高校改擴建工程基建檔案的特點及管理建議

林小妹 賴芨宇 王澤栩

（1.福建開放大學，福建福州，350013；2.福建農林大學，福建福州，350108；3.福建省建融工程咨詢有限公司，福建福州，350001）

一、引言

近年來，高等教育迅速發展和招生規模持續增長，高校的規模不斷擴大，沖擊著原有的高校總體規劃，高校校園的新建或改擴建應運而生，并如火如荼地進行著，將高校校園建設推向了新的高潮。不少高校在新的校址進行校園重新建設，那么對于老校區又賦予新的使用功能。主要有以下幾個方面：一是作為研究生院的所在地，二是作為獨立學院的所在地，三是作為部分學院的教學場所，四是作為置換為新校區的建設贏取資金支持，五是作為學校的創業中心，高科技中心等非教學單位。

由于老校區建筑及配套設施由逐年改建和擴建形成，建筑年代跨度大，普遍存在功能分區不明確，交通組織不順暢等問題。部分建筑都達到一定的年齡，有的甚至已經是危房，而有的盡管結構還可以利用，但是功能已經不能滿足目前高校學生的生活學習體驗。由于受到辦學、建設時間、建設資金的多重限制，更為重要的是，高校老校區又承擔高校歷史文化內涵與歷史底蘊傳承的職責，無論從經濟、文化角度，重建、新建并不適用于大多數高校。因此為了充分利用老校區的土地資源，各個學校根據需求分析，并考慮校區規劃建設條件，采用立足現有地塊、統一規劃設計、分步實施建設的原則，通過拆除部分舊建筑與新建相結合的方式，對老校區進行改擴建。

高校改擴建工程具有建筑年代跨度大、建筑項目體量大、建筑功能、建筑風格多樣等特點，老校區改擴建會產生大量新的基建檔案，這些基建檔案與校區原建設檔案是校園建設的原始資料，承載著校區建設大量的信息，這些資料在未來的幾十年以內都將作為該建筑維修、改建、擴建、遷建的依據，具有一個使用周期內的參考價值，并且在使用周期內還會不斷產生新的檔案資料。[1]因此，充分做好基建檔案的收集、整理、管理和利用工作，能及時提供準確、有效的項目信息，進而促進基建管理工作能力的提高。

二、高校改擴建工程基建檔案的特點

改擴建工程是對現有建筑進行重新規劃或更新的項目，與從無到有新開始建設的項目，無論從項目決策、設計、施工管理、檔案管理等，都應有所區別。改擴建工程在檔案管理上要比新建項目有難度更高，更為復雜，更注重檔案的延續性及新舊檔案的兼容性等的特點。各類建筑檔案的管理需要不斷累加、補充、修正，管理難度很大。

（一）新舊檔案銜接難度大

改擴建是在一個舊的地塊上，對建筑布局、建筑功能重新定位調整的一個過程，改擴建過程中涉及到拆除、新建、改造更新、擴建等不同形態的建設方式。

那么建設過程需要用到舊的檔案，由于過去建設檔案存在制作不規范、遺失、檔案錯誤、或改造后無檔案留存等問題，對舊的檔案的使用不再局限于簡單調用，而應該對對舊的檔案進行梳理，做好歷史檔案的正確性驗證、遺失找回、修正與補充等。如，因逐年改建和擴建、或者道路調整等，導致地形圖錯誤，如果直接利用舊的檔案，而不進行校對、梳理，那么檔案的錯誤會帶來設計方案的錯誤，而此類的錯誤在工程施工階段才會暴露出來。而對于需要更新的項目，由于保留原始結構，或者對部分結構進行調整，那么就需要對舊的檔案特別是圖紙資料進行核對，做好新舊檔案的銜接與更新。由于工程建設是不可逆的過程，檔案依據的錯誤，會給工程管理帶來很大的風險。

（二）碎片化的改擴建，帶來碎片化的檔案管理

盡管改擴建工程與新建項目一樣有整體的規劃，但是改擴建項目是在一邊辦學一邊建設的基礎上實施的，往往是按需逐步開展建設，最急需的場所先建設，同時為保證正常辦學，又會涉及到場所的騰挪，臨時場所的裝修等，大的基建與小修繕并存，建設形態呈現碎片化，這種碎片化的建設會帶來碎片化的檔案管理。如果不能將碎片化的工程建設檔案進行系統化管理，檔案按項目各自存檔，后續場所移交、人員調整后，會給場所使用、維護、二次改造時檔案的使用帶來問題。

（三）參建各方檔案管理的需求和范圍的理解有一定的差異

改擴建工程項目投資大、項目多樣、工期長、參建單位及業主團隊成員復雜、檔案來源和溝通渠道繁多，對任何一種檔案資源的忽視甚至是遺忘，都會導致項目風險的增加。項目建設全過程中會有大量的檔案信息產生，不同的項目參與組織、參與人，在圍繞項目目標開展工作時，幾乎每時每刻都在接收信息、處理信息、產生信息、傳遞信息，而不同的工程參與方，對工程項目檔案管理的需求和范圍的理解會有很大的差異。工程項目信息來源廣泛，且基于不同的參與組織或個人對項目利益訴求的不同，對檔案信息的需求也完全不同。

改擴建前最有價值的資料，如工程結構情況，周邊環境，用地情況，地形圖，校區樓宇功能及布局等原始資料，由于建設年代久遠且跨度較大，難免會出現錯誤或遺漏。對于設計單位而言，依據業主給予的原始資料即可進行規劃、建筑方案設計，而對于業主而言，卻希望通過設計院對原始材料的準確和完整性進行核實、調整，雙方對檔案的需要處于信息不對稱狀態，有可能導致管理決策失誤。如某高校改擴建初期，由于提供給設計院的地形圖與實際地形存在偏差，導致施工時對平面進行調整的被動局面，帶來建筑紅線調整，設計變更，造價變更等一系列問題。

（四）不夠重視檔案管理人員的配置

錯誤的檔案管理概念，把檔案管理工作當作資料收集歸檔，認為只要進行檔案整理分類就可以了。而資料收集只是檔案管理的一部分工作，也是前期工作，嚴格意義上的檔案管理，應對于收集來的資料，做分類、處理，變換為可以交流使用的工程資料。

基建檔案管理人員往往沒有專業知識，不了解項目建設的流程與系統性，無法在全生命周期管理理念下進行檔案管理。有的學校干脆不配專人管理檔案，認為基建部門相對于學校其他部門來說只是一個臨設部門，不增設檔案管理崗位，檔案管理呈現資料保管狀態。會出現經辦人員各管各所經辦業務的檔案，同一個項目的檔案從項目前期審批、工程設計、施工、竣工交付整個過程被人為分解了。遇到崗位調整，檔案交接困難，檔案丟失事情時有發生。[2]

工程建成后期，大部分高校基建小組成員會陸續解散。檔案管理人員，也會轉崗到新的崗位。但檔案的管理周期實際上要比工程建設周期要更長。工程建設完成后，進入了運營階段，會進行竣工決算，規劃驗收等，或者在使用過程中會對原有不夠細化的項目根據場所的功能做二次裝修。此時正是對項目檔案進行總結、歸檔、修正、補充的重要階段，但往往沒有設置專人繼續跟蹤檔案，檔案的混亂，流失往往發生在這一階段。

三、高校改擴建工程基建檔案的管理建議

基于以上高校改擴建檔案特點的分析以及筆者的工作實踐，提出如下幾點管理建議。

（一）建立參建方全方位的檔案管理制度

根據參建方角色不同制定不同的檔案管理規定，并與合同款掛鉤。

1.施工單位的檔案管理

由于目前施工單位在施工管理過程中往往對質量、安全、進度、成本管理加以重視，而對于檔案管理處于能夠應付檢查即可。而且檔案移交給業主時，一般是在工程結算時，此時項目部已解散，檔案的收集難度大，若遇到檔案的遺失，再找原項目管理人員進行補充、確認，難度很大。建議將檔案歸檔與工程總驗收同時進行，組織監理、設計、勘察，如果有采用全過程工程咨詢的項目，還應組織咨詢方對檔案進行驗收。而在付工程驗收款項時，檔案需與實體工程一樣要驗收合格才能予以付款。這樣可以保證施工檔案完整性，施工檔案整理的時效性。[3]

2.設計單位檔案管理

對于改擴建工程設計資料的歸檔尤為重要，對于新建項目只需做好新建項目的設計資料的移交，對于改建項目如果僅僅只是存檔改建后的設計資料，顯然會導致歷史資料的遺失，對于改建前的結構情況將不得而知。設計單位應將項目原始設計資料匯總、對進行改造的工程進行設計圖紙的更新、補充。

關于竣工圖，有的施工單位是在項目竣工驗收后為了工程結算才繪制出來，目前關于竣工圖紙的確認由監理負責，多數施工單位在竣工圖紙的管理上偏向為結算而繪制，而監理也只是履行審批職責，但對于建設單位而言，竣工圖是后續場所使用或二次改造的重要資料，竣工圖的錯誤、遺漏都會給后續管理帶來困擾。因此需要設計單位牽頭對竣工圖紙進行梳理與確認，將原建筑情況與新改造情況進行兼容，同時將紙質圖紙電子化，待后續改造可以通過一份竣工圖反映建筑結構全貌。

對于設計單位與施工單位一樣，在設計合同中增設約束條款，對設計成果進行考核，設計資料的完善性、準確性進行驗收，驗收合格付給對應的設計費。

3.建設單位資料的歸檔

工程建設過程中項目的投資控制、建設審批、招標、決算、規劃驗收等這些節點工作均由建設單位負責實施，這部分資料延續周期比較長且分散在工程建設的全過程。項目建議書、可行性研究、招標、工程結算、竣工決算工作主要由建設單位委托給有資質的咨詢企業協助完成，而建設審批工作（用地審批、建筑紅線審批、施工許可證審批、規劃驗收，房產證辦理）由建設單位自行辦理。因此建設單位的資料可以以項目投資控制與審批流程兩方面為主線進行歸檔，做為竣工決算、固定資產辦理、房產辦理、學校財產、工程審計的重要依據，也是工程規范化建設的重要憑證，而不應認為招標、審批流程結束就無存檔意義。

目前高校基建在工程建設進度、安全、投資、質量控制等工作，都有建立對應的管理制度進行約束。但是檔案的管理卻沒有很規范的管理制度，檔案管理成為工程管理的一個薄弱環節，檔案管理的混亂又反過來制約著工程決策、工程審計等一系列工程的進行。因此要建立合理的檔案管理基本制度，對工程建設過程性及終結性的檔案管理工作進行考核，以保證檔案管理工作有序、有效地開展。

（二）建立全生命周期的檔案管理體系

建筑全生命周期檔案管理理念是將工程建設過程中包括規劃、設計、招投標、施工、竣工驗收檔案作為一個整體進行管理，形成銜接各個環節的綜合管理平臺，通過相應的信息平臺，創建、管理及共享同一完整的工程信息，減少工程建設各階段銜接及各參與方之間的信息丟失，提高工程的建設效率。

改擴建工程的建設是對已有的建筑形態的改造、重建，實際上是建設的延伸，新建項目涉及到與舊的建筑不同程度上的銜接。那么對于改擴建工程的檔案管理除了要在當下做好各個環節的檔案資料的收集與管理，保證建設項目的順利實施，也為建設項目投產運營、維護、二次改造等提供完整可靠的依據，也應該將改擴建工程的檔案管理向原始檔案的整理修正補充延伸。改擴建工程的全生命周期的檔案管理與新建項目的檔案管理不同，工程規劃階段檔案管理的要務就是對舊的規劃情況進行核實、補缺補漏，避免發生規劃決策失誤。設計階段要對舊的圖紙信息進行消化，以驗證新建或改造的建筑物與現狀的兼容性，舊的建筑物竣工圖是否反映建筑現狀，才不會出現到了施工階段，施工單位進場后才發現圖紙信息的錯誤。竣工交付階段應讓參與建設的檔案管理團隊參與到后續使用階段的管理，讓檔案管理在工程交付以后呈現動態調整。

（三）將建設工程項目檔案管理向信息管理的方向轉變

工程項目的決策和實施過程，不僅是物質生產過程，也是信息的生產、處理、傳遞及應用過程。而傳統的建設管理更注重物質生產過程，而對信息的管理僅停留在檔案管理的層面。

建設項目信息管理涵蓋了檔案管理，信息管理是對建設項目檔案管理的擴展。從信息管理的角度，可把紛繁復雜的工程項目建設過程歸納為兩個主要過程一是信息過程，二是物質過程。項目建設全過程中會有大量的信息產生，不同的項目參與組織、參與人，在圍繞項目目標開展工作時，幾乎每時每刻都在接收信息、處理信息、產生信息、傳遞信息。[4]

對于改擴建而言，存在建筑拆除、新建、改造各種形式的建設，需利用舊檔案為新建設決策提供依據，如果僅僅停留于檔案的管理，又不太重視信息管理的早期規劃工作，或者簡單地把信息管理與資料管理、檔案管理等同起來，而沒有對舊檔案進行信息管理，會給決策帶來風險。

那么對于高校改擴建工程來說，如何實施和保證恰當的信息管理，需要項目管理者尤其是管理團隊的領導者，在項目早期就做好詳細的信息管理規劃，并隨著項目活動的開展和深入不斷細化，以提高工程建設效率與效益。

（四）建立工程項目信息管理制度

編制項目信息管理手冊及相關規章制度，檢查和督促其執行，并在項目實施過程中進行必要的修改和補充。參建各工作部門之間協同組織收集信息、處理信息和形成各種反映項目進展和項目控制的報表和報告；協調和組織項目管理班子中各個工作部門的信息處理工作，管理信息流程，傳遞重要信息；建立和維護項目變更登記手冊，并將經批準的變更信息及時、完整地向參與過程管理的各個部門傳遞。[5]

四、結論

綜上所述，只有在全生命周期的視角下，將檔案管理向信息管理轉變，才能在改擴建過程中更好將碎片化的檔案系統化，實現各參建方、各級管理人員工程信息的協同，不同的項目參與組織、參與人，在圍繞項目目標開展工作時，能夠及時地接收有效信息、處理信息、產生信息、傳遞信息，減少項目參與者之間信息不對稱，帶來項目決策的風險，從而實現項目管理的價值。