新時代公立醫院檔案管理工作存在的問題與對策

張靜芳

(山西醫科大學第二醫院，山西 太原 030001)

檔案作為歷史信息和知識信息的載體，是重要的歷史信息資源。新時代公立醫院檔案管理作為社會信息資源的重要組成部分，對公立醫院的經營和管理具有獨特的價值[1]。為此，應當從公立醫院檔案管理的重要意義、特點趨勢、目標要求、存在問題等方面進行詳盡的分析和研究，適時制訂相應的改進措施，為全方位推動公立醫院高質量發展提供堅實的檔案基礎。

1 新時代公立醫院檔案管理現狀

1.1 重要意義

檔案工作是對歷史的客觀記錄及見證，是公立醫院管理工作的重要環節。檔案工作是公立醫院各項事業發展不可或缺的基礎性、支撐性工作。近年來，伴隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，公立醫院檔案資料的種類和數量持續增加。

1.2 特點分析

首先，公立醫院檔案管理具有廣泛性的特點，主要包括醫療管理檔案、護理檔案、文書檔案、人事檔案、科研檔案、領導干部廉政檔案[2]、黨員檔案、出生證明記錄、婦幼保健檔案等。其次，公立醫院檔案門類齊全。依其性質來劃分，可細分為醫療檔案、個人檔案、業務檔案、文書檔案等。如醫療檔案是指疫情監察記錄資料、病歷資料等文件；個人檔案涵蓋任職證書、專業職稱評審表、醫德醫風記錄等。由于涉及到醫院的發展軌跡、人事管理、學術研究等內容，因此應注重其保密性。最后，公立醫院的檔案管理具有真實性。公立醫院檔案真實記錄和完整留存了診療過程和歷史痕跡，具體詳盡的檔案資料對于醫院未來發展具有重要的借鑒和參考價值。

1.3 目標要求

公立醫院是我國醫療衛生事業的重要組成部分，對于社會發展具有重要意義，因其管理職能較為廣泛，資料繁雜，所以檔案管理的標準化和規范化建設需要引起院領導的高度重視。近年來，許多公立醫院領導已意識到檔案管理的重要性，逐漸重視檔案管理工作，不斷加強專業隊伍建設，持續推進信息化建設，整體提升檔案管理質量，但是，當前公立醫院檔案管理工作依然存在一些問題和不足。

2 新時代公立醫院檔案管理存在的問題

2.1 管理較為落后

縱觀公立醫院檔案管理工作，紙質檔案仍然占據主流地位，依然存在占用空間大、工作效率低、查詢速度慢、浪費大量人力和物力的現象。公立醫院檔案管理信息化呼聲雖高，但進展緩慢，缺乏有力舉措，始終落后于醫院改革發展步伐。當前，面臨全面深化醫療改革，公立醫院呈現出高質量發展的新態勢，醫院規模持續擴增，日常診療量逐年增加，反觀公立醫院檔案管理模式卻局限于傳統框架，無法改變信息滯澀和阻滯現象，亟待交出新的答卷。

2.2 思想上不夠重視

長期以來，檔案管理工作是公立醫院管理工作的重要環節。縱觀公立醫院檔案管理工作，在堅持“統一領導、分級管理”方面仍然存在一定的差距和不足。在醫院管理層面，存在“重臨床、輕檔案”的現象，僅重視眼前具體工作，缺乏長遠規劃；不重視在分析總結檔案資料的基礎上科學合理規劃醫院未來；不重視加強檔案管理宣傳教育全面增強干部職工檔案意識。在科室管理層面，有資料存檔意識，但是對資料準確性、嚴密性、完整性以及資源共享的實際效果意識淡薄，認為只要做好檔案的收集、按照規定入檔就算完成任務，未能充分發揮檔案管理工作效能，沒有在全院范圍內形成高度重視、齊抓共管一體化的工作格局。檔案管理工作專業人員數量偏少，往往將更多的時間和精力放在具體的工作上，忽視了檔案管理工作的科學研究和技術創新。

2.3 技術融合度不高

隨著數字經濟的不斷發展，人工智能、全媒體、大數據等信息技術迭代升級，對公立醫院檔案管理工作產生了深層次的影響。總的來看，許多公立醫院已經開始運用計算機進行數據錄入，但是檔案管理與先進的互聯網技術融合度不高，未能充分發揮醫療優勢。因此，只有深入研究和準確把握新時代公立醫院檔案管理工作呈現的特性和規律，加快推進信息技術同醫療資源的深度融合[3]，持續提升公立醫院檔案管理信息化水平，才能為公立醫院檔案管理工作提供堅實的技術保障。

2.4 專業能力不強

檔案管理專業人員分為“檔案工匠”和“檔案專家”兩大類。在公立醫院檔案管理工作人員中，以“檔案工匠”型人才居多，要加大業務培訓力度，著力提升解決實際問題能力和實踐操作水平。鼓勵支持公立醫院“檔案專家”型人員，通過知識培訓、撰寫論文、學術交流等方式，總結工作經驗，分析工作成效，大力提升研究能力、技術水平、學術影響和應用效果。部分公立醫院檔案管理工作人員對醫院診療流程不熟悉，缺乏深刻的思考和深入研究，未能找到完全適應新時代公立醫院檔案管理工作的新路徑、新方法、新思路，亟需通過完善檔案管理制度、優化檔案管理流程等舉措，促進公立醫院檔案管理實現高質量發展。

3 新時代公立醫院檔案管理的對策

公立醫院檔案管理要遵循黨中央、國務院在新形勢下對檔案工作的要求，認清公立醫院檔案管理的現狀，發現公立醫院檔案管理存在的問題，多措并舉開創新時代公立醫院檔案管理新局面。

3.1 前提

加強公立醫院檔案資料收集。當前，只有做好檔案資料完整、規范、全面，才能為公立醫院檔案管理工作提供穩定有序的發展環境，這是最基本的工作任務，也是最重要的前提條件。要高度重視檔案管理，成立領導小組，下設辦公室，黨辦、院辦、檔案室、計財處、病案室、醫務處、護理部等相關科室負責人為小組成員，出臺檔案管理規劃，制訂時間表和路線圖，協調推進檔案資源、利用、安全、治理“四個體系”建設，形成上下聯動、統籌協調的一體化工作格局。提高檔案管理質量和效率，堅持應歸盡歸原則，細化收集、歸檔、整理、鑒定、開發利用等環節，確保材料完整，切實提高歸檔率、完整率。

3.2 保障

完善公立醫院檔案管理制度。嚴格按照新修訂的《檔案法》，結合醫院實際情況，制訂公立醫院檔案資料收集、整理、歸檔、利用、銷毀、借閱等相關制度。建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，強化責任落實，健全應急機制，抓好安全檢查。配備完善環境監控、防盜報警、視頻監控、智能門禁等設施，加強傳統檔案室中紙質資料的防光防火工作，使用電動密集檔案架并配備電子標簽系統，配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關設備。制訂實施《檔案管理人員職責》《檔案資料保管制度》《檔案保密制度》等，確保檔案收集程序規范科學。

3.3 規范

健全公立醫院檔案管理體系。堅持統一領導、分級管理原則，開展專題檔案規范、標準化修訂工作。按照規范化標準要求，嚴把醫學重點建設項目檔案登記、驗收關。關于涉秘檔案的管理和利用、變更密級和解密[4]，應依照《保密法》等法律規定處理。制訂黨員檔案管理辦法實施方案，按照“一人一檔一碼”原則整理立卷，規范檔案表號格式、檔案盒和內頁目錄樣式，實現樣式統一、條目統一、標準統一。嚴格執行干部人事檔案材料收集歸檔規定[5]，緊盯“三齡兩歷一身份”，切實做到三個“嚴審”。

3.4 關鍵

拓展公立醫院檔案服務方式。檔案的價值在于其被利用，要不斷創新公立醫院檔案服務方式方法，切實發揮公立醫院檔案的利用價值。強化檔案管理利用效果及信息反饋工作，發放檔案管理工作調研表，廣泛征集廣大干部職工合理化建議，著重收集一線臨床醫務工作者和科研人員的意見。聚焦公立醫院檔案管理工作存在的利用價值不高、服務形式單一等問題，制訂實施利用規則，延伸服務形式，強化服務功能，提升服務品質，深化服務成效。通過簡化程序、優化流程、延長服務時間等具體措施，讓廣大就醫患者能夠及時查閱個人健康信息，積極為檔案的利用創造條件。

3.5 分類

加強公立醫院檔案科學分類。強調公立醫院檔案的正確合理分類，遵循實用性、邏輯性、客觀性、專業性原則，提升檔案管理工作進度與質量。一般情況下，兩級分類即可，文件、合同等文書檔案以及照片、錄像、題詞、獎杯等實物檔案，均采取年度-保管期限分類法。注重醫院檔案科學合理分類，真實展現醫院發展歷程，揭示檔案之間的內在聯系，方便資料檔案被存檔與有效利用。醫院檔案管理基本流程包含組件或組卷、分類、排列、編號、編目等五個步驟[6]。

3.6 基礎

提升公立醫院檔案信息化水平。按照《檔案移動服務平臺建設指南》，制訂實施公立醫院檔案管理軟件開發使用計劃，加快完成公立醫院檔案管理數字化轉型。聚合不同學科不同領域基礎數據，鼓勵跨學科跨領域間務實合作，實現不同層級、部門之間基礎數據資源共享。推進電子文件和電子檔案單套歸檔與管理試點[7]，設置檔案管理數據庫。及時更新檔案數據庫，整合優化存儲結構及其使用流程，提高數據搜索性能，縮短數據查詢時間。完善公立醫院檔案科技創新應用機制，加速新信息技術輔助檔案歸檔、整理、鑒定、開發利用等應用場景研究。探索建立公立醫院數字檔案館，尤其是歷史悠久百年老院，在妥善保管檔案原件基礎上，積極開展傳統檔案數字化工作，推進增量檔案電子化進程。

3.7 重點

增強公立醫院檔案人員專業素能。高度重視檔案工作人員培養和隊伍建設，解決檔案管理工作人員嚴重匱乏問題。大力開展檔案管理專題業務培訓，培養引進熟稔檔案管理理論和實踐操作能力的專業化復合型人才，構建高水平公立醫院檔案管理人才體系。健全完善規范醫院檔案管理微信群，加強學習、交流、研討，舉辦線上線下檔案管理專業培訓班，不斷提高檔案工作人員業務素質。

3.8 延伸

做好公立醫院檔案編研工作。深入挖掘和開發利用公立醫院檔案的潛在價值，重點采訪老專家、老領導和老職工，詳盡記錄整理口述檔案；在全院范圍內征集老照片，在院刊、官網刊登具有研究性、可讀性的歷史文章；記錄重要歷史事件，不斷拾遺補缺，還原歷史真相；加強檔案館建設，不斷補充檔案資料和歷史留存；根據現存檔案資料，圍繞醫院改革發展，科學選擇檔案編研主題，組織編輯較高價值的檔案匯編，為醫院管理者進行科學決策提供重要的參考和有力的依據[8]。

4 結 語

綜上所述，檔案管理是公立醫院的重要環節。相關公立醫院要立足醫院檔案特點和實際情況，通過加強資料收集、完善管理制度、健全管理體系、創新服務方式、強化科學分類、增強專業素能和做好編研工作等方式，構建現代化檔案管理模式，實行精細化管理措施，建立長效發展機制，注重檔案管理方式創新，全面提升新時代公立醫院的檔案管理水平。