現代科研院所財務信息化探索

李云峰

（北京市農林科學院，北京 100097）

0 引 言

隨著現代信息技術的迅猛發展，財務信息化已成為現代科研院所提升競爭力的重要手段。財務信息化的出現，為科研院所提高財務管理水平提供了條件，為當前財務工作中常出現的問題提供了解決工具，最大限度地實現了信息資源的對接和共享，使科研院所的管理工作不斷進步和完善。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50 號）明確提出“充分利用信息化手段，建立健全單位內部科研、財務部門和項目負責人共享的信息平臺”。科技管理“放管服”改革、現代科研院所建設以及財務管理科學化、規范化的要求，都離不開信息化的支撐。

1 財務信息化建設的原則

1.1 綜合性原則

財務信息化建設必須依托院所信息化平臺，各類管理軟件盡可能在一個信息化平臺中運行，便于系統維護和數據采集的快捷、準確。盡量減少各類軟件接口，科研管理系統、財務報銷系統、財務查詢系統、資產管理系統、人事系統、行政系統、成果推廣系統、國際合作系統等統一采用一個信息平臺，分散輸入、集中輸出。

1.2 系統性原則

財務信息化建設應該滿足系統性的要求，能采用信息化手段處理的財務信息，盡可能進行信息化處理。前置財務信息的收集可以采用預算管理軟件、資產管理軟件、工資管理軟件和網上繳費管理軟件等；審核報銷的財務信息處理可以采用網上審批、網上報銷、公務卡消費和賬務處理等管理軟件；后期財務信息輸出可以采用工資查詢、科研項目經費查詢、個人所得稅查詢、決算報表查詢等管理軟件。

1.3 安全性原則

財務信息的安全性，在財務信息建設中必須高度重視。采取積極的安全應對策略，做好各類財務信息系統和硬件設備的安全維護工作。軟件的使用必須設置安全使用權限，未經授權，不可進入財務相關系統。

1.4 規劃性原則

財務信息化建設是一個龐大的系統工程，涉及的管理層面較多。財務信息化建設不可能一蹴而就，必須在充分分析和研究財務相關業務需求的基礎上，對整個財務信息化系統進行頂層設計和整體規劃，切實做到縱向到底，橫向到邊。在信息化實施過程中，根據業務需要和現實可能不斷完成階段性目標。

1.5 共享性原則

財務信息的共享利用，是財務信息化平臺作用發揮的重要體現，這對改進管理、提升工作效率至關重要。積極與其他業務部門對接，適時傳遞與各部門密切相關的財務信息，爭取主動，做好服務，充分體現財務信息化效益。

2 財務信息化建設的目標

2.1 財務咨詢智能化

面向廣大科研工作者提供各種財務咨詢是現代科研院所財務工作的重要內容之一。傳統的咨詢主要是通過電話、微信群和QQ 群等進行咨詢服務，需要財務人員不厭其煩地回答諸多重復的問題。

運用人工智能、智能語音識別等技術，建立24 小時在線智能財務咨詢平臺，使財務咨詢智能化。智能的財務咨詢平臺可以自動識別用戶的問題，準確搜索用戶所需的內容，提供精細化的個性服務，實現精細化的財務咨詢。財務人員通過定期對咨詢業務進行后臺監測與分析，對財務知識庫不斷地進行補充和完善，從而為科研人員提供更優質化的財務咨詢服務。

2.2 財務報銷智能化

傳統的財務報銷需要對大量的原始票據進行粘貼，然后填寫報銷單據，按照規定權限進行審批后，交到財務部門，原始票據在這個過程中存在丟失的風險。財務部門收到報銷的相關單據后，需要對大量的原始憑證進行審核，極大地影響了財務工作效率。

充分利用新技術，特別是對發票的數字化處理技術，不斷提升財務報銷的服務水平，使財務報銷智能化。智能化的財務報銷過程是科研人員用手機通過移動終端對原始發票進行拍照，光學字符識別技術可以對發票進行智能識別，基于大數據的發票池實現對發票信息的獲取，包括金額、供應商發票各類明細項目等。通過與國家稅務電子發票系統的關聯，實現票據的一鍵認證。之后，通過預制的發票項目和財務科目之間的映射關系，自動生成網報單，涵蓋了所需的金額、費用小類等其他信息。網報單經過相關授權審批人員線上審批后，財務審核人員可以觸發自動生成記賬憑證，并完成賬簿登記，相關費用通過銀行網轉的方式轉入報銷人指定賬戶，極大地提升了財務核算效率。

2.3 財務會計智能化

財務會計智能化主要是降低信息處理的人工參與率，提高各類業務辦理效率和質量。可重復的、規則導向的、結構化的財務會計工作，比如，財務報賬的流程管理、記賬憑證的自動生成、數據的查詢及核對、報表編制中有規律的數據合并和統計匯總等，都可以采用現代信息技術加以解決，減少人為差錯，提高工作效率。

2.4 預算管理智能化

智能化的預算管理可以對預算管理體系進行全面升級，使全面預算做到前期預算準確、預算執行監督和控制有效、預算執行結果評價客觀。

在預算編制時，運用智能搜索、智能匹配等技術做到預算編制的精確化、標準化。例如，在人事系統中，搜索匹配人員的相關數據，在資產管理系統中，搜索查詢辦公用房面積、供暖面積等相關數據，提高預算相關基礎數據的準確性；在資產系統中搜索匹配擬購買的資產，避免資產的重復購置；對申報的項目在政策法規庫中進行智能搜索，找準項目立項的政策依據。

在預算執行過程中，建立預算執行的智能監控系統，對預算執行進度、項目資金支付方式、績效目標實現情況等進行動態監控。適時對執行情況進行分析總結，及時發現預算執行過程中的偏差，找出預算執行偏差的原因，采取有效措施及時進行調整。

針對預算績效評價，科學設置考核體系和目標體系，建立起客觀完善的預算評價體系，根據預設的考核體系和目標體系自動生成績效評價報告。根據績效評價報告，科學分析預算的合理性和執行的有效性，為今后加強預算管理提供重要依據。

2.5 風險控制智能化

隨著現代科研院所的發展，如何對經濟活動的風險進行防范和管控，從而保證科研院所經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果，是我們不得不面對的問題。

為了提高控制效率，可以運用信息技術加強內部控制，建立與業務管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操控因素。

2.6 決策分析智能化

利用現代信息技術對原始數據進行數據清洗，基于規則的財務專家系統和機器學習算法等技術，使用預測和決策、計劃與控制、財務分析與報告以及績效評價等方面的模型和方法，對科研院所的財務數據和業務數據采集、整合、挖掘、分析，形成報表和決算方案，助力科研院所進行科學決策。例如，可以助力科研院所運行成本、績效和風險分析，項目成本、績效和風險分析以及行政后勤管理成本、績效和風險分析等。

3 財務信息化建設的風險控制措施

3.1 系統開發控制

財務系統有比較成熟的商用軟件，能夠滿足通用的業務需求，但對于科研院所自身特殊的業務及管理需求，需要定制開發軟件，對于內部開發的軟件，需要有嚴格的內控制度，需要注意以下五方面。

第一，首先要進行需求分析，梳理清楚自己的業務，整理形成規范的需求規格說明材料，提交給開發人員。

第二，系統進入開發階段后，內部管理管理人員，風險控制人員要參與系統管理控制，制訂內部控制方案，配合系統開發，同步執行。

第三，在系統的開發階段，要進行單元測試及系統測試，按照財務軟件評審規則進行系統的測試。

第四，系統開發完成后，要對歷史數據進行遷移，保證歷史數據在新系統內的兼容性和完整性。

第五，系統交付使用后，系統開發人員賬號封閉，不能再進入系統，系統交由管理人員負責運維。同時對管理員進行業務培訓，包括系統的各類設置及數據處理。針對使用人員也要進行業務培訓，指導員工利用系統內的資源高效開展自身的業務工作。

3.2 系統維護控制

系統上線后的系統維護控制是系統長期穩定運行的重要手段。包括軟件及硬件的定期維護，其中，軟件的運維尤為重要，不合理、不正確的運維會導致系統運行異常，嚴重的會造成系統數據損壞。因此，軟件維護要有規范的流程，首先，維護內容要符合實際需求，維護的原因及方式要有明確的說明，要經過業務及技術評估，由相關負責人簽字認可后方可實施。其次，維護工作要有完善的流程記錄表格，對維護的整個過程可追溯。最后，運維結果由驗收人員進行驗收測試，符合預期方可驗收通過，正式應用。

3.3 崗位與人員控制

在應用了信息化系統之后，人員崗位應進行合理的配置，以適應新的信息化管理需求。根據工作職責可劃分為會計記賬、會計主管、出納、會計復核、系統管理員等崗位。系統可對人員權限進行分配，按各自分管業務劃分功能權限，不同崗位人員只能使用各自角色范圍內的功能，針對某一業務鏈條，由業務鏈條上的所有角色按流程順序協同操作才可完成，并且按角色級別分別賦予不同數據權限，最高級用戶可見全局數據。

3.4 數據安全控制

財務數據不同于其他新聞、科普、環境等信息資源數據，要求絕對安全和準確，數據安全對財務會計信息系統來說至關重要。數據安全控制的水平也直接決定了系統的先進性。財務系統的安全控制，主要有以下四方面。

3.4.1 網絡環境安全

財務系統如無特別需求，應運行于單位內部局域網內，要保證運行環境與外部網絡的物理隔離，以防止外部網絡用戶入侵到內部財務系統。如果需要連接財政專網，可通過專網專機實現，即只有專門的機器可以聯通財政專網，在需要的時候，將數據上傳。這臺專門的機器與財務信息系統是完全物理隔離的。

3.4.2 數據存儲安全

針對運行的軟件系統及數據庫，實現運行環境多副本備份機制，即在一臺服務器發生異常時，備份機可實時切換，保證業務數據的不間斷傳輸。對歷史業務數據要定期備份，按數據的更新頻度選擇備份的周期，并盡可能實現數據的異地備份。

3.4.3 系統使用安全

系統對用戶的訪問權限進行嚴格的唯一性認證，系統登錄設置多重驗證，包括用戶名、口令、IP 等。對系統中的用戶行為全程記錄，系統應內置用戶登錄日志及操作日志，對系統資源的任何操作都要可追溯。

3.4.4 支付安全

系統網上支付功能要求絕對安全，上線前要與第三方支付公司進行模擬環境的各類業務場景測試，并且做好各類安全預案，充分考慮數據異常情況，保證業務功能的正常運行。