淺議內(nèi)控表單無紙化

劉偉

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料，然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會計資料輸出為紙面文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗。因此，企業(yè)內(nèi)控實施證據(jù)的無紙化勢在必行。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控表單 無紙化

財政部2013年12月發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，以推動企業(yè)會計信息化，節(jié)約社會資源，提高會計軟件和相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范信息化環(huán)境下的會計工作。

《規(guī)范》第四十條、第四十一條對企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，以及企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，可不輸出紙面資料的情形做出了相應(yīng)規(guī)定。

根據(jù)內(nèi)控管理的要求，在財務(wù)管理信息系統(tǒng)的日常維護工作中，需要一些紙質(zhì)的內(nèi)控表單作為實施證據(jù)。如用戶提交的“AQ_03用戶賬號及權(quán)限管理表”，作為應(yīng)用系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中分配權(quán)限的依據(jù)，并在內(nèi)控測試中，依據(jù)《應(yīng)用系統(tǒng)用戶權(quán)限管理工作規(guī)范》對用戶權(quán)限需求和實際分配情況進行分析，合理設(shè)置，為定期的測試提供規(guī)范和依據(jù)。

類似的表單有多種，如系統(tǒng)變更申請表、變更實施表、應(yīng)用系統(tǒng)操作日志復(fù)核表等。但是，現(xiàn)行的內(nèi)控實施證據(jù)管理方式存在一定的弊端。以最常用的“AQ_03用戶賬號及權(quán)限管理表”為例，分析如下。

（1）紙張浪費。現(xiàn)行規(guī)定內(nèi)控實施證據(jù)必須輸出為紙面文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗。

（2）權(quán)限管理的時效性差。各單位用戶根據(jù)工作需要，填寫紙質(zhì)的“AQ_03用戶賬號及權(quán)限管理表”，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核、應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人審批后，再交給應(yīng)用系統(tǒng)管理員進行權(quán)限分配。冀東油田分為唐山和唐海兩個主要基地，紙質(zhì)表單的線下審批、傳遞需要時間，造成部分著急使用的權(quán)限無法立刻分配，影響工作效率。

（3）容易形成事后表單，形成內(nèi)控漏洞，造成管理難度。由于上述第二點，在實際工作中，部分權(quán)限無法等待表單到達應(yīng)用系統(tǒng)管理員手中后再分配，造成先分權(quán)限、后補表單的情況。這種情況首先沒有經(jīng)過必須的審批環(huán)節(jié)，違反內(nèi)控規(guī)定，同時還需要記錄先賦權(quán)的操作，待事后表單到達后，再與記錄核對，造成管理難度。

對財務(wù)管理信息系統(tǒng)的內(nèi)控實施證據(jù)而言，主要有兩個功能，一是保證對系統(tǒng)的所有維護、對用戶的所有權(quán)限變更都經(jīng)過有效的審批；二是作為內(nèi)控測試時的依據(jù)，對財務(wù)管理信息系統(tǒng)的運維操作進行分析。

所以，可以實行財務(wù)管理信息系統(tǒng)的內(nèi)控實施證據(jù)無紙化，電子化，滿足紙質(zhì)實施證據(jù)所能提供功能的同時，節(jié)約成本，提高工作效率。下面對財務(wù)管理信息系統(tǒng)的具體運維操作進行分析。

（1）用戶賬號及權(quán)限管理。用戶根據(jù)工作需要，在FMIS、資金平臺系統(tǒng)中提交權(quán)限變更申請，選擇需要申請或撤銷的權(quán)限，各單位主管領(lǐng)導(dǎo)、應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人在系統(tǒng)中進行線上審批，應(yīng)用系統(tǒng)管理員根據(jù)審批完的電子表單，對用戶在填寫申請表單時選擇的權(quán)限進行復(fù)核、確認或增加、減少操作。這樣既提高了工作效率，避免了事后表單，也可以在內(nèi)控測試時提供電子申請、審批記錄。目前，F(xiàn)MIS系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)管理的權(quán)限申請管理功能，對交易平臺、標(biāo)準(zhǔn)平臺等總部統(tǒng)一管理、分配的權(quán)限，即是采用的電子表單申請管理模式。對于地區(qū)公司自行管理、分配的系統(tǒng)權(quán)限，也可以參照這種模式。

（2）總部標(biāo)準(zhǔn)控制范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)編碼變更。目前總部標(biāo)準(zhǔn)控制范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)編碼已經(jīng)實行電子申請、審批，如往來單位、標(biāo)準(zhǔn)科目編碼等。

（3）總部標(biāo)準(zhǔn)控制范圍外的編碼更變、報表公式變更等臨時性操作。目前的方式是由各單位申請，應(yīng)用系統(tǒng)管理員填寫主數(shù)據(jù)變更申請表、報表公式變更申請表等紙質(zhì)表單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人審批后，在系統(tǒng)中進行維護。可在FMIS系統(tǒng)中開發(fā)一個地區(qū)公司自定義的審批模塊，申請目的設(shè)定為各種地區(qū)公司運維操作，將紙質(zhì)表單申請改為系統(tǒng)線上審批。

（4）應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人定期檢查。應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人需要每季度檢查管理用戶權(quán)限設(shè)置是否符合互斥崗位角色分離原則、用戶權(quán)限設(shè)置是否符合互斥崗位角色分離原則，可由應(yīng)用系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中提交檢查申請，應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人在系統(tǒng)中審批完成后，線下利用系統(tǒng)權(quán)限測試工具進行檢查，并將檢查結(jié)果錄入到系統(tǒng)中的電子申請表中，電子申請表可按照實施證據(jù)“應(yīng)用系統(tǒng)權(quán)限檢查表”設(shè)計；應(yīng)用系統(tǒng)負責(zé)人需要每季度檢查是否有非授權(quán)的主數(shù)據(jù)變更情況，也可由電子申請、線下檢查的方式來完成。

綜上，內(nèi)控實施證據(jù)的無紙化，在滿足內(nèi)控管理要求的前提下，可以節(jié)約紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗，也可以提高工作效率。既可以實現(xiàn)油田在財務(wù)管理信息技術(shù)的開發(fā)、實施、運行、維護及管理等方面的控制，也可以提高信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力度，增強信息系統(tǒng)的運行效力。

（作者單位：中國石油冀東油田分公司財務(wù)處）