大學(xué)檔案管理服務(wù)模式研究

烏力吉巴圖

摘要：高校檔案管理是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，是高校檔案管理工作的重要組成部分。怎樣才能更好的發(fā)揮它的重要作用和價值？文章結(jié)合高校檔案工作的實際情況，提出了高校檔案工作的改革思路。

關(guān)鍵詞：大學(xué)學(xué)生檔案管理創(chuàng)新

一、大學(xué)檔案管理工作和模式的現(xiàn)狀及存在問題

（一）在學(xué)校里，沒有任何一個部門重視文件的管理。

高校檔案工作在高校的管理中具有舉足輕重的作用，應(yīng)予以充分的關(guān)注。在檔案的歸檔、管理等工作中，與其它部門缺乏合作與合作，很多直接關(guān)系到檔案質(zhì)量的重要資料也不能被搜集或忽視。同時，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)也沒有注意到檔案的管理。他們熱衷于科研及其它能夠顯著提升學(xué)院競爭力的商業(yè)活動。從檔案管理的角度來看，檔案管理在高校中的作用還不大。高校檔案管理工作中存在著許多不足，制約著高校檔案工作的進一步改革與發(fā)展。最后，大學(xué)生對檔案的重要性缺乏足夠的了解，大部分學(xué)生對檔案的使用、來源、目標等都不了解。

（二）文件的內(nèi)容很單一，機械也不靈活。

檔案中記載的很多資料很少實用，也很陳舊，很多資料都隨著歲月流逝而消失。比如，對于公司和雇主而言，關(guān)于大學(xué)入學(xué)和入學(xué)的資料都是微不足道的。雇主希望了解學(xué)員的實際素質(zhì)，包括個人能力、相關(guān)工作經(jīng)驗以及誠信。同時，由于學(xué)校檔案的內(nèi)容太過機械，對學(xué)生的學(xué)習(xí)成績的評估大都是大同小異，一成不變，缺乏實際意義。有許多的標語和空洞的話語。所以，在存檔過程中所提供的信息數(shù)量嚴重不足，與當時的存檔設(shè)定初衷相差甚遠。檔案管理工作效率低下，手段單一。

高校檔案管理仍以人工為主，建立檔案數(shù)據(jù)庫和利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的比例較低，高校檔案管理工作仍未達到規(guī)范化、標準化、流程化的程度，對高校檔案管理工作的影響很大，而且隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理的復(fù)原性將會進一步提高，若不從根本層面上解決檔案管理效率低下的問題，檔案管理將面臨著更為嚴重的問題，，甚至將嚴重與時代脫軌。檔案管理不夠與時俱進、不夠?qū)嶋H是造成檔案管理低效的原因之一。

（三）高校的檔案管理還沒有得到實施。

學(xué)生的個人資料有兩大重要性。首先，學(xué)生檔案是學(xué)校管理工作的一個重要參考。學(xué)生檔案是一份關(guān)于學(xué)生的生活知識、技能、行為規(guī)范的檔案，包括從入學(xué)前到本學(xué)期的家庭財務(wù)情況。那是學(xué)校的校長。老師和對學(xué)生進行檢查的顧問。主要的參考信息。然而，當前高校檔案僅有形式、內(nèi)容空白、單一，與學(xué)生的實際狀況不符。在新的歷史條件下，高校學(xué)生檔案工作的改革迫在眉睫，立足于學(xué)生的實際，注重實踐，加強對學(xué)生檔案的管理。真正做到為學(xué)生服務(wù)，為學(xué)生做好工作，為學(xué)生提供滿意的服務(wù)。社會企業(yè)招聘優(yōu)秀人才，為企業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。第二個方向。學(xué)生檔案是高校畢業(yè)生求職的重要依據(jù)，也是用人單位用人的參考依據(jù)。尤其是對即將參加公務(wù)員和公務(wù)員考試的大學(xué)生而言，在筆試、面試之后，都要進行政治考察。但是，當前高校學(xué)生的檔案管理模式與學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等方面存在著很大的脫節(jié)，很多學(xué)生在畢業(yè)后都不清楚自己的檔案在何處，也不知道該如何實施這些文件，從而使其功能和價值不能得到最大的發(fā)揮。

二、加強大學(xué)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的路徑

（一）從實際出發(fā)，使檔案管理更加實際。

高校檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，是高校檔案工作的重要組成部分。在大學(xué)生工作中，要強化宣傳檔案在大學(xué)生群體中的作用，同時要把檔案的知識散播給學(xué)生，讓他們從“被動”到“能人”，主動參與到檔案管理的進程中來。二是檔案的遞交不再僅僅是走個過場，而要讓檔案的內(nèi)容超過形式，讓檔案更真實的呈現(xiàn)學(xué)生、雇主和社會。在高校檔案管理工作中，要加強高校檔案工作的協(xié)調(diào)和協(xié)調(diào)，以提高高校檔案管理工作的整體水平。

（二）堅持以人為中心，重視檔案工作。

高校檔案工作要堅持以人為本、以人為本、以人為本的理念。歸檔的學(xué)生檔案內(nèi)容要兼顧文獻資料的完整性。以往，學(xué)生的個人資料主要集中在畢業(yè)生登記表、成績單等日常生活資料的搜集。但是，隨著時間的推移，檔案的管理也日益嚴格。另外，我還想要一些關(guān)于學(xué)生的信息。包括心理素質(zhì)，實踐技能信息等。高校檔案工作人員在檔案工作中要負起很大的責(zé)任，盡可能地擴大與多元化的有關(guān)檔案資料，并充分運用資訊科技，注重檔案的實效性與多樣性。內(nèi)容：體現(xiàn)學(xué)生的性格：有競賽經(jīng)歷或有特色的實習(xí)經(jīng)歷;有學(xué)生評價、教師評價、志愿者經(jīng)歷等相關(guān)資料，以及其它社團活動、校際競賽等。還可以被歸入文件。它盡可能廣泛、生動、客觀地記錄學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)能力和成績，從各個角度對學(xué)生進行綜合評價，消除了機械性。學(xué)生檔案的定性分析等。充分發(fā)揮高校檔案的效用與價值，為社會用人單位提供全面、真實、生動、廣泛的檔案材料。

（三）拓展存檔渠道，拓展用戶群。

以往的文件一般會在學(xué)生開始學(xué)習(xí)后進行存檔，而傳送之前的文件則會被收集起來，而后續(xù)的資料則會被各個系主管學(xué)生的部門存檔并轉(zhuǎn)交。這樣的歸檔方式和題材的單一，勢必造成檔案內(nèi)容的多元化，缺少新穎。所以，在檔案管理工作中，可以逐漸拓寬檔案的題材與途徑。比如，學(xué)生可以將有關(guān)資料及時存檔，讓更多的人參與到檔案管理中。

（四）建立統(tǒng)一的高校檔案管理制度。

高校的檔案工作要規(guī)范化。只有做到規(guī)范化，才能有效地降低檔案管理中的失誤。簡而言之，規(guī)范化、不浪費和靈活是可以達到的。標準化是指建立統(tǒng)一、規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度，不能在規(guī)定的范圍內(nèi)進行檔案管理。精益是建立在“不存在最好，更好”這一理念的基礎(chǔ)上。在標準化的基礎(chǔ)上，不斷改善，不斷完善，不斷地改善和革新。靈活的特點就是學(xué)生的個人資料不能死死地固定在一成不變的條條框框里，而要能夠適時地追蹤到時代和現(xiàn)實的發(fā)展。隨時根據(jù)學(xué)員的實際狀況進行更新和調(diào)整。

結(jié)語：

進入21世紀，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，全球化的時代也隨之來臨。高校檔案工作是高校行政工作中不可缺少的一環(huán)。但是，挑戰(zhàn)也是機遇。要把握好機遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展與創(chuàng)新，在發(fā)展與創(chuàng)新的過程中，不斷創(chuàng)新。只有如此，檔案管理才能使高校檔案工作更具實用價值，為學(xué)生、學(xué)校、社會作出更大的貢獻。

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