企業存貨管理問題及其改進策略探討

周 娟

（南昌市燃氣集團有限公司，江西 南昌 330006）

做好企業存貨管理工作，不僅能夠保證企業生產經營活動的順利開展，使企業更好地適應不斷變化的市場環境，牢牢把握競爭優勢，還能夠降低企業的資金成本，規避存貨貶值風險，從而為企業的高質量發展奠定良好的基礎。新形勢下，雖然我國企業發展規模逐漸擴大，但由于存貨管理起步較晚，依然存在基礎工作不到位、內控制度不健全等問題，這不利于企業強化競爭優勢。對此，企業需要在了解存貨管理內容的基礎上，不斷完善管理制度、創新管理方法，保證存貨成本與經濟效益維持平衡狀態，從而提高企業的盈利水平。

一、企業存貨管理的具體內容

按照業務流程對企業存貨進行分類，可以分為采購、儲存、領用三個方面，其管理工作需要貫穿業務流程始終，具體如下：

（一）存貨采購管理的內容

存貨采購涉及內容廣泛、管理內容復雜，可以歸納為以下幾個方面。1.請購存貨。企業采購部門需要結合生產計劃及物資需求，編制科學、合理的物資采購計劃。在此基礎上，采購部門還要做好市場調查工作，充分了解貨物市場報價，并將調查結果作為供貨商選定的關鍵依據。同時，設計貨物品采購目錄，并由主管人員簽字確認。2.簽訂采購合同。企業主管領導需要在相關部門批準情況下，給予采購人員相應權限，要求采購人員嚴格按照合同內容執行相關工作，在此期間，不得隨意更改合同內容。同時，將合同副本送往審核部門，由專業審核人員對合同中的價格進行嚴格審核并留存。3.存貨驗收及入庫。企業驗收部門需要對采購回的貨物進行驗收，確保實際貨物質量、數量、型號等與訂單相符，同時保證貨物外觀完整、無損，而后入庫，并編制驗收單，將其作為貨物驗收的主要依據。⒋付款憑單編制。貨物入庫后，需要檢驗驗收單、購貨單以及發票是否一致，如果一致應編制付款憑單，并嚴格按照相關制度對付款憑單進行審核，審核完畢將其與每日憑單匯總表同時送往企業會計部門，為后續編制明細賬目、記賬憑證提供依據。⒌貨物付款。企業在貨物付款之前，需要充分了解自身資金狀況以及相關付款條件。在支票簽發過程中，要做好日記賬和支票簿登記工作，保證所有款項登記無誤，完成支票簽發工作后，負責人需要對發票、合同等資料進行審核、簽字。⒍會計記錄。會計人員需要結合記賬憑證、付款憑單等資料，做好總賬簿和明細賬記錄工作。

（二）存貨儲存管理的內容

存貨儲存主要涉及已經驗收的存貨管理以及存貨盤點和處理工作。1.已經驗收的存貨管理。企業在存貨管理工作中，需要將貨物采購與貨物保管工作相互分離，如此能夠有效降低未授權采購風險發生率。另外，貨物存放的場所也要具備獨立性特點，避免無關人員進入，保證貨物完整。2.存貨盤點及處理。存貨儲存需要確保實際情況與賬面相符，這也對管理人員執行工作提出較高要求，需要管理人員定期盤點存貨，并編制盤點表。如果發現存貨缺少情況，需要及時上報給相關部門，并深入分析造成存貨缺少的實際原因。

（三）存貨領用管理的內容

企業在存貨領用過程中，涉及以下幾個環節：1.對領用計劃進行審核。企業生產計劃部門，需要在合理分析銷售情況和存貨需求基礎上，根據客戶訂單制定相應的生產計劃，而后確定存貨數量，并填寫存貨領用表單。負責人在對領用表單進行確認簽字后，即可領用存貨。2.存貨發出。存貨領用單通過審核后，庫存管理人員和存貨領用人員需要對發出的存貨進行嚴格檢驗，確保質量過關、數量準確，而后簽字確認。存貨發出后，管理人員要做好登記材料卡片工作，并交給記賬員準確記賬，最后定期將材料卡片、庫存發出匯總表送往財務部門。3.存貨領用核算工作。管理人員在發出存貨后，需要準確登記存貨臺賬。財務人員要結合存貨發出匯總表，根據存貨用途進行統籌規劃、合理分配，并分析存貨成本差異，針對性制證，最后結合實際情況登記賬簿。⒋存貨領用稽核工作。為了提高企業存貨管理水平，保證存貨安全，需要稽核部門嚴格按照相關制度審核領料單，并對存貨臺賬及相關憑證進行審核，同時檢查會計核算準確性。

二、企業存貨管理存在的主要問題

（一）存貨管理基礎工作不到位

基礎工作不到位，是當前企業存貨管理存在的典型問題。具體體現在貨物采購、生產成本等管理方面。嚴重影響了企業工程項目核算效果，導致核算結果缺乏準確性和科學性。同時減少了企業資產負債，無法為企業長遠發展提供保障。例如，企業中的A、B工號在一起開工的情況下，如果出現以下情況，會嚴重降低存貨管理效果。首先，月末核算發現B工號材料消耗接近于0，并且大幅度低于A工號。其次，沒有及時將原材料或輔助材料領用轉入成本，或者在結轉過程中出現人為失誤，導致項目核算缺乏準確性。最后，存貨入庫數據不準確，并出現紅字余額。以上情況均會影響企業的存貨管理效果，不利于企業的健康發展。

（二）缺乏健全的存貨內控管理制度

內控制度不健全也是降低企業存貨管理成效的主要原因之一。當前，很多企業沒有認識到內部控制的重要性，導致內控效果不盡人意，無法為企業創造綜合效益提供保障。具體來說，企業推行內控機制，能夠為存貨管理奠定良好基礎，從根源上減少存貨管理錯誤率，同時有效防范徇私舞弊、暗箱操作等違規行為。然而，當前部分企業在開展存貨管理工作時，由于缺乏內控意識，導致相關制度不健全。加上受各種外界因素制約，使得很多內控制度無法有效落實，不僅影響內控效果，還無法為存貨管理提供支持。另外，很多企業并未設置專業存貨管理部門，在開展存貨管理工作時由內控部門全權主導。導致內控人員在工作過程中應接不暇，無法對企業存貨進行全過程監管。另外，很多企業在存貨管理過程中出現一人兼職多個崗位的情況，也就是由一位負責人同時負責貨物采購、貨物入庫、貨物銷售等環節，如果管理人員綜合素質不過關，則容易使其在工作中受利益驅使做出徇私舞弊、暗箱操作等違規行為。加上企業管理流程缺乏規范性，導致違規行為無法被及時發現，嚴重損害企業綜合效益，甚至制約企業的健康發展。

（三）存貨日常管理工作存在漏洞

由于企業存貨管理日常工作不到位，導致各種問題頻繁出現。上文提到，貨物采購是存貨管理的重要環節和基礎工作，其采購數量與企業生產經營狀況息息相關。當前，很多企業在貨物采購過程中，并沒有結合生產計劃和物資需求制定科學、合理的采購計劃，而是憑借采購人員直覺和經驗采購貨物，導致采購管理效果不盡人意，不僅占用企業大量資金，還容易造成貨物積壓，嚴重影響存貨流動性，導致貨物變現能力降低。出現以上情況后，如果不及時解決，容易造成企業資金鏈斷裂，從而使企業生存面臨困境，甚至給企業造成不可預估的損失。另外，存貨驗收效果對存貨管理工作有直接影響，如果驗收部門沒有嚴格按照規章制度對貨物進行驗收，或者驗收過程缺乏警惕性，容易導致企業存貨出現各種質量問題，從而給企業造成一定經濟損失。與此同時，企業貨物儲存完善與否，也會直接影響存貨管理成效。上文提到，企業為了確保存貨安全，需要管理人員定期做好貨物盤點和處理工作。一旦出現存貨盤點不及時、存貨監督管理不到位，或者存貨記賬不準確等情況，將會導致存貨出現損壞、丟失等一系列問題，不利于企業的健康發展。新形勢下，企業生產規模逐漸擴大，存貨類型和數量不斷增加，加上不同存貨管理規則不盡相同，所以，在一定程度上增加了存貨管理工作難度。如果管理人員沒有做好日常管理工作，未對存貨進行合理分類，將會導致存貨在發出、領用等環節產生一系列問題，從而影響存貨管理效果。另外，存貨管理不當還會對存貨性能、質量造成一定的隱患，稍有不慎就會為企業帶來經濟損失，增加企業的運營成本。

三、解決企業存貨管理問題的改進策略

（一）做好存貨管理的基礎性工作

要想從根源上解決存貨管理存在的問題，有效提高存貨管理效果，企業需要做好基礎性管理工作，一方面，要制定科學、合理的存貨采購計劃；另一方面，要規范存貨管理流程，從而為存貨管理工作的順利開展奠定基礎。具體可以從以下方面進行分析。1.編制科學、合理的存貨采購計劃。企業采購人員作為存貨采購計劃編制執行者，需要具備較強的專業能力和分析能力，能夠在了解企業生產工藝流程、設備運行狀態、材料損耗需求、企業生產計劃等實際情況基礎上，制定科學、合理的存貨采購計劃。企業應規范采購人員的行為，為存貨管理提供人才保障，確保采購人員能夠在保障生產材料充足的同時，圍繞節約理念采購物資。2.為了確保存貨采購價格合理，需要采購人員提前做好市場調查工作，對三家以上供應商資質條件、產品質量、產品情況進行調查，并綜合各種因素，選擇性價比較高的貨物，從而充分發揮采購計劃的作用和功能。針對企業生產中使用的大宗材料或設備，推薦采用招投標方式進行采購，在招投標過程中應做好監管工作，避免暗箱操作，嚴格規范貨物采購流程，提高存貨基礎性管理工作綜合水平。

根據上文可以看出，保證存貨采購計劃科學性和合理性，是提高存貨管理工作成效的重要前提。要想做好該項工作，企業需要強化存貨采購環節內部控制工作，制定完善的規章制度和業務流程，從根源上減少企業不必要的經濟支出，為企業創造最大化經濟效益。企業在存貨管理過程中要結合實際情況，明確貨物采購流程，制定相關規章制度，確保規章制度完善、可行，并嚴格落實到實際工作中。另外，企業需要強化存貨采購環節監督管理力度，各部門之間要加強溝通，相互制約、相互監督，促進采購環節內部控制達到預期效果。除此之外，企業還應對存貨采購授權批準、采購合同、存貨驗收等進行有效管控，從多方面、多角度入手提高存貨采購內控效果，從而有效提高采購環節存貨管理水平。在達到存貨采購內控效果基礎上，企業還要盡可能地加快存貨驗收效率，及時發現貨物問題，為存貨處理預留更多時間，以此減少企業不必要的財產損失，全面提高企業存貨管理效果。

（二）制定完善的存貨內控管理制度，加大存貨成本監管力度

企業要想有效地提高存貨管理水平，就要制定完善的內部控制制度，為存貨及成本監督管理奠定良好的基礎，促進企業的健康發展。具體來說，企業需要設置專業的內部審核機構，并由領導層人員負責審計機構相關工作。審計機構要嚴格按照規章制度對企業財務活動進行監管，全面了解企業經營狀況，掌握真實的會計信息。在此基礎上，要結合實際情況不斷完善存貨內控管理制度，設置存貨業務不相容崗位，即存貨的請購、審批與執行；存貨的采購、驗收與付款；存貨的保管與相關記錄；存貨發出的申請、審批與記錄。同時，明晰總經理、倉儲部經理、倉庫管理員、采購部相關人員、財務部經理以及財務相關人員等崗位職責，為編制存貨成本費用、規范存貨結算程序提供依據，使企業選擇最佳成本費用結算方法。在保證存貨內控制度健全的基礎上，由財務部負責人員管理存貨和存貨成本形成的賬務和會計報表，組織開展年度、月度存貨盤點，能夠有效地提高企業財務核算準確性，使企業充分了解自身資產損益情況，從而發揮存貨管理的作用和價值。

（三）采用科學的管理措施，做好存貨日常管理工作

企業在存貨日常管理工作中，管理人員應結合實際情況，不斷創新管理方式和方法，確保存貨出庫、入庫與賬面相符，有效提高存貨管理水平。具體來說，第一，在貨物驗收過程中，驗收合格的存貨需要單獨保管，有效降低未授權采購風險發生率。第二，聘請專業的存貨管理人員，并做到專崗專職，避免一人兼任多職，從根源上規避暗箱操作等違法行為，降低存貨管理風險。第三，企業存貨需要設置獨立倉儲區，避免無關人員進入倉儲區，確保存貨安全、完整。第四，管理人員應推行科學化管理機制，定期對存貨進行盤點，并準確記錄盤點內容，同時填寫存貨管理建議書，保證存貨實際情況與賬面一致。另外，存貨記錄的真實性，即存貨業務是否真實地記錄在會計資料中，通過客觀的存貨記錄、匯總和報告實現對企業存貨管理責任的落實，實現對經營活動的核算與監督。由于企業存貨收入和發出較為頻繁，按照要求應填寫入庫單和出庫單，領出存貨還應經過嚴格的審批手續，充分保證存貨記錄的真實性。第五，在存貨管理過程中，財務人員應充分發揮自身監管職責，通過定期或抽檢方式，對貨物盤查情況進行檢查，針對價值模糊的存貨，要結合主管部門提出的意見進行合理調整，盡可能規避賬實不符情況。另外，企業存貨類型復雜、數量較多，需要規范擺放，并結合管理需求開展管理工作，避免受各種因素影響導致存貨發生質量問題，從而影響其性能和功能，為企業造成不必要的經濟損失。

另外，企業還應做好存貨領用及銷售環節管理工作，嚴格按照規章制度規范存貨管理行為。并制定完善的存貨領用制度，結合存貨用途、經濟責任對存貨進行統籌規劃、合理分配，為管理工作執行奠定基礎。同時，準確計算存貨成本，構建合理的存貨發出制度，保證存貨記錄準確無誤，并嚴格填寫相關憑證。針對已經發出的存貨，要按照存貨銷售計劃填寫單據，保證單據齊全，同時企業銷售部門和購貨商要簽訂具有法律效力的合同，為維護各方利益提供保障。

四、結語

綜上所述，企業存貨管理是一項系統性工作，在落實過程中易受各種因素干擾和影響，從而導致管理效率下降。為了避免上述問題的發生，企業需要做好存貨基礎性工作和日常工作，并制定完善的內部控制制度，創新管理方式和方法，為企業的健康發展奠定良好的基礎。