淺析行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀以及對策

孫塑人　胡洋

摘 要：隨著社會時代的發(fā)展，如今的事業(yè)機關(guān)財務(wù)管理工作不管從規(guī)模，質(zhì)量還是在性質(zhì)，特點等各方面，都有了較全面的發(fā)展，在行政事業(yè)單位內(nèi)控制度中的財務(wù)檔案管理工作是單位財務(wù)管理工作中的關(guān)鍵部門之一，檔案管理工作的高效發(fā)展在保障行政機關(guān)事業(yè)機關(guān)財務(wù)管理工作高效發(fā)展中起到了至關(guān)重要的作用。但是縱觀現(xiàn)階段政府事業(yè)機關(guān)的財政檔案保管工作，仍會出現(xiàn)由于多種原因的影響而出現(xiàn)一定的問題。要想對此類問題做出有效處理，則必須積極探索政府其他事業(yè)財務(wù)檔案保管的新模式，使其更為規(guī)范和有效。本篇將重點針對新時代行政事業(yè)單位在財務(wù)檔案保存中所出現(xiàn)的問題進行詳細分析，從而提供了創(chuàng)新的財務(wù)檔案保管的解決辦法。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;財務(wù)檔案管理;現(xiàn)狀;對策

行政事業(yè)單位內(nèi)控制度的財務(wù)管理工作，主要是按照我國有關(guān)法律、政策和財務(wù)制度等各方面的有關(guān)規(guī)范，建立出一個統(tǒng)一編制單位預(yù)算系統(tǒng)，并能夠通過合理的會計核算和管理經(jīng)營活動，以便保證財務(wù)工作都能夠順利運行。財務(wù)檔案對于對國家機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員進行制定的財務(wù)管理規(guī)劃，對科學(xué)管理企業(yè)決策起了很關(guān)鍵的作用。所以，怎樣做好財務(wù)檔案保管，推動政府機關(guān)事業(yè)單元的財務(wù)管理水平的提升，讓政府財務(wù)檔案保管工作更好的為本單元服務(wù)，成為各個行政事業(yè)工作中不能缺位的重要環(huán)節(jié)。但當(dāng)前，不少各級行政機關(guān)事業(yè)管理單位實行內(nèi)控管理制度對做好財務(wù)會計檔案管理相關(guān)工作仍然存在缺乏高度關(guān)注，不僅可能會嚴重影響財務(wù)檔案管理的正常有效進行，還會阻礙主要業(yè)務(wù)活動的順利開展。

一、重要性的分析

做好行政事業(yè)單位的財務(wù)工作最主要的就是，努力以最少的投資成本給現(xiàn)代社會和民眾帶來更多的切實服務(wù)和效益。財務(wù)檔案，是在財務(wù)核算活動中建立的有一定保管價值的財務(wù)記錄，它客觀真實的反映了政府機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)狀況、經(jīng)濟運行狀況。財務(wù)檔案工作對于國家機關(guān)及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進行制定財務(wù)計劃，制定經(jīng)濟計劃決策，進行科學(xué)決策起著關(guān)鍵的作用。同時還可以合理地節(jié)約"三公經(jīng)費"，為財富安全發(fā)展提供了良好的物質(zhì)保障。通過不斷完善和不斷創(chuàng)新的管理模式，不斷提升和健全行政部門事業(yè)機關(guān)財務(wù)的運營機制，將能夠有效提升部門財務(wù)的效率，使各單位財務(wù)能夠提供更多更好的服務(wù)，從而，全面抓好地為人民謀求更多利益，并以此促進現(xiàn)代社會和國民經(jīng)濟的雙向發(fā)展。

二、在新時代行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的困難問題

近年來，社會、單位對部分企業(yè)財務(wù)管理會計專業(yè)檔案的管理保護的可利用性和管理工作需求日益明顯不斷增大，在不斷強化全面提高專業(yè)檔案管理人員工作業(yè)務(wù)水平的嚴峻國際大環(huán)境下，機關(guān)或者行政事業(yè)單位紛紛深入扎實推進完善財務(wù)管理會計專業(yè)檔案管理工作體系制度建設(shè)各項基礎(chǔ)工作中，，在很在較大的程度上有效地提高了專業(yè)檔案管理人員工作業(yè)務(wù)質(zhì)量。但是，在實際檔案管理工作中，仍然還是普遍存在不少的客觀現(xiàn)實性和問題這也直接制約了檔案管理人員工作業(yè)務(wù)水平的快速發(fā)展優(yōu)化和提升，比如說對檔案管理工作意識不夠，檔案管理工作人員歸檔信息管理流動性較大，歸檔不主動不及時等，這些其中各種客觀存在著的現(xiàn)實問題和矛盾在一定很大的程度上嚴重直接弱化了檔案在黨政機關(guān)或者行政事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)工作財產(chǎn)生活過程中的保護利用性和重要性。

一是主管部門對財務(wù)檔案管理職責(zé)的不重視。行政事業(yè)單位通常對財務(wù)部門的資金會計核算等工作內(nèi)容都較為關(guān)注，但是對財務(wù)管理歸檔的管理工作內(nèi)容卻并沒有非常重視，或者是常常被省略掉。所以許多領(lǐng)導(dǎo)認為關(guān)于財務(wù)檔案的管理等工作，只需進行對財務(wù)檔案的管理和銷毀等工作就可。更有一些單位的領(lǐng)導(dǎo)覺得財務(wù)檔案管理工作是一件可有可無的工作，對檔案管理的資金、人力物力投入都大大達不到法律規(guī)定的標準，在檢查的時候出來走走過場。尤其是有些部門事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注當(dāng)前的財政檔案保管，以及自己在任職時期的財政檔案保管，對以往的財政檔案關(guān)注程度不足，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理秩序紊亂，查找梳理難。

二是信息化管理運用水平程度較低。由于行政事業(yè)單位檔案管理的信息化運用水平程度較低，目前的管理手段已不能夠滿足其管理工作的實際需要，并嚴重限制了其進行有效發(fā)展。一些單位由于資金周轉(zhuǎn)問題或其他因素，而缺乏現(xiàn)金的檔案保管設(shè)備，目前的檔案保管體制也不利于進一步提升檔案保管工作水平，嚴重影響了檔案保管工作的品質(zhì)與效果，也無法推動對檔案資源的更深層次發(fā)掘工作。在對檔案保管設(shè)備的更新投資方面不夠計劃性，不注意長期經(jīng)常性的更換檔案保管設(shè)備，又沒有開發(fā)配套的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案保管技術(shù)設(shè)備和管理軟件都出現(xiàn)了落后問題。

三是對財務(wù)檔案管理的具體工作缺乏明確標準。有些地區(qū)或行政機關(guān)事業(yè)單位，在對財務(wù)文檔的立卷和歸檔等工作中，并沒有形成專門建立案卷的相應(yīng)制度，結(jié)果就會相當(dāng)雜亂。在對財務(wù)歸檔的管理工作中，因為缺乏統(tǒng)一檢驗制度，，都無法進行有效整理與入庫，而且有不少財會文檔的裝訂和簽字工作都沒有標準。財務(wù)文檔整理不全，遺失現(xiàn)象頗多。因為財務(wù)歸檔的建立于政府財務(wù)機構(gòu)時期，與文書對財務(wù)檔案的編撰過程有所不同，在移交財政歸檔時會經(jīng)常出現(xiàn)遺忘現(xiàn)象，即只移交了記賬憑證、賬簿等，但對表冊的移交時卻經(jīng)常出現(xiàn)遺忘現(xiàn)象保，即沒有將全部匯集到財政檔案室，從而導(dǎo)致了財政檔案收集齊全度、存檔效率低。從而無法把主要的業(yè)務(wù)管理和歸檔管理工作相結(jié)合，從而導(dǎo)致了財務(wù)文檔保管效率降低。

四是監(jiān)督力量的不足。財務(wù)檔案管理中，還存在著監(jiān)督力度不嚴的問題。在開展檢驗審計等方面的管理工作時，相應(yīng)的檢驗工作人員也存在著沒有及時把會計核算記錄檔案規(guī)范管理工作情況納入檢驗管理工作的現(xiàn)狀。而對許多單位財務(wù)來說，，會計核算記錄檔案管理是不被關(guān)注的，它又并非財務(wù)的必需工作環(huán)節(jié)。所以，對于許多行政事業(yè)單位財務(wù)并未將會計核算檔案管理納入到財務(wù)管理實際工作之中，也未能完善的會計核算記錄檔案監(jiān)督管理制度，這就最終也會造成了會計核算檔案管理水平的低下，即無法有效使用會計核算記錄檔案。

還有一點就是很多大型行政事業(yè)單位在各類財務(wù)會計檔案管理從業(yè)崗位建設(shè)方面沒有能夠配備一些專業(yè)人才。很多有的時候，行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理從業(yè)人員都只能是其他管理崗位專業(yè)人員直接兼任，專業(yè)知識能力和經(jīng)驗不足，直接就會導(dǎo)致一些財務(wù)會計檔案管理人員工作專業(yè)水平較低。具體來講，一些大型事業(yè)單位專門從事各類財務(wù)會計檔案管理的從業(yè)人員不需要具備從事財務(wù)管理中的專業(yè)知識能力，對這項管理工作沒有能夠引起企業(yè)足夠高的重視，責(zé)任心意識不強，導(dǎo)致一些財務(wù)會計檔案管理人員工作頻頻差錯出現(xiàn)重大問題。另外，一些大型事業(yè)單位中的財務(wù)會計檔案管理從業(yè)人員工作流動性較大，每個工作階段的財務(wù)歸檔工作模式和管理方法都不同，導(dǎo)致最終管理形成的財務(wù)檔案混亂不堪，應(yīng)用價值大打折扣。

除此之外，還要充分認清一個客觀事實：雖然目前國家有關(guān)財政部門針對進行財務(wù)會計檔案管理的各方面已經(jīng)制定了許多相關(guān)的政策法律法規(guī)，但這些相關(guān)法律法規(guī)絕大多數(shù)都指的是當(dāng)時處在國家宏觀政策層面上的政策規(guī)定，偏重于微觀形式。有關(guān)解決當(dāng)前各級行政機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理各項工作突出問題的一些幾點意見建議由以上的幾點闡述，可以對事業(yè)單位內(nèi)部進行財務(wù)會計檔案管理各項工作中可能出現(xiàn)的各種突出問題都要有一定的認識了解，有效地做到解決這些各種問題，必須及時采取真實有效的管理方法對其進行妥善處理，要將內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理各項工作真正地落到實處，進而有效促進各級行政機關(guān)事業(yè)單位良好地正常運營和諧發(fā)展。

三、新時期政府事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的新問題對策

一是要提高政府對財務(wù)工作的注重程度。強化機構(gòu)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，提高部門領(lǐng)導(dǎo)工作班子成員注重程度，建立并完善規(guī)章制度，落實領(lǐng)導(dǎo)工作負責(zé)，強化部門機構(gòu)管理，明確工作的負責(zé)人，做到整體統(tǒng)一進行領(lǐng)導(dǎo)工作、協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)統(tǒng)一規(guī)章制度、協(xié)調(diào)統(tǒng)一技術(shù)標準。同時，要把財務(wù)檔案管理工作納入機關(guān)檔案目標管理并進行日常業(yè)務(wù)工作考核，把財務(wù)檔案管理工作所需經(jīng)費納入部門財務(wù)工作計劃，保財務(wù)檔案管理工作各種規(guī)章制度措施，及時落實完善。針對當(dāng)前許多單位在財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，要求在設(shè)置專門專業(yè)部門和專職人員進行財務(wù)檔案管理工作的同時，更要對工作人員進行專業(yè)知識的具體培訓(xùn)，樹立正確的財務(wù)檔案管理意識，并以此提升單位整體的業(yè)務(wù)能力水平，并規(guī)范了單位在財務(wù)檔案各個環(huán)節(jié)中的管理工作。在做好財務(wù)檔案規(guī)章制度宣傳落實的基礎(chǔ)上，根據(jù)《財務(wù)檔案法》，制訂本部門事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理措施，推動財務(wù)檔案保存的標準化。從事政府財務(wù)管理工作的人員，都要做好財務(wù)政檔案管理人員的知識培訓(xùn)，不僅要知道財務(wù)檔案保管工作人員的存在意義，而且還要學(xué)習(xí)財務(wù)檔案的基本整理知識、業(yè)務(wù)實踐與運用等。

二是要促進配套設(shè)備的現(xiàn)代化進程。現(xiàn)階段，計算機技術(shù)已經(jīng)在行業(yè)中獲得了較普遍的運用。把計算機技術(shù)融入到檔案保管工作中，能夠大大提高了檔案保管工作效率，并促進了歸檔管理工作的正常進行，也能夠給各單位領(lǐng)導(dǎo)提供更加全面和詳實的資訊。在政府事業(yè)單位財務(wù)管理領(lǐng)域可建立文檔資源共享平臺，以方便政府財務(wù)檔案資料的檢索和使用。同樣，我們也要通過運用安全防范手段，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全監(jiān)管的各項工作目標，，其既可以預(yù)防網(wǎng)絡(luò)中的不穩(wěn)定因素和網(wǎng)絡(luò)安全病毒，還為推動財務(wù)檔案保管工作發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障，從根源上提升了技術(shù)水平，為財務(wù)檔案保管各項工作的順暢推進提供了良好的基礎(chǔ)保障。同時，政府部門也要加強對財務(wù)歸檔人員的其他硬件設(shè)備投資力量，進一步充實財務(wù)歸檔所需要的掃描圖儀，電子計算機等必要技術(shù)設(shè)備，以進一步提高財務(wù)歸檔室的現(xiàn)代化建設(shè)技術(shù)水平。

三是要規(guī)定財務(wù)檔案管理的具體工作內(nèi)容。在針對財稅文檔的立卷和歸檔等工作時，就需要將反映了行政管理部門事業(yè)機構(gòu)內(nèi)控制度的財稅業(yè)務(wù)內(nèi)容與財務(wù)文檔的實際數(shù)量相互融入，從而制定出較為合理、科學(xué)的管理辦法，同時還需要針對財務(wù)文檔內(nèi)部內(nèi)容定期進行重新梳理標準，將行政事業(yè)單位財務(wù)人員在平時形成的所有財務(wù)單據(jù)，在進行了標準重新梳理的同時統(tǒng)一進行了裝訂、封貼和簽字等工作過程，并在進行了詳細的檢查后確定在各環(huán)節(jié)完成后統(tǒng)一完成裝訂，在全部裝訂工作完成后把各種財務(wù)檔案按次序統(tǒng)一存放到了歸檔箱中，以便保證財務(wù)檔案的規(guī)范性。如果是采用的傳統(tǒng)手工會計記賬，就需要在賬簿活頁的空缺處，按照時間順序把歸檔的帳頁編制成目錄，在完成裝幀工作的過程中還需要在封黏處標注了簽章。如果是采用的計算化記賬，那么就需要先打印出財務(wù)賬頁，依據(jù)時間按照先后順序打印編號，最后再根據(jù)序號來編制出目錄然后裝幀封黏，這樣在日后查找或者損毀財會文檔時，就可以利用裝訂出后所貼的簽章來找到所需歸檔資料了，而不會由于長期積壓的案卷導(dǎo)致無法完成銷毀工作，并由此規(guī)范了整個財務(wù)管理歸檔的管理工作。

四是要健全規(guī)范化進程。要嚴格制定財務(wù)檔案保管規(guī)范，對財務(wù)檔案保管規(guī)范加以修改、充實，不斷完善基層業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高財務(wù)檔案保管水平。對財務(wù)檔案錄入工作，按照“今日事，今日畢”的工作理念歸檔，保質(zhì)保量地進行了財務(wù)檔案歸檔。工作同時為了確保財務(wù)檔案的安全性，要安裝好溫濕度傳感器計、吸塵機、排風(fēng)扇、遮陽簾、水柱、消防器材等設(shè)備，使財會檔案的庫房管理達到了防盜、防光、抗高溫、保濕養(yǎng)護、耐火、防水、抗塵、制鼠、防蟲等的要求，從根本上保證了檔案的安全保存萬無一失。必須要完善、規(guī)范管理程序?，F(xiàn)階段企業(yè)單位主要任務(wù)之一就是要有效地實施和落實財務(wù)檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進行財務(wù)檔案管理過程中，單位必須要有效地維護財務(wù)檔案管理的真實性、完整性以及安全性，同時還要在運營管理過程中規(guī)范、 合理的運用財務(wù)檔案，進而可以向單位的運營發(fā)展、經(jīng)濟活動的開展提供有效的支持 和幫助。就財務(wù)檔案借閱方面來說，只準許政府有關(guān)的經(jīng)濟監(jiān)察部門在進行核查、工作時 能夠查看，其他都禁止借閱，還有單位可以進行內(nèi)部查閱。除此之外，財務(wù)部門自身也要 做出改變和改革，規(guī)定部門管理人員沒有查閱財務(wù)檔案信息的權(quán)力，甚至是領(lǐng)導(dǎo)層對此也有一定的限制。

另外，還針對實際執(zhí)行財務(wù)檔案保存工作的主體——行政事業(yè)單位的檔案管理人員，按照要求對考核管理辦法進行了相應(yīng)的修改，增加激勵機制，防止以往的考核規(guī)范打消了其工作積極性。增加了外出培訓(xùn)考察機會，讓財務(wù)檔案員的知識更新速跟上大數(shù)據(jù)時期知識更新的速度，提高整體水平。加強提高財務(wù)事業(yè)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)工作規(guī)范意識。具體來講，首先，要對所有財務(wù)部門的所有員工全部展開工作知識面的培訓(xùn)，對所有財務(wù)檔案管理人員工作知識方面的培訓(xùn)內(nèi)容中既可以是操作性和規(guī)范知識加以嚴格教育，并且將這一培訓(xùn)內(nèi)容同時加入活動到崗前知識培訓(xùn)和崗后繼續(xù)教育的具體內(nèi)容當(dāng)中，確保所有各級財務(wù)部門工作人員，都必須能夠充分了解工作的基本關(guān)鍵性，同時能夠掌握檔案資料整理工作知識和操作管理流程，進而能夠保證為未來財務(wù)事業(yè)檔案管理人員工作開展奠定良好基礎(chǔ)。其次，單位的財務(wù)檔案管理工作人員一定要不斷深化對財務(wù)管理工作的認識理解，對自身在進行財務(wù)事業(yè)檔案管理中的財務(wù)管理工作行為加以嚴格規(guī)范，不斷逐步提高自己的財務(wù)管理水平。最后，一定要努力營造良好的一種傳、帶、幫的導(dǎo)工作活動氛圍，將自己多年總結(jié)的管理技術(shù)操作經(jīng)驗與新來的財務(wù)員工之間進行互動交流，同時也通過這種交流活動去不斷學(xué)習(xí)到他人的技術(shù)長處，確保所有財務(wù)檔案管理人員工作活動能夠更好地有效開展。

不管行業(yè)是哪個服務(wù)行業(yè)，要是能想快速穩(wěn)定健康發(fā)展，就必須牢固樹立正確的行業(yè)發(fā)展創(chuàng)新理念。在如何實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的新高度，創(chuàng)新理念應(yīng)該認為是最重要的一部分，要將其創(chuàng)新放在這項工作的首位。這就非常需要行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和普通干部職工都必須充分準確了解財務(wù)檔案管理的重要性和及其必要性。另外，行政事業(yè)單位還非常需要充分明確財務(wù)檔案管理工作需要性和遵循的注意事項，必須緊緊跟上現(xiàn)代國家發(fā)展的技術(shù)潮流，應(yīng)用先進的信息技術(shù)手段和管理思維，從而有效率地提高財務(wù)計檔案管理的信息準確性。財務(wù)管理檔案工作是一項長時間的、系統(tǒng)的綜合工程，通過進一步提各項日常工作的科學(xué)化、技術(shù)規(guī)范與現(xiàn)代性發(fā)展水平，創(chuàng)新檔案管理，創(chuàng)新服務(wù)，與時俱進性，將能夠切實提高各行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理質(zhì)量與整體的發(fā)展水平，促進項工作的健康協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展，進一步提升科學(xué)管理標準，更好地為檔案管理工作服務(wù)，推動財務(wù)工作事業(yè)的健康發(fā)展。

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