教育局檔案收集與管理的優化方式探尋

王昌軍

教育局檔案的搜集和管理是重要的工作內容，若出現檔案遺漏的問題則不利于檔案管理與存儲，同時教育局檔案資料比較多，工作事項比較繁重，只有對檔案收集與管理的方式進行不斷優化，采取適當的措施，將檔案的作用充分展現出來，才能夠更好地對檔案進行收集和管理，促進檔案工作的順利進行。

一、教育局檔案收集與管理的重要性

教育局將檔案集中收集起來進行管理，能夠更好地保證檔案的真實性和完整性，更好地將檔案的價值體現出來。收集作為檔案管理的基礎內容，能夠準確地提供管理對象，充分保證檔案收集工作的順利進行，有利于更好地提升教育局檔案管理的數量和質量。

二、教育局檔案收集與管理存在的問題

（一）檔案收集的難度較大

隨著時代的發展和進步，檔案的載體也發生著變化。電子文件的出現使得檔案存儲的方式發生了變化，對檔案的收集帶來了很大的挑戰，不利于更好地提升檔案管理的質量。

（二）檔案資料內容不完善

由于相關的工作人員檔案工作意識不強，不注重相關資料的積累，在一定程度上容易導致原始資料遺失，不利于保證檔案資料的完整性，造成一些資料不能夠正確歸檔，同時教育局檔案部門對一些單位的具體工作內容不了解，容易導致歸檔的文件資料不完整、單位檔案種類單一，不利于提升檔案管理的價值，不能充分發揮檔案收集與管理的用途。

（三）檔案收集工作滯后

教育局分管的學校較多，一些學校沒有及時對檔案內容進行提交，導致檔案的收集工作不能夠正常進行，讓檔案管理處于被動的狀態，影響了檔案收集的真實性和完整性。同時，檔案管理部門對檔案的內容沒有及時進行處理和歸檔，導致檔案資料內容不完善，在一定程度上造成檔案資料的短缺。

（四）檔案管理的意識不強

檔案收集是教育局綜合檔案管理工作的重要工作環節，檔案工作者應當不斷提升自身的積極性和主動性，注重檔案的移交工作。目前，檔案工作者不能夠及時對檔案工作進行收集，在工作的過程中處于被動的狀態。

三、教育局檔案收集與管理的優化方式

（一）認真做好宣傳工作

教育局需提升對檔案的重視程度，在信息化背景下積極進行檔案管理的創新。同時，教育局檔案管理部門應充分認識檔案管理意義，在對檔案管理的收集和管理過程中應做好宣傳工作，不斷提升相關人員的檔案收集意識。檔案部門應采取相應的措施提升相關人員的檔案收集意識，積極開展相關的宣傳工作，充分發揮檔案管理的重要作用，有利于保證學校和教師重視檔案的收集工作，保證檔案管理工作的完善，促進教育局檔案管理工作的順利進行。

（二）完善檔案收集制度

在進行檔案收集的過程中只有不斷完善檔案的收集制度，才能夠更好地保證材料收集的完善，同時提升對相關人員的監督，加強對檔案人員的考核制度，明確相關工作人員的職責，才能夠保證檔案收集工作的順利進行。

（三）轉變檔案收集和管理的方式

教育局在進行檔案收集的過程中不能夠依賴階段性突擊征集，應全面掌握檔案形成的規律，對教育局和學校的活動，相關的部門應當積極對檔案資料進行收集，保證檔案資料的完整性。相關部門在辦理好文件資料后，應及時地對檔案收集，主動向教育局進行檔案的移交。同時，教育局應當加強檔案管理工作，保證檔案管理的價值，采用以用促收的方式，促使相關人員積極將材料預交檔案室，保證檔案管理工作的順利進行，更好地體現檔案的價值。

（四）提升檔案管理員的綜合素質

在進行檔案收集管理的過程中，由于部分工作人員綜合素質較低，給檔案收集與管理工作帶來了巨大的挑戰，為更好保證檔案收集工作的順利進行，一些學校應安排專人進行檔案收集工作，對工作人員進行培訓，不斷提升工作人員的綜合素質，促進相關人員責任感的提升，提升工作人員的工作態度及積極性，促使工作人員掌握更多檔案管理的知識，體現出檔案收集與管理的價值。

綜上所述，為保證教育局檔案收集與管理工作的順利進行，應當從多個角度進行考慮，制訂完善的檔案管理措施，提升檔案管理的水平，保證檔案工作的順利進行。

（作者單位：鄒城市教育和體育局）