二維碼在不動產檔案管理中的應用

摘 要：在不動產檔案管理任務日趨復雜的情況下，管理體系中融入二維碼技術，體現二維碼技術優勢的同時，為不動產檔案管理人員帶來切實的便利。本文在概述二維碼技術的基礎上，以不動產檔案管理為背景，探討應用二維碼技術的必要性、實際路徑及其效果。

關鍵詞：二維碼;不動產檔案;應用

二維碼技術在信息存儲、信息安全等方面優勢明顯，符合不動產檔案管理模式改革的需求。因此，有必要分析二維碼技術的特征和優勢，并以不動產檔案管理工作為切入點，說明應用該技術的方式與效果。

一、二維碼技術簡述

二維碼技術相對于一維碼技術有了顯著升級，一維碼技術的缺陷在于數據信息容量較低，只能保存商品價格、圖書編號等簡單的信息，關于商品、圖書的詳細信息則必須手動錄入并保存在數據庫中，使用詳細信息的過程中必須調用數據庫，因此一維條碼技術的應用領域比較狹窄。二維碼技術的出現，有效解決一維條碼技術的應用缺陷。一方面，二維碼技術在信息容量方面實現巨大突破，而且占用的平面面積也相對較小，提升單位空間的信息承載量;另一方面，二維碼技術具有良好的防偽屬性，保證二維碼中信息的絕對安全。相比較兩種條碼技術，二維碼技術更加側重于對標識事物的詳細描述，不僅僅局限于簡單的標識領域。二維碼技術修復難度相對較小，即便發生一定程度破損，通過修復可以恢復原貌，因此擴大了二維碼技術的應用場景。

二、二維碼應用路徑

1.選擇存儲格式

應用二維碼技術時應當注意二維碼的生成和文件格式的轉換，將不動產檔案文件轉化為PDF電子文檔格式，并將不動產檔案的屬性信息保存在二維碼中，此后將包含屬性信息的二維碼與不動產檔案文件整合，最終生成包含二維碼信息的紙質文件。由于不動產檔案內容相對敏感，與諸多軟件應用環境和單位有密切關系，應用二維碼技術時應當將不動產檔案文件轉換為相同的格式，在存儲不動產檔案元數據的過程中也要遵從相同的標準，為后續調用使用不動產檔案信息奠定基礎。格式統一在不動產檔案管理體系中有重要作用，如果存儲格式不統一，則有可能導致不動產檔案的使用混亂問題。因此，對不動產檔案的存儲和調用應當小心謹慎，二維碼技術的不可更改性也要求工作人員要慎之又慎。同時，二維碼生成之后，寫入其中的信息無法被修改，存在潛在的二維碼信息丟失的危險。應用二維碼時需要注意到編碼格式之間的差異，對不動產檔案管理的質量也會產生影響。

2.建立應用標準體系

二維碼技術的應用不僅提升不動產檔案的保存質量，對于不動產檔案資料的共享也有促進作用。但是，在使用不動產檔案的過程中必須遵守相關標準，為不動產檔案管理工作指明方向。二維碼技術的應用需要元數據標準的支撐，應用過程中要保證二維碼與元數據遵守相同的標準，同時要兼顧到廣泛使用與簡便使用的雙重要求，盡量尋求兩者之間的結合點。因此，元數據存儲應當清晰簡易。由于二維碼能夠保存的信息規模有限，因此保存不動產檔案信息時也要滿足簡練性原則。做好二維碼維護工作至關重要，工作人員要及時發現二維碼破損現象并及時修復，避免出現二維碼信息丟失現象。二維碼本質上是一種圖形信息技術，需要加強二維碼技術的防偽力度。例如，將防偽內容保存在二維碼技術中，即便通過造假方式生成二維碼也無法產生應有效力，避免出現不動產檔案信息被篡改的情況。在實施二維碼的過程中需要加強監督力度，對二維碼生成到投入使用的全部過程需要制定嚴格標準，確保不動產檔案信息的錄入嚴格按照標準規范執行，保證不動產檔案信息的準確性與可靠性。

3.提升管理系統完善度

當前二維碼技術在檔案管理體系中應用較為廣泛，其中重要環節之一在于與管理系統的融合，利用信息化管理系統實現對二維碼信息的管理效果，提升不動產檔案管理質量。建立不動產檔案管理平臺是常見路徑，在應用不動產檔案管理平臺的過程中需要掌握硬件設備與軟件配置的性能，為二維碼技術的應用創設良好條件。通過對軟件、硬件設施的監測，保證不動產檔案管理系統符合使用要求。具體測試過程可以依托測試平臺進行，避免在不動產檔案管理系統環境內直接開展測試。原因在于不動產檔案信息的重要性，如果直接在實際應用平臺中開展測試，可能對管理系統產生不利影響，因此要發揮測試平臺的作用，作為不動產檔案管理系統的重要補充。

應用不動產檔案管理系統還應當體現一體化管理思想，如在存儲不動產檔案的場景中，需要執行一系列的程序流程，效率偏低而且容易出現錯誤。二維碼技術與管理系統的融合，意味著二維碼管理的條理性也會更上一層樓。在不動產檔案管理系統中檢索檔案信息時，系統反饋的不動產檔案檢索記錄包含有二維碼信息，由此獲取到不動產檔案對應的二維條碼，隨后可以將二維碼加入對應的不動產檔案中，實現兩類資源的整合，并在紙質不動產檔案中展示對應的二維碼信息，通過識別二維碼就可以掌握當前檔案的儲存位置以及不動產檔案中包含的信息。

4.上交、借閱、歸檔不動產檔案

二維碼實現以較小的體積保存大規模檔案信息的效果，應用二維碼技術無須支付高昂的成本，與不動產檔案管理的需求吻合。在收集整理不動產檔案的過程中，通過二維碼技術的支撐，為不動產檔案材料的分裝提供更多便利。二維碼中可以包含全部不動產檔案信息，打印二維碼的過程也相對方便，在短時間內打印檔案二維碼后，就可以將二維碼分裝在制定的不動產檔案中，管理過程效率明顯提高，從根本上避免由于工作人員主觀意識導致的失誤，不動產檔案管理更加精準細致。由于二維碼中已經記錄完整的檔案信息，使用掃描設備執行二維碼掃描任務，不動產檔案信息可以自動上交到管理后臺，包括不動產檔案的主題、關鍵詞、簽訂時間等信息，有效避免手動錄入過程中可能發生的信息錯誤現象，大大縮短不動產檔案管理時間。在不動產檔案借閱過程中，也可以充分利用二維碼技術的便捷性。在傳統不動產檔案借閱模式中，借閱人員在提交本人身份和借閱申請后，由工作人員進行審閱，通過后進入不動產檔案的存儲場館，按照借閱申請信息尋找滿足條件的不動產檔案資料。由于不動產檔案存儲場館內通常保存海量的不動產檔案資料，即便已經根據不動產檔案所在的區域、價格范圍等條件進行分門別類的存儲，但是檢索過程仍然要花費一定時間。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD

另外，紙質檔案具有易磨損的特征，如果不動產檔案被反復借閱，可能出現不動產檔案資料破損、字跡內容不清晰的現象。在應用二維碼技術的前提下，如果用戶提出不動產檔案借閱申請，不動產檔案管理人員只需要提供目標不動產檔案的二維碼即可，用戶通過智能手機中的條碼掃描功能就可以獲取不動產檔案的PDF文檔，其中包含全部不動產檔案信息，并與其紙質檔案相同，確定PDF格式文檔內容準確后還可以將其打印為紙質文件供本人保存，不動產檔案管理人員也無須花費時間前往存儲場所尋找不動產檔案，紙質文件的使用頻率也會明顯降低，有助于不動產檔案紙質文件的長久保存。在不動產檔案歸檔處理環節利用接口技術，實現不動產檔案信息的交互效果。

同時，對獲取的不動產檔案信息進行檢測，尤其是與元數據的比對。如果歸檔過程中發現不動產檔案信息的變動情況，應當針對添加或者變動的數據信息進行條碼轉換，生成全新的二維條碼并反映不動產檔案信息變動后情況，將二維碼添加到紙質文件中。

三、二維碼應用的必要性

1.保證不動產檔案長期保存

在任何不動產檔案管理階段，紙質檔案始終是不可替代的，但是可以從降低紙質不動產檔案使用率角度入手優化管理過程。使用二維碼技術，意味著數量繁多的不動產檔案信息被全部寫入二維碼之中，掃描二維碼就可以獲取全部檔案信息，有效降低對紙質檔案的調用頻率。應用二維碼技術有效提升修復的便捷度，在使用二維碼過程中難免會出現二維碼污損、破損的情況，如果二維碼破損面積不超過50%，可以通過條碼修復技術還原二維碼原貌，保證不動產檔案信息的完好性，相比于傳統不動產檔案存放模式，體現出良好的事故糾錯性能，最大限度抵消介質保存不善帶來的負面影響。此外，提升紙質不動產檔案管理備份處理效率，將檔案信息寫入二維碼，實現不動產檔案信息快速備份效果。

2.降低不動產檔案變更成本

不動產檔案信息未必是一成不變的，很多情況下不得不修改不動產檔案信息。雖然很多單位已經將不動產檔案信息保存在電腦數據庫中，但是在修改不動產檔案信息的過程中還需要親力而為，而且缺少驗證修改準確性的手段。二維碼技術的應用實現檔案修改的“破局”效應，該技術原理的核心在于條碼的編碼和解碼過程，實現不動產檔案管理的電子化效應，不僅保證不動產檔案信息的完整性，同時最大限度避免發生不動產檔案修改的現象，保證檔案信息穩定。

另外，二維碼技術在識別能力方面的優勢明顯，實現識別多種語言的效果，也可以保證不動產檔案內容穩定。目前，常用的一種二維條碼是PDF417二維條碼，該二維條碼能夠保存大量不動產檔案信息，可以在短時間內定位存儲信息中的錯誤，信息存儲密度相對較高，在工業生產管理領域應用廣泛。在不動產檔案管理領域也可以引入這種條碼技術，實現破損信息的快速還原效果。

3.紙質檔案與電子檔案管理同步進行

不動產檔案管理對同步性要求較高，在建立紙質不動產檔案管理體系的基礎上，引入二維碼技術，實現電子管理與紙質管理相融合的方式，也為不動產部門管理檔案信息提供了更廣闊的空間。在管理不動產檔案的過程中可以采用兩種路徑相互轉化方式，兼顧兩種管理模式的優勢，也為相互之間的信息傳輸共享奠定基礎，保證不動產檔案管理的同步性。例如，將檔案信息寫入二維條碼后即時更新二維碼信息，后臺數據庫中的不動產檔案信息也會同步更新;在生成紙質不動產檔案時，其中包含的二維碼信息與檔案中所有內容完全一致時，即便是發生不動產檔案變更，也不會破壞不同類型不動產檔案之間的信息同步性。

4.提升信息錄入質量

不動產檔案包含元數據眾多，手動錄入不動產檔案信息的過程不僅花費大量時間，還有可能發生數據遺漏、數據錯誤等現象，即便是完整準確錄入不動產檔案數據，實際錄入效率也會受到影響。利用二維碼技術可以發揮解碼編碼優勢，確定目標二維碼后執行解碼任務，實現不動產檔案信息錄入效果。同時，二維碼技術具有復用性優勢，實現“一次生成，反復利用”的效果。在對二維碼進行備份的基礎上，即便是發生二維碼丟失現象，也可以在最短時間內調用備份二維碼，進而獲取不動產檔案信息，錄入過程的效率和質量也會顯著提升。

四、二維碼應用場景分析

1.不動產檔案產籍號錄入

不動產檔案中心在更新管理系統的同時引入二維碼技術，并融合在不動產檔案管理體系的全部環節。進入不動產檔案受理階段后形成檔案的受理編號，二維碼條碼在不動產檔案受理申請的右上方，伴隨不動產檔案管理流程的全部階段。在不動產檔案中心的所有工作人員處均配置了具有掃描二維碼功能的條碼槍，利用條碼槍的激光束就可以快速掃描二維碼，獲取到二維碼中的不動產檔案產籍號信息。傳統處理過程中需要手動錄入產籍號，每一個不動產檔案的產籍號最少為5位，最多為15位數字，中間還會包括幾個橫杠，而且部分高層建筑的不動產檔案產籍號還會更長，如果這些產籍號全部由工作人員手動錄入，效率和精準性難免受到影響，一旦出現錯誤意味著后續處理過程需要花費更多精力處理錯誤，為工作人員的工作帶來很多麻煩。在房地產市場交易日趨活躍的背景下，每天可能要面對上百卷不動產檔案的產籍號以及信息的錄入任務，還要落實配套的不動產檔案審核任務。在二維碼技術的支持下，通過簡單的掃描工作就可以在1秒內完成不動產檔案產籍號錄入任務，兼顧效率和質量的要求。不動產檔案產籍號信息進入到系統后臺，在計算機內部設置了處理不動產檔案產籍號數據的程序，借助讀卡器設備實現不動產檔案產籍號翻譯的效果，并將翻譯后的結果顯示在不動產檔案系統的指定位置。這一過程在較短時間內自動完成，不動產檔案管理工作更加得心應手，因此二維碼技術在管理工作中逐步扮演不可替代的角色。

2.不動產檔案信息錄入

不動產檔案管理涉及的不動產類型有很多，不僅包括商品房建筑，所在城市管轄范圍內的森林、河流、海域、草原等均屬于不動產范疇，應用二維碼技術實現多種不動產統一管理效果，進而達到多類型檔案的歸一化管理目標。依托二維碼建立統一化信息平臺，詳細記錄每一種不動產檔案的登記機構和依據，保證不動產檔案登記管理的完整性，也為不動產檔案的全國聯網統一管理奠定堅實基礎。根據我國在不動產檔案領域頒布的登記條例，每一項不動產單元的編碼是唯一的，單元與編碼之間形成一一對應的關系，由于不動產檔案單元涵蓋數據量較多，也對工作人員的信息處理過程帶來巨大考驗。目前，常見的不動產檔案登記單元信息總共包括近30個字符，具體的信息有地籍所在區、所在街道鎮以及項目類別等，這些僅僅是不動產檔案單元信息的基礎部分，其他信息還包括受理編號、權證編號、房產證號等，對應不動產檔案的多種類型。工作人員需要完成受理、信息錄入等多項任務，同時還要實現不動產檔案信息的全國聯網效果，必須要有二維碼技術的支持。同樣利用條碼槍掃描二維碼方式，掃描獲取的信息會快速反饋到不動產檔案管理系統，并借助自動翻譯功能獲取到不動產檔案號，實現短時間內精準錄入大量數據的效果，保證不動產檔案信息的安全穩定。

五、結語

不動產檔案管理體系的日趨成熟，與二維碼技術的優越性密切相關。在落實不動產檔案管理任務的過程中，需要深入發掘二維碼技術的優勢，體現二維碼技術的價值，促進不動產檔案管理水平的提升。

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（作者單位：臨沂市不動產登記交易中心）

作者簡介：王?。?985—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD