基于信息公開背景下高職院校檔案服務初探

王秋蘭

摘 要：作為21世紀一個全新的、信息化的、網絡化為主宰的時代下，人們更是主動對信息索取的需求愈加強烈。由于高校領導對于檔案方面的服務不是很重視，查找率相對很低，工作也會比較的繁瑣，所以效提高率問題就是一項重大的工作。本文針對信息化公開背景下高職院校檔案服務來進行探究，提高高職院校領導的檔案意識，豐富有關檔案的有關資源或規劃檔案室的規章制度，形成有序的規章制度。

關鍵詞：信息公開；高職院校；檔案服務；檢索

高校的檔案其意義在于記載著完整而真實的發展歷程，其中蘊藏著辦學理念、文化內涵以及規劃的戰略，供學校管理者工作上的參考。在互聯網，網絡信息的大數據下，高職院校的檔案服務要進行新的觀念改變，跟上時代的步伐，充分利用高效快捷的互聯網大數據技術，突破和改善信息時代化管理的瓶頸，以致檔案管理服務的信息化、網絡化、數據化，彰顯高職院校的信息化管理水平，開放式的管理價值理念，全方面的提高高職院校的檔案服務水準。

一、信息公開背景下高職院校檔案服務的特點

1、檔案服務的智能化。在互聯網大數據的時代下，高職院校也相應趨向于網絡化、信息化邁進。高職院校檔案管理和服務實現智能化，全面開發檢索工具，拋去舊時期瑣碎的采集，來提高高職院校檔案管理和服務的檢索效率，實現智能信息化。

2、檔案服務的無紙化。在網絡信息的時代背景下，高職院校慢慢逐漸的減少紙質檔案管理方式，慢慢引進先進的無紙化、信息化、數字技術化的先進服務水平。

二、信息公開背景下高職院校檔案服務的重要意義

1、可以使師生獲得信息權以及提高利用效率。在公開信息的背景下，學校師生是學校的成員，有權知道學校的基本信息的權利，他們有權利知道高校的政策以與政策有關的內容和校園里的最新動態消息。例如：有關師生的評優評先、先進個人、職位選評、職務晉升的有關條文制度、以及和生活中先相關的一些消息，來督促自我做到更好。

2、可以促進高職院校檔案管理的高效性。以前在互聯網信息化的技術還沒有全面普及到的情況下，高職院校的檔案管理服務是使用紙質化保存下來的，這對于信息公開使用的情況下，使用效率較低、繁瑣、浪費資源。而隨著網絡信息化的普及，利用大數據代替紙質化的檔案存儲，避免查找和檢索等繁瑣的工作，成為高職院校檔案服務管理的一種新型趨勢。

3、有效行使民主治校的監督權。在信息公開的前提下，可以構建公開、公正、公平的治校體系制度，高職院校的老師職工和學生是高職院校的成員，充分充當主人翁意識，有權主動獲取真實準確的信息，并對學校的管理制度提出合理化的建議和個人意見，再而參與學校的實時行動中，形成人人參與、人人監督的管理氛圍下，更好的實現高職院校管理服務的宗旨。

4、更好實現對社會資源的調劑使用。高職院校秉承信息的公開的原則，參與到社會活動中，并得到社會有關行業組織的認可和支持，更好實現對社會資源的調劑，使用比較科學的管理方法來管理學校，進而實現信息共享，資源調配。進而與社會事務活動形成緊密聯系來調劑社會資源。

三、信息公開背景下檔案服務的問題剖析

1、檔案服務的效率低。高職院校檔案的服務歸檔中，管理者沒有對檔案的歸檔互通性做詳細的了解，導致檔案資源的單一性，可利用性也相對的較低。針對于專業性的檔案利用率偏低，例：財務類、機械類、金融類、這些專業性比較強的難易被更多的人所利用。而對教學類的書使用率就偏高，例：招生計劃、教學計劃表、日常考試安排，使用率就很高，這就表明檔案的使用率參差不齊。

2、高職院校的信息的保密與公開不嚴謹。這個檔案管理者有著密切的關聯，科學的公開檔案信息有利于高職院校的可持續發展，應有篩選的進行檔案信息的公布。

3、檔案館的儲藏資源單一。由于歷史的原因，檔案藏館內容比率有偏差，例如政治因素、行政性、原則制度的偏多，沒有做到對檔案一視同仁。對一些重要的檔案資料沒有收集到，從而喪失利用價值。

4、檔案服務制度科學性缺失。目前高職院校的檔案倉管索取資料時欠科學性，檢索資料的時候是用人員來檢索，加上開始管理者沒有科學的將檔案歸檔，檢索的時候就比較的繁瑣，經過很麻煩的步驟才能借到要閱讀的資料，這就使閱讀者的興趣大打折扣了。

四、信息公開背景下高職院校檔案服務管理創新途徑

1、提高檔案服務的效率性。提高高職院校領導對檔案的重視，提高檔案的利用率，時刻謹記檔案的相關內容，加強對檔案服務的環境改善，各類的檔案放置整齊，使管理者為需求者提供檔案時一目了然，節省檢索時間，提供查閱方便的借閱途徑，爭取最大化程度的滿足于需求者。

2、控制好高職院校的信息的保密與公開。在檔案公開社會背景下的情況下，不能所有的檔案都要做到公開，有的是需要被保密的。做好檔案服務保密和科學性，這是維護好正當利益和公共利益的要求。在高職院校秘密級檔案當中，對涉及國家秘密的、個人隱私的、有所限制的檔案，這些是必須做到限制公開。當然檔案服務者是要強化自身的保密意識，以法律制度為依據，嚴格保守秘密，并妥善服務管理檔案。

3、豐富檔案館的儲藏資源。檔案館的豐富程度和結構優化程度決定了需求人對檔案的渴望，需求者在豐富的檔案館可以最大程度上獲取自己想要利用的檔案，注重檔案的基礎和整合工作是必不可少的，整齊有效的做好采集、管理、整頓、鑒別、銷毀等工作要求，做好移交清單，保證檔案的完整性和一致性，不因社會客觀因素存在單一，加強豐富檔案的種類以便需求者的獲取。

4、重視檔案服務制度的科學性。將紙質版和電子版的檔案以科學方式儲存在電腦里，在需求者索取檔案時用電腦檢索出該檔案供需求者參考。同時打造科學信息公共平臺實現分散檔案的無縫連接，提升檔案安全的可靠性。另外完善和優化檔案服務的科學規章制度，用科學的方式考核管理者的服務態度及模式，對外實行檔案有償服務，更好實現檔案需求者和管理者的有效溝通。

五、總結

以上所述，在信息公開背景下，高職院校的檔案服務要轉變原有的管理和服務理念，完善和創新檔案服務機構，豐富儲藏檔案的資料，優化儲藏結構，采用信息化數據化的手段和方式實現檔案服務的快捷化、完善化、高效化，在最大的程度上滿足檔案被需求者的需求，充分挖掘檔案服務的價值，更好的給需求者提供檔案服務。

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