關于檔案管理現代化的思考

馬仟婷　劉曦

摘要：近年來，隨著我國的互聯網技術快速發展，社會各領域都在應用現代化信息管理技術。與此同時，傳統的檔案管理早已無法有效滿足時代快速發展的需求。企業檔案管理是一項極其重要的工作，而檔案管理要實現現代化，就必須重視當前管理工作中存在的問題，并根據自身發展現狀，合理應用各種現代化的管理技術。注重充分發揮現代管理技術的強大作用，以此確保檔案管理工作能夠具備高效性與規范性。基于此，文章主要針對檔案管理現代化進行了思考，希望可以為相關的研究人員和工作者提供參考。

關鍵詞：檔案管理;現代化;思考

檔案管理實現現代化旨在對各種檔案實施有效保護，為我國社會各領域提供更加準確、有效的檔案信息，促進社會與經濟的平穩發展。而檔案管理工作要實現現代化，需要重視做好檔案管理的基礎性工作，確保檔案管理的準確性與規范性。新時代，檔案管理工作也應進行不斷的調整與優化，注重科學合理地運用現代化管理技術。因此，針對檔案管理現代化進行研究，具備了重要的現實意義。

一、檔案管理實現現代化的重要性

檔案管理現代化指的是在檔案管理中科學合理地應用各種現代信息技術，從而有效調整與優化檔案管理工作。其中應注意的是采用各種現代先進的科技理論、方法及模式有效查找與處理檔案管理工作過程中存在的問題，保證檔案管理工作更加規范和高效。隨著近年來市場競爭越來越激烈，檔案管理工作逐漸成為社會中眾多領域關注的焦點。管理活動的逐漸頻繁化，檔案數量也在快速增加中。現階段，計算機網絡技術得到了廣泛應用，檔案管理工作也需要注重科學合理地應用各種現代化的管理設備。依靠現代科技力量有效改善檔案管理的環境，重視開發與應用檔案保管的新技術，已經成為檔案管理部門當前急需完成的一項重要任務。

檔案管理實現現代化，能夠明顯提升檔案管理的整體水平。隨著現代網絡信息技術的廣泛應用，檔案管理工作需要不斷提升管理水平，有效運用各種現代管理方法持續完善檔案內容。其中，檔案管理方法方面，應注重借助各種管理軟件提高信息化管理的水平。不僅能夠提高檔案日常管理工作效率，同時還可以幫助檔案使用者快速查找所需的信息。檔案內容管理方面，應確保將紙質檔案逐漸轉化成為電子檔案。如此不僅有效節約了管理成本與儲存空間，同時還可以實現長期保存與精細化管理。所以，應當強化宣傳與推廣的力度，要求檔案管理部門的工作人員必須高度重視檔案管理工作，引導他們充分認識到檔案管理實現現代化的重要性。

二、檔案管理現代化的內涵

檔案管理現代化強調的是管理的現代化，而現代化管理要求工作人員必須具備管理專業知識與技能。其中不僅包括管理軟件與硬件的建設，同時還涵蓋了和社會發展相適應的總體規劃。與傳統檔案管理相比，現代化檔案管理所具備的優點主要包括：1. 在傳統的檔案管理工作中，主要將重點放在總體規劃、確定目標與配備人員等方面，而現代化檔案管理關注的是增強各環節之間的聯系，通過協調與優化有效實現管理目標;2. 檔案管理的現代化要求應當讓信息成為檔案管理工作重要位置重點，需要構建起數學模型實施定量分析;3. 科學合理地應用現代信息技術，可以明顯提高檔案管理中的收集、整理、分析與使用信息的效率。同時，要求檔案管理人員在日常工作中必須保持積極性與主動性，持續增強自身應對突發事件的能力。

三、檔案管理過程中存在的問題

由于檔案管理工作受到傳統管理觀念的長期影響，加之未能制定完善的檔案管理制度，配套的基礎設施不夠齊全，致使檔案管理工作中存在著一些突出的問題，這些問題主要涉及了檔案管理的信息收集渠道、信息篩選模式、引進管理設備、檔案信息共享和管理信息資源等諸多方面，這些問題也嚴重制約了檔案管理實現現代化。

（一）信息渠道單一，難以完善檔案信息

在對檔案進行管理的過程中，主要從行政與業務兩個部門所提交的文件中收集檔案信息，在開展檔案管理工作前，往往會出現無法有效收集信息的問題，信息的收集渠道主要是各個部門的一些相關文件或內部要求必須具備的文件，內部各部門之間會想辦法收集相關文件，并進行匯總。但是，依然會出現無法有效收集信息的問題，同時，檔案未能歸檔也使得檔案管理工作缺乏完整性與時效性。

（二）信息篩選方法過于滯后

目前，有許多企業在檔案管理過程中依然沿用的是紙質卷宗式的檔案管理方式，同時，采用計算機進行輔助管理。由于所登記的檔案資料和各部門所上傳的資料在時間上存在著不一致的問題，加之檔案管理工作人員一般采用的是人工管理的方式，導致檔案的信息極易出現模糊問題，或者有關部門不斷更換文件的問題。此外，檔案卷宗較多，各部門的信息存儲方式不同，電子檔案存儲質量偏低。其中一些檔案的信息質量偏低，無法快速進行檢索，所以，在查詢與篩選一些檔案信息的時候，必須花費大量的精力與時間進行人工查詢與篩選，導致檔案管理的效率極其滯后。

（三）檔案管理缺乏規范性

在對檔案進行管理的過程中，管理體系過于復雜，且管理方法過于落后，與此同時，由于歷史原因導致各種檔案管理單元基本上只能負責管理一類檔案，檔案管理單元的不同，其管理的級別也存在著明顯的差異。同時，檔案管理中所使用的各種管理軟件的標準不統一，這樣會導致檔案管理工作缺乏規范性。保存的檔案信息也不夠準確與完善，最突出的缺陷在于信息數據難以實現共享。如此也不利于檔案管理實現現代化，使檔案管理的水平無法得到明顯提升。

（四）檔案管理缺乏現代化的專業人才

通過對檔案管理的現狀進行調查發現，目前我國很多企業、事業單位當中的檔案管理人員不具備現代化管理知識及意識，同時也不具備操作現代檔案管理設備的技術。另外，現有的檔案管理人員的工作具備一定的靈活性，其中很多被當做兼職人員進行管理，還有的檔案管理人員的年齡較大，無法熟練的操作使用各種現代化的檔案管理設備。

（五）對檔案管理工作的重要性認識不夠

檔案管理工作能夠充分體現某個地區的發展歷史及現狀，其一般被當作地區社會與經濟發展的重要依據和參考。新時代，我國很多地區的檔案管理工作中所收集的信息、文件的類型較多，但是，缺少一些專業性的檔案信息文件。比如政治類的文件過多，而科研類的文件卻較少。嚴重忽略了整理與匯總電子類文件，對檔案管理工作的重要性認識不夠，由此，也導致檔案管理與存儲過程中存在著種類不全、資源單一、信息量偏少等問題，從而嚴重阻礙了檔案管理實現現代化。

四、檔案管理實現現代化的策略

（一）檔案管理應提高規范性與標準性

規范性與標準性在檔案管理實現現代化的過程中發揮著重要作用。同時，也是一種科學合理的現代檔案管理方法。標準性與規范性是衡量檔案管理工作水平的重要尺度。檔案管理要想實現現代化，就必須重視工作的標準性與規范性。因此，我國的各個企業、事業單位在制定檔案管理規范標準及開展理論研究的過程中，必須將檔案管理工作的發展規律及自身的具體情況作為根據，如此才能制定出具備可行性的管理規范與標準，使檔案信息數據具備完整性與真實性，確保檔案管理工作能夠秩序井然地開展，并且也便于檔案的快速查找與使用，使檔案的社會效益與經濟效益實現最大化。此外，在制定檔案管理規范與標準的過程中，應當廣泛收集與聽取社會各界人士的建議與意見，促使檔案管理工作更加規范、標準、科學、合理;操作更加方便、簡捷，為檔案管理快速實現現代化奠定堅實的基礎。

（二）強化專業人才培訓，提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理的主體是人，檔案管理實現現代化，要求管理人員必須具備現代化的管理意識與思維。因此，檔案管理要想切實實現現代化，就應當重視轉變管理人員的傳統思想觀念，鼓勵檔案管理人員持續強化自身的服務意識，在檔案管理工作中注重借助現代先進科技設備與管理方法，具備為社會與經濟的發展提供良好服務的觀念。為了能夠達到這一目標，首先，檔案管理人員應當充分認識到自身工作的重要性，必須提升自身工作責任感與緊迫感，養成良好的工作作風與嚴謹的工作態度。其次，檔案管理人員必須注重學習與掌握檔案管理的專業知識與技能，持續豐富自身的專業知識儲備，以及完善崗位操作技能，促進檔案管理工作的精細化與規范化。再次，檔案管理人員應注重學習各種現代化檔案管理設備的操作技術，積極參與各種相關的培訓教育活動，緊跟新時代科技的快速發展，持續增強自身的檔案管理能力。同時，在檔案管理實現現代化的過程中，不斷提高自身的知識水平與工作能力，順應信息社會的發展潮流。通過自身的努力工作，為檔案管理現代化做出更大貢獻，如此才能使檔案管理工作在社會與經濟的快速發展中發揮重要作用。

（三）加大資金投入，引進現代化檔案管理技術與設備

檔案管理想要實現現代化，不僅需要重視專業管理人才的培養，同時，還應當注重完善硬件建設。也就是說，應當重視改善與加強檔案管理的硬件環境的建設。近年來，隨著網絡信息技術的快速發展，使社會、政治、經濟及文化等方面的活動變得越來越頻繁，導致檔案管理工作越來越繁重。在檔案管理工作中僅借助傳統的人工管理方法，早已無法滿足當前檔案管理工作的需求，所以，充分應用各種現代先進管理方法與技術，是檔案管理的一種主要趨勢。相比傳統檔案管理，現代化檔案管理強調的是充分應用各種現代先進管理設備與技術。因此，對于社會的企事業單位來說，必須重視檔案管理工作硬件環境的建設，根據自身運營與發展的現況，引進適合的檔案管理設備與技術，注重使用計算機等現代檔案管理設備針對檔案信息進行收集、錄入、搜索及存儲。如此不僅為檔案管理人員提供了極大的便利，同時，還能滿足檔案使用人員的需求。此外，充分依靠現代的搜索技術與存儲技術，構建起檔案信息數據庫、資源庫及電子檔案查閱室等，還應當搭建起可以涵蓋本地區和全國的信息網絡，確保檔案信息實現充分共享，同時，必須具備異地搜索與查閱等功能。

五、檔案管理實現現代化的意義

（一）檔案管理工作的效率明顯提升

檔案管理實現現代化，能夠將檔案資源轉化成數據、信息的形式進行存儲，同時，借助互聯網實現檔案信息的共享、搜索及查詢等，確保檔案資源信息得到有效利用。另外，各種先進的現代檔案管理設備，比如計算機具備了突出的便利性，且運行速度也越來越快，從而使檔案管理工作的人工操作明顯減少。由于計算機等檔案管理設備具備了強大的可追溯性與可記錄性，明顯降低了檔案管理工作的錯誤率。

（二）信息資源能得到有效開發與利用

在檔案管理工作中，信息資源是重要的組成部分，針對信息資源進行開發與利用，有利于實現檔案價值。借助現代技術與方法，可以將傳統的紙質信息資源轉變成為電子信息數據，有效拓寬了存儲空間，同時，也使檔案內容更加豐富。所以，由于現代檔案管理設備具備了強大的兼容性與可操作性，使信息資源能夠得到有效開發與利用。

（三）使檔案管理工作的服務質量明顯提高

對檔案進行管理的目的在于為各個行業提供信息資源，而實現現代化，有利于檔案管理快速實現這一目標，例如，現代化的檔案管理所構建的數據庫中儲存著海量的信息資源，這些信息資源均能進行搜索與查詢，并且不會受到時間與空間的限制。為信息資源的開發和利用創造了極大的便利。

六、結語

總而言之，人類社會已經進入信息時代，各種知識與信息的傳播速度越來越快，對于檔案管理工作來說，應當順應信息時代的發展潮流，在管理工作中注重借助各種現代先進管理技術與方法。檔案管理人員應當持續完善自身的檔案管理專業知識與技能，積極參加各種檔案管理知識與技術的培訓教育活動，注重轉變自身的傳統管理思想與觀念。使自己具備與時俱進，敢于創新的精神。在檔案管理工作中注重應用新觀念、新思想、新方法及新舉措。單位也應當建立健全檔案管理的各項規章制度，充分認識到檔案管理工作的重要性。重視引進現代先進的檔案管理設備，營造良好的硬件環境，為檔案管理實現現代化夯實基礎。

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（作者單位：甘肅省產品質量監督檢驗研究院）