優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平的路徑探索

趙慧敏

人事檔案管理的概念

人事檔案涉及內(nèi)容較多，既包括事業(yè)單位在職人員的基本家庭信息、學(xué)習(xí)履歷、工作績(jī)效考核和職務(wù)任免升遷等多方面信息的原始記錄，還記錄了工作人員的職業(yè)道德、專(zhuān)業(yè)品質(zhì)、興趣愛(ài)好以及個(gè)人能力等信息。通常情況下，人事檔案是事業(yè)單位對(duì)工作人員進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲處罰以及升值選拔等活動(dòng)的重要依據(jù)。人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理工作的重點(diǎn)，通過(guò)將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用，維護(hù)人事檔案材料完整，保守人事檔案機(jī)密，便于人事檔案材料使用，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的人才選拔提供重要的數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也可以為事業(yè)單位的綜合建設(shè)創(chuàng)造出更多社會(huì)效益。

人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案是一個(gè)人自傳的縮影，其包括一個(gè)人從求學(xué)到就業(yè)全過(guò)程的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況，因此人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性。隨著事業(yè)單位擴(kuò)招以及人員的增加，人事檔案管理只有保證真實(shí)性和時(shí)效性，及時(shí)根據(jù)工作人員的詳細(xì)信息進(jìn)行檔案內(nèi)容的補(bǔ)充和更新，并按照人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行統(tǒng)一管理和編制，才能保證事業(yè)單位人力資源的合理配置。同時(shí)，人事檔案管理具有保密性，檔案管理人員必須簽署保密協(xié)議，才能保證人事檔案的安全性。

人事檔案管理措施提升的基本情況

事業(yè)單位正處于深化改革、管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理工作也在積極進(jìn)行改善和優(yōu)化，以通過(guò)合理科學(xué)的措施解決當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的弊端。另外，事業(yè)單位重視對(duì)人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)水平的培養(yǎng)，使其掌握先進(jìn)的信息化操作技術(shù)和檔案管理理念，可以促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平的成效

人事檔案管理人員更加重視人事檔案的真實(shí)性和時(shí)效性，能夠及時(shí)針對(duì)個(gè)人的實(shí)際情況進(jìn)行檔案內(nèi)容補(bǔ)充，同時(shí)隨著信息化技術(shù)的引進(jìn)和推廣使用，人事檔案管理工作已朝著智能化、信息化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的自動(dòng)分類(lèi)和查找，提高了人事檔案管理人員的工作效率。人事檔案管理工作通過(guò)高效利用信息技術(shù)的互聯(lián)互通功能，通過(guò)科學(xué)設(shè)置檔案提取權(quán)限等方式，實(shí)現(xiàn)了跨地域利用人事檔案，有效提升了人事工作服務(wù)水平。

人事檔案管理制度不夠合理

目前事業(yè)單位的人事檔案管理制度不夠合理，缺乏完整健全的管理制度，使得人事檔案管理人員在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，無(wú)法與各職能部門(mén)進(jìn)行高效的溝通和協(xié)調(diào)，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案的時(shí)效性和真實(shí)性無(wú)法得到有效保障。事業(yè)單位人事檔案管理工作較為繁雜，尤其是近年來(lái)人事檔案數(shù)量的增多，都對(duì)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平提出了較高要求。但人事檔案管理制度建設(shè)尚不完善，人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提高，其無(wú)法嚴(yán)格規(guī)范和約束自身行為，極易出現(xiàn)檔案信息泄露等重大事件，這不僅會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)影響事業(yè)單位發(fā)展。

人事檔案管理措施水平有待提高

事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性日益凸顯，但基礎(chǔ)的配套設(shè)施建設(shè)尚不完善，其嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作質(zhì)量。人事檔案管理的數(shù)據(jù)資源庫(kù)相對(duì)簡(jiǎn)單，缺少數(shù)據(jù)分級(jí)加密等系統(tǒng)建設(shè)，不僅使得人事檔案管理措施水平有待提高，還會(huì)由于信息化建設(shè)不完善以及具體人員檔案信息登記的格式不同，缺乏完備的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，而影響人事檔案管理效率和職能優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

人事檔案管理體系不健全

人事檔案管理工作受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及信息化進(jìn)程不斷深化的沖擊明顯。當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理體系不健全，已無(wú)法高效適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展需求，就會(huì)阻礙人事檔案管理工作的良好發(fā)展態(tài)勢(shì)。人事檔案管理工作涉及多項(xiàng)內(nèi)容，缺乏健全的管理體系勢(shì)必會(huì)造成人事檔案日常管理混亂，尤其是人事檔案管理人員不能清晰了解自身的崗位職責(zé)，外加缺乏必要的獎(jiǎng)懲機(jī)制，既不能?chē)?yán)格約束管理人員工作行為，無(wú)法切實(shí)保證人事檔案實(shí)效性和安全性，還會(huì)影響人事檔案社會(huì)價(jià)值的有效發(fā)揮，存在人事檔案查找困難、提取麻煩等情況。

人事檔案管理措施提升不到位

在信息化時(shí)代背景下，部分人事檔案管理工作雖然已開(kāi)始朝著信息化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，但受經(jīng)濟(jì)成本、人員素質(zhì)等因素影響，很多事業(yè)單位無(wú)法及時(shí)根據(jù)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，定期優(yōu)化和更新完善自身的人事檔案管理信息系統(tǒng)，存在半信息化、半手工記錄的方式，使得人事檔案管理措施提升不到位，無(wú)法全面發(fā)揮信息化技術(shù)在人事檔案管理中的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。

加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)

事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理對(duì)保證自身資源合理配置等方面的價(jià)值優(yōu)勢(shì)，并通過(guò)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)、成功的人事檔案管理制度經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理人員在日常人事檔案管理過(guò)程中，能夠真正做到有制度可遵循。在人事檔案制度管理建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位要采用精細(xì)化的管理模式和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，以保證人事檔案管理人員能夠清晰自身的崗位職責(zé)和權(quán)限，使其高效約束和規(guī)范自身工作行為，并加大對(duì)違反規(guī)章制度人員的處罰力度。

加強(qiáng)人事檔案管理能力，提高人力資源培訓(xùn)

事業(yè)單位在完善人事檔案管理制度的同時(shí)，要提高人力資源培訓(xùn)力度，加強(qiáng)人事檔案管理能力，以構(gòu)建高質(zhì)量的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而增強(qiáng)人事檔案管理工作效率。人事檔案管理部門(mén)要提高自身的準(zhǔn)入門(mén)檻和薪資待遇，以吸引更多高素質(zhì)的優(yōu)秀人才參與其中，從而為人事檔案管理工作引入新鮮血液和創(chuàng)新思維；高效發(fā)揮老員工的帶頭引領(lǐng)作用，使其以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作作風(fēng)積極影響新入職人員的工作積極性。

優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位要結(jié)合自身人事檔案管理的實(shí)際，合理優(yōu)化和完善人事檔案管理工作流程和規(guī)范，確保崗位分工清晰，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而保證人事檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。明確規(guī)定人事檔案資料的存檔要求，建立規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，包括采用信息化技術(shù)時(shí)的檔案錄入流程、借閱流程、歸還流程等全方位內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)人事檔案資料共享，有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)各方資料信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象。

完善人事檔案管理和信息管理系統(tǒng)

事業(yè)單位要充分吸收行業(yè)內(nèi)外優(yōu)秀的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在人事檔案管理過(guò)程中高效引進(jìn)信息化技術(shù)，根據(jù)電子檔案全生命周期完善人事檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，從而更加充分、細(xì)致、全面、深入地進(jìn)行人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)一體化、智能化管理，以全面提升人事工作服務(wù)水平。（圖1）

隨著我國(guó)事業(yè)單位行政體制改革的不斷深入，為進(jìn)一步提升人事工作服務(wù)水平，事業(yè)單位管理人員要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理制度優(yōu)化的重要性，以通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)，優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，全面提高人事檔案管理能力，保證人事檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)，積極完善人事檔案管理和信息管理系統(tǒng)，并定期開(kāi)展人力資源培訓(xùn)，確保人事檔案管理人員能夠熟練掌握先進(jìn)的檔案管理理念和操作技術(shù)，在保證人事檔案質(zhì)量安全的同時(shí)，提升人事檔案利用率。

（原平市就業(yè)和人才服務(wù)中心）

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