物業企業全面預算管理的優化措施

邵 斌

（浙江亞太酒店物業服務有限公司，浙江 寧波 315000）

近年來，房地產行業獲得的較好的發展，而與之緊密相關的物業服務企業獲得了更多發展機會。對房屋、相關設施、環境等管理和維修就是物業服務企業的經營業務，其主要圍繞社區房屋業主開展各項工作，以此維護社區房屋業主居住環境的舒適性和滿意度。然而，由于物業企業的物業管理服務會面對很多社區，使物業服務面非常廣泛，并且各方面業務處理方式也會有所不同，使物業服務期間發生大量的支出。同時很多物業企業未能正確認識全面預算管理，在全面預算管理過程中出現眾多問題，影響全面預算管理作用的全面體現，對物業企業內部協調管理以及經濟效益最大化造成極大的影響。為此，物業企業應重點關注全面預算管理能力和管理模式的強化及創新，將全面預算管理的作用充分發揮。

一、物業企業全面預算管理的重要性

（一）促進物業企業經營業務目標的實現

預算管理作為物業企業中的控制機制，通過預算為實際工作劃定明確的目標及界限，同時，物業企業要求所有預算執行的主體均全面了解自身預算目標以及執行要求。還要將最后的預算執行結果和績效考核相聯系，從而體現出自我約束和激勵的作用，便于物業企業實現經營目標。

（二）推動物業企業各項資源有效整合

物業企業內各項資源會在預算管理過程中得到有效的整合與優化，使內部交易成本得以降低，促使物業企業的各項資源使用效率得以提升。物業企業應結合上年度財務收支狀況和本年度預算收支變化情況，科學的權衡物業企業財務和失誤，實現合理調度和分配現有資源，使得物業企業資源的高效使用。

（三）有利于物業企業經營活動的全程管控

物業企業能夠利用預算管理進行流程的管理、監控項目實施狀態、發現落實情況等，促進物業企業的管理制度得到健全ma效率。物業企業的成本、收入以及成本費用等信息能夠有效反映上述各項情況，所以，在企業的成本控制中對于成本、收入、成本費用進行了控制，這就要求企業進行事前分析、事中管理和事后研究，進行成本費用縮減，有效提高企業效益[1]。

（四）有助于完善物業服務考評機制

物業企業的績效考評在全面預算管理作用下得以完善，并以績效考評結果作為獎勵或懲罰預算執行人員的依據，這樣可以增強預算執行人員的積極性和責任心，全面預算管理期間，是企業的業績能夠通過成本指標進行衡量，也成為全員業績考核的基石，推動企業全體人員都需要投入到預算編制與實施管理工作中。另外，對比分析企業計劃實施與成本目標，一旦計劃實施超過規定范圍，必須把責任落到具體實施主體頭上，避免推卸責任的現象。同時把計劃實施與經營者和員工的收益掛鉤，讓經營者、員工與企業建立統一的責任共同體，并可相應的懲罰措施激發員工的工作積極性。

二、物業企業全面預算管理存在的不足

（一）全面預算組織機構設置不完善

目前，很多物業服務企業在全面預算管理建立方面存在預算審批機構設立不健全、預算責任不明確等不足之處，預算管理工作開展通常是由管理層部門牽頭，多個業務部門的協同合作進行，而且財務部門往往要承接很多基礎的管理工作。而物業企業的其他部門和員工積極參與，并且配合全面預算管理工作的程度往往很低，同時，物業企業的全面預算監管、考評、回報等制度之間也沒有形成良好的銜接與整合，進而限制了物業企業內部全面預算管理工作的正常高效運轉。比如，在某物業企業內部已經設置了預算管理領導小組和企業計劃實施部門，但還是存在著組織機關職責不足的問題，具體表現如下：其一，物業企業還沒有預算管理委員會，也還沒有重大事件決策、企業計劃數據處理、經營成本績效評估等管理機制。其二，物業企業為按照計劃目標進行預算管理，同時對各重要部門的職責權限并未加以明晰，造成了各責任主體之間對各自責任的認識不夠。其三，企業以財務預算為核心制定管理計劃，財務主體和業務部門之間產生了責任隔閡，管理計劃銜接工作并不嚴密[2]。

（二）預算編制缺少全面性和科學性

目前，大部分物業企業主要根據財務部分提供的財務數據進行預算編制，導致企業預算編制缺失科學性和全面性，進而影響企業全面預算的有效開展，而造成這種情況主要是由于物業企業保留傳統管理理念，導致預算管理模式預算現代需求不相符，再加上企業工作人員缺少全面預算管理的正確認知，從而導致企業員工不愿參與預算編制工作。另外，很多物業企業中各部門之間缺少有效的溝通，使各部分數據無法實現共享，使預算編制數據不夠全面，影響預算執行效果。此外，規模較大物業企業雖然采用了混合預算方式，但其下屬分企業及各部分為了降低自身資金壓力，會采用預算虛報或夸大的方式上報數據，這就導致物業企業實際預算編制的方法還停留在增量預算為主，繼而造成預算編制與實際之間差距較大。

（三）未重視全面預算管理考核和激勵

現階段，不少物業企業對預算考核和激勵工作缺乏關注，導致現行的預算考核和激勵無法充分調動職工參加全面預算管理工作的熱情，導致物業企業無法開展全面預算管理工作。另外部分物業企業在建立評價激勵機制時會過分重視財務指標的制定，但由于財務指標主要是企業管理成果，因此，過度的關注財務指標很容易造成企業各部門重視近期業績，而忽略了企業的長遠發展戰略目標。另外，部分物業企業在建立激勵機制時主要針對管理人員，而對基層人員激勵機制則比較簡單，如此極易導致基層人員參加企業全面預算管理工作的積極性下降，從而導致物業企業全面預算管理工作實施的效果下降。

（四）預算執行監督機制未落實

第一，物業企業經營理念與模式創新不夠深入，企業經營中還保持著注重建設忽視管理的壞習慣，因此出現物業企業對計劃實施不夠關注，計劃實施力度弱。第二，物業企業內存在多個經營級別和管理層等，使部分經營行為無法被監管，造成管理人員對計劃實施狀況了解不全面，無法找到存在的問題，無法及時采取相應的方法解決，影響企業管理體系的全面落實，從而削弱物業企業整體計劃控制的有效性。

（五）全面預算評估制度不健全

評估制度主要是指通過分析管理制度執行狀況時，對管理制度的效力作出判斷。這是因為物業企業管理者并不注重于內部管理，對制度與評估體系的建立忽略，導致物業企業內部并沒有健全的評價體系，從而造成物業的整體成本以及管理體系的運行狀況都不能有效及完整的評估。企業內部缺乏強有力的評估機構，所以很少能夠對企業內部成本管理系統的運作做出準確、完整的評估。盡管企業擁有一套較為完備的全面成本管理系統，但往往對成本評估的功能忽視，導致物業企業整體成本控制不能形成閉環。

（六）未建設完善的預算信息化系統

首先，物業企業缺少完善且完整的信息技術平臺。一些小規模物業企業日常預算管理工作中大部分會以人工操作完成預算編制、調整、匯總和分析等工作，這種數據處理方式不僅降低預算編制的效率，而且很容易出現錯誤。另外，部分企業全面預算管理的信息化建設不足，仍然使用基本的Excel表格輸入信息。內部信息傳輸途徑也由OA系統主導，經常會出現嚴重的信息不對稱問題，導致物業企業全面預算管理無法有效實施。其次，一些物業企業構建了信息化全面預算管理系統，主要運用金蝶ERP系統開展各項工作，但是“信息孤島”現象并被打破，這主要體現在物業企業的各方面數據尚未實現共享，而且各個部門之間相對獨立，缺少良好的關聯性，預算申請、預算審核、審批、預算執行控制、預算分析等系統無法形成封閉式管理，最終導致企業信息數據分離，資源共享效率低下，無法服務于企業的經濟決策。此外，信息軟件價格高、由于物業企業獲得的經營利潤較小，各種攤銷壓力比較大，無法承擔價格高的信息化全面預算管理系統，從而阻礙物業企業全面預算管理信息化建設的發展。

三、物業企業全面預算管理的優化措施

（一）增強預算意識，健全預算組織機構

物業企業想要實現全面預算管理，管理層需要重視所有部門和全部員工的預算管理意識的培養，使得企業內所有部門和員工均積極參與全面預算管理工作。同時全面預算組織機構的完善可以為預算管理實施提供支撐，促進全面預算管理的有效實施。首先，物業管理人員要科學利用現代經營手段，把“互聯網+預算”的模式充分運用，并建立完備的預算管理體系，讓會計信息產生多維度信息，從而成為物業企業戰略決策依據的全面計劃執行。此外，物業管理人員對全面計劃管理認識上必須用長遠規劃的觀點看待，并通過戰略目標制訂企業計劃方案和長期成本控制方案，引導后期預算編制與計劃實施的開展。其次，提高企業基層人員全面計劃能力[3]。物業管理人員要經常通過培訓學習班等文件的形式，使基層管理人員認識并熟悉全面預算的意義及計劃內容的過程，提高基層人員全面預算管理工作的積極性，因此確保預算管理實現全面覆蓋。最后，健全預算組織機構。主要負責人為總經理，而預算管理委員會的成員由各個部門的主管組成，主要工作就是對全面預算管理進行公協調、組織及評定。還要制定獨立的全面預算部門，財務部門作為主導，其他部門需要積極配合，使預算編制能夠全面科學的制定，同時要將預算職能與責任加以明確，避免內部互相推諉責任；計劃管理負責中心，則直接根據企業各個部門的職權工作作出具體負責定義與分配，包括成本核算中心、收益中心和質量管理中心，以落實負責主體，提高計劃實施效果。另外，計劃審核方案下達前應當圍繞計劃經營指標和重點經營工作，并根據業務部門的職責工作，在重點經營指標設置的基礎上設置非財務指標，涵蓋顧客滿意、安全管理和產品質量等，以全面涵蓋企業的所有經營活動。

（二）預算范圍擴展，科學全面地編制預算

首先，重視全面預算系統構建，讓預算數據范圍擴大。物業企業需要正確認識全面預算管理系統建立的重要性，然后聘請相關專業人士，深入分析物業企業內部的各項流程、各個系統，并結合全面預算要求優化全面預算管理系統程序、模塊以及流程等，將預算管理所需數據集中起來，為預算管理人員提供全面的預算編制數據。其次，選擇合適的預算編制方法。企業在內部和外部環境不斷變化的情況下使用單一預算方法已經不再適用，因此，物業企業就必須采用多個預算編制方法，或是使用多個方式組合的預算編制方式，比如說，增量或減量預算編制方式、零基預算編制方式、滾動預算編制方式、彈性預算編制方式等等。而物業企業在選用預算辦法時要結合實際情況，根據各個部門選擇最恰當的預算編制方式[4]。

（三）加強全面預算管理考核和激勵的重視度

預算考評指標體系要分為企業財務指標與非企業財務指標，計劃實施單位必須將預算指標體系加以劃分，根據企業業務任務、戰略規劃，具體履行計劃管理責任，對考評標準實施綜合分類管理，形成相應的考核制度并不斷完善該管理制度。全面成本控制要求物業企業全員參加，所以管理績效指標就應該分配到每一個人員，并根據財務指標和非財務指標的完成狀況，實行每個人員的激勵措施，讓他們積極地參與企業管理活動，更具有社會責任感，并繼續朝著企業管理目標和戰略規劃中的重要任務而努力。

（四）強化預算執行監督，嚴格落實預算執行

首先，在績效考核系統中加入預算執行情況。預算編制完畢后，物業企業必須制定執行標準以及相關的規章制度，對計劃實施成效不好、未積極響應計劃的機關人員加以懲戒。比如，在降低明年計劃指標的同時，要積極響應預算計劃，不斷調動自身的活動，對計劃達標者予以充分獎勵，養成執行計劃的意識，以此增強計劃實施的剛性和約束力。其次，必須確立對各類預算適當的預算調控權限，并嚴格執行預算彈性控制。由于物業企業業務受許多內在和外界因素的影響，并以此無法控制原因而造成企業內部出現客觀性設的經營風險，因此在保證計劃實施力度以外，還需要考慮意外原因的影響，所以，物業企業都必須建立相應的預算控制權限，并根據各級的權限范圍，按照人員的職責范圍科學設定權限，保證預算規劃得以有效調整。

（五）建立健全評估機制，提高全面預算管理水平

首先，企業必須建立科學合理的評估指標體系。物業企業通過全面預算管理指標，對于財務與非財務指標都進行了評估。其次，整個評價流程將分為事前、事中、事后三個部分，然后著重運用大數據分析工具和數學模型分析各種指標，進行大數據分析和評價計劃實施情況，確保所制定的相關制度的執行有效性。為此，物業企業必須聘用有經驗的財務人員負責評價管理工作，并定期進行評價活動，及時撰寫評價報告，并向管理層匯報全面的預算管理工作情況，為制訂下一個階段全面的預算管理工作規劃提供參考依據[5]。

（六）構建全面預算管理信息系統，提高工作效率

首先，物業企業應當增加對預算管理系統信息化建設的投入，并按照財務電算化的基本規定設置了預算管理系統功能模塊、預算編制、計劃實施、預算分析和績效管理等系統模塊。預算編制模塊的主要功能是預算報表編制、提交報告、調整等；預算預警機制則是預算實施的重點內容，將全面收集預算實施過程中的重要信息，并在將有效進行后進行反饋，假如發生預算實施中超過了預算范圍將主動告警，并將費用支出申請功能禁用。預算分析模塊主要以固定數據分析、多維分析、圖形顯示等形式，對計劃實施狀況進行數據分析。而業績管理模塊則具備了自動剔除重要指標的功能，并通過平衡計分卡管理系統進行自動評價與考核。其次，在物流企業內部建立了信息溝通平臺，以“上下聯動、雙向傳遞”的方式，實現預算信息上下級與同行部門的交流，將“信息孤島”問題打通，促進企業內部信息進行更高效的交流和資源共享。

四、結束語

新時期物業企業重要的發展戰略和改革就是實施全面預算績效管理，在具體操作時，需要將績效管理作為管理目標導向，并通過對預算管理觀念、方式等進行優化與創新，這樣可以保障物業企業資源配置與績效提升得以統一，有利于實現物業企業健康可持續發展。