。二是通用件倉儲。通用件大類下各類物資的細分差異性較為繁瑣，需由專業化管理人員做入庫查驗，并定期核對校準。專業管理人員應根據各物料的屬性特點建設適合存放的專用碼垛倉庫，例如，鋼材類應設置帶有吊裝設備的大型庫房，應具有切割下料工器具。對于精細化管理的鋼材庫，還可設置自動下料設備、專業人員等。三是專屬配件倉儲。專屬配件需提報單位專業技術人員詳細驗收，由倉儲管理人員入庫，專項保存。

（八）庫存動態管理持續改進

各單位的庫存物資管理應符合自身實際情況，契合單位運行模式。庫存動態管理系統不僅需要在庫存量上動態運行，在管理上也應該是動態運行，在運行過程中企業才能收集反饋，持續改進，日益合理。

四、庫存管理影響因素

一是物資管理制度。物資采購及管理制度直接影響著庫存波動及運行成本，單純的低價中標模式不利于采購質優價廉的物資，無法完全滿足各單位需求。如何在質優價廉、充分競爭、杜絕壟斷、廉潔采購之間尋找最優解是物資管理必須解決的難題。企業應充分了解產品市場，尋找質優價廉產品，充分調研基層單位需求，引進綜合評審機制，建立推薦產品名錄，完善經銷商激勵與懲罰機制，有效改進物資管理制度段。二是物資管理人員的專業能力。各單位物資采購大多由基層專業技術人員兼任，庫房管理人員也存在兼任、頂崗等情況，物資管理人員的專業能力參差不齊，精力有限。因此，打造一支專業化、職業化的物資管理人員是物資與庫房管理的一項基礎工作。三是建設單位原始設計。目前，大量的電機、減速機、泵、閥等通用件的積壓，很大原因是原始設計不合理造成的。設計繁瑣復雜、零部件不通用、原始設計不考慮備件通用性，都易造成備品備件的大量積壓。四是維修維保能力。基層單位的維修維保能力決定了采購與庫存的精細程度。維修維保能力越強，就越能進行精細化采購，進而降低總成部件的庫存及成本壓力。