基于區塊鏈技術的高校智慧檔案管理的創新探索

摘 要：在當前科學技術高速發展背景下，信息化、智慧化已經成為各領域發展的主要趨向，高校同樣積極推動自身檔案管理智慧化發展進程。現階段高校智慧檔案管理體系已經初步建成，但是其實際運行過程中展現出較為顯著的不穩定、不安全問題，由此，研究人員在對其進行深入研究后提出在高校智慧檔案管理體系中融入區塊鏈技術，切實提升高校檔案管理服務水平。本文基于區塊鏈的高校智慧檔案管理創新路徑進行探索，希望能為相關工作人員提供參考。

關鍵詞：區塊鏈;智慧檔案;創新管理

高校檔案管理模式在科學技術進步帶動下，逐步由紙質化管理向無紙化管理發展，智慧化已經成為當前發展的主流趨勢。區塊鏈技術是信息技術發展衍生出的新技術，是當前全球科技發展大潮中的熱點，同時該技術也得到世界范圍內的廣泛認可。考慮到當前我國初步建成的高校智慧檔案管理體系中所存在的缺陷，將區塊鏈技術與智慧檔案管理技術相融合成為一種較為獨特的思路以及技術升級路徑。現階段學界內針對此方面的研究方向主要集中在構建完善的高校學生檔案身份認證模塊、文件真實性識別模塊等，利用區塊鏈的不可篡改性以及去中心化等特點，進一步提升管理成效。目前，山東大學、濟寧醫科學院等已經取得一定突破，構建出一套較為完善的檔案數據管理和服務平臺，對其進行進一步優化是當前研究界主要工作內容之一。

一、區塊鏈及智慧檔案概述

在傳統檔案管理過程中主要依托于具備實體的文件或是材料開展。隨著信息化技術的不斷發展，辦公形式開始向無紙化、自動化方向轉變，檔案文件內容以及形式也隨之產生較大變化，而數字化檔案管理即是在此背景下出現的新模式，該形式自誕生以來就得到檔案管理領域的認可，其在提升檔案管理效率、質量以及安全性方面發揮的作用得以有效凸現。我國信息化建設過程中歷經多個過程，當前此進程已經推進至區塊鏈技術階段，高校檔案管理在實際發展過程中也應緊抓技術發展潮流，不斷創新，但是從實際發展角度分析，當前建設成果與國家提出的數字檔案建設發展要求之間尚存在一定差距。此外，高校檔案數字化建設過程中雖然取得了如南大之星、數字檔案館等成果，然而也存在一部分高校在智慧建設方面流于形式，雖然在此方面投入較大關注，但是實際成果始終處于紙面之上，最終導致智慧建設淪為空談。因此，在針對典型個案進行研究后可對當前高校智慧檔案管理建設實際情況進行充分且細致的分析，并梳理出其中存在的主要問題，在此基礎上制定有針對性的措施，循序漸進地將區塊鏈技術融入智慧檔案管理體系之中，積極推動智慧檔案管理體系建設進程深化并取得新成果，打造出一套完備的檔案共享、協同創新且不同主體積極參與其中的高校智慧檔案管理平臺。此外，相關人員在進行平臺建設中應注意加強對平臺后端服務質量的重視程度，積極創新并拓展各模塊基本功能，實現不斷提升平臺智慧性目標，最終打造出具備實用價值以及可復制性的智慧管理系統。

二、基于“區塊鏈”技術的高校智慧檔案管理SWOT分析

1.優勢

在實際利用區塊鏈技術進行高校智慧檔案管理建設過程中，可以利用該技術特有的去中心化優勢，解決當前已有體系中客觀存在的完整性、真實性問題，同時也可以有效滿足檔案信息化管理的安全性要求。此外，推動區塊鏈技術與高校檔案管理相結合，可以形成一套完整的具備參考價值且可以復制的高校檔案信息化管理系統運行經驗體系，進一步提升高校檔案管理范圍，消除高校與企業之間、高校之間的信任危機。

2.劣勢

從技術層面分析，當前區塊鏈技術尚處于發展起步階段，在技術升級、隱私性、性能穩定性等方面尚存在不同程度的短板以及缺陷。比如，在區塊鏈金融方面呈現出的交易頻率低、運行速度慢等，難以有效執行復雜的邏輯;在計算節點較小的情況下，多半節點對外界攻擊的防護性極低，這是制約區塊鏈技術應用的主要劣勢。

3.挑戰

由于區塊鏈技術屬于一種新興技術手段，高校檔案管理人員對區塊鏈技術的價值雖然具有一定認識，但是對其本質以及應用邏輯的認知與理解完全處于空白狀態。這就導致高校智慧檔案管理體系建設過程中難以獨立完成相應工作，尤其是在隱私計算、數字水印等細分復雜技術領域。同時，當前能夠扮演客觀獨立角色的區塊鏈技術培訓企業缺口較大，使得當前相關建設推進過程中缺乏有效的技術支持。

4.機會

就政策層面分析，我國國家層面對區塊鏈技術重視程度不斷提升，2016～2017年國家檔案局科技項目立項選題指南、2020年政府報告等均將區塊鏈技術作為當前我國信息發展領域中的重點研究課題，國家層面提供的各項支持為區塊鏈技術發展提供良好的外部環境條件。區塊鏈技術在各領域中的廣泛應用也會為高校智慧檔案管理體系構建提供機遇。

三、當前高校智慧檔案管理中面臨的難點

1.學生數量增加提升檔案管理難度

新時期背景下，我國社會經濟建設對高素質人才的需求量大幅提升，為此，政府部門不斷加強教育資金投入力度，同時高校方面也積極開展擴招工作，相較以往高校入學門檻已經大幅降低，招生數量也隨之大幅提升，在此情況影響下，我國高校學生檔案管理難度也呈幾何狀提升，這就對高校學生檔案管理工作提出更高要求。

此外，學生數量的提升對高校基礎設施建設也提出更高要求，對先進技術以及高素質管理人才的需求同樣有所提升，此方面也是導致我國高校學生檔案管理難度提升的主要因素。

2.檔案管理系統尚不完善

在我國高校規模逐步擴大的背景影響下，學生數量的提升要求高校具備一個完善的學生檔案管理系統，但是大多數的高校都不具備完善的學生檔案管理系統，使得高校容易出現管理問題，導致學生檔案管理不善、認證受阻等不利情況發生的概率大幅提升。校方在實際發展過程中應充分注意在落實教書育人目標的同時，還應充分認識到完善的設施以及檔案管理系統在學校日后發展中具有重要意義，一定程度上可以決定學生接受繼續教育以及工作的順利程度。因此，高校應認識到檔案管理的重要意義，并在此基礎上加強對相關方面建設的資源投入，為確保學生發展順利以及高校高水準建設提供有力支持。

3.高素質檔案管理人才數量缺口較大

從我國高等教育課程體系方面分析，在檔案管理課程方面的設計相對不足，這就使得雖然管理專業學生數量較多，但是專精檔案管理的人才培養力度嚴重不足。高校發展速度雖然不斷提升，但是專業學生檔案管理人才缺口嚴重阻礙了高校檔案管理體系的進步，使得構建完備的學生檔案管理系統受到嚴重影響，一定程度上也阻礙了高校繼續高水平發展。由此可見，高校發展中不僅需要具備高素質的教師人才隊伍，同時也應加強在檔案管理人才培養以及先進管理技術引進與開發方面的投入力度，切實為高校檔案管理體系建設提供有力支持。

四、基于區塊鏈技術的高校智慧檔案管理創新路徑

在當前全球化趨勢背景下，信息系統創新已經成為新時代的發展目標，進一步挖掘檔案利用價值與潛力，提升文檔資源之間的共享程度，實現提升師生用戶可用文檔資源逐漸豐富以及調用便捷性目標。具體執行過程中可以基于PC端、AAP等平臺，開發相應的功能模塊，為使用者提供便利條件。在實際進行智慧檔案管理體系建設過程中，重點環節主要集中在學生身份驗證、文件真實性驗證等方面，這也是融合區塊鏈技術的高校智慧檔案管理體系核心功能。設計者在實際工作過程中應注意加強對此方面問題的把控力度，并進行有針對性的設計。

1.學生智能身份認證模塊

從學生發展角度分析，學生檔案以及畢業證是其接受高校教育并通過考驗的象征之一，同時也是其后續發展過程中需要用到的重要憑證，如繼續教育、參加工作等均需提供原件。但是，存在一定數量的學生對檔案的重要性以及意義并沒有正確認識，在畢業后未及時轉走檔案，學校在代為保管、傳遞過程中耗費大量人力、物力，同時隨著時間的推移，檔案管理安全性也會隨之下降，檔案丟失等情況屢見不鮮。同時，受網絡技術發展進程影響，在早期學信網尚未創建階段，畢業證信息無法錄入信息系統之中，同時由于檔案的保密性要求，一旦其丟失或破損需要本人進行查詢或是書面委托他人代辦，這種情況導致問題及時查詢以及補辦效率大幅下降，時效性難以滿足實際需求。通過區塊鏈技術進行學生身份認證可以有效解決異地來往不及時問題，同時也可以規避因人工失誤導致的畢業證信息與身份信息不符等問題。從技術本質層面分析，區塊鏈技術應歸屬為一種基于數學原理的信用賬簿，隨著時代以及科技不斷發展，在當前共享時代背景下，利用區塊鏈技術可以為用戶進行學位證、結婚證等個人信息公證提供便利條件。國外高校已經開始對區塊鏈認證畢業學生學歷證書以及對學生學業完成情況記錄路徑進行探索與實踐，如美國麻省理工學院在2018年即開始將區塊鏈技術融入學生檔案管理之中，學生可以利用社交媒體或是郵箱等途徑將電子畢業證書分享或直接發給雇主。我國國內近年來也不斷開展此方面的研究，如廣東代表團在2019年全國兩會期間向大會提交了《關于探索運用區塊鏈技術進行學歷學位證書認證的建議》，在內容中明確指出依托區塊鏈公證技術實現對學生學籍等檔案信息的認證，并在此基礎上構建完善的電子檔案以及電子學歷證書，是推動學生身份智能認證的重要手段以及途徑，在實際應用過程中可以有效提升資源應用效率，對學生、高校、企業三方均具有推動作用。

2.檔案原始性及真實性識別模塊

近年來我國學歷造假、學籍造假、科研成果造假問題層出不窮，高校作為學術成果高產地，檔案管理體系和信息技術水平的現狀，并不能完全杜絕造假事件的發生，到底是不是造假，有沒有證據？需要依靠科技手段來有效驗證。

通過利用區塊鏈技術，可以有效從技術層面對其文件真實性進行檢驗。此方面功能主要圍繞數字簽名、時間戳以及數字摘要三個核心技術展開。其中，數字簽名的主要作用在于避免文檔內容責任人對身份驗證信息造假;時間戳的功能在于對文檔形成時間進行驗證，避免時間造假;而數字摘要在技術層面上具備DNA功能，其唯一性特征使得數據不可能出現完全相同的情況。區塊鏈技術在責任者、形成時間和文件內容上形成防偽系統，牽一發而動全身，通過區塊鏈技術記錄整個檔案不可逆的形成和保管過程以及不可更改的內容，檔案的管理者與利用者可以使檔案的原始性和真實性得到最大限度的維護。

3.檔案數據安全傳輸以及隱私保護模塊

在實際開展檔案管理體系構建過程中，檔案具備的保密級別是不可忽視的重要部分與內容，上至國家機密，下到個人信息均處于保密范圍之內。由此，檔案管理者在實際工作中需要明確內容，充分遵循保密原則，尤其是在當前網絡時代背景下，在提升檔案查閱便利性的同時還需加強用戶隱私性。然而，從實際發展角度分析，現階段信息泄露已經成為網絡時代必須面臨的重要問題。以淘寶購物為例，消費者的貨款主要打給支付寶，而支付寶作為一個中心組織，一旦其被外界攻擊，那么消費者的信息安全以及隱私也會受到嚴重侵犯。區塊鏈技術的去中心化特征，可以避免一損俱損的局面出現，能為人們創造一個更安全、更可靠的網絡環境，保障用戶的資金安全和隱私信息。

高校檔案管理部門從本質層面即是一個信息集中的中性化組織，這就使得其同樣面臨著遭受外界攻擊的風險，一旦攻擊得手，大量學生、教師信息乃至學校信息均會遭受泄露威脅，系統的正常運轉也會受到阻礙。通過利用區塊鏈技術的去中心化特征，可以有效降低對中心節點的依賴性，通過促使數據庫全節點參與管理維護工作，可以有效規避因某一節點遭受攻擊而導致的檔案信息系統整體崩盤情況發生。同時，高校在進行此模塊構建時應注意加強對隱私保護系統設計的科學性，充分利用用戶名、身份證、人臉識別等保密登錄方式，充分結合區塊鏈技術為用戶隱私提供多重保護與保障，切實滿足檔案管理安全性要求。

4.電子源文件儲存及備份模塊

從實際應用角度分析，相較于傳統紙質檔案，電子檔案查閱過程中的開發性優勢大幅提升，但需要認識到一點的是，由于源文件儲存以及備份對數據庫保護依賴性較高，這就使得其共享性受到較大限制。同時，由于當前部門職能劃分較為明確，電子檔案資源的開放性以及共享性并未得到有效凸現，高校智慧檔案管理發展過程中應注意加強對此類客觀存在問題的研究力度，并探索相應的解決途徑。

依托于區塊鏈技術，可以有效實現對文檔信息進行智慧采集以及錄入目的，同時通過對其進行集中管理形成獨特的信息資源體系，為用戶提供相應的服務。該模式在實際發展過程中有效打破了以往文檔分隔的局限性，有效推動各機構內部文檔資源管理成效大幅提升，積極推動集中化管理模式替代傳統分散式管理模式進程。文件從產生、傳遞到歸檔保存或銷毀，是一個完整的生命過程，過程中形成的電子文件都要分類整理，備份備用，一方面通過源文件確定文件的真實性，另一方面有些重要的文件必須原件才有用。

五、總結

綜上所述，在當前新時期背景下，依托于區塊鏈技術開展高校智慧檔案管理體系建設已經成為高校發展的重要工作內容，相關工作人員在實際對此進行探索以及實踐過程中應充分認識到功能設計以及模塊設計的重要意義，并在此基礎上打造獨特的高校智慧檔案體系，切實提升高校智慧平臺的功能應用有效性，融合創新、落實長遠發展目標，繼續深入挖掘檔案資源的應用價值，并提升應用成效，為繼續推動我國高校高質量發揮提供有力保障。

參考文獻：

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（作者單位：山東第一醫科大學附屬中心醫院）

基金項目：《高校數字校園建設視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規范化研究》，編號：2021-21。

作者簡介：譚旭（1981—），女，漢族，山東濟南人，碩士，館員，研究方向：醫學教育檔案管理。