財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用研究

盧振興，陳 渠，楊貴興

(福州工商學(xué)院，福建 福州 350715)

一、 引言

在經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，多數(shù)中小企業(yè)內(nèi)部組織形式、經(jīng)營模式發(fā)生了顯著的變化。 以往財務(wù)管理模式與中小企業(yè)現(xiàn)有財務(wù)工作需求出現(xiàn)了偏差，財務(wù)共享服務(wù)成為減小這一偏差的有效工具。財務(wù)共享服務(wù)可以在線處理企業(yè)內(nèi)部簡單而重復(fù)的業(yè)務(wù)，降低企業(yè)運營成本，提升企業(yè)財務(wù)管理效率。因此，研究財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用具有非常突出的現(xiàn)實意義。

二、 財務(wù)共享服務(wù)的基本內(nèi)容與特點

(一)基本內(nèi)容

財務(wù)共享服務(wù)的基本內(nèi)容是依托財務(wù)共享服務(wù)中心，擺脫內(nèi)部職能部門定位，以獨立運營的責任主體開展跨組織支持服務(wù)。 根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)繁雜程度差異，財務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)可以劃分為費用管理、往來款項管理、資金管理、財務(wù)分析、績效評價、財務(wù)報表編制等內(nèi)容；而根據(jù)業(yè)務(wù)服務(wù)范圍，財務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)可以劃分為內(nèi)部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、外部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)兩個部分，其中內(nèi)部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包括網(wǎng)上報賬、會計核算、預(yù)算管理、資金管理、成本管理等內(nèi)容；外部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)包括稅務(wù)管理、銀企管理、工商管理等內(nèi)容。

(二)特點

財務(wù)共享服務(wù)具有流程標準化、能力核心化、組織靈活化、分工專業(yè)化特征。 流程標準化主要是借助一個統(tǒng)一的財務(wù)共享服務(wù)平臺，依據(jù)預(yù)先設(shè)定的數(shù)據(jù)產(chǎn)生—數(shù)據(jù)采集—數(shù)據(jù)清洗—數(shù)據(jù)整合—數(shù)據(jù)分析—數(shù)據(jù)應(yīng)用這一標準化流程，為相關(guān)人員提供財務(wù)查詢、上傳與下載、瀏覽等服務(wù)。

能力核心化主要指財務(wù)共享服務(wù)模式集成全域數(shù)據(jù)，包含社會化數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)專業(yè)數(shù)據(jù)、共享數(shù)據(jù)，集中構(gòu)建數(shù)據(jù)清理、算法與分析模型，并引入神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、機器學(xué)習(xí)等先進的服務(wù)理論，徹底打通業(yè)財數(shù)據(jù)通道，為財務(wù)核算向戰(zhàn)略分析、管理決策轉(zhuǎn)型提供支持。

組織靈活化主要指財務(wù)共享服務(wù)模式以扁平化的組織結(jié)構(gòu)，將企業(yè)管理層、職能部門、基層職工歸集到同一個平臺中，允許平臺用戶以文檔或壓縮包形式了解所屬權(quán)限的財務(wù)資源，財務(wù)資源的應(yīng)用效率較高。

分工專業(yè)化主要指財務(wù)共享服務(wù)模式中企業(yè)組織壁壘被打破，可在設(shè)置專業(yè)崗位的同時，對原有財務(wù)管理崗位職責進行進一步細化。 即劃分為戰(zhàn)略財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù)，分別負責控制管理、業(yè)務(wù)參與、核算匯總。

三、 財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用框架

(一)總體框架

財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用框架如圖1所示：

圖1 財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用框架

如圖1 所示，財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用框架具有層次性、自主性，涵蓋了較多業(yè)務(wù)模塊。 費用控制模塊是財務(wù)共享服務(wù)中心重要模塊，包括往來款項管理、總賬管理、績效管理、質(zhì)量管理等內(nèi)容。中小企業(yè)可以在費用控制模塊進行操作人員工作權(quán)限設(shè)置，細化財務(wù)工作質(zhì)量要求，執(zhí)行總賬自動對賬、往來款項追溯管理等工作。 同時借助財務(wù)共享服務(wù)海量數(shù)據(jù)分析功能，開展動態(tài)績效管理，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部員工不當行為及時糾正，確保內(nèi)部控制時效性；財務(wù)決策模塊是中小企業(yè)業(yè)財融合的體現(xiàn)，可以借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)抽取決策信息，配合費用控制以及在線運營績效報表，開展業(yè)務(wù)風(fēng)險動態(tài)分析，為正確決策助力；銀企互聯(lián)模塊是集成中小企業(yè)財務(wù)資源與銀行網(wǎng)上業(yè)務(wù)的模塊，可以自動生成資金結(jié)算憑證、自動結(jié)算并劃撥資金，解決資金結(jié)算難題；稅務(wù)管理模塊則是集成稅務(wù)機構(gòu)網(wǎng)上云業(yè)務(wù)與企業(yè)財務(wù)資源的模塊，可以經(jīng)預(yù)留接口開展納稅籌劃與預(yù)警分析，并完成電子發(fā)票的查閱、分析、存儲。

(二)共享服務(wù)設(shè)計

圖1 中的財務(wù)共享服務(wù)是核心部分，需要為中小企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門職工提供數(shù)據(jù)上傳與瀏覽、下載等服務(wù)。 在整個過程開展之前，均需要跳轉(zhuǎn)至權(quán)限驗證模塊Resource Controller，只有成功通過權(quán)限驗證的中小企業(yè)職工才可以享受財務(wù)共享服務(wù)。

上傳主要是記錄并存儲中小企業(yè)內(nèi)部具有與資源上傳權(quán)限的職工信息，允許具有資源上傳權(quán)限的職工選擇上傳資源所屬板塊進行資源上傳，并在上傳的同時將資源設(shè)置為共享或私有。 資源上傳時職工選擇的板塊由管理員在后臺管理服務(wù)中設(shè)置。 在職工提交資源上傳表單后，請求可以跳轉(zhuǎn)到后臺權(quán)限驗證模塊Resource Controller，驗證通過后，自動調(diào)用UploadService 的File 模塊，進行資源上傳后存儲路徑的自動分配，分配后以存儲路徑地址為參數(shù)寫入數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)財務(wù)資源查找、下載提供支持。 在成功上傳后，職工界面將顯示財務(wù)資源上傳完成。

瀏覽主要是在財務(wù)共享服務(wù)中需要提供一個資源搜索入口，滿足中小企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門職工資源查詢需求。 所屬權(quán)限的職工可以根據(jù)財務(wù)資源所屬板塊、編碼分類、標題或者關(guān)鍵詞信息進行全文搜索瀏覽，若無法通過模糊搜索獲得相應(yīng)財務(wù)資源，則可以點擊資源求助按鈕，向財務(wù)共享服務(wù)平臺中其他用戶征求資源。 在用戶選擇標題搜索并輸入搜索財務(wù)資源標題后，后面可接收請求并跳轉(zhuǎn)到權(quán)限驗證模塊Resource Controller，經(jīng)控制層完成權(quán)限過濾條件增設(shè)，確保財務(wù)信息查詢結(jié)果內(nèi)資源列表位于職工權(quán)限內(nèi)。 隨后調(diào)用getByName 模塊，完成數(shù)據(jù)庫查詢后在界面顯示匹配的資源列表。

下載主要指中小企業(yè)內(nèi)部所屬權(quán)限職工在成功查詢資源后點擊下載按鈕下載。 在職工發(fā)送資源下載請求后將跳轉(zhuǎn)至權(quán)限驗證模塊 Resource Controller，根據(jù)資源ID 查詢存儲路徑，同時通過服務(wù)層實現(xiàn)邏輯連接存儲路徑與數(shù)據(jù)庫，后臺調(diào)用下載路徑后在頁面顯示資源下載。

四、 財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用內(nèi)容

(一)自動數(shù)據(jù)比對核算

數(shù)據(jù)比對核算是中小企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)人工比對效率較低，且存在失誤風(fēng)險。 根據(jù)中小企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)比對核算需求，可以利用智能影像識別技術(shù)掃描財務(wù)數(shù)據(jù)，進而利用全文比對技術(shù)在短時間內(nèi)確定財務(wù)數(shù)據(jù)偏差點并標記，便于財務(wù)工作人員判斷比對，提高財務(wù)數(shù)據(jù)判斷比對準確率。 整個過程為：掃描財務(wù)數(shù)據(jù)→上傳至財務(wù)共享服務(wù)中心→財務(wù)數(shù)據(jù)電子化全文比對→比對結(jié)果展示。

鑒于傳統(tǒng)關(guān)鍵信息提取的核算活動無法保證報表合并一致性，中小企業(yè)可以以審核費用報銷單據(jù)、采購發(fā)票單據(jù)數(shù)據(jù)為重點，自行設(shè)置憑證模板規(guī)則。根據(jù)憑證模板規(guī)則生成會計憑證信息。 此時，財務(wù)工作者僅需在財務(wù)共享服務(wù)中心選擇需輸出的費用報銷、采購會計憑證并導(dǎo)出到桌面，就可以實現(xiàn)自動核算以及檢查審核。 同時中小企業(yè)各崗位無須將資料匯總上報給財務(wù)端，而是自主掃描上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心，由財務(wù)共享服務(wù)中心開展掃描結(jié)果的業(yè)務(wù)場景翻譯，在翻譯后依據(jù)前期設(shè)置規(guī)則進行會計核算，并經(jīng)接口完成數(shù)據(jù)、憑證向企業(yè)財務(wù)端的傳輸，切實實現(xiàn)財務(wù)資源在中小企業(yè)內(nèi)部的共享。

此外，因我國中小企業(yè)數(shù)量龐大，不同中小企業(yè)的會計業(yè)務(wù)管理方式存在較大差異，現(xiàn)有財務(wù)共享服務(wù)中心對中小企業(yè)服務(wù)模塊功能稍顯單薄，未針對中小企業(yè)所處行業(yè)、開展業(yè)務(wù)進行個性化開發(fā)。 因此，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)個性化需求，在現(xiàn)有財務(wù)共享服務(wù)中心流程中增設(shè)對口控件。 經(jīng)對口控件完成功能模塊的增設(shè)、轉(zhuǎn)移，在不干擾其他功能模塊的情況下，以基于對口控件的虛擬模塊為中心，實現(xiàn)個性化管理。

(二)智能費用報銷審核

中小企業(yè)多采用財務(wù)人員集中化、各分支機構(gòu)傳遞票據(jù)到中心核算的報銷模式，費用報銷審核需要大量依賴人工，審核手續(xù)繁瑣，出錯風(fēng)險較高。 根據(jù)中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)狀況，可以將費用報銷審核流程調(diào)整為：開始→報銷人提交報銷單→掃描上傳票據(jù)→財務(wù)共享服務(wù)中心獲取報銷單并關(guān)聯(lián)掃描件→財務(wù)共享服務(wù)中心識別票據(jù)信息并依據(jù)預(yù)先設(shè)定審核規(guī)則自動審核報銷單→判定報銷單是否可通過，若通過，則粘貼票據(jù)傳輸?shù)截攧?wù)處以及業(yè)務(wù)審批端口，反之則反饋給報銷點。

智能費用報銷審核借助了票據(jù)智能識別技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，票據(jù)內(nèi)量化信息是報銷審核的依據(jù)，需要報銷人借助前置機掃描報銷單一鍵批量上傳。 借助審核引擎可以完成大部分量化預(yù)審核作業(yè)，并自動生成會計憑證，實現(xiàn)從報銷申請、記賬、審核到支付的全程智能化，提高費用報銷審核效率。

需要注意的是，在票據(jù)智能識別過程中存在無法完全識別票據(jù)的風(fēng)險，中小企業(yè)應(yīng)在票據(jù)智能識別過程中增設(shè)人工補錄環(huán)節(jié)，或者嵌入深度學(xué)習(xí)算法。 即將深度學(xué)習(xí)與海量圖像匹配技術(shù)引入初級文字識別階段，根據(jù)業(yè)務(wù)需求切割識別字段，進而結(jié)合OCR(optical character recognition，光學(xué)字符識別)技術(shù)，推進交叉驗證。 在交叉驗證發(fā)現(xiàn)結(jié)果不一致時進行智能修正，對仍然無法識別的字段則進行人工補錄。

(三)智能采購發(fā)票管理

在中小企業(yè)實際業(yè)務(wù)中，采購發(fā)票是會計確認應(yīng)付賬款的憑據(jù)，以往采購發(fā)票接收后傳遞給會計后由會計確認應(yīng)付賬款的方式存在低效產(chǎn)出問題，未保留完整的采購發(fā)票信息，影響了采購溯源精準度。 特別是在發(fā)票真?zhèn)未嬉蓵r，手工查驗耗時較長，存在供應(yīng)商次月作廢開展紅字沖銷的情況。 相關(guān)發(fā)票信息錄入也存在高勞動投入、低勞動產(chǎn)出的問題。 因此，根據(jù)中小企業(yè)內(nèi)部財務(wù)共享需求，可以將發(fā)票掃描上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心，由財務(wù)共享服務(wù)中心自動識別采購發(fā)票，開展業(yè)務(wù)預(yù)處理。 在預(yù)處理期間，提取關(guān)鍵字，自動登錄國稅網(wǎng)相關(guān)網(wǎng)站查驗發(fā)票真?zhèn)危_認無誤后，生成采購發(fā)票管理臺賬以及應(yīng)付賬款單據(jù)。同時在次月初固定時間，財務(wù)共享服務(wù)中心可以再次自動登錄國稅網(wǎng)相關(guān)網(wǎng)站查驗上月全部發(fā)票，輸出全部對比結(jié)果，在發(fā)現(xiàn)異常沖銷事項的第一時間發(fā)出警報，由專門財務(wù)人員進行處理。 確認無誤后，經(jīng)前期配置的集成接口將應(yīng)付賬款單據(jù)推送到會計端，由會計審核確認，而發(fā)票管理臺賬則作為后續(xù)采購方案制定的依據(jù)，真正發(fā)揮財務(wù)決策作用。

根據(jù)發(fā)票真?zhèn)悟炞C需求，中小企業(yè)可以設(shè)置任意驗證時間段、驗證次數(shù)，并由財務(wù)共享服務(wù)中心對異常現(xiàn)象進行跟蹤，降低溯源難度。 同時中小企業(yè)應(yīng)樹立強烈的安全意識，規(guī)定發(fā)票真?zhèn)悟炞C相關(guān)層級權(quán)利以及可訪問的數(shù)據(jù)范圍，嚴格把控發(fā)票跟蹤賬號開通、變動，并實時監(jiān)控操作記錄，降低發(fā)票真?zhèn)悟炞C過程安全性隱患。

(四)智能銷售稽核

在票據(jù)智能識別的基礎(chǔ)上，中小企業(yè)可以借助財務(wù)共享服務(wù)完成智能銷售稽核，為低端重復(fù)的財務(wù)信息處理業(yè)務(wù)向高效、低成本財務(wù)信息處理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變提供依據(jù)。 在智能銷售稽核過程中，企業(yè)可以將銷售小票智能掃描成數(shù)據(jù)，經(jīng)數(shù)據(jù)集合與匹配器進行匹配，在審核引擎下促使匹配結(jié)果自動與結(jié)算系統(tǒng)稽核，避免人為遺漏、錯判對銷售稽核效果造成影響。

在基于財務(wù)共享服務(wù)的智能銷售稽核活動開展過程中，與銷售相關(guān)的會計數(shù)據(jù)遷移完整性關(guān)乎會計工作開展連續(xù)性。 雖然當前財務(wù)共享服務(wù)模式基本實現(xiàn)自動化，但是在最初應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)模式時需要中小企業(yè)財務(wù)工作者將初始銷售數(shù)據(jù)輸入到服務(wù)中心，準備周期較長，易存在人為錯誤。 為降低智能銷售稽核信息風(fēng)險隱患，中小企業(yè)可以從內(nèi)部著手設(shè)置銷售稽核數(shù)據(jù)管理機制，以會計信息跨系統(tǒng)遷移為重點，引入通用信息系統(tǒng)接口，并細化會計信息處理標準、管理要求，確保銷售信息完整、快捷地遷移到財務(wù)共享服務(wù)中心。

五、 財務(wù)共享服務(wù)在中小企業(yè)的應(yīng)用效果

(一)業(yè)務(wù)處理能力有效強化

生產(chǎn)經(jīng)營活動是中小企業(yè)會計信息的主要源頭，通過在企業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)，可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺同步實現(xiàn)會計工作與業(yè)務(wù)處理，精準、快速鎖定電子憑證，同步資金流、實物流，規(guī)避業(yè)務(wù)處理不及時引發(fā)的諸多問題。 而會計業(yè)務(wù)的同步梳理，也可以消除辦公矛盾，助力業(yè)務(wù)效率提升。 比如，某公司在財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用前，月處理發(fā)票為8500張，日處理發(fā)票305 張，在財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用后，通過每天24 小時不間斷運行，日處理發(fā)票可以達到598 張，總體提升近1 倍，工作效率顯著提升。

(二)成本損耗有效下降

在財務(wù)共享服務(wù)模式中，中小企業(yè)僅需購置網(wǎng)絡(luò)、終端產(chǎn)品，不需額外購置專業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)，也不需額外聘用系統(tǒng)維護人員以及專業(yè)財務(wù)人員，成本開支有效下降。 同時中小企業(yè)可以借助財務(wù)共享平臺豐富的資源設(shè)備，精準決策，降低財務(wù)決策失誤引發(fā)的資金流斷裂風(fēng)險，提高運營效益。 比如，某公司在財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用前，主營業(yè)務(wù)增長幅度為15%，而在財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用后，主營業(yè)務(wù)增長幅度為65%，表明財務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用可以降低中小企業(yè)成本損耗，提高中小企業(yè)運營效益。

六、 結(jié)語

綜上所述，受資金、人才、技術(shù)等方面因素限制，中小企業(yè)無法在內(nèi)部構(gòu)建全面完善的財務(wù)共享服務(wù)中心。 因此，中小企業(yè)可以依托現(xiàn)有技術(shù)與人才，對通用財務(wù)共享服務(wù)功能進行簡化。 依據(jù)模塊化管理理念，開展費用控制、稅務(wù)管理、銀企互聯(lián)，提高財務(wù)共享服務(wù)經(jīng)濟性。