基于存貨核算與管理的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略研究
——以用友ERP 為例

丁淑芹，東 寧

（青島理工大學(xué)，山東 青島 266035）

0 引言

我國“十二五”規(guī)劃中提出要把“創(chuàng)新驅(qū)動、轉(zhuǎn)型發(fā)展”戰(zhàn)略目標(biāo)貫穿于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的全過程和各個環(huán)節(jié)，迫切需要財務(wù)發(fā)揮其應(yīng)有功能。對企業(yè)而言，日益激烈的競爭要求其不得不優(yōu)化供應(yīng)鏈的各個流程，從各個環(huán)節(jié)挖掘價值增值的空間。由此可見，無論是宏觀環(huán)境還是企業(yè)的自身發(fā)展都對財務(wù)提出了更高的要求，財務(wù)管理轉(zhuǎn)型勢在必行。對財務(wù)人員而言，實現(xiàn)財務(wù)轉(zhuǎn)型就是要由原先的以賬務(wù)處理為主的核算轉(zhuǎn)為以立足業(yè)務(wù)、關(guān)注價值增值為主的價值增值與管理。而實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中的價值增值就要求財務(wù)人員必須將財務(wù)與業(yè)務(wù)的關(guān)系梳理清楚，即實施財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略，如此才能從財務(wù)的角度分析和判斷業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的增值或不增值業(yè)務(wù)。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是在互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)條件下，將企業(yè)整個供應(yīng)鏈中的業(yè)務(wù)流程與財務(wù)會計流程有機融合，同時將計算機領(lǐng)域的“事件驅(qū)動”概念引入企業(yè)整個供應(yīng)鏈流程中，以具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)為出發(fā)點，根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)自動觸發(fā)業(yè)務(wù)處理規(guī)則并進(jìn)行財務(wù)處理，從而實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。在這一指導(dǎo)思想下，文章以用友企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)為例，梳理存貨核算與管理業(yè)務(wù)流程中的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略。

1 存貨核算與管理業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理的關(guān)系

存貨核算與管理流程的基本目標(biāo)是降低存儲費用、滿足生產(chǎn)管理需求、降低存貨管理風(fēng)險、保證存貨信息賬實相符等。如果沒有一個有效的存貨核算與管理流程，存貨難以實現(xiàn)其核算與管理的目標(biāo)。

盡管企業(yè)存貨的種類有所不同，企業(yè)具體的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同，但是多數(shù)企業(yè)的存貨核算與管理業(yè)務(wù)過程會包括以下幾個關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程。

1.1 存貨采購環(huán)節(jié)

存貨采購環(huán)節(jié)的流程控制必須要設(shè)計存貨請購、詢價與審批的控制環(huán)節(jié)。所有的采購必須由采購需求部門填寫采購申請，由相關(guān)的部門或人員審批通過后進(jìn)入選擇供應(yīng)商等下一個流程。

1.2 驗收入庫環(huán)節(jié)

為了保證存貨物資的數(shù)量和質(zhì)量，各種形式入庫的存貨物資必須要設(shè)計驗收入庫的控制環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)由倉儲部門根據(jù)入庫的要求進(jìn)行相關(guān)的檢驗，如果通過檢驗，則填寫入庫單確認(rèn)存貨物資入庫。

1.3 存貨倉儲保管環(huán)節(jié)

存貨的倉儲保管環(huán)節(jié)需要設(shè)計完善的存貨倉儲保管制度，保證存貨物資的安全性與完整性，并能夠及時提供存貨的相關(guān)信息。

1.4 存貨出庫環(huán)節(jié)

如果存貨發(fā)貨出庫環(huán)節(jié)控制無效，則極有可能導(dǎo)致存貨物資流失。因此，存貨出庫環(huán)節(jié)必須要設(shè)計出庫控制環(huán)節(jié)。一般來講，倉儲部門應(yīng)該對經(jīng)過審批的領(lǐng)料單或銷售發(fā)貨通知單等出庫單據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行審核，符合條件的準(zhǔn)予領(lǐng)用或發(fā)出，并填寫相應(yīng)的出庫單，根據(jù)出庫單據(jù)及時進(jìn)行賬務(wù)處理。

1.5 存貨盤點環(huán)節(jié)

為了及時了解存貨的賬實相符情況，保證存貨物資的完整性，需要定期或不定期地進(jìn)行存貨盤點。對盤點結(jié)果及時查明原因，落實、追究責(zé)任，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。同時，在期末根據(jù)盤點的結(jié)果及存貨信息進(jìn)行存貨的期末計價處理，以保持存貨價值的相關(guān)性。

存貨核算與管理業(yè)務(wù)過程中涉及的入庫、出庫單據(jù)不僅滿足業(yè)務(wù)流程管理的需求，同時也會對財務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。因此，需要根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的財務(wù)確認(rèn)并制單。將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理三者進(jìn)行一一對應(yīng)，可以得到三者之間的關(guān)系，具體如表1 所示。

表1 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理對應(yīng)關(guān)系

2 基于存貨核算與管理的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略

存貨核算與管理系統(tǒng)借助各種單據(jù)全面收集了存貨管理活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息。轉(zhuǎn)賬處理是將業(yè)務(wù)信息按照一定的規(guī)則轉(zhuǎn)化為憑證形式體現(xiàn)的會計信息，實現(xiàn)庫存管理與財務(wù)的信息集成。存貨管理財務(wù)業(yè)務(wù)一體化主要通過兩個功能的設(shè)計實現(xiàn)，包括定義憑證模板與生成記賬憑證。其中，定義憑證模板主要完成定義信息轉(zhuǎn)化規(guī)則；生成記賬憑證是根據(jù)定義的轉(zhuǎn)賬流程，將入庫單、出庫單等業(yè)務(wù)單據(jù)中所記載的業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為記賬憑證形式的會計信息。

存貨核算與管理環(huán)節(jié)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化首先需要進(jìn)行憑證模板的定義，即針對存貨業(yè)務(wù)中不同的單據(jù)、業(yè)務(wù)特征，定義不同的實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為會計信息的規(guī)則，在業(yè)務(wù)發(fā)生時自動觸發(fā)規(guī)則，由系統(tǒng)根據(jù)憑證模板的定義獲取科目、金額等信息，自動生成業(yè)務(wù)憑證。

2.1 定義憑證模板

2.1.1 采購入庫單

采購入庫單中存儲了采購存貨的名稱，初始設(shè)置的存貨科目中設(shè)置了各類存貨對應(yīng)的存貨科目及存貨的對方科目，因此采購入庫單對應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接來源于采購入庫單中存貨關(guān)聯(lián)的存貨科目及存貨對方科目。采購入庫憑證中的金額可以直接從采購入庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表2 所示。

表2 采購入庫單的憑證模板

2.1.2 產(chǎn)品入庫單

產(chǎn)品入庫單中存儲了入庫產(chǎn)品的名稱，初始設(shè)置的存貨科目中設(shè)置了各類存貨對應(yīng)的存貨科目，因此產(chǎn)品入庫單對應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接根據(jù)產(chǎn)品入庫單中的存貨關(guān)聯(lián)搜索，并識別初始對方科目設(shè)置中的存貨科目及存貨對方科目，從而更新記賬憑證。產(chǎn)品入庫憑證中的金額可以直接從產(chǎn)品入庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表3 所示。

表3 產(chǎn)品入庫單的憑證模板

2.1.3 銷售出庫單

銷售出庫單中存儲了銷售出庫存貨的名稱，初始的存貨對方科目中可以針對銷售出庫類型設(shè)置各類存貨對應(yīng)的存貨科目及存貨的對方科目，即主營業(yè)務(wù)成本，因此銷售出庫單對應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的借方科目可以直接來源于銷售出庫類型中存貨關(guān)聯(lián)的存貨對方科目及存貨科目。銷售出庫憑證中的金額可以直接從銷售出庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表4 所示。

表4 銷售出庫單的憑證模板

2.1.4 材料出庫單

材料出庫單中存儲了材料出庫存貨的名稱，初始存貨科目中針對材料出庫類別設(shè)置各類存貨對應(yīng)的存貨科目及存貨對方科目，因此材料出庫單對應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的借方科目來源于根據(jù)單據(jù)中存貨關(guān)聯(lián)的存貨對方科目，而貸方科目直接來源于材料出庫中關(guān)聯(lián)的存貨科目。材料出庫憑證中的金額可以直接從材料出庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表5 所示。

表5 材料出庫單的憑證模板

2.1.5 存貨跌價準(zhǔn)備

存貨跌價準(zhǔn)備設(shè)置中已將存貨跌價準(zhǔn)備科目、計提費用科目設(shè)置完成，因此在期末計提跌價準(zhǔn)備處理時，系統(tǒng)可以直接從初始設(shè)置中獲取對應(yīng)的借貸方科目，從計提跌價處理單中獲取業(yè)務(wù)憑證上的金額。其憑證信息獲取來源如表6 所示。

表6 存貨跌價準(zhǔn)備憑證模板

2.2 生成記賬憑證

憑證模板定義完成后，在轉(zhuǎn)賬生成環(huán)節(jié)要進(jìn)行記賬憑證的生成，即系統(tǒng)根據(jù)憑證模板上的轉(zhuǎn)賬規(guī)則自動將業(yè)務(wù)單據(jù)上的數(shù)據(jù)傳送給對應(yīng)科目的借貸方，生成完整的記賬憑證。

當(dāng)企業(yè)發(fā)生采購入庫單業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)根據(jù)采購入庫單憑證模板的定義，首先對采購入庫單的存貨（如203 商品）進(jìn)行識別，進(jìn)而搜索與“203 商品”相關(guān)聯(lián)的存貨科目“庫存商品”及存貨采購科目“在途物資”，然后系統(tǒng)將從初始設(shè)置以及采購入庫單中獲取的相關(guān)科目信息、科目對應(yīng)的金額信息一并發(fā)送給記賬系統(tǒng)。

3 結(jié)語

文章梳理了存貨核算與管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本業(yè)務(wù)流程，并建立了業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)單據(jù)與賬務(wù)處理之間的關(guān)系，最后以用友ERP 為例，總結(jié)了存貨核算與管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略。通過對存貨財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略的梳理擴展到整個供應(yīng)鏈上的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略，以一體化的思維方式進(jìn)行業(yè)務(wù)流程管理、財務(wù)處理，從而實現(xiàn)立足業(yè)務(wù)、實施財務(wù)的價值增值管理。