基于PDCA 質(zhì)量循環(huán)的檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建研究
——以某航天研究所為例

王竹溪

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所，北京 100076）

0 引 言

PDCA 質(zhì)量循環(huán)，即是計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、行動（Action）的首字母組合。無論哪一項工作都離不開PDCA 質(zhì)量循環(huán)，其中每個環(huán)節(jié)和步驟都需要經(jīng)過計劃、實施計劃、檢查計劃、調(diào)整計劃并不斷改善。在建設(shè)航天數(shù)字檔案館和大力推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，為了提供更加高效便捷的檔案信息資源服務(wù)，提升檔案管理工作效率和管理水平，滿足日益豐富多元的檔案利用需求，支撐研究所型號研制高效運轉(zhuǎn)，在“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理信息化”思想的指導(dǎo)下，探索某研究所檔案數(shù)字化管理模式，推進(jìn)檔案全文資源庫建設(shè)項目穩(wěn)步開展，使檔案數(shù)字化思想觀念和方法步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化。

1 PDCA 質(zhì)量循環(huán)應(yīng)用于檔案數(shù)字化管理模式的意義

1.1 提倡電子文件管理的基本目標(biāo)

電子文件管理的基本目標(biāo)是真實性、完整性、可用性和安全性。PDCA 原則正是從“四性”出發(fā)，通過對檔案數(shù)字化全過程的控制，在“雙套制”運行中保障數(shù)字化檔案高質(zhì)量和數(shù)字化管理過程清晰可控。

1.2 提高檔案數(shù)字化管理工作的效率

相較于一般的檔案數(shù)字化工作，基于PDCA 質(zhì)量循環(huán)的檔案數(shù)字化管理是在前期全面策劃工作的基礎(chǔ)上開展項目實施，針對過程管理中暴露的問題對方案進(jìn)行評估，對實施效果進(jìn)行驗收，根據(jù)反饋的意見整改后，納入方案策劃工作中，循環(huán)改進(jìn)、提升效率。

1.3 提升檔案數(shù)字化管理工作的水平

研究所沒有形成一套適應(yīng)性強(qiáng)和實效性高的檔案數(shù)據(jù)庫管理機(jī)制，數(shù)字化檔案管理模式穩(wěn)定性差、可靠性低。將PDCA 原則融入檔案數(shù)據(jù)庫管理工作能夠使數(shù)字化管理人員各司其職、專業(yè)運維，推進(jìn)數(shù)據(jù)庫有效運行。

2 基于PDCA 質(zhì)量循環(huán)的檔案數(shù)字化管理模式構(gòu)建

按照PDCA 質(zhì)量循環(huán)模式，將檔案數(shù)字化管理工作劃分為方案策劃、方案實施、方案評估、方案改進(jìn)四個階段開展工作。

2.1 第一階段：方案策劃（Plan）

2.1.1 目標(biāo)

第一，實現(xiàn)所有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。對歸檔的所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成數(shù)字全文副本，建立研究所檔案全文數(shù)據(jù)庫。

第二，實現(xiàn)電子文件全文掛接歸檔。順應(yīng)電子文件發(fā)展趨勢，開展已歸檔電子文件格式轉(zhuǎn)換與全文掛接工作，重點將已歸檔型號檔案中的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換后的全文掛接到瀚海之星檔案管理系統(tǒng)。

第三，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。此項目的開展也是研究所進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的大膽嘗試與有力舉措。

第四，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)建成門類齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、覆蓋全文的檔案信息資源庫，依托檔案管理系統(tǒng)平臺，深化對檔案信息資源的開發(fā)利用、數(shù)據(jù)分析與挖掘，為研究所全員提供更加便捷、高效的檔案信息資源服務(wù)。

2.1.2 內(nèi) 容

第一，館藏數(shù)字化。即對研究所現(xiàn)有館藏的所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成數(shù)字副本，提供全文利用服務(wù)。

第二，電子文件轉(zhuǎn)換掛接。即對已歸檔的原生電子文件，經(jīng)過版本確認(rèn)、離線下載、格式轉(zhuǎn)換、全文掛接等一系列規(guī)范流程，實現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中電子全文的集中管理和統(tǒng)一保存。

這兩大工作相互配合、互相補充、共同推進(jìn)，實現(xiàn)研究所館藏檔案的全部數(shù)字化、電子文件歸檔的科學(xué)規(guī)范化，建立行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的檔案全文資源庫。

2.1.3 預(yù) 算

將年度內(nèi)檔案數(shù)字化計劃加工的歸檔文件進(jìn)行測算，按照與數(shù)字化加工方洽談合同的價格，其他大幅面紙張折合成基準(zhǔn)頁計算價格，預(yù)算出該年度的加工金額。

2.1.4 原 則

2.1.4.1 遵守法規(guī)、遵循標(biāo)準(zhǔn)

館藏檔案的數(shù)字化工作，必須遵守國家法律和檔案局有關(guān)規(guī)定，必須符合集團(tuán)、院和研究所檔案部門和保密處相關(guān)規(guī)定與要求。同時，檔案數(shù)字化的開展和電子文件的歸檔應(yīng)以國家、行業(yè)、集團(tuán)和院的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。

2.1.4.2 安全保密、保障質(zhì)量

項目實施過程中應(yīng)謹(jǐn)守“保密”紅線，嚴(yán)格按照保密工作要求開展檔案數(shù)字化加工和電子文件整理工作，加強(qiáng)管理和制度保障，強(qiáng)化人員保密意識，重點考查外包單位保密資質(zhì)、確保全程監(jiān)控等，以防國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。檔案部門應(yīng)當(dāng)落實標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范中的安全要求，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受到損毀。安全管理應(yīng)堅持預(yù)防為主、全程監(jiān)控的原則。

為保障項目實施的效果和質(zhì)量，方案需編制項目實施過程中需要使用的規(guī)范性工作文件，明確填寫要求，作為驗收備查資料留存。

2.1.4.3 價值優(yōu)先、便于利用

第一，數(shù)字化對象的鑒選以價值性為原則。即優(yōu)先對屬于歸檔范圍且永久或長期保存、對研究所型號研制和綜合管理活動利用價值更高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。這一原則在確定和統(tǒng)計數(shù)字化對象范圍中得以具體體現(xiàn)。

第二，檔案保存的價值在于利用。檔案數(shù)字化工作也是在保護(hù)檔案原件基礎(chǔ)上，為使用者提供更加方便、快捷、多元的使用方式和途徑。

2.1.5 文 件

數(shù)字化活動中要嚴(yán)格執(zhí)行各項安全保密法律法規(guī)、檔案門類標(biāo)準(zhǔn)和其他管理規(guī)定。

2.1.6 重點與難點

數(shù)字化前檔案整理登記工作需要檔案人員查閱所有數(shù)字化對象的實體，對照檔案出庫登記表填寫每一份檔案基本信息，檢查每一頁檔案實體狀況并對有問題的頁面進(jìn)行修復(fù)或登記，工作量比較大。同時，這一工作的精細(xì)化程度比較高，因為檔案出庫登記表將作為與數(shù)字化加工方的移交憑證，在后續(xù)工作量統(tǒng)計、檔案實體狀況檢查、檔案歸還等工作中作為重要參考文件。

2.2 第二階段：方案實施（Do）

2.2.1 對象范圍

研究所數(shù)字化加工對象涵蓋所有具有長久保存價值的檔案，遵循價值優(yōu)先的原則，結(jié)合實際利用需求，各門類檔案數(shù)字化加工范圍有所不同，按照年度內(nèi)涉及門類的具體加工范圍、密級、頁面尺寸和數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計。

2.2.2 調(diào) 研

因研究所密級較高，按標(biāo)準(zhǔn)中對于涉密或敏感信息宜采用單一來源采購的要求，調(diào)研具有相應(yīng)保密資質(zhì)的院內(nèi)兄弟單位簽訂長期服務(wù)合同，委托其開展檔案數(shù)字化加工服務(wù)。

2.2.3 合 同

首先，合同應(yīng)至少包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、工作場所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、價格標(biāo)準(zhǔn)和付費方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款或協(xié)議，以及廉潔協(xié)議等。

其次，合同中違約責(zé)任和賠償條款，至少應(yīng)包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權(quán)違約等情況下的賠償及爭議的解決機(jī)制。

最后，合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰明確，避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。合同簽訂的手續(xù)應(yīng)齊備，符合國家法律法規(guī)要求。

2.2.4 人員、進(jìn)度安排

在數(shù)字化加工實施過程中，應(yīng)對人員職責(zé)和工作進(jìn)度進(jìn)行具體分工和細(xì)化，確保按時完成和職責(zé)清晰明確。

2.2.5 形 式

2.2.5.1 數(shù)字化加工外包服務(wù)

利用計算機(jī)技術(shù)對研究所數(shù)字化范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在光盤、固態(tài)硬盤、網(wǎng)盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本。

2.2.5.2 電子文件轉(zhuǎn)換掛接

已歸檔預(yù)研檔案電子版受控任務(wù)書和研究所作為乙方的報告等電子文件轉(zhuǎn)化掛接工作由研究所檔案管理人員自行承擔(dān)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，完成原生電子文件版本確認(rèn)、離線下載、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入與全文掛接等工作。

2.2.6 實施流程及具體要求

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本流程、各流程責(zé)任者以及每個環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容如圖1 所示。

圖1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本流程圖

2.2.6.1 檔案出庫

首先，由檔案組按照確定的數(shù)字化加工范圍分批進(jìn)行調(diào)檔、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作。清點時要對檔案進(jìn)行編頁，編頁方式如下：

a.應(yīng)在掃描之前對沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案進(jìn)行編頁，文書檔案可將正文和底稿的共頁寫在正文首頁右下角作為一份檔案掃描。

b.宜使用2B 鉛筆進(jìn)行編頁。

c.歸檔文件應(yīng)在頁面的底端右下角（正頁）、左下角（反頁）編寫頁碼。

d.編頁不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容。

e.使用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次編寫頁碼。

f.應(yīng)保證每卷或每件頁碼編寫的連續(xù)性。

g.檔案數(shù)字化過程中應(yīng)特別注意保持全宗、目錄、案卷等檔案組成單位的完整性，不宜進(jìn)行隨意分割，不應(yīng)孤立地抽取個別重要文件而失去與一組文件的內(nèi)在聯(lián)系，從而破壞檔案的整體價值。

h.在檔案整理過程中，如對檔案實體進(jìn)行調(diào)整并需要在備考表中注明的，應(yīng)在備考表中注明。

i.針對破損嚴(yán)重影響加工的頁面進(jìn)行必要的修復(fù)后再進(jìn)行出庫登記。

確認(rèn)無誤后以分目錄形式和大流水號規(guī)則填寫檔案出庫登記表，提交出所流程。審批通過后與加工方檔案接收人員進(jìn)行清點、核對，雙方確認(rèn)無誤后簽署紙質(zhì)檔案出庫移交單，附檔案出庫登記表一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間、經(jīng)辦人和雙方部門領(lǐng)導(dǎo)，辦理出庫交接。

其次，加工方應(yīng)提供符合檔案保管要求的可靠場所，確保出庫檔案的安全。

最后，檢查目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《航天檔案數(shù)據(jù)元》的要求，建立并完善各門類檔案著錄項及著錄規(guī)則。在檔案出庫登記階段，每一份目錄數(shù)據(jù)都需兩人交叉互查，采用互查方式對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時修改并加以標(biāo)注。

2.2.6.2 檔案掃描

a.掃描色彩模式。首先，原則上全部采用彩色模式進(jìn)行掃描；其次，面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，采用彩色模式掃描；再次，面為黑白亮色，且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；最后，面為黑白亮色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度模式掃描。

b.掃描分辨率。第一，掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖片清晰、完整，同時綜合考慮后期利用、存儲等因素。第二，掃描分辨率應(yīng)不小于300 dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于600 dpi。

c.存儲格式。第一，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。在保證數(shù)字圖像質(zhì)量的前提下，盡量減少文件占用的存儲空間。第二，建議紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式選擇通用格式TIFF 和JPEG。第三，掛接到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字圖像，轉(zhuǎn)換為OFD 或PDF格式。

2.2.6.3 圖像處理

a.圖像命名。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。以檔案類目劃分和檔號編制規(guī)則為基礎(chǔ)，進(jìn)行數(shù)字圖像的命名，且命名應(yīng)具有唯一性。

首先，用于系統(tǒng)掛接，進(jìn)行全文在線閱覽利用的數(shù)字圖像：以檔案門類建立總文件夾，在總文件夾下以卷為單位建立、以卷號為文件名建立子文件夾，在子文件夾中一份檔案應(yīng)轉(zhuǎn)換為一個PDF，并以檔案實體的檔號為其命名，如圖2 所示。

圖2 系統(tǒng)掛接圖像命名示例

其次，用于備份保管，存儲于離線存儲介質(zhì)中的數(shù)字圖像：以檔案門類建立總文件夾，在總文件夾下以卷為單位建立、以卷號為文件名建立子文件夾，在子文件夾中，若為單頁文件，直接以檔號命名；若為多頁文件以單頁形式存儲時，可用檔號建立相應(yīng)文件夾，用檔號-頁碼順序為單頁圖像命名，如圖 3 所示。

圖3 備份保存圖像命名示例

b.圖像檢驗。檢驗過程中如發(fā)現(xiàn)以下問題，必須填寫檔案數(shù)字化圖像檢驗登記表進(jìn)行問題和整改情況記錄：檔案數(shù)字圖像不完整、清晰度差或失真度較大導(dǎo)致無法識別時，應(yīng)重新掃描；對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時改正；圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時調(diào)整；對圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，不符合圖像質(zhì)量要求的，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

2.2.6.4 數(shù)據(jù)掛接

第一，應(yīng)借助相關(guān)軟件進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)數(shù)字圖像的一一掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。若無條件，也可采用人工掛接。

第二，逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包含目錄數(shù)據(jù)與圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與檔案實體和實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正。

2.2.6.5 驗 收

a.驗收方式。檔案部門成立專門的驗收組對掃描后的全部數(shù)字圖像進(jìn)行驗收。

b.驗收項目及指標(biāo)。驗收檢驗內(nèi)容包含數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等，具體驗收項目指標(biāo)如表1 所示。

表1 驗收項目及指標(biāo)

c.驗收結(jié)論。檔案數(shù)字化成果質(zhì)量達(dá)到驗收指標(biāo)要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗收。

驗收完成后須經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。驗收結(jié)論應(yīng)與其他數(shù)字化工作文件一并歸檔留存。

2.2.6.6 檔案入庫

a.裝訂還原。檔案數(shù)字化加工完成后，拆除過裝訂物的檔案需重新裝訂，恢復(fù)檔案原貌。裝訂物應(yīng)符合長久保存要求，不得污染、損害檔案實體。

b.歸還入庫。檔案整理人和加工方對照檔案出庫單，對檔案實體進(jìn)行一一清單核查，核對無誤后，雙方簽署紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目完工進(jìn)度驗收單辦理交接手續(xù)，檔案歸還入庫。

c.資料歸檔。第一，建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和加工方實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。檔案部門應(yīng)將在整個檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存，以備日后查用。第二，應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

2.3 第三階段：方案評估（Check）

2.3.1 控 制

2.3.1.1 前端控制法

應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。

2.3.1.2 后端控制法

應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正。

2.3.2 效 果

數(shù)字化管理人員對數(shù)字化檔案完成情況和問題整改情況進(jìn)行匯報，對數(shù)字化加工全流程進(jìn)行總結(jié)和完善，做出下一年度檔案數(shù)字化加工計劃設(shè)想。

2.4 第四階段：方案改進(jìn)（Act）

主要是對年度內(nèi)該項目的經(jīng)驗總結(jié)與不足分析，針對問題制定整改措施和下一階段目標(biāo)，目標(biāo)內(nèi)容涵蓋優(yōu)化提升措施。

3 結(jié) 語

檔案數(shù)字化管理工作是一項系統(tǒng)工程，每一步操作都需要附工作文檔或佐證材料并凸顯過程管理思路，做到每一階段的小閉環(huán)，最后并入一個大循環(huán)。