醫(yī)院干部人事檔案專項(xiàng)審核工作淺析

張立美 于長海/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

隨著我國各項(xiàng)事業(yè)改革的深入推進(jìn)，人事資源管理制度不斷健全，干部人事檔案管理要求日趨嚴(yán)格。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作的管理機(jī)制、檔案體系、日常管理、審核規(guī)范等都提出了新的要求。近年來，濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作方面作了一些新探索。

1 開展干部人事檔案專項(xiàng)審核具有重要意義

1.1 威懾進(jìn)而杜絕造假、篡改干部人事檔案信息的不良風(fēng)氣

加強(qiáng)并深化干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，認(rèn)真排查風(fēng)險點(diǎn)，嚴(yán)格把關(guān)，如實(shí)準(zhǔn)確登記，發(fā)現(xiàn)問題認(rèn)真進(jìn)行審核比對，對涉嫌造假的情況一律啟動調(diào)查程序，嚴(yán)格調(diào)查核實(shí)，對干部人事檔案造假的典型案例進(jìn)行深刻剖析，按照有關(guān)管理規(guī)定從嚴(yán)處理，并在一定范圍內(nèi)通報(bào)。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為那些因其他目的或以期獲得某種利益而對檔案信息進(jìn)行篡改、偽造的不良風(fēng)氣下了一劑猛藥，使其得到了有效的整治。

1.2 為干部任前審核及人才引進(jìn)提供重要依據(jù)

在從嚴(yán)治黨的新常態(tài)下，結(jié)合深入開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，嚴(yán)格執(zhí)行任前審核制度，堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。此項(xiàng)工作的開展，既能提高干部的道德素養(yǎng)，又能凈化干部隊(duì)伍，糾正了選人用人上的不正之風(fēng)，維護(hù)了干部工作的公信力和嚴(yán)肅性。

現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)快速發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)競爭不斷加劇，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)對人才工作愈加重視，特別是高層次人才的引進(jìn)、培養(yǎng)對醫(yī)院的發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用[1]。干部人事檔案是全面了解掌握所選拔人才的重要依據(jù)。基于此，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作顯得尤為重要，為人才選拔、人才使用方面提供真實(shí)可靠的信息，為人才管理工作搭建了一個公平、公正、公信的選人用人平臺。

1.3 有利于公立醫(yī)院干部職工的福利待遇準(zhǔn)確執(zhí)行

專項(xiàng)審核工作是確保檔案中“三齡兩歷一身份”等重要信息真實(shí)準(zhǔn)確的重要措施，準(zhǔn)確的人事檔案信息是歷次機(jī)關(guān)事業(yè)單位工資制度改革及養(yǎng)老保險制度改革措施順利準(zhǔn)確執(zhí)行的前提，確確實(shí)實(shí)維護(hù)了職工的根本利益。改革的執(zhí)行需要依據(jù)檔案中干部的出生日期、參加工作時間、職稱、學(xué)歷學(xué)位等重要信息資料，錯誤的信息將造成人事工作的被動，最終導(dǎo)致人事檔案公信力降低。

1.4 準(zhǔn)確的檔案信息為維護(hù)干部本人權(quán)益提供憑證

干部人事檔案所記載的信息，是單位職工辦理考研、出國、身份認(rèn)定、職稱評聘、待遇落實(shí)、退休、社會保障、戶口遷移、遺產(chǎn)繼承等諸多事宜方面的重要依據(jù)，如果干部人事檔案的記載缺乏準(zhǔn)確性、真實(shí)性，部分工作事項(xiàng)缺少直接憑證，干部本人的切身利益將會受到損害[2]。

2 干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的主要問題

2.1 檔案中重要原始材料缺失

在檔案專項(xiàng)審核中我們發(fā)現(xiàn)最多的問題就是重要檔案材料的缺失，這嚴(yán)重影響了檔案審核的進(jìn)度、結(jié)果判斷及認(rèn)定。專項(xiàng)審核重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份”的信息是否準(zhǔn)確，如果重要材料缺失，首先需進(jìn)行檔案材料的補(bǔ)充收集，這是專項(xiàng)審核工作的重要環(huán)節(jié)。審核中發(fā)現(xiàn)重要檔案材料的缺失主要表現(xiàn)在以下幾個方面：在出生年月方面，檔案中缺少最早記載出生日期的材料，如《初（高）中畢業(yè)生登記表》《入團(tuán)志愿書》《入伍登記表》《招工登記表》等；在黨員檔案方面，檔案中第五類的政治審查材料、第六類的《入黨志愿書》《入黨申請書》《轉(zhuǎn)正申請書》等材料不齊全，有的人員檔案中政治面貌一直填寫中共黨員，但檔案中無任何黨員材料；在參加工作時間方面，檔案中缺少認(rèn)定參加工作時間的起始材料如轉(zhuǎn)正定級審批表、派遣證、招工審批材料、應(yīng)征入伍審批材料、勞動合同或繳納養(yǎng)老保險證明材料等；在學(xué)歷方面，各個高校存在學(xué)歷材料制作的差異性[3]，加之干部本人檔案意識較弱，如取得后學(xué)歷材料沒有及時上交人事部門，導(dǎo)致檔案里缺少某個階段的學(xué)歷學(xué)位材料；在工作經(jīng)歷方面，有的干部曾在多個單位工作過，檔案中缺少同期原單位工作的材料，如年度考核、職稱評聘、工資、干部任免、聘錄用材料、離職或調(diào)動材料等，有的干部缺少其援疆、援藏、掛職鍛煉等的考核鑒定材料。在干部身份方面，檔案中缺少報(bào)到證、轉(zhuǎn)正定級審批表、轉(zhuǎn)干、公開招錄等材料。這些直接導(dǎo)致“三齡兩歷一身份”信息材料的缺失，這對專項(xiàng)審核工作提出更高的要求，檔案人員必須做到規(guī)范收集、嚴(yán)格審核、認(rèn)真鑒別。

2.2 檔案材料不規(guī)范

2.2.1 檔案材料填寫不規(guī)范

以往的檔案管理，通常都是采用手寫的方式進(jìn)行檔案資料的填寫，并且未制定規(guī)范統(tǒng)一的書寫標(biāo)準(zhǔn)[4]。這一方面因檔案材料形成部門檔案意識薄弱、管理不規(guī)范，選用不正規(guī)紙張及非標(biāo)準(zhǔn)的格式制作檔案材料；另一方面因干部本人檔案意識不強(qiáng)，使用鉛筆或圓珠筆填寫檔案材料，書寫較為潦草或隨意涂改，導(dǎo)致檔案材料字跡顏色不一致，甚至難以準(zhǔn)確辨認(rèn)書寫內(nèi)容。

2.2.2 檔案材料填寫內(nèi)容不全，審批手續(xù)不完備

在干部人事檔案專項(xiàng)審核中，發(fā)現(xiàn)部分檔案資料填寫內(nèi)容不全，缺少本人簽字，審批部門負(fù)責(zé)人簽字及蓋章也不齊全，這是因?yàn)樵谝酝M(jìn)行人事檔案材料管理時審批程序不嚴(yán)格所致，并且目前仍難以進(jìn)行相應(yīng)程序的補(bǔ)辦[5]，如有的檔案中《入團(tuán)志愿書》填寫內(nèi)容不全，或缺少出生年月、籍貫、學(xué)習(xí)簡歷等基本信息，或缺少入團(tuán)志愿本人簽字、團(tuán)支部書記簽字，或缺少審批機(jī)關(guān)印章及意見等，此材料一般為檔案中最早形成材料（原則上不補(bǔ)辦），關(guān)系到干部出生日期的認(rèn)定，檔案中最早材料存疑，不能依據(jù)其他材料認(rèn)定，須調(diào)查核實(shí)。

2.2.3 檔案中重要信息記載不一致

專項(xiàng)審核過程中發(fā)現(xiàn)有的干部檔案重要信息前后記載不一致，或有邏輯關(guān)系混亂，或有前后矛盾，或有明顯涂改，甚至有造假嫌疑，這種情況是檔案專項(xiàng)審核工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。這就要求認(rèn)真鑒別研判，確保人事檔案真實(shí)有效。

2.3 檔案意識薄弱

審核中發(fā)現(xiàn)，人事檔案的完整性、真實(shí)性取決于檔案管理部門、檔案材料形成部門及干部本人。一方面人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員檔案意識淡薄，對收集接收的檔案材料審核不嚴(yán)格，對填寫的具體內(nèi)容及審批手續(xù)是否完備并未核實(shí)比對，導(dǎo)致人事檔案材料不符合歸檔的要求。另一方面檔案材料形成部門管理不規(guī)范，對檔案材料不重視，未按標(biāo)準(zhǔn)的要求制作及填寫檔案材料，使得紙張、制式、手續(xù)不符合要求。此外，干部本人檔案意識較弱，不知道哪些材料需要?dú)w檔，如其取得后學(xué)歷檔案材料、獎勵材料、援疆援青鑒定考核材料等放在自己手中，導(dǎo)致檔案中缺少相應(yīng)的印證材料。

2.4 信息化建設(shè)較滯后

當(dāng)前，大部分公立醫(yī)院人事檔案管理還延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，人事檔案管理依然以紙質(zhì)化管理為主，而人事部門自2017年已探索建立信息化人力資源管理系統(tǒng)，逐漸實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事管理向數(shù)字化信息管理的邁進(jìn)。但人力資源管理系統(tǒng)中的人事檔案信息化尚未深入研發(fā)，只是在多媒體子集模塊將體現(xiàn)干部的學(xué)歷學(xué)位、職稱、黨齡、參加工作時間、職務(wù)等的相應(yīng)證書、文件的電子版上傳存儲及查閱，雖在某種程度上減少了紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱，但檔案信息化建設(shè)仍未納入規(guī)劃，此現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的檔案信息化建設(shè)融入數(shù)字中國建設(shè)、信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合的工作要求。

3 對加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核的幾點(diǎn)建議

3.1 規(guī)范干部人事材料的收集歸檔工作

根據(jù)中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》制定工作制度，規(guī)范材料收集歸檔范圍，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，不能僅僅流于形式，建立登記賬冊，送交者、接收者均需做好登記并簽字確認(rèn)，做到誰把關(guān)誰負(fù)責(zé)，明確責(zé)任到人。形成干部人事檔案材料的部門，應(yīng)及時按要求在某項(xiàng)工作結(jié)束后一個月內(nèi)將材料送交歸檔，必要時管檔人員主動與有關(guān)部門聯(lián)系催收索要。收集歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，應(yīng)真實(shí)、完整齊全、手續(xù)完備、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期，規(guī)定有組織部門審查蓋章的，須有組織部門的印章，力求檔案齊全、內(nèi)容完整。

3.2 規(guī)范干部人事檔案材料的書寫標(biāo)準(zhǔn)

干部人事檔案材料形成的部門多為組織人事部門，通過檔案審核醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案愈加重視，對檔案材料的形成制定嚴(yán)格的填表要求，必須使用規(guī)范的公文用紙、黑色中性筆進(jìn)行檔案資料的填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、復(fù)寫紙等不符合要求的記錄材料書寫。字跡力求工整、清楚，嚴(yán)禁潦草書寫或涂改。

3.3 嚴(yán)格鑒別檔案材料

3.3.1 鑒別檔案材料的類別

在進(jìn)行檔案材料收集與整理時，首先要對人事檔案材料收集歸檔范圍及要求非常明確，判斷其是否屬于人事檔案材料、屬于哪一類別的人事檔案、材料是否符合歸檔要求，然后根據(jù)要求登記、整理、歸檔、編號。

3.3.2 鑒別是否夾雜他人檔案材料

此次專項(xiàng)審核中，我們發(fā)現(xiàn)干部檔案中夾雜他人的檔案材料，有的是不同名的，有的是同名的，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)究其原因主要是檔案管理人員的責(zé)任意識匱乏、審核重形式輕內(nèi)容。需強(qiáng)化檔案人員素質(zhì)、提升其工作責(zé)任心，在檔案材料收集歸檔時應(yīng)對同名不同人的檔案材料進(jìn)行仔細(xì)區(qū)分比對，比如出生年月、籍貫、家庭成員信息、落款部門負(fù)責(zé)人簽字等，確保檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確。

3.3.3 鑒別干部人事檔案的真實(shí)性、有效性與完整性

檔案材料是否完整、真實(shí)、有效決定了人事檔案的實(shí)用程度和公信度，我們要堅(jiān)決整治檔案涂改造假問題。審核中必須對檔案中存在的風(fēng)險點(diǎn)逐一排查比對，仔細(xì)分析研判、防止誤審漏審，確保問題應(yīng)發(fā)現(xiàn)的及時發(fā)現(xiàn)、應(yīng)調(diào)查的及時調(diào)查、應(yīng)糾正的及時糾正、應(yīng)追責(zé)的及時追責(zé)。重點(diǎn)是對“三齡兩歷一身份”信息的鑒別。

出生日期方面，檔案中出生日期是否有涂改、記載是否一致，分析研判涂改的程度、原因，是否因此獲利，填寫不一致的規(guī)律、演變過程、幾種填法、年齡跨度等，是否與家庭成員信息有邏輯矛盾情況，身份證號碼是否一致，不一致的需認(rèn)真比對幾種填法，綜合研判，對出生日期確有疑問或涉嫌弄虛作假需調(diào)查核實(shí)，按相應(yīng)規(guī)定處理；參加工作時間方面，檔案中記載的參加工作時間及地點(diǎn)是否一致，鑒別能證明其參加工作時間的材料是否真實(shí)，看單位印章、紙張、制式、筆記等是否符合時代特征；學(xué)歷學(xué)位方面，檔案中需有入學(xué)的招生錄取材料、成績單、學(xué)位審批或授予材料、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，這些材料均需有學(xué)校印章，紙張、制式、筆跡需符合時代特征。高考及高中材料填寫的內(nèi)容需與檔案中高中前后比對一致，如籍貫、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭成員、身份證號碼等 ，判斷是否有違規(guī)異地高考情況，2001年之后取得的學(xué)歷、2009年后取得的學(xué)位均可在教育部官方網(wǎng)站查詢認(rèn)證，確保學(xué)歷學(xué)位的真實(shí)性；入黨時間方面，重點(diǎn)審核材料是否完整、手續(xù)是否完備、程序是否符合，確保黨員身份真實(shí)；工作經(jīng)歷主要鑒別其全日制學(xué)歷與其參加工作時間有無沖突，參加工作的錄聘用手續(xù)及材料是否真實(shí)，材料是否完整；干部身份方面，重點(diǎn)從兩方面鑒定，一方面統(tǒng)招的大中專畢業(yè)生是否具備統(tǒng)一招生、畢業(yè)分配、干部崗位、轉(zhuǎn)正定級的條件，另一方面轉(zhuǎn)干、錄干、聘干人員是否有相應(yīng)的材料，材料是否真實(shí)，有無期限，是否在期限后繼續(xù)按干部對待等，均需鑒別。

3.4 積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

作為檔案管理人員需樹立檔案數(shù)字化觀念，要以人事檔案專項(xiàng)審核為契機(jī)，深入開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)的人事檔案信息化模塊，逐步提高人事檔案信息化水平。根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，作為干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包含系統(tǒng)（含子系統(tǒng)）權(quán)限管理、檔案收錄管理、檔案名錄管理、檔案查（借）閱管理、檔案流轉(zhuǎn)管理、檔案應(yīng)用管理等模塊，最終目的是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化建設(shè)與單位主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接、協(xié)同發(fā)展。

隨著信息化時代深入發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)在以下幾個方面著手和發(fā)力：一要推動移動客戶端建設(shè)和應(yīng)用拓展。從電腦信息化系統(tǒng)建設(shè)到手機(jī)移動客戶端是社會客觀需求，應(yīng)探索圍繞移動辦公需求開發(fā)系統(tǒng)，檔案管理人員及檔案工作服務(wù)對象可通過移動端身份驗(yàn)證實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案信息快捷讀取、簡便操作和便捷應(yīng)用。二要強(qiáng)化信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全保障建設(shè)。移動數(shù)字化系統(tǒng)、多客戶端操作以及系統(tǒng)互聯(lián)開放的特性決定了必然會面臨系統(tǒng)運(yùn)行安全問題。在這個過程中需要推進(jìn)構(gòu)建體系完備、安全可靠、簡便實(shí)用的信息化管理制度，還要根據(jù)部門職責(zé)、工作范圍、管理流程，為不同工作角色設(shè)置差異化的操作、使用和管理權(quán)限，也要對所有操作都要實(shí)現(xiàn)留痕管理、加密操作和系統(tǒng)自動備份管理，一旦出現(xiàn)問題，可實(shí)現(xiàn)操作記錄倒查和信息恢復(fù)，防止重要數(shù)據(jù)遺失或泄密。三要對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期優(yōu)化升級。時代在發(fā)展，需求在細(xì)化，倒逼系統(tǒng)結(jié)合干部人事檔案管理實(shí)際要求及時進(jìn)行智能升級，不斷實(shí)現(xiàn)功能豐富和多元化服務(wù)。通過上述工作舉措，持續(xù)推動檔案信息化建設(shè)走深走實(shí)、邁上新臺階。

3.5 加強(qiáng)人事檔案的分類管理

隨著時間的推移，干部人事檔案的數(shù)量也會越來越多，加上日益嚴(yán)格的檔案管理要求，必須推行檔案分類管理。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，編制內(nèi)的醫(yī)院處級干部和學(xué)校編制人員的檔案由大學(xué)組織部保管，其余人員的檔案由醫(yī)院人力資源部管理，按照在職、退休、科級干部、死亡等分類并編號固定區(qū)域放置保管。編制外的合同制人員檔案存放在市人才服務(wù)中心，來院工作后均建立工作檔案，以保管所有工作后形成的檔案材料如年度考核、醫(yī)德考評、職稱材料、后學(xué)歷學(xué)位材料、入黨及獎勵等材料，編號排序放于指定區(qū)域，以便于查詢利用，有效避免了人事檔案材料雜亂放置而導(dǎo)致的易丟失、難以利用等問題。