新時期提高高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考

黃路漫

新時期提高高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考

黃路漫

[武漢大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)]

本文首先闡釋了新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)、新要求，接著分析了新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作面臨的新挑戰(zhàn)、新問題，最后提出了提高新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考、新思路。

高校后勤；辦公室工作；秘書工作；服務(wù)效能

關(guān)于辦公室工作，習(xí)近平總書記曾這樣描述過它的重要地位——“運(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外”“辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門”[1]。

對于高校來說，“雙一流”大學(xué)建設(shè)需要一流的教學(xué)、科研隊(duì)伍，也需要一流的后勤服務(wù)保障體系做支撐。隨著高校后勤社會化改革和“三服務(wù)，兩育人”宗旨貫徹的不斷深入，師生對美好校園生活的需求與發(fā)展不平衡不充分的后勤之間的矛盾不斷凸顯，一流高校的建設(shè)對后勤改革發(fā)展的依賴也逐步加深。

在這種新背景和新格局下，高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤部門運(yùn)行的綜合事務(wù)部門，在后勤各項(xiàng)工作中所起的承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁與樞紐作用將會不斷強(qiáng)化，對后勤機(jī)關(guān)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和綜合能力也會提出更高更新的要求。

一、新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)、新要求

辦公室工作的三個主要任務(wù)同樣適用于高校后勤機(jī)關(guān)，概況起來就是：一是決策的參謀、智囊作用；一個是對上對下的服務(wù)；一個是機(jī)要、保密工作。新時期的高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的以下幾個新特點(diǎn)越來越凸顯。

一是政治性越來越強(qiáng)。政治性本身也是中國高校后勤的顯著特征，中國高校的后勤服務(wù)首先要注重政治、顧全大局。許多高校的后勤機(jī)關(guān)辦公室是黨委辦和行政辦合二為一，在協(xié)助貫徹和執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策方面承擔(dān)重要責(zé)任，體現(xiàn)了鮮明的政治性。當(dāng)前，高校全面從嚴(yán)治黨正向縱深推進(jìn)，中央和校內(nèi)巡視也從不同角度將后勤納入重要觀測點(diǎn)，從這個角度來看，后勤的政治性會不斷強(qiáng)化，后勤機(jī)關(guān)辦公室的政治屬性只會越來越強(qiáng)化。

二是服務(wù)性越來越明顯。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤系統(tǒng)的“中樞神經(jīng)”，其存在的根本價值便是服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好基層單位、服務(wù)好廣大師生，可以說機(jī)關(guān)辦公室是后勤的“后勤”。當(dāng)前，以師生為本的服務(wù)理念正在后勤不斷強(qiáng)化，辦師生滿意后勤”的服務(wù)宗旨也在不斷落實(shí)，從服務(wù)師生的合理訴求，為師生不斷提供更加優(yōu)質(zhì)后勤服務(wù)保障的角度出發(fā)，后勤機(jī)關(guān)辦公室的服務(wù)性會越來越鮮明。

三是綜合性越來越突出。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室的綜合性主要體現(xiàn)在三個方面。一是工作定位多頭交叉。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“大腦”，為上、中、下各級機(jī)構(gòu)服務(wù)是后勤機(jī)關(guān)辦公室的核心要義，因此，辦公室是做服務(wù)工作和協(xié)助工作[2]；與此同時，后勤機(jī)關(guān)辦公室還作為后勤系統(tǒng)上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)樞紐，肩負(fù)著對下傳達(dá)上級和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)指示的使命和職責(zé)，并需要及時向上級報告執(zhí)行落實(shí)情況和工作成績，因此，辦公室也是做管理工作和指導(dǎo)工作。二是工作職能錯綜繁雜。從職能內(nèi)容來看，辦公室既有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)總攬大局、綜合協(xié)調(diào)并決策執(zhí)行的內(nèi)容，也有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)做好參謀和助手的職能，既要做好領(lǐng)導(dǎo)的文秘工作，還要做好督辦落實(shí)工作。三是工作內(nèi)容點(diǎn)多面廣。從對口的上級職能部室來說，有校黨政辦公室、巡視辦公室、紀(jì)委監(jiān)察室、維穩(wěn)辦公室、保密辦公室、組織部、宣傳部、保衛(wèi)部、工會、團(tuán)委等多個職能部室；從具體工作內(nèi)容來說，有諸多職責(zé)和任務(wù)，如公文流轉(zhuǎn)、文稿撰寫、信息宣傳、會務(wù)協(xié)調(diào)、督辦檢查、公務(wù)接待、檔案管理、機(jī)要保密等。

后勤機(jī)關(guān)辦公室的這些新特點(diǎn)，對后勤辦公室工作和文秘人員提出了新要求。

首先，不斷制度化。辦公室工作的制度化是辦公室大部分工作有章可循、有法可依、有條不紊進(jìn)行的前提和依據(jù)。辦公室各項(xiàng)事務(wù)性工作紛繁復(fù)雜，大事小事急事難事重復(fù)疊加，建立并不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度不僅有利于辦公室工作的有序平穩(wěn)開展，也能有效提高工作效率。[3]

其次，不斷精細(xì)化。辦公室工作的精細(xì)化體現(xiàn)在落實(shí)各項(xiàng)工作中，辦公室要追求以“匠人精神”作為根本原則和遵循，梳理整理并優(yōu)化工作流程，最大限度發(fā)揮出辦公室的工作合力，不斷提升辦公室工作的服務(wù)和管理水平。精細(xì)化也對辦公室工作人員的工作素養(yǎng)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作能力提出了更高的要求。

再次，不斷高效化。辦公室工作的高效化主要是指高效化的標(biāo)準(zhǔn)、高效化的流程以及高效化的人員。高效化必須以制度的完善性和服務(wù)的精細(xì)化作為前提條件，這樣才能達(dá)成目標(biāo)的高效化，才能不斷滿足高校后勤工作的實(shí)際需要，并充分發(fā)揮出辦公室決策、參謀、服務(wù)和輔助等功能。

二、新時期做好高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作面臨的新挑戰(zhàn)、新問題

新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)對辦公室工作提出了新要求，但當(dāng)前后勤機(jī)關(guān)辦公室工作還表現(xiàn)出一些不能適應(yīng)這些新要求的制約因素，主要表現(xiàn)為五個方面。

一是參謀功能發(fā)揮不夠。決策的參謀、智囊作用是辦公室三大工作任務(wù)之首，也是辦公室區(qū)別于其他職能部室的核心職能。但目前高校后勤機(jī)關(guān)辦公室本質(zhì)上是服務(wù)部門，而辦公室服務(wù)的綜合性越來越強(qiáng)，工作性質(zhì)復(fù)雜多元，工作職能交叉繁雜……辦公室工作點(diǎn)多面廣，“上面千條線，下面一根針”。辦公室的事務(wù)性、日常性和應(yīng)急性工作任務(wù)占據(jù)了辦公室工作的大部分內(nèi)容，耗費(fèi)了辦公室工作人員的大部分精力，辦公室工作往往處于較為被動的應(yīng)付狀態(tài)，缺乏先見性和預(yù)見性，不能積極思考和統(tǒng)籌規(guī)劃，這就導(dǎo)致了辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌謀劃時不能提供太多的決策參考，參謀功能無法有效發(fā)揮。

二是“蹲點(diǎn)式”調(diào)研不夠。深入基層調(diào)研是高校機(jī)關(guān)后勤辦公室一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，只有通過調(diào)查研究，才能更好地理解下情，更好地傳達(dá)上情并貫徹落實(shí)，也才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更精準(zhǔn)的參考支撐。后勤機(jī)關(guān)辦公室人員由于工作繁雜，走出辦公室，深入基層調(diào)研比較少，頻次不夠，加之對調(diào)研工作的重視程度不夠，在實(shí)際工作中，辦公室了解各基層單位的手段有限、方式單一，更多的是依靠各單位的各類口頭匯報或者書面材料，理解的內(nèi)容較為膚淺，對實(shí)際情況缺乏深入有效的了解和掌握。

三是專業(yè)化程度不高。一方面辦公室工作本身的主要內(nèi)容就是辦文辦會辦事三大塊，對適應(yīng)工作專業(yè)屬性適配性的要求并不高，另一方面由于后勤機(jī)關(guān)辦公室工作任務(wù)比較繁雜繁重，但辦公室人員配備普遍較少，每個員工都承擔(dān)著較多工作，有應(yīng)急任務(wù)或者緊急工作時，還需要一起承擔(dān)，相互分擔(dān)，因此，不可能所有工作都按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化的要求完美完成，但這也就導(dǎo)致辦公室工作的專業(yè)性程度不高，不如后勤機(jī)關(guān)其他相關(guān)業(yè)務(wù)科室如人事、財(cái)務(wù)、工程等部門往往具備更加專業(yè)明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)與考核體系。

四是創(chuàng)新性意識不強(qiáng)。年復(fù)一年，日復(fù)一日，辦公室工作內(nèi)容本身也具備較強(qiáng)的重復(fù)性和延續(xù)性，辦公室的日常工作往往按部就班，按既定的程序性和規(guī)范性完成即可，辦公室的相關(guān)材料文字工作往往在既往過去的模板上進(jìn)行修改，缺乏新意，做不到與時俱進(jìn)，這就導(dǎo)致辦公室工作破舊立新的開拓性不強(qiáng)，因時而進(jìn)、因事而化、因勢而新的創(chuàng)新性不夠。

五是信息化手段不多。面對當(dāng)前信息和網(wǎng)絡(luò)社會的飛躍發(fā)展，高校后勤機(jī)關(guān)辦公室目前的信息化建設(shè)還比較滯后，還比較依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)和信息傳遞等工作，電子化信息平臺還僅局限在如校內(nèi)OA事務(wù)系統(tǒng)以及微信、QQ等大眾化移動信息平臺，即時服務(wù)和信息的傳遞效能不高，也不符合未來綠色后勤的發(fā)展方向。

三、提高新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考、新思路

針對制約新時期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作效能的新挑戰(zhàn)和新問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)著重從以下五個方面入手，著力改善和提高辦公室工作效能。

第一，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升辦公室人員的綜合能力。辦公室的各項(xiàng)管理服務(wù)工作無一不需要依靠辦公室工作人員來落實(shí)，辦公室工作人員的水平如何，直接決定了辦公室的各項(xiàng)管理服務(wù)水平的高低以及服務(wù)效能的高低，因此，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升辦公室人員的綜合能力是新時期做好辦公室工作的根本前提。辦公室工作人員首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的最新理論、路線、方針和政策，自覺以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，努力提高政治素養(yǎng)；要深入學(xué)習(xí)了解“雙一流”后勤服務(wù)保障體系下后勤社會化改革的方向和途徑，努力提升行業(yè)素養(yǎng)；還要加強(qiáng)辦文辦會辦事等各種辦公室業(yè)務(wù)和各類人事政策、工程財(cái)務(wù)以及壓力管理等專業(yè)培訓(xùn)，努力提升專業(yè)和綜合素養(yǎng)。[4]

第二，加強(qiáng)調(diào)研，積極發(fā)揮辦公室決策參謀的作用。調(diào)查研究是辦公室上下連接，左右協(xié)調(diào)并掌握情況的重要方法，后勤機(jī)關(guān)辦公室要加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將基層調(diào)研常態(tài)化和固定化，定期、分級、分類地開展各種基層調(diào)研，主動走下去，上下齊心通力合作解決矛盾，努力為基層提供更好的服務(wù)。要掌握科學(xué)規(guī)律的調(diào)研方式和方法，更好地結(jié)合上級政策和基層下情，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多一手的、詳細(xì)的調(diào)研材料，更好地發(fā)揮辦公室決策參謀的作用。

第三，知行合一，打造一專多能的辦公室人才隊(duì)伍。首先要合理配置辦公室工作人員，辦公室工作人員的配置，要綜合考慮工作量、工作任務(wù)以及各職工的專業(yè)背景、個人特質(zhì)、年齡和性別結(jié)構(gòu)，要有效利用不同年齡層、不同性別個性員工特點(diǎn)，最大化發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢。另一方面，要加強(qiáng)辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)，在加強(qiáng)學(xué)習(xí)的同時，要鼓勵辦公室工作人員結(jié)合日常工作，不斷累積經(jīng)驗(yàn)，提高組織協(xié)調(diào)、綜合分析能力，條件允許下還應(yīng)合理安排辦公室人員內(nèi)部輪崗，打造一支一專多能的辦公室人才隊(duì)伍。

第三，勇于創(chuàng)新，依靠信息化手段提升辦公室效率。高校后勤辦公室要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，秉持“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”理念，不斷改進(jìn)完善OA辦公系統(tǒng)，引進(jìn)釘釘?shù)染€上軟件，推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)無紙化。要不斷提升后勤信息化服務(wù)水平，在做好學(xué)校師生服務(wù)需求調(diào)研的基礎(chǔ)之上，不斷完善和拓展后勤“一網(wǎng)通”服務(wù)效能，以更好地滿足師生對后勤服務(wù)的新期待，服務(wù)學(xué)校“雙一流”建設(shè)。[5]

第五，協(xié)同聯(lián)動，以“大后勤”工作理念推動工作落實(shí)。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室要明確“大后勤”的工作理念，要加強(qiáng)與本校保衛(wèi)部、校醫(yī)院、信息中心等其他大后勤部門，團(tuán)委、學(xué)生工作部等其他相關(guān)學(xué)工部門以及各個服務(wù)對象院系的聯(lián)系與合作。[6]后勤辦公室還要加強(qiáng)單位內(nèi)部門間的協(xié)同聯(lián)動，必要時應(yīng)打破部門壁壘，急難險重工作可以以項(xiàng)目組的方式開展工作，以有效提升后勤服務(wù)工作的效能，推動后勤相關(guān)工作落實(shí)。

[1]習(xí)近平.擺脫貧困[M].福州：海峽出版發(fā)行集團(tuán),1992.

[2]余海濱、張暢.提高高校后勤辦公室工作效能的新思考[J].高校后勤研究，2013（03）:32-33.

[3]張巖.淺談高校后勤辦公室工作[J].中國管理信息化，2013（01）:104-105.

[4]安婧、董洪艷.高校后勤辦公室提高服務(wù)效能的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2017（08）:213-214.

[5]陳麗.提升高校后勤辦公室業(yè)務(wù)水平的路徑和思考——以浙江農(nóng)林大學(xué)后勤集團(tuán)辦公室為例[J].高校后勤研究，2019（11）:18-19.

[6]趙莉清.淺談高校后勤集團(tuán)辦公室工作——以南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)為例[J].工作指導(dǎo)，2017（269）:9-25.

（責(zé)任編輯：盧彩晨）