新時代事業單位人事檔案規范化管理探究

□許鳳英

眾所周知，事業單位是由國家舉辦的帶有一定公益性質，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織，在我國行政行業劃分體系中占據著重要部分。事業單位人事檔案動態記載著每個員工的個人信息，對單位開展考核培訓、干部選拔、人才培養、人力資源規劃等都有著重要意義。在事業單位的發展道路上，必須對人事檔案管理建設進行規范化、標準化、科學化，明確人事檔案規范化管理的重要性，多策并舉提升人事檔案管理的總體質量和水平。

一、事業單位人事檔案規范化管理建設的必要性

（一）能提升檔案管理工作質量，確保人事信息的準確、有效、及時性

對于事業單位來說，人事檔案有效記錄了個人的發展和工作表現，一定程度上還記錄了個人軌跡，能夠清晰且完整地反映單位內部員工的思想狀況、知識程度、學習工作經歷、社會關系等方面的記錄。人事檔案管理本質上是對人事信息進行統計、收集、保管以及鑒定等相關工作，而在日常的檔案管理工作中資料繁多，過程繁瑣，難免會存在疏漏，事業單位人事檔案建立過程中有一套標準化和規范化的檔案管理結構體系，可以讓事業單位檔案管理人員充分了解自身工作內容，提升工作效率，提高檔案工作質量。準確、有效、及時的人事檔案信息能讓事業單位相關領導迅速掌握單位員工的相關資料，快速了解人員變動情況，有利于單位開展培訓、考核、選拔等工作，為事業單位人事工作的有效開展提供了重要的信息支撐。

（二）能直觀呈現單位人力資源狀況，推動事業單位健康發展

事業單位在長期運行過程中，人員情況是不停動態變化的，而規范化的人事檔案可以為摸清事業單位每個時期人才分布狀況、人才變動特點等提供有效依據。隨著事業單位的發展和人才隊伍的不斷壯大，人員規模會得到連續性擴張，崗位也在進行變動，這直觀地反映了事業單位不同時期人員的配置情況，也從側面反映了事業單位的發展狀況，也可衡量出事業單位的整體水平。同時結合、利用相關數據資料信息，可以綜合分析評價事業單位所具備的潛力以及人員的總體水平，使事業單位可以制訂更加符合現代化社會發展的規劃，完成相應的人才招聘和培養計劃，促進事業單位健康地發展。

二、事業單位人事檔案規范化管理面臨的主要問題

（一）缺乏檔案管理工作重要性的認識，規范化意識薄弱

在日常工作中，大部分人員包括一些領導干部對該項工作的重要性缺乏正確的認知，認為人事檔案管理工作要求不高，只要能做到保存好、不泄密、不丟失就行，隨便應付下查檔就好，反正又不能給單位帶來經濟效益和政績。因此，造成了檔案管理工作變成邊緣化的工作，想起來就做一做，有空的時候做一做，各項工作僅停留在表面而無法得到全面落實。另外，大部分單位都沒有配備專職的檔案管理員，有些單位員工人數眾多，歸檔資料紛繁復雜，做好人事檔案管理需要耗費大量的時間和精力，人員一旦不夠便會造成材料歸檔不及時、歸檔材料不齊全，這不僅會對檔案的完整與保管造成影響，也降低了工作效率。

（二）缺乏人事檔案管理工作的相關專業知識，規范化能力不足

現在一些事業單位中專業的檔案員少之又少，加上部分人員自始至終并沒有經過專業的檔案知識培訓進行系統學習，一方面這會導致檔案管理人員缺乏對檔案的收集工作意識，對整理檔案材料等一系列工作流程較為生疏，僅僅存放檔案材料，卻沒有進行整理分類、系統歸檔，導致檔案管理工作水平大大滯后。另一方面，由于專業知識的欠缺，檔案管理人員往往遵循原始的管理方法，無法制定出從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環節一系列統一有序的規章制度，導致檔案管理規范化的制度基礎缺失。

（三）缺乏人事檔案管理工作的信息化建設，規范化手段缺失

目前，由于科學技術的不斷發展和更新換代，越來越多事業單位采用系統化方式來進行管理人事檔案，但在這過程中卻遇到不少棘手的問題。一方面，部分單位缺乏獨立單獨的專門檔案室，基礎設施設備不完善，計算機硬件、檔案存儲設備和數據器沒有及時更新，處于老舊且單一的狀態，無法與新時期檔案管理工作的信息體系充分匹配和適應；另一方面，雖然人事檔案信息管理系統已被部分單位使用，但現實中有些單位僅僅是在電腦里簡單錄入個人信息等，對于資料檢索及查閱卻仍是采用手工來進行，無紙化查閱人事檔案基本上得不到實施；再者，有的單位部分老員工對計算機等電子設備的操作不熟，更別談使用系統進行管理人事檔案，導致相關高科技設備利用率低，人事檔案管理智能化、數據化無法得到廣泛的應用。

三、事業單位人事檔案規范化管理的舉措

（一）加強教育宣傳，強化對檔案管理工作重要性的認識

為進一步實現對人事檔案的規范化管理，首先要加強事業單位主要領導及分管領導對于此項工作的重視程度，定期組織相關工作人員參與《檔案法》等國家法律法規及政策文件的學習，使他們對于人事檔案有全面了解，進而意識到管理檔案的重要性；其次，要完善科學、合理、系統的人事檔案管理制度，充分發揮規章制度的指導性、規范性、約束力，要一視同仁，不搞特殊化待遇，要秉持制度的嚴肅性、權威性；再次，要激發相關管理人員的工作積極性，使他們都能做到由上往下梳理一遍工作流程，改進方式方法，改掉得過且過、糊弄應付的毛病，認真對待這份工作；最后，要拓寬檔案管理人員的晉升渠道，改變其干部提拔和職稱晉升中的邊緣化處境，使得優秀的人才愿意到這個崗位工作。同時，要將人事檔案管理工作列入單位的日常議事日程上，以一定的行政措施保障檔案管理制度在事業單位內的落實貫徹，這是規范人事檔案管理的基礎。

（二）引人育人，強化人事檔案管理人員專業水平

人事檔案管理工作是一項系統且繁雜的工作，人事檔案管理效果取決于科學、合理的檔案管理模式，因此必須引進專業管理人才，為規范事業單位管理提供新思想新方法，有效擺脫以往傳統管理思想的束縛，制定新的人事檔案管理制度。事業單位還需不斷強化對現有檔案管理人員的技能培訓和專業理論知識的提升，善于發現工作中一些新方法、新思路、新規律，提高自身的業務水平和創新思維。除此之外，相關事業單位還需要加強檔案管理人員的責任意識，充分意識到檔案的重要作用，以負責態度認真對待檔案管理工作，以保證良好的檔案管理結果。

（三）加大投入，提升檔案信息化建設水平

一是要有單獨的人事檔案室，按照有關規定，配置溫濕計、防火防盜防潮等必要設施，計算機硬件、檔案存儲設備、數據處理器要及時更新和補足，提高人事檔案規范化管理水平。二是要充分利用計算機技術、相關應用軟件等功能，在充分的硬件保障基礎上，將紙質類的檔案及時電子化，進一步完善人事檔案數據庫。在數據庫的構建過程中，要嚴格遵循保密制度，通過進行系統設置檢索和確定層級權限，縮短以往歸置、檢閱檔案所需流程、時間，減少一些不必要的環節，以實現檢閱相關檔案信息能達到快速化、精準化、便捷化，從而保證檔案管理工作的高效性、規范性、科學性，實現檔案的共享和應用等。三是構建管理信息系統的同時，相關事業單位也要立足實際情況進行具體規章制度的建設，防止出現泄露信息安全等情況，而且要不斷提高電子信息化使用頻率，加速信息化管理的普及。