“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下公證檔案價(jià)值利用的研究

姜紅

摘 要：檔案主要是過去與當(dāng)下由國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事等活動(dòng)而形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，具體包括各種文字、音頻、視頻及圖表等。公證檔案則是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，具備關(guān)鍵的參考利用價(jià)值。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，公證行業(yè)發(fā)展面臨著諸多挑戰(zhàn)，公證必須緊跟時(shí)代，合理利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，探索公證檔案服務(wù)模式與“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境相融合的有效路徑，為人們提供更加簡(jiǎn)便、高效、優(yōu)質(zhì)的公證服務(wù)，最終推動(dòng)我國(guó)公證行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境;公證檔案;價(jià)值;利用

公證檔案主要指公證機(jī)構(gòu)在依法行使職能且構(gòu)建公證、被公證雙向聯(lián)系時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)法定要求和程序，對(duì)法律行為、法律文書、法律事實(shí)等的合法性與真實(shí)性進(jìn)行書面證明，從而形成的真實(shí)活動(dòng)記錄資料，是司法行政機(jī)關(guān)的主要檔案之一。公證檔案既具備憑證與情報(bào)價(jià)值等檔案價(jià)值，還體現(xiàn)出一定的特殊性，如特定的法律效力等。

因此，為了能夠更好地促進(jìn)公證檔案新時(shí)期的高質(zhì)量管理與服務(wù)，必須深刻把握公證檔案的價(jià)值利用。隨著信息化技術(shù)的日益成熟，人類已進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，我國(guó)相關(guān)文件中也明確提出，要打造公共服務(wù)新模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)手段來提升社會(huì)治理與民生服務(wù)能力。因此，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，創(chuàng)新公證檔案的資源管理與價(jià)值利用模式，打造“智慧公證”新體驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)公證檔案信息提取的及時(shí)性、資源社會(huì)利用的合理性、價(jià)值實(shí)現(xiàn)的可行性。

一、公證檔案的概述

1.公證檔案的特點(diǎn)

公證檔案不僅具有一般檔案的原始性、職能性及價(jià)值性等特點(diǎn)，還具備因其特殊形成媒介而形成的特殊性，這種特殊性主要體現(xiàn)為：

（1）程序法定性。公證檔案是基于特定法律程序而形成的，故而其具備合法性基礎(chǔ)。

（2）效力同等性。公證檔案出具、保存等機(jī)構(gòu)之間屬于行政隸屬關(guān)系，但法律效力是同等級(jí)的。

（3）效力法定性。公證檔案中涉及的相關(guān)權(quán)力（利）主客體與相關(guān)行為要生效，必須經(jīng)由公證權(quán)力確認(rèn)。

（4）法效延續(xù)性。只有確保公證檔案的前身——公證文書證明力的確定性，才能夠?qū)崿F(xiàn)公證檔案效力的產(chǎn)生與存續(xù)。

（5）強(qiáng)保密性，公證檔案的內(nèi)容包括當(dāng)事人的權(quán)利和利益關(guān)系，故而其管理和查閱必須嚴(yán)格保密。

在公證檔案工作過程中，其體現(xiàn)出以下幾方面特點(diǎn)：

（1）與人民群眾緊密相關(guān)。公證檔案可分為國(guó)內(nèi)外民事、國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)，涵蓋了證明承包、租賃、勞動(dòng)合同、貸款抵押等經(jīng)濟(jì)類活動(dòng)或是事物，還包括證明收養(yǎng)、股權(quán)繼承、遺囑、婚姻情況等民事類事物。由此可見，公證單位為每一位當(dāng)事人有關(guān)的出生、親屬、經(jīng)歷、委托等方面提供服務(wù)。

（2）公證檔案數(shù)量龐大。以2020年某省市的公證機(jī)構(gòu)為例，其每年的業(yè)務(wù)量達(dá)到10萬件左右，生成6萬冊(cè)案卷，其中國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)類檔案達(dá)到14500件，國(guó)內(nèi)民事類案件達(dá)到7900件。可見我國(guó)公證檔案數(shù)量龐大，公證機(jī)構(gòu)面臨著很大的挑戰(zhàn)。

（3）查考利用頻繁。公證檔案對(duì)當(dāng)事人的真實(shí)意思表示進(jìn)行了全面記錄，尤其是其身份信息、委托等具備很強(qiáng)的證據(jù)效應(yīng)，有利于預(yù)防糾紛的發(fā)生，對(duì)法律權(quán)威進(jìn)行有效維護(hù)，并確保社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的穩(wěn)定。因此，公證檔案的查考利用非常頻繁。

2.公證檔案的作用

（1）證據(jù)作用。針對(duì)公證行為發(fā)生時(shí)涉及的相關(guān)程序與條款等信息數(shù)據(jù)，公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行收集、整理，最終形成公證檔案，這就是最原始的有形記錄，更是公證關(guān)系雙方對(duì)特定公證事項(xiàng)所出現(xiàn)言語、行動(dòng)等狀況的第一手記錄資料，以便于日后對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行復(fù)查，也是對(duì)其進(jìn)行證據(jù)保全。由此可見，公證檔案具備記錄備查的書證與憑證價(jià)值。

（2）強(qiáng)制作用。針對(duì)公證事項(xiàng)而言，公證關(guān)系雙方需做出相應(yīng)的公證行為，詳盡說明這一事項(xiàng)的真實(shí)合法性已得到有關(guān)職能機(jī)構(gòu)的確認(rèn)，即我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)中明確規(guī)定：在案件審理過程中，法院應(yīng)將公證檔案作為事實(shí)認(rèn)定的依據(jù)，當(dāng)其生效以后，則其具備不可置疑的證據(jù)力，從而生成無形的行為規(guī)范。同時(shí)，在類似債權(quán)債務(wù)等問題上，有了公證檔案的存在，債權(quán)方就擁有了不經(jīng)訴訟程序直接申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行的權(quán)利。

（3）促進(jìn)作用。公證檔案可對(duì)公證職能部門及相關(guān)工作人員的行為進(jìn)行相應(yīng)的約束，促使其嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)則條例開展工作，最終能夠切實(shí)保障公證服務(wù)的公平公正性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下公證檔案管理要規(guī)范

目前，我國(guó)公證機(jī)構(gòu)的日常工作普遍存在檔案數(shù)量龐大、專業(yè)化程度高與工作人員能力不足等方面的矛盾，嚴(yán)重影響到公證檔案工作的質(zhì)量和效率，不利于其價(jià)值的發(fā)揮。基于此，公證機(jī)構(gòu)必須緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，采取有效措施來進(jìn)一步規(guī)范公證檔案管理工作，從而有效提升工作質(zhì)效，促進(jìn)公證檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

1.完善公證檔案管理制度

公證機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照我國(guó)新修訂的檔案法，根據(jù)自身公證檔案信息化工作的具體狀況，對(duì)現(xiàn)行的公證檔案管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，特別是在檔案接收、借調(diào)與查閱、維護(hù)與銷毀等方面，必須明確相關(guān)工作規(guī)范和要求。首先，針對(duì)檔案的接收是公證檔案工作的第一關(guān)口，工作人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)要求，及時(shí)對(duì)公證文書材料進(jìn)行立卷歸檔，把所有檔案資料加以立卷，避免由于時(shí)間拖延而造成檔案材料遺失或是損壞，導(dǎo)致其公證法律效力的完整性受到影響。其次，對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確認(rèn)符合相關(guān)要求后，即可辦理檔案移交手續(xù)，若不符合要求，必須督促相關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)齊補(bǔ)全材料，從而確保案卷的質(zhì)量。最后，還需嚴(yán)格按照公證案件的類別、年度等對(duì)歸檔順序號(hào)進(jìn)行編寫，做好登記入庫。針對(duì)檔案的借調(diào)與查閱，必須結(jié)合公證文件的不同內(nèi)容，明確相應(yīng)的借調(diào)與查閱規(guī)范和要求，相關(guān)單位或是個(gè)人在借調(diào)時(shí)，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審查，做好核證與登記工作，要求在時(shí)限內(nèi)歸還，在歸還后還需進(jìn)行嚴(yán)格檢查，注意必須重視檔案資料的保密性。針對(duì)檔案的維護(hù)與銷毀，公證機(jī)構(gòu)必須結(jié)合公證文件的重要性、社會(huì)價(jià)值、利用率，明確每一份公證文件的使用壽命，有的文件是永久保存，有的是60年，有的是30年，針對(duì)到期的文件必須及時(shí)銷毀，嚴(yán)格遵循公開、合法原則，對(duì)這些到期的公證文件進(jìn)行系統(tǒng)銷毀。

2.公證檔案保管要安全嚴(yán)格

公證檔案直接關(guān)系到當(dāng)事人的政治、經(jīng)濟(jì)利益，一旦檔案受損，將會(huì)造成極為嚴(yán)重的危害。因此，公證機(jī)構(gòu)必須高度重視公證檔案的保管工作。針對(duì)紙質(zhì)檔案的保管必須積極改善其保管保護(hù)條件，切實(shí)做到防火、防光、防霉、防盜、防水、防灰塵、防蟲、防鼠、防高溫高濕、防有害氣體等。針對(duì)電子檔案的保管，公證機(jī)構(gòu)需配備高質(zhì)量的電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，并結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求，科學(xué)改善電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的運(yùn)行環(huán)境，確保其溫濕度適宜，即濕度應(yīng)控制在40%至60%之間，溫度應(yīng)控制在15℃至17℃之間，同時(shí)還需做好服務(wù)器環(huán)境的清潔與通風(fēng)、防火、防震等工作，加強(qiáng)對(duì)外界高壓電磁環(huán)境的隔離防護(hù)工作，定期安排專業(yè)人員對(duì)服務(wù)器進(jìn)行全面檢修和養(yǎng)護(hù)，確保相關(guān)設(shè)備設(shè)施始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。最后，需做好電子公證檔案的備份工作，并安裝防病毒軟件，從而確保其安全性與完整性。

3.提升工作人員的職業(yè)技能

在現(xiàn)代信息化時(shí)代背景下，公證機(jī)構(gòu)工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到公證檔案的重要性和相關(guān)價(jià)值，并掌握先進(jìn)的檔案管理理念和方法、先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施操作方法等，以便其更加高質(zhì)高效地開展公證檔案工作。基于此，公證機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，明確相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容與規(guī)范，并對(duì)其進(jìn)行定期評(píng)估，確保其符合新時(shí)代公證檔案工作需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下公證檔案利用要主動(dòng)充分

在公證檔案工作中，公證檔案價(jià)值利用是一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容和任務(wù)，尤其是在新時(shí)代背景下，人們的法律意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，我國(guó)公證業(yè)務(wù)呈逐年迅速上升趨勢(shì)，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的公證卷宗，這些卷宗中涵蓋了大量當(dāng)事人身份、婚姻、學(xué)歷、經(jīng)歷、親屬關(guān)系、固定資產(chǎn)等數(shù)據(jù)信息，對(duì)這些資源進(jìn)行科學(xué)有效地整合和利用，能夠防止當(dāng)事人重復(fù)提供證明資料，讓珍貴的資料由“死檔案”變成“活信息”。為確保公證檔案得到更加充分的利用，公證機(jī)構(gòu)必須充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，積極履行自身的法定職能，讓公證檔案能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和人民群眾，積極構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)公證檔案的數(shù)字化管理。

1.公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建

（1）公證機(jī)構(gòu)需依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，建立公證檔案全部影像原文數(shù)據(jù)庫。

（2）公證機(jī)構(gòu)需在前期做好充分調(diào)研工作，以此為基礎(chǔ)，遵循“精準(zhǔn)、真實(shí)、有用”原則，明確公共檔案工作中必須獲取的信息與字段，借助購買服務(wù)方式來充分、全面獲取到公共檔案中有利用價(jià)值的信息，構(gòu)建檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（3）公證機(jī)構(gòu)需加強(qiáng)與相關(guān)軟件科技公司的合作，對(duì)關(guān)于公證檔案管理的應(yīng)用軟件進(jìn)行自主研發(fā)，并構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)。為確保這項(xiàng)工作的順利開展，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門應(yīng)給予足夠的政策、資金等方面的支持，確保公證機(jī)構(gòu)能夠有足夠的資金進(jìn)行自主研發(fā)和平臺(tái)構(gòu)建。

（4）公證機(jī)構(gòu)需依據(jù)按照我國(guó)司法部、檔案局頒布的《公證檔案管理辦法》，將公證檔案的所有影像資料、數(shù)據(jù)信息集有序錄入平臺(tái)數(shù)據(jù)庫之中，實(shí)現(xiàn)公證檔案的即時(shí)掃描歸檔，同步轉(zhuǎn)化應(yīng)用，全程留痕管理。

2.公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)的功能介紹

針對(duì)公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)而言，其以公證機(jī)構(gòu)為主體，以政務(wù)外網(wǎng)——VPN為輔而建立起來的平臺(tái)，主要優(yōu)勢(shì)在于：應(yīng)用高效便捷、信息安全可靠、數(shù)據(jù)海量且真實(shí)等。該平臺(tái)具備百項(xiàng)功能，其中以影像查詢與利用、親屬關(guān)系查詢、誠(chéng)信數(shù)據(jù)查詢與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、數(shù)據(jù)分析與共享為主。

（1）影像查詢與利用。通過公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)軟件，工作人員和用戶通過在查詢條件內(nèi)輸入公證書號(hào)、公證事項(xiàng)、當(dāng)事人或是公證員姓名、受理日期等任何字段，即可獲取到該公證機(jī)構(gòu)檔案的所有卷宗影像內(nèi)容。同時(shí)，該平臺(tái)結(jié)合了不同的公證員和機(jī)構(gòu)，分別設(shè)置了不同的查詢權(quán)限，如公證員能夠查詢到自己辦理的公證檔案所有內(nèi)容，當(dāng)事人在本地公證機(jī)構(gòu)的全部辦證狀況。但是，僅可以看到公證卷宗的第一件內(nèi)容，如果當(dāng)事人想要查詢其他內(nèi)容，那么需獲得相關(guān)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的授權(quán)。作為公證機(jī)構(gòu)而言，可以在平臺(tái)上獲取到所有的檔案文本、影像等內(nèi)容，但僅限于本機(jī)構(gòu)所辦理的公證檔案，若查詢其他公證機(jī)構(gòu)的檔案，依然需要獲得授權(quán)。

（2）親屬關(guān)系查詢。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)中儲(chǔ)存的公證案卷中涉及了當(dāng)事人的身份、親屬關(guān)系等信息，通過抓取這些信息，并建立親屬關(guān)系庫，能夠直觀了解到當(dāng)事人三代以內(nèi)直系親屬關(guān)系信息，還能夠借助系統(tǒng)的延伸，了解到當(dāng)事人所有旁系親屬關(guān)系。

（3）誠(chéng)信數(shù)據(jù)查詢與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)中建立了誠(chéng)信數(shù)據(jù)庫，可對(duì)出借人或是借款人在本地辦理的全部借款等公證信息進(jìn)行詳細(xì)查詢，特別是對(duì)于出具過執(zhí)行證書的借款人，能夠立即獲取到出借人借款風(fēng)險(xiǎn)“警告”，以此來盡量減少借貸糾紛問題，更好地維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。另外，對(duì)于假人假證等失信問題，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)預(yù)警。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)會(huì)與政府征信系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)共享，從而有效提升公證的公信力。

（4）數(shù)據(jù)分析。通過將公證數(shù)據(jù)完全導(dǎo)入公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，即可從業(yè)務(wù)的比例、類型、數(shù)量等多個(gè)層面，對(duì)公證機(jī)構(gòu)及相關(guān)工作人員的辦證狀況進(jìn)行充分分析，而相關(guān)部門可結(jié)合分析結(jié)果來更加科學(xué)合理地深挖公證業(yè)務(wù)，更加有效地研發(fā)公證服務(wù)新產(chǎn)品等，從而促進(jìn)我國(guó)公證事業(yè)的良好發(fā)展。

（5）數(shù)據(jù)共享。通過公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)全部公證數(shù)據(jù)信息在行業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，并促進(jìn)該平臺(tái)與公安、法院、房產(chǎn)等行業(yè)的數(shù)據(jù)橫向互聯(lián)共享，建立橫向聯(lián)動(dòng)與上下暢通的數(shù)據(jù)流，不斷拓寬本地公證服務(wù)維度。同時(shí)，公證機(jī)構(gòu)還應(yīng)緊跟時(shí)代的發(fā)展需求，不斷完善和升級(jí)公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，最終打造更加優(yōu)質(zhì)的公證服務(wù)品牌。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國(guó)現(xiàn)代信息社會(huì)的迅速發(fā)展，社會(huì)各界越來越重視公證檔案的利用價(jià)值。基于公證檔案的相關(guān)概念、特點(diǎn)、作用，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，努力實(shí)現(xiàn)公證檔案管理的規(guī)范化，并積極構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，確保公證檔案利用工作的高質(zhì)高效開展，最終更好地維護(hù)我國(guó)法律權(quán)威，確保社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的穩(wěn)定。

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基金項(xiàng)目：關(guān)于我國(guó)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的研究（課題編號(hào)：JFYE1706）

作者簡(jiǎn)介：姜 紅（1968—），女，漢族，山東菊縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。