基層單位檔案規范化管理探究

姜玲

摘 要：檔案資源是基層單位提高服務質量及深化改革的有利條件之一，只有檔案資源充足且系統全面，才能在基層單位日常運營管理中發揮作用。當前有些基層單位檔案管理存在監督不及時、方法較單一等問題，不利于把檔案資源轉變為基層單位發展與改革的動力，如何提高檔案管理工作質量成為有關單位需要積極解決的問題。本文通過探析基層單位檔案規范化管理工作良策，以期為提升基層單位檔案管理水平提供參考。

關鍵詞：規范化;基層單位;檔案管理;明確職責

一、基層單位檔案規范化管理的價值

其一，改變檔案資料管理混亂的局面，確保電子檔案及紙質檔案相對應，同時檔案資源持續擴充且在各部門充分利用，如采購部門、人力資源管理等部門;其二，通過規范化管理消除單位檔案搜集、整理、存儲、銷毀等工作盲區與矛盾，理順工作思路，提高工作效率，為深入挖掘檔案資源內在價值給予支持;其三，保障基層單位檔案管理工作與深化改革戰略相匹配，依托規范化管理框架引入新思想、新技術、新標準，使單位檔案管理工作與時俱進。基于此，為提高基層單位檔案管理工作的有效性，探析規范化管理策略顯得尤為重要。

二、基層單位檔案管理規范化工作要點

1.檔案收集完整

基層單位檔案材料來源復雜，具有分散性、廣泛性及多維性等特點，全面、系統地收集檔案是濃縮相關內容并展現基層單位各崗位工作全貌的關鍵，為基層單位了解各部門、各項目、各環節提供依據。因此，基層單位在規范化管理檔案的過程中須劃定收集歸檔范圍，明確收集檔案的目的，采取先進制度與方法，如橫向收集與縱向收集聯動、外部收集與內部收集同步等，實現獲取完整檔案資料的規范化管理目標。

2.檔案鑒別準確

鑒別是確保基層單位收集檔案精煉、完整、真切、實用的要點，為相關檔案助力宏觀決策、微觀監管給予支持，使基層單位管理決策能有據可依。這就需要單位針對檔案加強鑒別，反映本單位營運實況，在檔案鑒別中推行實事求是原則，做到舍之有據、取之合理、去偽存真，通過看、辨、篩、查、審，確保基層單位檔案內容精準無誤、真實可靠、材料精煉、全面系統、手續齊全，使檔案更利于基層單位綜合管理及深入改革，凸顯檔案管理規范化的工作價值。

3.檔案整理有序

檔案規范化整理指的是在搜集與鑒別材料的同時以部門、項目、個人等要素為單位加工成卷，確保基層單位能隨時調取檔案并解決現實問題，如基建、效益分配、風險防控等。在檔案整理具有條理化及系統化的同時準確分類、目錄清晰、編排有序、整齊裝訂，要將歸類視為檔案規范化整理的關鍵，堅持推行標準統一、性質判斷的原則，使基層單位檔案管理更加規范高效。

4.檔案保管安全

基層單位檔案管理需建立在保密、穩妥、便捷的前提下，檔案規范化管理更需要樹立安全保管意識，依照檔案法及單位規定行事，根據具體要求采取措施科學、安全的存放檔案，使檔案能得到有效保護。在檔案規范化安全保管過程中需推行分級管理及集中統一原則，做好基礎工作，優化保管條件，尤其要將規范化管理、信息化管理融合在一起，不僅能保障基層單位檔案安全，還可提高規范化檔案安全管理工作效率。

5.檔案利用方便

規范化管理檔案須堅持效益為先，若規范化檔案管理工作存在效率低、阻力大、資料調取不便等問題，則說明相關工作舉措不可取，不利于檔案資源轉變為基層單位綜合管理的有利條件。基于此，基層單位檔案規范化管理需注重高效便捷，為人力資源、財務管理、采購等部門服務，增強檔案管理的業務性及針對性，編制管理專題，依托檔案提供信息推送服務、聯機檢索等服務，使基層單位檔案規范化管理工作的效果更優。

三、基層單位檔案管理規范化工作原則

1.職責明確原則

基層單位檔案管理規范化工作建立在《檔案法實施辦法》等法規深入推行的基礎上，提高基層單位依法履職的自覺性。將基層單位檔案工作劃入議事日程，圍繞規范化管理目標定期開會，在會上解決規范化檔案管理實際問題，同時安排管理任務，從“用”“收”“鑒”等方面出發提出要求，確保基層單位各部門能與檔案室根據要求維系和諧關系，完成日常檔案規范化管理工作，保障各崗位肩負檔案規范化工作職責，能學習法規，嚴格遵照單位檔案工作標準行事，履行整理、收集、統計、鑒定、編目及研究等職責，還須做好防高溫、防潮、防塵、防火、防光等安全管理工作，更新管理觀念，緊跟規范化管理體系發展步伐，掌握專業技能，提升檔案管理規范化水平。

2.有據可依原則

規范化管理能避免出現管理局面混亂的現象，使管理井井有條，工作思路清晰明確，推動管理活動持續發展。制定良性管理制度可從源頭消除檔案規范化管理矛盾，明確歸檔范圍，提出管理要求，使檔案管理規范化及針對性更強。例如，基層單位檔案管理制度可將重大活動文件、電子文件、音像文件、會計文件、科技文件、專業文件及其他形式的文件為抓手制定與推行，由各科室負責歸檔整理，按照類別排列與管理，針對文書檔案可推行“保管期限——年度”規范化工作制度，同時制定配套管理標準，如《文書檔案規范化管理暫行辦法》等，滿足單位基層檔案管理規范化的切實需求。

3.科學高效原則

檔案管理規范化與混亂無度的管理工作相比綜合效益更高，尤其對于社會基層服務功能作用較大的單位來講，檔案管理規范化可創造更高的社會效益，使檔案工作意義隨之增強。這就需要基層單位樹立科學高效的檔案管理工作意識，能在規范化管理的同時引入精細化理念，篩選工作要點，壓縮工作體系，增強檔案管理反應性以及實時性，解決基層單位檔案規范化管理工作冗余問題，能有指向性地完成管理工作，確保基層單位檔案管理力量調配均衡，達到提高基層單位檔案管理工作高效性、規范性、科學性的目的。

四、基層單位檔案管理規范化工作阻力

1.監督不及時5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758

規范化工作對檔案管理提出的要求更多，各部門在匯總檔案資料時不能隨心所欲，一旦未按照規范行事將降低檔案管理工作的有效性。有些工作人員存在僥幸心理，認為按照過往的經驗解決檔案管理問題更加便捷高效，習慣在工作中“抄小道”，久而久之喪失了自律性及法治性，給檔案管理工作埋下隱患。因此，基層單位檔案管理需注重監督，通過監督營造穩定的檔案規范化管理氛圍。

2.培訓不到位

規范化工作需檔案管理崗位責任人意識、技能等方面同步發展，既能保障檔案安全，又能利用檔案資料提供多元服務。只有基層檔案管理工作者緊跟規范化工作變革動態，才能在崗位上更好履職并攻克工作難題。這就需要基層單位重視人才培養，制訂嚴密且高效的培訓計劃，為基層單位檔案管理規范化工作團隊的建設給予支持。

3.方法較單一

當前基層單位“信息化+規范化”檔案管理處于起步階段，受軟硬件條件及基層單位發展戰略等因素影響，部分單位信息化工作效率較低，未能有效布局，阻滯信息技術應用推廣，使基層單位檔案管理規范化工作方法較為單一，有礙規范化檔案管理工作創新爭優。

4.體系性欠佳

基層單位檔案管理規范化工作體系是相關工作理念、制度、標準等內容全面起效的關鍵，當前有些單位存在相關工作體系重設計、輕反饋的問題，使得該體系靈動性欠佳，很難與基層單位檔案管理發展實況保持同步，出現體系標準化建設滯后現象，繼而降低基層單位檔案管理規范化工作的有效性。

五、基層單位檔案管理規范化工作路徑

1.加大檔案管理規范化工作監督力度

基層單位需將檔案管理視為重要的基礎性監管項目，在專題會議定期或不定期組織召開的過程中統一思想、明確職責、加強領導，尤其發揮專職檔案員的規范化工作優勢，打造辦公室具體管、分管領導主管及一把手重視、部門協作的檔案管理規范化工作監管格局。在部門協作的前提下增強內部控制，為加大監督力度疏通渠道，保障部門之間能維系制衡關系，匯總所得檔案資料系統全面、精準真實、科學可用，在此基礎上發揮內控結構自我檢查、約束、調節的作用，提升檔案規范化工作監督水平。為使檔案管理規范化工作監督效率更高，基層單位還需健全制度機制，如《專職檔案工作人員崗位職責監督》《歸檔制度實施辦法》《檔案安全監管標準》等，加之崗位考核機制的有效推行，確保專職工作者明晰檔案規范化管理優勢及劣勢，在保持優勢的同時改進規范化工作計劃，使該計劃能增強檔案管理監督的常態化，各項工作流程更為詳盡，對工作質量提出更高要求，進一步增強檔案借閱、收集、鑒別、移交等各項管理工作的有效性。

2.提升檔案管理規范化培訓水平

基層單位檔案管理培訓需具有全員化，引導全體職工認真學習相關法規，從法治角度出發明晰崗位職責，在意識到檔案收集、鑒別等工作重要性的同時能自覺遵守檔案管理規范化工作要求，按照制度與標準行事，提升職業素養，提高工作質量。需要注意的是，雖然規范化檔案管理培訓全員參與，但要根據各崗位權責有差異性地進行培訓，使培訓內容能助力工作人員消除困惑并解決實際問題，可將培訓結果轉變為規范化檔案管理工作深化改革及科學發展的動力。在差異化、全員化培訓的同時還需改進培訓方式，如基層單位可在實施新的檔案管理制度之前依托單位微信公眾號或內部網站及時講解具體內容，將新舊制度放在相同的工作場景中進行比較，說明制度實施意義與目的，對檔案管理人員工作思想帶來良性影響。還可依托網絡監督工作人員新制度、新思想、新方法推行情況，將檔案規范化管理工作阻力轉化為培訓動力，滿足人性化、針對性培訓需求，使檔案管理規范化工作目標能落地，繼而通過培訓提高基層單位檔案規范化管理工作質量。

3.基于“互聯網+”豐富檔案管理方法

網絡時代基層單位檔案管理規范化工作改革離不開大數據分析、高速掃描、RFID設備等高新科技的應用推廣，將ISO質量管理體系引入基層單位檔案管理規范化工作范疇，使檔案管理方法不僅豐富多元還優質高效。例如，基層單位可利用信息技術提供非接觸式遠程綜合服務，發揮移動電子設備照相、實名制、設備掃描、5G通信等功能作用，調取檔案的用戶在線輸入密碼或驗證碼可享受相關服務，保障檔案資料遠程調取安全高效，這對現階段檔案資源科學調配及靈活運用極為有利。再如，為提高檔案室安全管理工作規范性及有效性可運用自動化技術，將數字傳感器安裝在管理區域，在線、實時獲取區域信息，對區域溫度、濕度等數據進行監控，一旦存在火災等安全隱患將啟動響應機制，把信息報告給專職崗位工作人員，為工作人員統一部署、及時反映、規避風險、高效管理給予支持，還可與大數據分析處理系統并軌，對檔案管理工作規范化發展趨勢、阻力等方面進行分析，獲取檔案管理服務對象的畫像，依據需求改善規范化工作細則，繼而推動基層單位檔案規范化管理工作不斷發展。

4.完善規范化的檔案管理工作體系

為使基層單位檔案管理規范化工作質量能不斷提高需完善配套的工作體系，為實現規范化管理目標給予支持。首先，基層單位需了解檔案管理規范化工作實況，對外研究法規，對內研究規范化工作阻力與成因，將法規視為規范化工作方案頂層設計的基礎，確保檔案管理依法開展，降低基層單位檔案管理觸犯法規的風險，同時根據自身管理能力及需求構建規范化工作框架，為調配規范化檔案管理資源提供條件;其次，在規范化管理的同時加強動態管理，關注基層單位檔案管理工作發展實況、成果等方面，及時調整規范化管理計劃，協調部門關系，疏通檔案歸檔、鑒別、調取等工作渠道，一方面推行工作目標，另一方面保障檔案管理規范化工作與基層單位營運實況相契合，能獲取更多真實且有價值的檔案資料，為解決基層單位綜合管理難題給予支持，如人力資源開發問題、基建成本管理問題、改革風險防范問題等;最后，對基層單位檔案管理規范化工作成果進行評價，通過評價發現規范化管理的短板，如考核不到位、監督力度弱、部門協同機制割裂等，繼而通過評價調整檔案管理規范化工作計劃，為新技術、新機制、新制度的引入與起效給予支持。需要注意的是，評價結果應通俗易懂且定量、定性兼顧，對檔案管理規范化工作有指導意義，能起到“以評促管”的功能作用，通過評價持續增強基層單位檔案規范化工作的有效性。

六、結語

綜上所述，基層單位檔案管理規范化具有提高工作效率、化解工作矛盾、疏通工作渠道的積極意義，需要基層單位能將檔案完整收集、準確鑒別、有序整理、保管安全、方便利用視為規范化管理工作的要點，推行科學高效原則、職責明確原則及有據可依原則，在此基礎上加大檔案管理規范化工作監督力度，提升檔案管理規范化培訓水平，基于“互聯網+”豐富檔案管理方法，完善規范化的檔案管理工作體系，繼而提高基層單位檔案管理規范化工作質量。

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（作者單位：山東省泰安市全民健身服務中心）5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758