對自然資源檔案管理的思考

尹雪皎/宜興市不動產登記中心

自然資源是人類通過自然直接獲取的可用于生活生產的物質，包含不可更新資源、可更新資源及取之不盡資源三類。自然資源檔案是國土部門在工作中形成的具有重要保存價值的原始記錄，多由綜合類、建設用地類、地籍管理類及利用規劃類等方面的信息構成，涉及國土、規劃、林業、海洋等多個門類。自然資源檔案包括如下特征：一是面廣，自然資源檔案包羅萬象，涵蓋了自然資源研究、環境監測、資源調研勘探、資源管理等方面的資料，如資源管理又可細分為地質資源、礦產資源及野生動植物資源等。自然資源檔案管理人員必須全面、充分地了解資源種類、特點、數量等。二是需要動態更新，如，動植物資源變化、地質變動等都會對生態環境造成影響，檔案人員需要及時做好檔案數據的更新工作，為自然資源管理提供精準服務。

自然資源檔案是社會治理及城鄉發展的重要依據與憑證，實現自然資源檔案安全管理、高效管理，能為城鄉建設發展提供良好的數據支撐，如能為開發和管理自然保護區等工作提供信息支撐，還能有效提升當地自然資源管理質量。考察多地自然資源檔案管理，發現由于經濟社會發展情況、管理技術水平、思想理念等各不相同，不同地方檔案管理存在差異，個別中小城市檔案管理存還在一些問題，需要進一步提升檔案管理水平、提高檔案服務能力。尤其是機構改革之后，更要進一步加強自然資源檔案管理，有序推進檔案管理各項工作，實現檔案規范化、標準化管理，確保檔案實體和檔案數據絕對安全。

1 自然資源檔案管理現狀

一是機構改革帶來一定影響。機構改革之后，自然資源檔案沒有實現集中統一管理，檔案類別多樣化、保管分散化、存放格式復雜化的特點日益明顯。如，檔案分散保存在國土、水利、林業、規劃及海洋等多個部門，以圖紙檔案為例，不同業務部門引入了多種數據格式和坐標系統，檔案格式極為混亂，檔案管理沒有實現標準化、規范化，這明顯不利于自然資源檔案管理提質增效。要加強自然資源檔案管理，有必要積極探索自然資源檔案管理的新模式與方法[1]。

二是對檔案管理的重視程度不夠。主要表現為單位領導對檔案管理重視不足，導致自然資源檔案管理工作開展不暢。如檔案管理制度不完善，檔案工作產生出一系列問題，如資料收集不齊全、不完整，歸檔不及時；檔案整理缺乏規范性；檔案保密、移交及借閱等方面的規定不嚴格；檔案實體管理不規范；檔案數據長久保存及備份措施不到位等。再如人員管理及經費保障等方面也存在問題，檔案管理效率及質量受到影響。

三是檔案管理軟硬件基礎設施投入不足。目前，各地自然資源管理部門在管理不動產登記檔案時，依舊存在使用傳統管理模式的情況，檔案管理工作分散性較強[2]。由于紙質檔案數量持續增加，庫房容量始終有限，難免會引起空間不足、管理成本增加及利用率不高等問題，檔案管理工作成效也因此受影響。

四是檔案人員綜合素質不高。機構改革前，不同業務部門都設立了檔案管理部門；機構改革后自然資源管理部門組建，需要設立統一的檔案部門，但原先不同部門的檔案人員分配難以統一協調、全面兼顧，總體上檔案人員綜合素質不高[3]。表現為檔案人員只對涉及原單位業務內容的檔案比較熟悉，一些檔案人員不熟悉電子檔案管理，對于專業性較強的檔案管理存在畏難情緒，影響了后續工作的順利開展。

五是檔案信息化進展緩慢。機構改革后，有的部門還沒有開展檔案數字化工作，檔案查閱仍依賴手工檢索；有的部門只開展了簡單的紙質檔案掃描工作，只是圍繞檔案編號、年份、著錄或登記類目等展開查詢檢索，沒有建設檔案管理系統；還有的部門雖已建設了檔案管理系統，但是系統獨立存在，沒有實現與業務系統的無縫對接，阻礙了信息共享。

2 自然資源檔案管理改進建議

2.1 領導重視程度要提高

機構改革之后，要加強自然資源檔案管理，單位領導必須要提高重視程度，采取行之有效的舉措推進機構改革后自然資源檔案管理工作，并提升工作效率及質量。如，在單位內部積極宣傳自然資源檔案及檔案管理的重要性，普及檔案管理相關法律法規，確保內部工作人員真正重視檔案管理。可結合宣傳欄、QQ群或微信群等進行檔案工作重要性的宣介，宣介時要確保全員覆蓋，不能把檔案人員作為唯一的宣傳對象。這是因為其他業務崗位的人員在日常工作中會產生大量具有保管價值的資料等，如果人員保管不善，或崗位變動時沒有及時移交，將會導致這些有價值的資料損毀或遺失。因此在開展檔案管理重要性宣介時，要特別強調工作人員在規定時間內向檔案部門移交自己形成或保存的重要資料。再如，完善自然資源檔案管理各項規章制度。一是以國家相關標準及要求為依據，在嚴格遵循行業標準的前提下，大力探索、健全與自然資源檔案相適應的電子文件歸檔制度。二是落實檔案管理專人專崗制度，以規章制度為依據嚴格開展管理[4]，確保工作有人干。三是加大目標管理力度，構建長效管理機制，引入獎罰分明的激勵機制，充分調動檔案人員工作積極性。

2.2 各項投入力度要加大

自然資源檔案管理應加大人、財、物方面的投入力度，特別要做好軟硬件基礎設施建設，為自然資源業務工作開展到哪檔案管理推進至哪提供必要條件，具體可從以下幾方面入手。一是加大檔案經費投入。在部門預算內增添自然資源檔案管理經費需求，從年初開始做好經費保障措施的制定，從經費方面為自然資源檔案管理提供必要的支持與保障。二是加大物的投入力度。在建設與優化檔案管理數據庫及檔案庫房的同時，加大密集架、離線備份設備等軟硬件設施的采購引進力度，夯實檔案管理的基礎條件。三是做好網絡信息點的搭建，如搭建政務外網及單位內部局域網等，并合理配置服務器，為傳輸、利用及管理數字檔案資源提供必要的網絡及存儲條件。

2.3 檔案人員業務素質要增強

第一，機構改革之后，自然資源檔案人員要全面掌握新政策、新知識及新業務，注重國土、水利、林業、規劃及海洋等業務知識的學習，同時，也要學習信息技術等前沿理論知識。第二，自然資源管理部門要在單位干部教育培訓計劃中列入檔案人員教育培訓相關內容，并選派檔案人員參加高校信息資源管理專業或檔案主管部門組織的學習培訓活動，不斷提升檔案人員的業務能力[5]。通過組建復合型專業人才隊伍，全面推進自然資源檔案管理工作。

2.4 檔案信息化建設要推進

自然資源管理部門需重點加強檔案信息化建設，面向不同業務部門實現檔案信息資源的共建共享，立足區域自然資源管理部門信息共享網絡，在整合相關功能的基礎上構建檔案信息化管理體系。一方面，加快“互聯網+政務服務”推進速度，通過運用數據脫密等處理手段，面向公眾開設系統查詢接口，為公眾提供空間定位、智能檢索等多樣化的查檔方式；優化查檔流程，在信息共享方式的應用下提交申請材料，原則上不再向申請人提出重復提交的要求，使檔案利用辦理時限大幅縮短，打造更高效、更便捷的檔案服務。另一方面，運用大數據技術深入挖掘海量檔案信息，形成一系列能為城市發展及行政管理決策提供支撐的高效編研成果；運用大數據分析現有數據及應用情況，面向不同用戶提供個性化服務，不斷提高服務水平。

2.5 檔案利用要加強

目前，自然資源檔案跨區域利用便捷性不足，深化檔案資源數據共享利用及持續推進市縣兩級檔案統籌管理，是當前檔案管理工作中亟待解決的問題，而采用分布式存儲與集中式管理相結合的管理方式可有效解決這一問題。各地自然資源檔案管理系統建設完成后，運用分布式存儲與集中式管理模式，立足本地區、實現大范圍集中式的管理，同時也支持個性化功能的定制，以統一的規章制度、統一的業務流程、統一的標準規范為基礎，實現自然資源檔案一體化管理，最終實現檔案數據跨區域利用。

2.6 數據關聯性要強化

自然資源管理會產生空間數據、業務數據等專業數據。第一，要從全生命周期管理角度出發，在業務管理系統建設中增加電子文件與電子檔案管理標準，實現檔案數據與業務系統數據對接，并密切業務數據與檔案數據之間的聯系。還要通過建設電子化歸檔機制，實現業務審批系統、公務處理系統形成的電子資料即時轉化為電子檔案。第二，要注重增強檔案與空間數據的關聯性，依托一系列關聯字段，實現自然資源空間基礎信息平臺與檔案管理系統信息共享、業務協同及互通對接，在數據關聯性建設的基礎上，推動建立共享開放數據匯聚機制，使檔案數據能為業務協同及決策等工作提供更好的服務[6]。第三，要注重構建檔案管理“一張圖”，關聯同一空間位置上的各類檔案，并運用“以圖查檔、以檔查圖”的檢索方式，開拓空間位置信息與檔案信息歷史回溯和信息關聯等功能，打造更為準確便捷的檢索渠道，方便各部門更加有效地利用自然資源檔案。