談新時期事業單位人事檔案管理的重要性

張曉燕

摘 要：在我國各領域中，檔案已經成為人事管理的主要路徑，人事檔案已經成為我國現階段單位對人才進行初步檢測的最佳手段。而對于我國事業單位來說，只有更加清晰明確人事檔案，才能夠作為工作人員個人信息來源和載體提高更加詳細的保障。隨著我國社會經濟不斷發展，人才成為現階段的主要資源，隨后人事檔案管理工作也將成為事業單位最關鍵的基礎工作之一。對事業單位人事資源檔案管理進行強化，能夠使社會中人才資源充分發揮出自身作用和價值。然而我國現階段，事業單位在人事檔案管理過程中還存在一些問題，例如，事業單位沒有對人事檔案管理工作引起足夠重視、沒有建立相應人事檔案管理工作制度以及人事檔案管理工作人員自身素質和專業水平不足。本文通過對新時期背景下事業單位人事檔案管理的特點進行詳細闡述，重點分析和研究新時期事業單位人事檔案管理的重要性，并提出更加科學有效的人事資源檔案管理對策，為相關工作人員進行人事檔案管理提供一定參考依據。

關鍵詞：新時期;事業單位;人事檔案管理;重要性

人事檔案主要指在單位進行人力資源管理過程中慢慢形成，用于記錄和表現工作人員個人工作經歷以及自身工作表現、并通過不同用人單位進行相應組合的文件資料。具體來說，事業單位的人事檔案主要應用于勞資、組織以及人事選拔等各方面，以及對工作人員進行培訓的各項工作活動，并且，人事檔案一般會詳細記錄工作人員的個人經歷、學習經歷、社會關系、工作情況、業務能力以及獎懲情況等。我國現階段事業單位開展人事檔案管理工作主要是將工作人員的人事檔案進行收集、整理、保管以及利用，并通過對人事檔案進行鑒定和統計為相應的人事單位提供相關活動證明。

一、新時期事業單位人事檔案管理的特點

1.現實性

因為人事檔案記錄著工作人員的個人基本信息這一性質，從根本上決定了人事檔案的現實性特征。在我國現階段事業單位中，由于工作人員數量較多，各項工作職能比較煩瑣復雜，事業單位管理人員只有對工作人員的個人信息、優勢專長、學習和工作經歷以及在職獎懲情況進行充分了解和認識，才能夠對工作人員與崗位匹配程度和發展前景有更好判斷。所以，將人事檔案作為參考依據，才能使事業單位管理人員對工作人員的任用做出正確選擇。并且，事業單位在進行人才選聘過程中，都希望選取理論成績和專業技能更加優秀的人才，并希望其能夠對事業單位的長遠規劃和發展發揮出自身作用和價值，因此，現實性成為事業單位人事檔案管理的最重要特點之一。

2.真實性

事業單位在進行人才選聘過程中持有非常嚴格和謹慎的態度，這就要求事業單位在進行人事檔案管理過程中更加嚴謹。并且，在事業單位中設立人事檔案機構能夠為事業單位提供更加正確的人事信息，使事業單位管理人員能夠在人力資源管理上做出更加科學合理的安排。所以，事業單位人事部門的人事檔案資料應該是更加準確和真實的，且必須是經過工作人員本人進行核對的信息。與此同時，工作人員在本單位中獲得的獎勵和懲罰、對本單位作出的貢獻以及工作人員在本單位中的經歷和價值，都能夠在人事檔案中同步更新，使工作人員的檔案更具真實性與說服力。人事檔案中主要記錄的是工作人員的各項基本信息，使事業單位領導和管理人員能夠更加直觀清晰地看到工作人員的個人價值，從而對工作人員的任命和選擇進行充分考慮。需要注意的是，事業單位的人事檔案應該對工作人員的學習和工作經歷、表現和能力以及工作人員自身性格特點等進行客觀表述。

3.動態性

隨著人們年齡增長，學習經歷和工作經歷也在不斷增長，所以人事檔案就成為事業單位查看工作人員基本信息的有效渠道，這一信息系統應該隨著工作人員的個人發展以及工作表現不斷增加。所以為了能夠更加客觀地展現工作人員自身的優勢和能力，就必須保證單位人事檔案的真實性和動態性。對于事業單位的人事檔案來說，動態性特點能夠充分滿足事業單位在人才篩選的客觀條件下，準確記錄工作人員的成長變化。人們只有在學習和工作中不斷磨煉自己，才能夠使自身更加優秀、有更強的能力以及豐富經歷，這一種變化能隨著事業單位人事檔案的不斷更新而增加，使工作人員的成長過程更加清晰，對工作人員自身能夠形成一種較強激勵，使工作人員能夠看到自身努力奮斗的結果。

二、新時期事業單位人事檔案管理的重要性

1.推動工作人員的進步和成長

對于事業單位來說，對人事檔案進行高效管理能夠不斷更新和完善工作人員的基礎信息，對工作人員的工作能力和專業水平的評價有非常重要的參考價值，同時也會影響工作人員的薪酬福利以及社會保障。在新時期背景下，只有不斷完善人事檔案的考核機制，并對工作人員的基本情況進行全面系統考核，才能促進事業單位人力資源的不斷發展，對事業單位留住人才和任用人才起到積極作用。對事業單位工作人員來說，人事檔案不僅要記錄工作人員的日常表現，還能夠為工作人員未來規劃和發展提供一定參考依據。并且，事業單位開展人事檔案管理工作還能夠充分體現出人事檔案的工作價值以及社會價值。

2.是事業單位進行人事管理的重要參考依據

對我國現階段事業單位而言，在進行人才選聘或者人事任免過程中，會受到應聘者工作經歷、學習經歷以及獎懲情況的直接影響，所以人事檔案為應聘者的面試過程提供更加客觀的參考依據。并且，隨著我國現階段社會競爭越來越激烈，只有豐富人事檔案才能為工作人員提供更加有利的面試條件，但這些都是在保證工作人員學習經歷和個人經歷真實客觀條件下所擁有的。但是，如果應聘者憑借自身豐富的經歷進入事業單位，但并沒有進行努力學習，就會隨時被現實所淘汰。只有在工作中不斷學習、完善自身綜合實力，才能在激烈的社會競爭中不斷豐富經歷，并在競爭中取得一席之地。工作人員自身能力和工作簡歷都十分重要，只有豐富的經歷而沒有能力就會被取代，因此，我們要在日常學習和工作過程中不斷努力，使自己能夠有底氣面對工作中遇到的困難。

3.能夠提升事業單位人力資源管理的社會價值

在新時期背景下，事業單位人事檔案管理具有一定特殊性，所以在人事檔案管理實際工作中，應該嚴格遵循國家法律法規，切實履行自身社會職能。事業單位人事檔案管理工作需要處理好事業單位所有在編工作人員的學習經歷、個人資質、工作表現以及基本身份信息等各項內容，使這些能夠為人力資源管理工作中的績效考核和薪酬福利提供一定參考依據。

4.事業單位進行個人評價、人事考核和任免的基礎

在事業單位人力資源管理工作逐漸完善過程中，應該對工作人員的專業技能和工作素養進行綜合考量，并且，人事檔案管理的動態化能夠為人力資源檔案管理工作提供更加全面系統的參考依據。雖然人的生平并不能被人事檔案來簡單定義，但人事檔案在一定程度上也能夠說明個人的學習和工作經歷。事業單位人力資源管理部門會在對應聘者進行考察的前期，根據人事檔案內容進行初步篩選。因為事業單位的應聘人員數量比較多，領導和管理人員就會對簡歷豐富的工作人員優先考慮，并對這部分人員進行更進一步的人事考察。但需要事業單位人力資源管理部門工作人員注意的是，簡歷并不代表一切，一個人的專業能力并不應該只被簡歷決定，因此，事業單位應該以人事檔案為參考依據，選擇真正有能力、有優勢、能夠推動事業單位更好發展的人才，而不是僅僅依靠人事檔案就決定工作人員的任命。

5.有利于事業單位人力資源的優化和改革

我國現階段事業單位在人事檔案管理工作開展過程中仍然存在一些問題，如果事業單位領導和管理人員并沒有對人事檔案改革和管理工作引起足夠重視，就會直接影響事業單位人力資源管理工作的科學性和有效性，使人力資源管理積極性降低，出現缺乏現代化人事檔案管理理念以及現代化人事檔案管理技術應用不科學的問題。因此，我國現階段應該對人事檔案管理工作進行全面分析和研究，使問題本質暴露出來，并采取科學有效的人事檔案管理創新和優化措施，以提高事業單位人事檔案的管理效率和質量。

6.上級對工作人員進行考察的重要歷史資料

在上級組織對事業單位的工作進行視察時，如何對工作人員的實際工作情況進行明確，人事檔案占有非常大比重。因為人事檔案會隨著工作人員經歷的增長而不斷更新，就會更加真實客觀的保留工作人員各工作階段數據信息。所以，只有上級組織對事業單位工作人員自身能力和個人經歷進行明確，才能夠在工作任務安排過程中更具針對性，提高工作人員工作效率和服務質量，使工作人員能夠在合適崗位最大程度地發揮自身作用，并激發工作動力，從而獲得一定成就感和自豪感，在事業單位工作過程中實現自己的人生價值，并進一步提升自身專業能力，使自己能夠更快成長，并為事業單位創造更大的社會價值。

三、新時期背景下事業單位人事檔案管理的內容

在事業單位建設規劃過程中，科學完善的認識檔案管理結構體系是保障認識檔案管理規范性的重要內容，具體來說，人事檔案管理的內容主要包括以下幾點：

1.材料歸檔

事業單位在進行人事檔案建設的過程中，應該對形成的人事檔案材料和人事文件進行分類處理，人事檔案歸檔流程主要分為以下四個方面的內容：

第一，事業單位相關工作人員應該根據人事檔案材料的種類，對檔案信息進行有效劃分，詳細觀察檔案信息是否符合人事檔案歸屬的實際要求。

第二，人事檔案材料的歸檔應該根據工作人員以及工作崗位檔案材料的基礎屬性，以及人事檔案材料的應用方向，對人事檔案材料歸檔內容進行詳細分析和研究，從而確定人事檔案的具體位置。

第三，事業單位人事檔案在進行歸檔制度操作的過程中，應該針對事業單位人事檔案管理目錄的相關材料進行及時補錄，最終確保人事檔案材料歸檔的科學性、真實性以及合理性。

第四，人事檔案管理人員還應該在實際工作中及時將全新的人事檔案材料歸納到人事檔案內容中。

2.檢查檔案核對制度

事業單位在進行人事檔案制度核對的過程中，應該確保人事檔案的完整性、真實性以及系統性，使人事檔案核對制度能夠真正成為確保人事檔案完整性的重要方式。并且，人事檔案檢查內容非常復雜，不僅包括對人事檔案自身內容的檢查，還包括對人事檔案自身錯誤信息的檢查。在這種情況下，事業單位才能詳細檢查人事檔案的儲存環境，例如：人事檔案儲存室的門窗是否完好、儲存環境是否安全等。

四、新時期背景下加強事業單位人力資源檔案管理的具體措施

1.加強重視和提高資金投入

在我國現階段事業單位人事檔案建設過程中，因為人事部門工作人員大多數由其他部門進行組織監督和管理，導致事業單位人事檔案管理有著較大隨意性。因此，人事檔案管理人員應該取得領導和管理人員支持，并在人事檔案管理過程中加強財政資金投入，從而達到改善事業單位人事檔案管理設備和條件目的。

例如，設立防潮防火人事檔案專用信息庫、為人事檔案管理部門配置鐵質檔案柜、不斷完善相應滅火以及祛濕設備，并建立辦公室、閱覽室以及專用的檔案庫房等。

2.把控人事檔案質量，提高人事檔案公信力

對我國現階段事業單位人力資源管理工作而言，人事檔案管理工作應該嚴格遵循“社會公信力”以及“以人為本”原則。因為事業單位人事檔案管理工作本身就是一個非常全面系統的工程，所以要想在這一工程中體現出“社會公信力”和“以人為本原則”，就需要在檔案信息收集過程中更加全面和完整，使檔案信息收集渠道更加規范和準確，并在檔案信息應用過程中最大程度地做到安全和有序。只有對事業單位工作人員人事檔案中的基本信息進行充分利用，才能夠在提供人事檔案服務同時，對其進行全方位利用。

3.對事業單位人力資源檔案管理進行優化和創新

事業單位人事檔案管理機構應該對人事檔案信息資源進行一定優化和整合，并對人事檔案信息資源進行集中保管和利用，從而實現對人事檔案統一管理。事業單位通過這種方式，能夠在保證人事檔案管理工作高效進行的同時，還能夠充分適應政府工作職能的轉變。與此同時，還應該強化人事檔案管理和創新工作，積極探索新型事業單位人事檔案管理模式，充分提升人事檔案管理工作的信息化以及科學化，推動事業單位人事檔案管理工作的順利有效進行。

4.加強對事業單位人事檔案管理工作人員的培訓

事業單位人事檔案管理作為一項煩瑣且政策性較強的工作，應該在新時期背景下，提高對人事檔案管理人員專業技能的培訓強度，并通過建立高學歷高素質的復合型管理人才隊伍，培養更多高質量的專業性檔案管理人才。這就要求事業單位應該加強對人事檔案管理工作人員的培訓，使其通過不斷學習來提高自身的人事檔案管理水平以及社會公關能力，從而不斷提升人事檔案管理工作的效率和質量。

五、結語

事業單位為了能夠更高效地進行人事檔案管理工作，首先就要對人事檔案管理的重要性有更全面深刻的認識和了解。只有事業單位本身對人事檔案管理工作引起足夠重視，才能夠促進人事檔案管理更加順利進行和發展。與此同時，隨著我國現代化信息技術的不斷發展，事業單位在進行人事檔案管理過程中，應該充分引進互聯網和信息技術對人事檔案進行全面系統的管理。除此之外，還應該設立專門的事業單位人事檔案管理培訓機構，采用更科學的培訓體系提升人事檔案管理人員的專業水平，促使事業單位人事檔案管理健康穩定的可持續發展。

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（作者單位：菏澤市公共就業和人才服務中心）