醫藥企業財務共享系統的風險管控研究

馮明霞

（上藥康德樂〔北京〕醫藥有限公司，北京 100000）

一、引言

隨著信息技術的不斷發展，財務共享技術在企業中的運用越來越普遍，通過財務共享技術，各分子組織離散、相互重疊的財務核算工作與會計管理業務實現了規范化與流程化，為企業財務管理轉型奠定了數據基礎、管理基礎與組織基礎，是企業財務管理轉型的第一步。財務共享系統已成為國內外許多醫藥企業開展財務管理工作的主要技術手段，對企業的發展發揮著重要作用。

財務共享服務中心和企業內部其他部門之間是相互協作的關系，通過共享服務中心可以增進企業內部各部門間的聯系，但一旦處理不好各部門間的關系，就會影響企業內部協作，從而影響經營績效。目前，中國醫藥企業仍然選擇傳統的財務方法，并沒有作出創新性的選擇，醫藥企業的財務共享服務中心也才剛剛啟動，使得財務共享系統面臨著很大的經營風險，甚至會導致重大財務風險，嚴重威脅到企業的發展。所以醫藥企業只有結合現實情況，找到合適的管理方法，在執行流程中，合理評估企業風險并提出相應的策略，不定期維護系統，才能形成科學有效的企業財務信息資源共享服務，從而實現企業共享中心的最大價值。

二、財務共享相關概念

（一）管理會計的財務共享

財務共享服務中心是一種全新的概念，在企業管理會計中也是全新的觀點。在社會主義市場經濟新形勢下，運用有關信息技術，有機融入企業財務管理和經營活動中，在企業規劃、投資決策、企業管理與評估等方面都對企業產生了重大影響。相對于傳統單一的會計工作，現代管理會計更注重金融服務對現代企業經營管理的作用，其核心就是對企業的保護和創新。

（二）網絡時代的財務共享中心

隨著市場經濟的進一步發展，財務管理工作日益重要。由于國內宏觀經濟形勢的持續變動，企業的財務工作在內涵與形式上都出現了重大變化，傳統的財務工作理論與方式早已不能滿足企業的實際需要，財務共享服務已成為目前我國企業財務管理研究中的一項重大課題。相比企業來說，財務共享服務中心有符合自身的管理考評方法。如今經濟社會高速發展，企業理財模式必須改革，以進一步提高企業財務管理工作的全面信息化建設水平。網絡時代，企業數據共享理念也在日益革新，企業的財務管理工作應當緊跟時代的步伐，發展財務共享服務中心。只有減少企業財務方面的重復性工作，合理配置財務人員，才能使企業有效開展各項服務，從而增強競爭力。

（三）財務共享服務的優勢

一是增強醫藥企業財務管理的效果。財務共享服務使醫藥企業能夠從容審查相應的計劃，使資本得到合理高效的使用。醫藥企業通過財務共享服務中心，還可以快速整理企業資產，再采用貸款的方法將流動資金分配給有需要的企業，實現資產的合理配置。二是財務共享系統可以增強資本運營意識，加強醫藥企業的財務和資本運營。三是減少財務成本。醫藥企業應用財務共享服務，可以聘用更少的財務人才，也能相應地降低醫藥企業的財務成本。所以，合理控制財務共享系統的風險，突出財務共享服務的優勢，已成為當前學界研討的熱門話題，引起了更多專家學者的關注。

三、醫藥企業財務共享前財務管理的缺點

（一）財務管理與資本意識不強

在企業的財務管理工作方面，醫藥企業財務共享服務中心的辦公場所集中化，與分支財務管理場所分開，會影響醫藥企業的固定資產管理、財務管理等工作的開展，不利于醫藥企業控制資產。并且大多數醫藥企業將絕大部分精力放在產品營銷上，因此在經營中產生了很多問題，如業務規模不斷擴大，但利潤在下滑，還產生了不少壞賬，在財務報表撰寫等重要財會事項方面耗費了許多時間。醫藥集團子公司對醫藥集團的資金依賴性也造成了醫藥集團現金流的冗長，同時，隨著企業管理層級別的提升，耗時延長，也提高了管理復雜度和管理成本。一旦醫藥集團長期處于這種狀態，企業資本鏈將產生很多問題，企業會面臨無法解決的困境，甚至會危害到企業的生存和發展。

（二）財務管理效率低下

部分醫藥企業基于在市場上的優勢地位，成立了不少子公司，并實行分域管理。隨著子公司的增加，醫藥集團企業在財務核算中對資金管理也采用了分散的方法。這種管理模式導致內部管理非常混亂，由此造成大量重復性財務工作的出現，也大大降低了整體財務效果，資金管控風險增多。此外，從產品角度分析，醫療用品屬于企業必須重點關注的產品，醫藥企業對產品質量要求非常嚴格，對醫療產品的存放與運輸規定也非常嚴格，但許多醫藥企業的產品庫存管理能力非常有限，產品在長期存放過程中往往出現品質降低、損壞和過期的問題，這要求管理人員更加注重防范管理問題。

（三）財務人員工作強度不同

醫藥集團企業的縱向一體化策略選擇，使醫藥集團子公司業務規模擴大，對財務人員來說，工作量增加是必然的。而企業中個別財務人員工作量并不大，如醫藥企業特有的醫藥出納，工作強度低，嚴重影響了個人的工作效率。

四、醫藥企業實施財務共享服務模式的主要風險識別

（一）組織結構變革方面

實施財務共享管理模式時，必須對醫藥企業的組織架構和職責權力進行再次分解。在這種情形下，易形成的主要組織架構變化風險包括以下兩點：一是財務共享管理模式下財務的集權化趨勢顯現，子公司財務管理自主性減弱而出現抵觸心態，由此形成財務管理風險；二是因組織架構的變化必須實現職責權力的重新分配，這容易導致企業內部產生矛盾，形成財務管理方面的風險。

（二）財務人員轉型方面

醫藥企業的財務人員可以運用數據共享技術對企業經營管理情況作出合理的預測、分析和報告，有利于其履行經營管理職責。但如果醫藥企業在建立財務共享服務中心過程中，前期的宣傳推廣不足，以及技術培訓力量投入不夠，則很容易使部分員工對財務共享服務中心的運營情況缺乏認識，從而產生抵觸心態，并且存在財務人員的自身操作技能、管理維護力量無法適應財務共享服務運營要求的情況，從而制約整體目標的實現。由此，多數財務人員都存在職責轉型的需求，易形成兩方面的風險：一是大范圍的職責轉型易造成部分員工的抵觸心態，易形成不安定因素；二是部分財務人員可能無法勝任新崗位，對財務共享模式和操作方法存在畏懼心理，容易產生操作錯誤的經營風險。

（三）財務業務流程再造方面

財務共享服務提升了醫藥企業的經營管理效率，因此，在財務審計方面，醫藥企業必須形成行之有效的管理體系，從而推動財務發展。企業的財務流程被重新塑造，數據共享服務中心整合資源后，原來部門內的審批可能跨部門進行，對不同的項目有不同的審批過程，其面臨的主要問題就是審查責任不清，甚至每個單子都提交到數據共享服務中心審批。而財務共享服務中心工作人員直接接觸到的是書面資料或電子影像資料，因此財務業務審批過程也有流于形式之嫌。因此，在財務業務流程再造方面，企業容易產生的風險主要有兩方面：一是與財務管理流程整合的難度很大，易產生不合理的設計環節；二是規范性、標準化的業務流程已無法適應財務管理活動中發生的某些特定業務，以及無法應對企業內部環境發生變化的新要求。

（四）會計檔案管理合規性方面

紙質原始資料的傳播具有一定的滯后性，因此，在此管理模式下，絕大多數信息都是以電子數據信息形式傳播的。在這種方式下，會計檔案合規存儲的風險，主要在于醫藥企業的電子數據信息和紙質原始資料是否保持一致，尤其業務量較大的企業更易因審查不嚴而存在此方面的風險。

五、醫藥企業實施財務共享服務模式的主要風險管控對策

（一）合理劃分和變革組織結構

在實踐中，醫藥企業要通過以下措施做好預防與防控。一是科學合理地界定機構職責，著重強化前端財務監管，使財務管理與經營融為一體。二是從財務共享的特性入手，構建更明晰、具有彈性的責任機制。企業在職責權力分配中必須全面衡量當事人的權益，增強員工的共同意識，凸顯財務管理工作的中立特性，解決企業組織架構轉型中利益沖突的問題。三是醫藥企業財務部門也要積極與政府部門配合，做好工作間的交叉合作，以提升各方的工作實力和工作水準。

（二）明確財務人員轉型路徑

財務共享服務的出現對醫藥企業人員的要求也發生了改變，對醫藥企業的財務人員提出了新的要求。新的財務制度要求財務工作人員具備專業素質，同時對電腦使用能力有了更高的要求。根據財務共享服務模式的具體實現流程和服務要求，要做到對企業財務轉型風險的有效控制，就需要確定企業財務崗位轉型的具體途徑，以協助其迅速適應崗位變化，從而減少因轉型產生的抵觸心理。

首先，醫藥企業財務工作不再只是事后的會計核算，還包括財務管理大數據匯集，要求財務人員具備財務管理技術，掌握更多業務領域的專業知識，從而提升財務決策能力，并促進企業財務變革，逐步實現由專業化人員向綜合型人才轉型。其次，醫藥企業必須對共享中心的財務人員開展系統化培訓，使其熟悉整個流程，并樹立全局觀念。加強財務人員職業道德建設，規范工作制度，強化質量監管。可以把醫藥企業員工的道德水平納入考評內容，加強職業道德教育，發揮榜樣效應，形成優秀的醫藥企業文化。最后，醫藥企業人力資源部門也應當建立科學的晉升機制，在財務共享服務中心實行輪崗機制，培養新人，鼓勵優秀員工，在促進醫藥企業審批工作更加規范的基礎上，確保服務效果有效提升。

（三）注重業務流程與增值管理

企業要有效處理業務流程運行問題，需要注意對業務流程后續管控和優化管理。在醫藥企業政策統一的基礎上實施業務流程改造，并重點關注業務流程和增值部門。根據企業的實際狀況，設計出統一的財務政策、科目和數據管理系統，并在此基礎上整合重要的業務流程和增值部門，同時通過多層次的審批控制，以增強事前預警效果，減少因業務流程變更帶來的經營風險。此外，要把控資金安全，定期盤點資產。財務共享服務中心嚴控銀行賬號的付款審核、發票領用，集中管理所有銀行賬號。網銀付款時根據數額的多少設定審核權限，達到某個數額時必須由多人審核。針對存貨類、固定資產類，要重點關注采購審核、原物料調配、處理和移交等控制點。對項目的整體或部分執行定期盤點制度，以確保項目賬實相符。此外，增強醫藥企業財務機制的科學合理性，強化醫藥企業在財務管理中的監管職責，在實際監管流程中，及時發現醫藥企業在實際工作流程中可能出現的問題和出現風險的可能性，并根據具體的問題提供合理的意見和建議。

（四）合規管理企業會計檔案

關于會計檔案保管合規與經營風險高的問題，筆者認為，要采取嚴格措施規范資料傳輸與存檔，對電子影像資料與紙質單證實施多環節把控，保證電子數據與紙質數據的統一性，并建立審核單證丟失的緊急預案方法，以增強會計檔案保管的合規性，降低經營風險。此外，醫藥企業要關注并提供足夠的資金支持，同時運用優秀的信息系統為財務共享服務中心的順利運營和后期維護提供便利。

六、結語

新形勢下，人工智能的發展帶來的行業數據共享、信息資源共享極大地解放了生產力，信息共享環境下，會計核算憑證也能夠自主產生，減少了企業財務人員的工作量，同時使財務管理工作從企業后端逐步遷移至前臺，讓經營成果和財務管理大數據間的關聯更為密切。

隨著醫藥企業規模的擴大，財務流程越來越復雜，已經無法快速方便地實施財務管理，因此需要一個全新的財務管理方法。而財務共享服務正是適應網絡時代與企業數據共享理念的全新的財務管理方法。財務共享服務中心將整個企業的財務管理信息匯集在一起，讓管理者可以在第一時間掌握財務管理資訊，使總公司及時準確地掌握各分公司的生產與運營狀況，同時也可以監測下屬公司財務管理政策的執行效率與財務計劃的執行程度。