關于行政事業單位后勤部門內部控制的若干問題思考

孫 瑩

（新華通訊社機關事務管理局，北京 100803）

事業單位是依靠國有資產建立的公益性質的組織、機構，涵蓋范圍也較為廣泛，包括科技、教育、文藝、衛生服務等領域。隨著社會經濟的持續發展以及事業單位改革進程的不斷加快，事業單位要加強內部控制建設的需求也越來越強，國家各部門也開始重視事業單位內部控制制度體系建設。后勤管理部門在事業單位日常經營中占據著重要地位，主要負責單位食堂、物業、保潔、保安等各項管理類、服務類、保障類工作。在事業單位后勤管理實際工作中，因為后勤服務部門日常工作任職專業性不高，各崗位技術含量低，較為繁多雜亂，所以往往會忽略其內部控制方面的管理，導致后勤服務部門各方面運行保障機制都有所落后，無法滿足新時期事業單位發展需求，很容易出現管理和保障漏洞。所以本文主要針對事業單位后勤服務部門內部控制建設方面的問題和對策進行討論。

一、事業單位后勤服務部門內部控制建設重要性

后勤服務部門在事業單位中所承擔的責任很重要，而內部控制建設是后勤部門實施改革的重要組成部分。事業單位后勤部門體制改革是順應市場經濟需求和社會經濟形勢變化的必然趨勢，也是為了單位自身可以更好地發展。單位后勤部門建設內部控制，有助于后勤部門日常工作管理更加規范化、制度化、流程化，各部門人員權責分明，又相互配合、相互協調，可以極大地提高工作效率。也有助于保障單位各種固定資產、無形資產等的安全性和完整性，合理調配資源，提高現有資源的有效利用率，避免浪費、貪污等現象發生。

二、事業單位后勤服務部門內部控制建設存在的問題

（一）內控環境欠佳，內控風險大

內部控制環境是內部控制制度體系建設中能夠發揮重要作用的基礎，其內控環境好壞可以直接影響事業單位后勤服務部門在日常業務活動經營管理中的風險大小以及部門內部控制目標能否實現。影響事業單位后勤服務部門內部控制環境的因素有以下幾點：

第一，各種歷史性遺留問題無法有效解決，比如后勤部門的資產處置權、人事權、商品定價權等缺乏，后勤部門與事業單位日常業務活動牽扯較多，獨立性不足，很多工作無法自行開展。

第二，后勤管理者思維觀念落后，對內部控制工作也缺乏一定的主觀意識，更多地把內部控制工作重點放在事后糾錯方面，對于事前預測和事中監管都缺乏關注，所以內控的時效性有待提高及管理者的內部控制思想觀念都有待加強。

第三，單位后勤部門員工自身缺乏內部控制方面的專業技能和綜合素質，不具備與后勤內部控制工作內容相匹配的能力，所以會阻礙后勤部門內部控制建設工作的高效落實，也阻礙后勤管理體制改革的順利進行。而且事業單位后勤負責人對于內部控制風險方面的管理也不夠重視，所以多數員工自身內控風險意識較弱，尤其是中高層領導人員，內部控制風險意識弱，可能會出現制定籌資、投融資等決策過于隨意、冒進，忽略了其伴隨的風險。

第四，后勤部門內部控制組織架構和法人結構設置不合理，就會導致后勤管理部門各崗位之間對自身部門崗位職責認識不足，各部門也缺乏制衡、約束，權責不明、產權不明等現象時有發生[1]。

（二）制度體系不完善

事業單位后勤服務部門近年來一直處于市場化變革局勢中，原本的經營性質正常處于變化中，而目前剛好處于性質變革的過渡期，所以對于新體制下的內部控制制度體系依舊存在著嚴重漏洞，與之相伴隨的內部控制監督管理機制、績效考核評價機制、獎懲機制、內控風險評估機制、風險控制機制等都不夠健全，導致事業單位后勤服務部門內部控制工作無法有序開展，內控效果也無法達到預期效果，內控風險評估管理也無法充分發揮其作用。

（三）內控缺乏監督管控和評價

事業單位后勤服務部門受到的監督管理主要來自兩方面主體，一種是內部，一種是外部。來自單位內部的監督管理主體是內部審計部門相關人員，但是現階段事業單位審計部門所擁有的權利和權限是極其有限的，根本無法充分、公平公正地開展審計工作。主要是因為單位內部審計部門獨立性不足，權威性不足，其他各部門人員幾乎不會主動配合審計工作開展，也存在著徇私情的不良現象。比如部門為了避免審計查出重大問題，影響部門整體績效考核，就會私下與審計人員進行溝通，希望審計人員可以徇私情，私下處理漏洞、問題，不把問題上升在審計報告中，為其掩蓋一些不法行為，從而給單位整體的經營管理埋下嚴重隱患。而外部監督也沒有落到實處，而且外部監督和內部監督嚴重缺乏溝通交流，可能存在著部分監管工作內容重復的情況，外部監管和內部監管監督標準不同、執行主體不同、監督目標不同，可能會因為外部不良競爭或不規范監管環境導致外部監管缺乏執行力，從而無法正常發揮其監管職能[2]。

WH事業單位內部審計實際案例分析：

事件描述：受有關部門委托，對WH事業單位近年來實際收支情況進行審計，審計開始前相關人員對其進行了全面的信息調研，發現該單位收支問題之前由于設置小金庫被進行了處罰、整頓，審計人員在了解了此消息后著手開始進行審計工作。在審計中發現財務收支結構中，雖然用于工作人員的報酬費用較多，但是與之配套的領取款項流程、授權簽字、原始憑據等較完整，表面看確實很合理。按理說現場審計完就結束了，但是審計人員心里還有點疑慮，總認為還有些隱藏的問題，于是進一步進行了相關資料分析。

國家審計組成員調研具體步驟：1.詳細閱讀與工作人員報酬相關的有關政策規定；2.詳細查閱近幾年的會議記錄、單位發文、工作總結等。終于讓審計人員查到了相關線索，在員工提出報酬費的文件中，有一句話：該費用不直接發放于本人，用于個人績效目標考核。借此審計人員憑借豐富的經驗判斷，這就是在做“賬外賬”。

事實真相是：該單位借著給工作人員報酬費的虛假名義，從賬內支出資金，然后經過工作人員自己簽字確認，把這些資金進行套現，轉移在另一個賬簿中，用來發放員工電話費、交通費、獎金等的報銷。調查結果顯示，該賬戶已經收入158萬元，支出126萬元，所支出金額全部用于發放獎金、交通費、電話費用報銷，平均每個員工在兩年內發放獎金5.2萬元，嚴重違背了我國事業單位相關經營管理政策。

從上述案例事件全過程可以看出，事業單位審計部門的成立不僅能幫助各環節及時發現問題并預防，還能讓領導層對單位實際經濟情況有所了解，也有著整頓體制、完善制度、健全法制等的職能。從制度審計分析，也可以從根源上解決個別單位屢查屢犯的“小金庫”現象，可以提升審計工作質量和效率，也能夠充分發揮審計部門作用，促進單位的正常經營以及社會經濟的穩定發展。

（四）信息交流與溝通不暢

事業單位后勤服務部門對信息溝通交流渠道并沒有做出完善的制度體系安排，導致各部門間信息傳遞不及時、不準確、不完整，也無法對所有業務活動進行全程監督管控，會使各部門負責人無法準確分析財務或非財務數據信息，從而無法及時發現風險，并對其進行評估、防范、控制，不利于各環節加強風險防范和控制且無法有效降低經營風險。另外事業單位后勤服務部門對于各業務環節涉及的信息溝通渠道太過片面，僅僅局限于縱向上下級之間溝通交流，而同部門間、跨部門間的橫向溝通交流渠道幾乎沒有，所以各部門間無法形成信息共享，部門負責人對其資源調配也可能存在一定缺陷，單位管理者在此數據信息基礎上做出的決策準確性、合理性也有待考究[3]。

三、改善事業單位后勤服務部門內部控制建設對策

（一）創造良好的內控環境

內部控制環境的創造對完善內部控制有著重要的作用，改善事業單位后勤服務部門內部控制環境，可以從以下幾方面著手：

第一，進一步深化事業單位后勤服務部門內部改革，把后勤服務部門從單位日常業務活動中獨立出來，成為一個獨立的實體經營部分，同時要賦予其相應的獨立工作權利和權限，比如資產處置權利、人事獨立權利、商品定價權利等。

第二，加大人才引進和培養力度，提高管理人員及基層員工對內部控制建設重要性的認識，也提升管理人員內控方面的管理能力金額決策能力，及員工實施內部控制的專業技能水平和綜合素質。為了提高單位員工內部控制意識，可以把內部控制建設融入單位文化中，讓員工在文化熏陶下，潛移默化地接受內部控制建設，也自覺肩負起實施內部控制的責任，為后期內部控制建設工作的順利開展奠定了扎實的思想基礎。

第三，重視提高員工個人內部控制的風險管理意識，利用專業知識技能對各環節內控風險進行預測、識別、分析、應對、控制等。還要加大內部控制理念的宣傳和培訓力度，可以采用發布公告、發送通知等形式在單位內部進行宣傳，讓全體員工都知曉內部控制相關工作。在關鍵點風險識別過程中，可以依據風險發生的可能性、影響大小等情況劃分風險等級，比如分為發生可能性極低、較低、中等、較高、極高五個梯度，同樣的風險影響結果也分為五個梯度，并對不同等級、不同影響程度的風險采用不同的應對措施。

第四，構建后勤部門完善的內部控制管理組織架構和健全的法人治理結構，組織架構和法人結構的合理設置有助于單位內部控制環境的改善，也為內部控制制度體系的建立和實施提供了有效的基礎[4]。完善的內部控制組織架構設置要有組長、副組長及眾多組員。其中組長由后勤管理總負責人擔任，副組長由內部控制負責人擔任。其他內部審計人員、基礎建設人員、采購人員、資產管理人員、財務人員、紀檢人員等都是內部控制小組成員。

（二）完善內部控制制度體系

事業單位后勤服務工作要依據單位實際業務活動特點，建立完善的內部控制制度，健全后勤服務各環節內部控制體系，并以書面形式下發給各部門、各崗位員工，使其相關負責人能夠對所有后勤服務工作及崗位員工做到內部控制事前預測、事中管控、事后考核評價。事前預測是指業務活動進行前，對其制定的實施計劃、經濟效益預測、社會效益預測、成本控制指標設計等工作。通過事前預測進行管控；事中管控是指在業務活動開展過程中對其進行的全程監督管理，確保內部控制并不僅僅存在于形式，而要切實落實，保障內部控制執行效果良好。通過加強監督管理實施管控；事后考核評價是指在業務活動結束后對其開展的內部控制結果考核、評價，把所有考核評價工作內容都要詳細記錄，便于后期工作進行中做參考，從而減少類似事件的發生。在單位后勤服務中，信息交流和溝通也要有完善的制度體系做前提，并且制定體系的完整程度、質量決定著后勤服務信息系統的整體狀況。總之完善的內部控制制度體系是為了使事業單位后勤服務部門工作時有法可依、有章可循。

（三）健全內部控制監督與評價機制

事業單位后勤服務部門要實現內部控制監督管控，前提是有健全的內部控制監督和評價機制，并在制度體系引領下，規范各崗位員工日常工作行為。重視關鍵崗位定期輪崗制度的落實，可以極大地避免個別人員利用職務之便，違反職業道德，為自己謀私利。一旦發現有員工存在不良行為，要第一時間對其管控，并追究其相關責任。完善的內部控制績效評價機制設置主要是保障評價指標的設置全面性、比重合理性。比如可以分別從單位層面和業務層面進行評價指標設置。

從單位層面講，評價可以從組織架構、執決策機制、執行機制、監管機制、協同機制等方面著手；從業務層面講，評價可以分別從預算業務、收支業務、采購業務、資產業務等方面進行。

要建立獨立的內部審計部門，并安排專業的內部審計工作人員，負責后勤服務審計工作的日常開展。為了保障審計部門的權威性和獨立性，審計部門是直接隸屬于后勤管理最高級領導，保障審計人員有一定的權利和權限，不受任何人員的主觀意識影響，公平公正地開展審計監督工作[5]。與此同時，要保障后勤部門內部控制按照制度體系執行，還要有社會公眾的監督管理，借助外部監管，使單位內部員工能夠更好地約束自身行為，規范日常工作，認真履行崗位職責，保障內部控制工作順利進行。

（四）建設高水平后勤信息化管理系統

信息交流溝通是內部控制的五大關鍵因素之一，也是內部控制可以順利實施和建立的有效保障。單位后勤管理部門要落實內部控制工作，要借助現代信息化系統軟件平臺，實現線上管控，后勤信息管理系統中要涵蓋各個職能部門日常工作流程，比如人力資源管理、資產管理、預算管理、物業管理等。為了保障后勤服務部門信息化系統能夠正常運行，保障其涉及數據信息真實、完整、安全，還要配備懂計算機、懂管理、懂財務、懂法律等各方面知識體系的綜合性人才，定期對系統進行維護、系統更新升級等，盡可能預防系統可能存在的硬件風險、軟件風險、人為操作風險以及不可抗的外力影響風險等。

事業單位后勤服務信息系統可以從功能上分為管理系統和財務信息系統兩部分，而且兩者的運行狀況決定著后勤服務內部控制建設的水平。如果單位經費、人力、物力等資源允許的情況下，事業單位可以根據實際業務活動特點和后勤服務內部控制建設需求，自行開發一個高水平、高質量、高效率的信息化系統，便于實現單位后勤服務各部門間的縱向和橫向溝通交流，使后勤管理者能夠利用信息系統實現對所有業務活動環節的把控，也便于對業務活動進行期間出現的不合理環節進行及時調控，實現動態監管后勤業務活動，從而降低經營風險[6]。

四、結束語

后勤服務部門是事業單位發揮其社會服務職能的重要保障，而后勤部門內部控制建設是后勤管理制度中的關鍵部分。本文針對事業單位后勤部門在內部控制建設方面存在的問題進行了詳細描述，提出了改善后勤部門內部控制建設的具體對策。另外事業單位后勤服務部門人員要具備一定的會計職業道德，嚴格遵守會計職業操守，自覺履行各環節崗位職責，保障所涉及賬目信息真實、完整、清晰等。為了確定各崗位人員具備一定的專業知識，還要對其進行定期專業崗位內容培訓，讓其在實際工作中豐富理論知識，提升自身綜合素質，更好地為單位發展貢獻力量。