業財一體化背景下的應付職工薪酬會計核算

薛梅，王寶玲

（山東科技大學 財經學院，山東 泰安 271000）

0 引 言

企業職工薪酬管理、核算是企業人事管理的重要內容之一，也是整個企業管理的重要內容之一。為了加強對企業職工薪酬的管理，減輕財務人員的工作量，現行的ERP 系統都建立了工資管理子系統。隨著信息技術的發展，大數據、云會計、業財一體化等相關理論和技術在應付職工薪酬管理中得到了較好的應用。傳統的手工會計在進行薪酬核算時，只在月末時計提各種工資費用和工資發放時填制相對應的憑證，核算重點是實現會計的核算和監督功能，而對企業薪酬核算的業務較少進行記錄，忽略了企業財務、業務之間的融合，導致企業財務和業務的分離；和傳統的手工會計核算不同，在企業管理信息系統環境下，總賬管理系統、薪資管理系統集成使用，共同完成對企業薪酬業務的核算，當企業發生和薪酬計算的相關業務時，人力資源部門等業務部門計算所需的各種工資項目、代扣款項，根據設置好的工資分攤類型模板生成會計憑證傳遞到總賬管理系統中，在這種核算過程中，業務（薪資管理系統記錄）和財務（總賬管理系統記錄）達到了較好的融合，最終企業的業務流、資金流、信息流達到“三流合一”，能夠滿足會計信息使用者對各種類型的會計信息的使用需要。

在企業日常業務會計核算中，部分小型企業工資管理系統尚未啟用，在進行企業職工薪酬計算時，通過手工計算、Excel 表格等方式把職工各個工資項目、五險一金、個人所得稅計算出來，再在總賬管理系統通過增加憑證的方式生成、保存與應付職工薪酬相關的憑證；在會計信息系統教學過程中，大部分教材對企業應付職工薪酬會計核算的講解與實際工作嚴重脫節，只是簡單設置了幾個工資計算的公式，對“五險一金”的計提、代扣款項繳納等都沒有涉及，因此筆者認為對業財一體化背景下的應付職工薪酬會計核算進行詳細論述是非常有必要的。

1 某企業應付職工薪酬會計核算案例中薪資管理系統基礎信息設置

假設山東省濟南市一家工業企業2020 年啟用用友ERP-U8 V10.1 薪資管理系統，對企業的員工工資進行核算。企業擁有職工15人，其中正式人員10人，臨時人員5 人。企業設置管理中心、供銷中心、生產車間三大部門，管理中心又下設總經理辦公室、財務部門兩個二級明細部門，供銷中心下設銷售部、采購部兩個二級明細部門，見圖1；人員類別劃分為企業管理人員、銷售人員、車間管理人員、生產人員四大人員類別，工資費用按照人員類別進行分配，見圖2。該企業設置“正式人員”和“臨時人員”兩個工資類別，本文主要是對企業正式人員薪資進行核算分析，圖3 是企業2020 年1 月份正式人員的職工信息。

圖1 企業部門檔案（截圖）

圖2 企業人員類別（截圖）

圖3 2020 年1 月份正式人員職工信息（截圖）

在用友ERP-U8 V10.1 系統中的“基礎設置”中，在“基礎檔案中”依次輸入企業的“部門檔案”“人員類別”“人員檔案”后，把系統基礎設置中的“人員檔案”信息批量引入薪資管理系統中，作為薪資管理系統核算的基礎，如圖4 所示。

圖4 企業人員檔案（截圖）

2 工資項目及會計科目設置

在企業核算的工資項目中，請假扣款按天數計算，每請假一天扣100 元，個人所得稅按2019 年開始實行的七級超額累進個人所得稅稅率表計算，即以應付工資扣除三險一金后為計稅工資，按七級超額累進稅率計算應納稅額，目前濟南市規定企業負擔的“四險一金”比例為養老保險16%、醫療保險為（2020 年1 月1 日起生育保險合并到職工醫療保險中）8%（其中醫療保險7%，生育保險為1%）、失業保險0.7%、工傷保險0.4%、住房公積金10%；個人繳納的三險一金比例為養老保險8%、醫療保險為2%和18 元（其中大額醫療救助為8元，醫療門診統籌金為10 元）、失業保險0.3%，住房公積金10%。工會經費及職工教育經費計提比例分別為2%和2.5%，企業在月末進行工資分攤、代扣個人所得稅和“五險一金”制單業務，下個月月初進行企業工資發放，繳納個人所得稅和“五險一金”。

企業在進行工資業務會計核算時，以“應付職工薪酬”為例，按照財政部有關規定在一級科目“應付職工薪酬”下設置“工資”“社會保險費”“住房公積金”“工會經費”“職工教育經費”五個二級明細科目，“社會保險費”下設“養老保險”“醫療保險”“失業保險”“工傷保險”四個三級明細科目，同樣“管理費用”“銷售費用”“制造費用”明細科目設置機構類似，如表1 所示。

表1 工資分攤涉及會計科目

為了正確計算企業職工的工資金額，在不打開任何工資類別的前提下，應在用友ERP-U8 V10.1 財務軟件中設置基本工資、獎金、崗位工資、應發合計、請假扣款、個人醫療保險、個人養老保險、個人失業保險、個人住房公積金、計稅工資、代扣稅、扣款合計、實發合計、企業養老保險、企業醫療保險、企業失業保險、企業工傷保險、工會經費、職工教育經費、企業住房公積金、大額醫療救助及醫療門診統籌金等工資項目，如表2 所示，其中應發合計、代扣稅、實發合計、扣款合計是系統中自帶且增減項不能修改的工資項目，在一個工資賬套中，不管具體的工資項目名稱是什么，應發合計取得是所有工資屬性為“增項”項目之和，扣款合計取的是所有工資屬性為“減項”項目之和，扣款合計是“應發合計”和“扣款合計”的差額。如果在新建工資賬套時，選擇了需要“代扣個人所得稅”，那么在工資項目中就自帶“代扣稅”項目。

在不打開任何工資類別的前提下，設置好適合任何工資類別的工資項目及公式，再打開“正式人員”工資類別，把正式人員檔案信息批量引入薪資管理系統中，便于以后的核算。然后打開“工資項目設置”，把已設置好的工資項目從“名稱參照”中選入，再對有關工資項目進行公式設置，如表2 所示。

表2 工資項目類型、增減項性質、計算公式

在表2 這張公式設置表中，需要有兩個地方做一下說明。一是在ERP-U8 V10.1 中，應發合計是系統預制好的項目，是不能修改的工資項目，它取的是所有增項項目公式之和，但是我們在后面工資分攤中，需要的數據不是所有增項項目之和，而是在扣除所得稅和社會保險之前企業員工到手的工資金額（也就是系統所有增項項目之和減去缺勤扣款得到的），為了真實反映企業員工在扣除所得稅和社會保險之前的工資金額，為了工資分攤的需要，筆者建議把請假扣款設置為增項項目，但在后面輸入請假天數時，可以輸入負數，這樣雖然把請假扣款設置為增項，但在工資計算時應發合計的金額是所有增項項目之和減去缺勤扣款的金額，便于我們后面的工資分攤設置。另外，筆者覺得用友ERP-U8 V10.1 設置應發合計、扣款合計、實發合計不太合理，應該讓財務人員根據企業的實際情況能夠對這三個公式進行修改、設置。在用友T3 教育專版10.8 Plus 中，對薪資管理系統的公式做了改進，所有計算公式都由財務人員自行設置。

二是實發合計公式中，實發合計=應發合計-扣款合計，而計稅工資=應發合計-個人醫療保險-個人養老保險-個人失業保險-個人住房公積金，扣款合計是系統自帶的工資項目，應為工資項目中所有減項項目之和，即扣款合計=個人醫療保險+個人養老保險+個人失業保險+個人住房公積金+代扣稅，所以實發合計反映最終發到企業職工手中的金額，在數值上等于應發合計和扣款合計的差，也和計稅工資-代扣稅的差是相等的。

3 計算工資變動表

在進行計算工資變動表的工資項目之前，由于“工資變動表”中包含“工資代扣稅”項目，用友ERP-U8 V10.1 中內置的“個人所得稅申報表”中的計算方法和現行稅法規定的計算方法不一致，因此，需要先修改有關“個人所得稅”的計算方法。在薪資管理系統中，打開“設置”下的“選項”菜單，如圖5 所示，進入“選項”中的“扣稅設置”頁面，點擊“編輯”按鈕，系統默認的個人所得稅申報表中“收入額合計”項所對應的工資項目默認是“實發工資”，應改為“計稅工資”項目。另外，在稅率設置中，修改個人所得稅納稅基數為5 000，附加費用為0，修改為和現行稅法一致的稅率表，如圖6 所示。

圖5 薪資管理系統選項

圖6 薪資管理系統個人所得稅申報表——稅率表（截圖）

修改好“扣稅設置”后，進入系統中的“業務處理”—“工資變動”，打開“工資變動”表，“工資變動”表中包含了所有針對正式人員已設置好的工資項目，這些工資項目可以分為兩大類：一類是相對固定的需要財務人員輸入的工資項目（但在“期月末處理”中，可以把其設置為非清零項，便于財務人員在以后會計期間的輸入），另一類是帶有公式的變動工資項目。如果涉及的工資項目較多，可以使用系統提供的“過濾器”的“過濾設置”功能，在工資變動表中只顯示需要輸入的工資項目，便于財務人員的輸入。以下表3為例，不帶公式的固定工資項目只有“基本工資”“獎金”“崗位工資”“請假天數”四個，因此，在輸入相關數據時，可以使用“過濾設置功能”輸入“基本工資”“獎金”“崗位工資”“請假天數”四個項目，為了后續工資分攤需要，“請假扣款”設置為增項項目，因此，“請假天數”需要輸入負數，如圖7 所示。

圖7 工資變動表（計算前，截圖）

表3 工資項目數據表

把工資變動表中變動工資項目輸完以后，點擊“計算”按鈕，系統就會自動計算出所有帶公式的工資項目的數據，如圖8 所示。

圖8 工資變動表（計算后，截圖）

4 工資分攤及憑證生成

為了比較直觀地反映企業在工資薪資管理中的業務、財務的融合，在薪資管理系統發生完工資變動、工資分攤業務后，在工資管理系統要生成對應的憑證，傳遞到總賬系統中。在薪資管理系統、總賬管理系統的不同記錄，代表了業務流、資金流、信息流的“三流合一”。

4.1 “應付工資”分攤

為了正確計提、計算企業工資總額，應首先設置“應付工資”分攤類型。“應付工資”分攤類型是按照企業人員類別計提，在薪資管理系統業務部門進行計提后，對業務活動進行記錄，同時工資分攤結束后要生成會計憑證，傳遞到總賬系統中，完成企業資金活動的記錄，同時在業務活動、資金活動記錄過程中生成各種數據，這些數據在信息系統中經過分析、處理之后，下沉到信息層中，儲存于整個數據庫中，等會計信息使用者需要時可以立即輸出會計信息。在整個流程中，達到了業務流、資金流、信息流三流相互融合的“三流合一”。

在系統中，在“業務處理”下點擊“工資分攤”，按照人員類別設置“應付工資”分攤類型，如表4 所示。

表4 “應付工資”分攤構成設置

在上面的表4 中，需要說明的是計提基礎是“應發合計”，在前面的公式設置中，應發合計=基本工資+獎金+崗位工資+請假扣款，為了正確進行“應付工資”分攤設置，“請假扣款”增減項設置為“增項”，“請假天數”在輸入時設置為負數，這是用友ERP-U8V10.1 三個預設的工資項目沒法修改的前提下不得已的設置。“應付工資”分攤設置完畢后，系統自動按人員類別計算出分配金額，如圖9 所示。

圖9 “應付工資”分攤一覽表（截圖）

選中“合并科目相同、輔助項相同的分錄”，點擊“制單”，系統立即生成憑證，憑證內容為：

在上述憑證中，第三行、第四行、第五行會計分錄雖然相同但在制單過程中沒被合并的原因是，“管理費用”在前面設置了輔助核算—部門核算，第三行會計分錄核算的是總經理辦公室，第四行會計分錄核算的是財務部，第五行會計分錄核算的是采購部。

4.2 企業負擔“四險一金”計提

和上面“應付工資”分攤設置操作步驟相似，對企業負擔的“四險一金”進行計提。以總經理辦公室管理人員為例，分別計提企業應負擔的養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、養老保險金，在“分攤構成設置”中，計提基礎是前面設置的企業養老保險、企業醫療保險、企業失業保險、企業工傷保險、企業養老保險金工資項目，如圖10 所示。

圖10 “四險一金”分攤構成設置（截圖）

“四險一金”工資分攤設置好后，制單生成憑證，如圖11 所示。

圖11 “四險一金”分攤生成的憑證（截圖）

4.3 工會及職工教育經費計提

在“薪資管理”中，“業務處理”菜單下的“工資分攤”中，按照人員類別設置“工會經費、職工教育經費”分攤類型，在“工會經費、職工教育經費”分攤類型中，計提基礎為前面設置的工會經費、職工教育經費工資項目，工資分攤設置的具體內容如圖12 所示。

圖12 “工會經費、職工教育經費”分攤構成設置（截圖）

工資分攤設置完成后，系統自動計算按照人員類別計提出工會經費、職工教育經費的金額，合并科目相同、輔助項相同的分錄后，制單生成的憑證內容為：

4.4 代扣個人社會保險費及發放工資

在“工資分攤”中，設置“代扣個人所得稅及發放工資”分攤類型，按照不同人員類別設置有關人員代扣個人所得稅及發放工資，其中有關人員發放工資計提基礎是前面設置的“實發合計”工資項目，代扣個人社會保險費計提基礎為“個人醫療保險”“個人養老保險”“個人失業保險”，分攤構成設置如圖13 所示。

圖13 “代扣個人社會保險費及發放工資”分攤構成設置（截圖）

2020 年1 月末設置“代扣個人社會保險費及發放工資”工資分攤類型后，所有薪資管理系統業務完成后，進行“月末處理”，在“月末處理”過程中，選擇不清零項，完成“月末處理”后，進入2020 年2 月，選擇“代扣個人社會保險費及發放工資”工資分攤類型，系統自動計算按照人員類別計提出個人應負擔的醫療保險、養老保險、失業保險、住房公積金，代扣代繳個人所得稅后，合并科目相同、輔助項相同的分錄后，制單生成的憑證為：

4.5 繳納個人負擔的社會保險、住房公積金及個人所得稅

在“工資分攤”中，設置“繳納個人負擔的社會保險、住房公積金及個人所得稅”工資分攤類型，如圖14所示。

圖14 “繳納個人負擔的社會保險、住房公積金及個人所得稅”分攤構成設置（截圖）

合并科目相同、輔助項相同的分錄后，制單生成憑證為：