藝術類高職院校教務管理系統存在的問題與對策研究

陳藝愷

（廣東文藝職業學院 教務處，廣東 廣州 511400）

互聯網的出現為計算機技術的飛速發展創造了條件，隨著國家教育制度的不斷完善和改革，對高職院校的教務管理工作提出了新的要求。現如今我們正處于信息化飛速發展的時代，為順應時代發展，滿足教務管理需求，高職院校教務管理工作必須積極走“規范化、信息化、網絡化”的道路。由于信息化本身的系統性和復雜性，高校教務管理系統還存在一些問題。

一、完善高職院校教務管理系統的重要性

（一）有利于滿足日益擴張的高校數據整合需要

國家教育制度改革的不斷深入、國民教育意識的迅速提升，使我國高等教育逐漸大眾化和普及化，學生數量逐年上升。學生數量的日益增多直接導致教務管理信息量迅猛上升。另外，由于高等院校教育機制的改革，目前的學分制使得學生對信息流量的需求增加。為進一步滿足日益增長的數據整合要求，亟須對教務管理系統進行完善。信息化技術能夠使日常的教務管理工作變得更加智能化、簡單化，降低出錯率；因此，教務管理與信息化有機融合是教務管理發展的唯一選擇。

（二）可有效提升工作效率

傳統的高等院校教務管理基本上靠人工完成，在人員離職時只能靠經驗傳授管理方法，具有一定的主觀性，學生信息的出錯率高、時效性差，教務管理工作難以得到突破，限制了高等院校的發展。經過歷史的演變，將教務管理與信息化有機融合，對教務管理系統軟件進行升級完善，可隨時獲取學生相關數據，在人員配備上也不需要太多的員工，一人多職，工作效率和資源調配率明顯提高，教務管理方式得到突破，免去了高等院校的后顧之憂。

（三）提供資源共享平臺，改善教學環境

隨著國民教育意識的不斷提高，高等院校學生日益增多。高校為滿足招生需求，不得不擴張校區，設立眾多管理部門，且管理部門比較分散。通過對教務管理系統軟件的完善，可實現部門之間數據共享，進一步提高整體管理效率和教務人員的管理能力。對教務管理軟件進一步完善后，實現信息共享不再是難題，學校教職工和學生通過平臺可隨時查閱相關數據，促使師生之間的交流更加方便。教務管理系統軟件的完善使高等院校實現了信息共享，改善了教學環境，進一步保障了教學效果。

二、藝術類高職院校教務管理系統存在的問題

（一）軟件設計不合理

藝術院校相較于其他普通高等院校，不僅在教授科目和內容上有所不同，在教務管理方面也大相徑庭。一般的教務管理系統因在研發初期缺少計算機相關專業的管理工作人員參與，會出現系統使用者和程序研發者意圖不統一的情況，使研發出的教學管理軟件很難滿足現階段藝術類高等院校的業務需求。造成此類問題的原因主要有以下幾個方面：首先，作為系統的研發者，缺少在一線教育管理崗位的相關工作經驗，對高等院校教學管理的結構與聯系了解不清，對教學管理的理念和意識認識不到位；其次，程序的研發人員缺少對藝術類高等院校教學管理的感性認識，搞不懂其教學管理的內在規律，導致研發的教學軟件適用性較低；最后，系統的研發者在后續對管理軟件進行升級維護時，未區別對待不同類別院校進行升級，僅進行統一的升級，既浪費了時間，又降低了工作效率。

（二）分級操作，影響系統使用

為滿足高等院校的統一需求，一般的教學管理軟件設定了二級院校可操作的模式。作為藝術類高等院校，其本身就具有高等院校的獨特性，二級院校可操作的模式，為藝術類院校的教學管理工作帶來了更多人為因素的影響。教育管理工作本身就具有階段性，個人崗位或負責的模塊有不同的工作內容。對藝術類二級院校來說，教學管理工作人員僅是系統的使用者，不是系統的操作者，這就導致教學管理工作人員在使用軟件時可能出現流程錯誤，甚至丟失某些數據，給后續的教學管理工作造成嚴重的影響，對數據庫的數據規范性產生影響。

（三）信息化技術運用不科學，導致工作效率低下

隨著信息技術的飛速發展，各行各業都享受到了信息技術帶來的便利。同樣，在高等院校中，不僅教育管理工作中應用了信息化技術，而且信息技術在院校的各個崗位都得到了普及。各個崗位對管理系統的應用直接導致了數據資源的浪費和工作效率的降低。教務處使用教育管理系統，財務處使用財務管理系統，人力資源部使用人事管理系統，這就導致教務處使用的教務管理系統面向教師的部分永遠只有教師的名字和少量信息，想了解學生的繳費情況和學習情況時，還需要通過財務部。在正常情況下，每個管理系統都有專人負責，但在實際操作過程中，這些系統基本上都掌握在同一個人手中。這種分開管理的模式無形中造成了數據資源的浪費。

（四）教學管理數據庫服務器存在安全隱患

高等院校的教學管理數據庫服務器存儲著高校的各種管理數據，如學生課程情況、教師信息等，受學校資金影響，尚未派專人負責，只是進行一些簡單的日常維護升級等。當今社會信息技術日益發展，各種電腦病毒也隨之而生，高等院校在服務器防護上僅安裝了一些簡單的殺毒軟件，對數據庫服務器的防護效果可以說是微乎其微。一旦數據庫被病毒入侵，學生的課程信息就會被篡改，甚至會影響學生的正常畢業。

三、解決高職院校教務管理中存在問題的基本對策

（一）從實用出發，對教務管理系統進行合理規劃和設計

高職院校教務管理系統從根本上說是為了滿足高職院校的教務管理工作的需求，對學生信息、教師信息進行統計、分析的軟件，其目的是進一步保障教學效果。在對教務管理系統進行研發時，應充分考慮其實用性與科學性，對其進行合理的規劃與設計。為充分保證設計出的教務管理系統軟件切實符合院校需要，高職院校應把對教務管理系統的研發當成首要工作。首先在系統軟件立項問題上，院校應引起足夠重視，將其作為重點課題進行研究討論；其次在對系統進行規劃時，不僅要對國內高等院校在教務管理系統軟件方面取得的成就進行研究，還要參考國外在教務管理系統的成功經驗。同時既要保證設計出的軟件能充分滿足高職校園教務管理工作的業務需求，又要考慮高等院校教育改革的發展趨勢，避免出現隨著教育改革逐漸被淘汰的局面。因此，在對教務管理系統軟件進行整體規劃和具體設計時，需要由教務處組織社會、企業各方面的專家，具體包括教務管理、計算機、網絡化、教育管理部門的專家及長期以來工作在教務管理一線的工作人員，對教務管理系統的具體需求進行詳細分析。同時要對系統流程和數據流程進行具體研究，立足于實用、科學，進而保障數據庫的研發工作能夠正常進行。只有經過多方面、多角度的分析，才能保證研制的系統軟件能夠充分滿足高職院校教務管理工作的業務需求，使其能夠在“信息化、高效化、網絡化”的道路上越走越快。因軟件具有便捷性、及時性、實用性等特點，可使設計出的系統軟件滯后性表現不會太過于明顯。在國家對教育制度有重大決策時，還能在教務管理系統軟件中對其進行模塊設計和調整。

（二）教務處的系統規劃者必須全程參與研發

由于教務處的系統規劃者自身計算機水平有限，所以在對教務管理系統軟件進行具體規劃后，會將系統軟件的研發工作交由外包公司或某院系，甚至會把系統的具體規劃交由別人，自己卻置身事外，這樣研發出的系統軟件可能只能滿足高職院校對教務管理工作的部分需求，在出現院校獨有的問題時，系統的缺陷就會顯露出來。這是因為在研發過程中，委托機構對高職院校教務管理工作的內在聯系和規律了解不清楚，對設計系統的需求了解依舊停留在最初教務處系統規劃者的轉述上，缺少專業從事教務管理工作人員的參與，在研發者遇到問題時，僅憑自己的了解，很難解決。所以教務處的系統規劃者必須全程參與系統軟件的研發，在研發者對系統功能模塊進行設計構建時，起到監督和指導的作用。另外，在研發者對系統軟件進行研發期間，教務管理一線工作人員應對軟件的研發及時提出修改意見，進一步提高系統軟件的實用性。最后，為保障后續系統能夠正確合理地使用，教務處應配備一名既熟悉計算機又有相關教務管理工作經驗的專業人員擔任系統管理員，在系統出現問題或教務管理人員有不懂的問題時，都可以幫助及時解決。這樣的研制，無論是從人員配備還是功能結構上，都是最合適且合理的，為日后研制出符合高校教務管理需求的系統軟件打下了堅實的基礎。

（三）進一步提升教務管理人員的整體素質

隨著國家教育制度改革的不斷深入，高等院校教育事業蓬勃發展，傳統的教務管理方法不管是從數據存儲上，還是從管理精度上，都很難滿足現階段教育管理的需求。為充分適應時代的發展，滿足高等院校日益增長的數據整合需求，在研制適合自身發展需求的教務管理系統軟件的同時，要進一步提升教務管理人員的整體素質，進而使教務管理工作走向更加科學、現代、規范的道路。為此，教務管理工作人員不但要有良好的素質，還需要不斷提升大數據技術應用水平，建立大數據思維意識，盡快轉變以往傳統的管理模式，為實現信息化管理貢獻屬于自己的一份力量。

（四）完善教務管理平臺，進一步保障其安全運行

在教務管理系統軟件使用的過程中，促使其安全運行和免受電腦病毒的入侵是教務系統安全的重中之重。互聯網的出現使得信息技術得到了飛速發展，但也出現一些不法分子利用網絡漏洞對系統進行入侵，進而從中獲益的情況。因教務系統具有特殊性，其中包含教師的教學內容、教學案例及師生檔案等，一旦發生泄露，造成的危害將是不可估量的。因此，在對教務管理系統軟件進行完善的過程中，應重視加強系統安全保障和系統維護工作。首先，在系統中要應用防火墻，建立第一道保護屏障，通過建設內網，使其經過專用通道連接外網的形式，以保護內網的安全穩定；其次，對內部的通信數據進行必要的加密，包括軟件入口、數據庫入口、數據信息等，充分保障數據的安全。為確保萬無一失，要不定時地對數據進行備份，并安排專人進行定期維護，保障教務管理系統能夠安全穩定地運行，為高等院校的發展提供一個安全可靠的教學環境。

（五）及時更新教務管理的硬件配套設施

信息技術的迅猛發展促使網速升級速度不斷加快，各高校為滿足業務需求，逐漸在校區內實現了千兆網的改造，進一步使信息共享更加暢通。盡管網速得到了提升，但教務管理的硬件配套設施過于老舊，跟不上提速的步伐，不僅束縛了高等院校自身的發展，而且不斷出現的卡頓也嚴重影響了工作效率，從而導致部門之間出現信息延遲的情況。因此，為了充分實現部門之間信息資源的高度共享，進而建立良好的教學環境，提升教學效果，高等院校相關管理層應加大資金投入，及時對教務管理的硬件配套設施進行更新。經過完善和升級之后的教務管理系統才能充分發揮數據整合的作用，才能將其快速應用到教學管理工作中，使高等院校教務管理更具現代化、科技化。

（六）實現教務管理系統向服務型轉變

教務管理工作的根本目的是保障教學工作順利進行。在進行教務管理時，可從根本目的出發，對學生進行系統教學，鼓勵學生積極參與到教學管理中，借用現代化與科技化的設備、軟件、平臺順利開展教學工作。在學生參與教學管理的過程中，要及時對自己的應用體驗和建議進行記錄和總結，及時對教學管理人員進行反饋，進一步完善教務信息模塊，保證其能盡快適應迅猛發展的教學要求。教務管理系統除對學生等相關數據進行統計外，還要不斷完善并拓展服務功能，使其既能服務于教師的教學和學生的學習，又能服務于教學內容創新、內容拓展等，以充分實現學校資源的高效率調配，為高等院校的進一步發展建立良好的教學環境，從而保證教學質量不斷提升，為國家培養出更優秀的專業人才。

社會在發展，時代在進步，教務管理信息化技術必將取代傳統的人工管理模式，這不僅是信息化發展的必然趨勢，也是時代進步的象征。隨著國家教育制度的不斷完善，對高校的發展提出了更高的要求。高校的“雙一流”建設，離不開教務管理系統適用性的更新換代。綠色、快速、高效、安全的數據中心是教務管理系統的核心，為滿足高校的發展需求，應滿足高效管理數據庫對于存儲空間、穩定運行、安全可靠等方面的需求。各高等院校應充分結合自身實際發展需求，積極對高校教務管理系統進行完善，為社會培養出符合社會發展的高素質人才。