大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新性研究

鄧?yán)^紅

摘 要：信息技術(shù)憑借自身對人們生活和工作帶來的諸多優(yōu)勢，得到了快速發(fā)展，在諸多行業(yè)中均受到其影響，醫(yī)院作為人們生活中不可或缺的領(lǐng)域自然也不例外。將該技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理之中，不僅能提高檔案管理水平，還能方便醫(yī)院臨床工作的開展，促進了醫(yī)院的整體發(fā)展。本文簡單分析了大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化建設(shè)的特點以及信息化建設(shè)的重要性，重點分析信息化建設(shè)中存在的問題和解決創(chuàng)新策略，希望能供其他醫(yī)院參考，進一步提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;醫(yī)院檔案;信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案包括基礎(chǔ)病歷、科研、文書、財務(wù)和基建等諸多內(nèi)容，通過對諸多內(nèi)容真實的記錄和保存，能直接反映出醫(yī)院的發(fā)展歷程，對醫(yī)院后期的發(fā)展尤為重要，因此檔案管理部門是醫(yī)院的重要部門之一。在大數(shù)據(jù)時代，諸多技術(shù)均得到了較好發(fā)展，信息技術(shù)給人們的生活和工作帶來了較大便利，為適應(yīng)目前的信息時代，提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，需要積極利用信息技術(shù)，發(fā)揮其對信息和數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢作用，推動檔案信息化建設(shè)工作的開展。目前，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還存在諸多問題，針對信息化建設(shè)的創(chuàng)新性展開研究意義重大。

一、大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)特點

隨著時代不斷發(fā)展和變遷，人們越來越重視健康，醫(yī)院作為人們檢查身體健康的重要場所，加上受環(huán)境等諸多因素的影響，越來越多疾病朝著年輕化發(fā)展，使得醫(yī)院的業(yè)務(wù)量越來越大。隨之增加的還有醫(yī)療數(shù)據(jù)和病歷數(shù)據(jù)，無形之中增加了檔案管理工作的難度。

為了更好地開展檔案管理工作便需要相關(guān)工作人員積極利用現(xiàn)代手段，完成對諸多信息的收集、整理、歸檔、存儲和利用。

調(diào)查顯示，在大數(shù)據(jù)時代，很多醫(yī)院的檔案正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)向電子形式發(fā)展，將醫(yī)院經(jīng)營中產(chǎn)生的臨床數(shù)據(jù)、病歷資料等均通過電子資料形式儲存在檔案信息系統(tǒng)中。此類檔案儲存和管理方式對醫(yī)院的發(fā)展有較為明顯的積極作用，但醫(yī)院檔案并不只是需要單純儲存在系統(tǒng)中，還要給醫(yī)務(wù)人員提供日常使用。

因此檔案管理人員需將各類檔案資料進行分類儲存，這在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和使用初期，加大了檔案管理人員的工作量。

二、大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.更符合現(xiàn)階段社會發(fā)展

在信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢作用中，其較為凸出的優(yōu)勢是對信息和數(shù)據(jù)的快速處理和傳播。醫(yī)院檔案管理部門與其他職能部門存在一定區(qū)別，其主要是保存和管理醫(yī)院經(jīng)營中各部門工作產(chǎn)生的信息，是一個具有較強獨立性的部門。該部門在實際工作中，主要是由專門的承接人員與各部門對接，完成醫(yī)療資料和文書資料的收集和整理，再將各類資料分類整理后，交由檔案管理人員檢查和驗收，驗收無誤后再分類儲存。傳統(tǒng)的檔案管理工作的諸多步驟均由人工操作，與大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展不符，這便需要醫(yī)院檔案管理部門不斷改革和創(chuàng)新，將各類信息技術(shù)應(yīng)用到工作之中。目前，醫(yī)院檔案管理中常使用的信息技術(shù)是計算機和網(wǎng)絡(luò)，信息技術(shù)的加入推動了檔案管理信息化建設(shè)的腳步，讓檔案管理工作更契合時代發(fā)展，進而推動醫(yī)院的發(fā)展和進步。

2.醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的必要條件

醫(yī)療服務(wù)與人們生活關(guān)聯(lián)密切，是人們生活中不可或缺的重要存在，隨著人們對醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提高，加上目前的快節(jié)奏生活，人們對醫(yī)院的工作效率提出了高要求。就醫(yī)院的檔案管理工作來說，部分醫(yī)院未使用檔案管理信息系統(tǒng)，其實際的工作效率存在明顯的局限性，不符合社會公眾對醫(yī)院工作效率的需求，在無形之中限制了醫(yī)院的發(fā)展。因此，在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院想要提高自身的競爭力，進一步滿足社會公眾對醫(yī)院的需求，讓醫(yī)院能夠獲得持續(xù)發(fā)展，便需要積極應(yīng)用信息技術(shù)，加快信息化建設(shè)腳步。另外，在將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理部門時，將原始資料轉(zhuǎn)變成電子資料儲存的同時，還需要重視原始資料的保存。

三、大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案信息數(shù)量龐大，系統(tǒng)內(nèi)存不足

隨著時代不斷發(fā)展和變遷，醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量和類型都越來越多，使用傳統(tǒng)檔案管理手段來處理目前的諸多檔案信息存在明顯的局限性，顯然不能滿足目前的工作需要。加上醫(yī)院在經(jīng)營中其內(nèi)部醫(yī)療設(shè)備的種類和數(shù)量都有所增加，各醫(yī)療器械工作中產(chǎn)生的諸多資料也是一類檔案資料，其檔案信息規(guī)模龐大。調(diào)查顯示，目前大部分醫(yī)院為了有效儲存醫(yī)院經(jīng)營中產(chǎn)生的各項檔案資料，會根據(jù)資料性質(zhì)進行分類并儲存在信息系統(tǒng)之中，各信息占用的內(nèi)存非常大。以醫(yī)院的病歷檔案為例，存在醫(yī)院內(nèi)的病歷主要有住院病歷和就診病歷兩大類，為了方便后期查閱和使用，相關(guān)部門對不同類型病歷的儲存時間要求不一致。住院病歷需要保存30年，而就診病歷需要保存15年，由于其保存年限較久，加上每年都會有更多新數(shù)據(jù)產(chǎn)生，調(diào)查顯示醫(yī)院每年產(chǎn)生的病歷檔案大概有100TB，目前部分醫(yī)院內(nèi)信息系統(tǒng)還未完善，存在系統(tǒng)內(nèi)存不足等問題，影響了信息化建設(shè)的腳步和檔案管理信息系統(tǒng)優(yōu)勢作用的發(fā)揮。

2.檔案信息化管理存在安全風(fēng)險

受時代發(fā)展的影響，醫(yī)療檔案、文書檔案、科研檔案和基建檔案等都進行了電子化處理，作為信息資料儲存在醫(yī)院內(nèi)部檔案系統(tǒng)之中，由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)為電子資料，儲存和管理提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時帶來的還有對電子資料的安全風(fēng)險和威脅。目前，部分醫(yī)院并未對電子檔案設(shè)置安全管理體系，沒有安全防范措施，這無疑增加了電子檔案被泄露、篡改和信息丟失等安全風(fēng)險，影響醫(yī)院內(nèi)檔案資料的安全。醫(yī)院檔案資料存在的安全問題，帶來的不利影響不僅僅是丟失醫(yī)院經(jīng)營中的部分?jǐn)?shù)據(jù)，因檔案資料能夠作為決策層的參考依據(jù)，會直接影響到后期決策和醫(yī)院的發(fā)展，而檔案資料中的病歷信息更具有較強保密性，一旦被泄露，對醫(yī)患雙方都會帶來不利影響。在實際工作中，檔案管理工作人員需要定期就檔案信息系統(tǒng)進行安全評估和病毒掃描等工作，盡量避免外界因素的干擾，在操作系統(tǒng)時也要嚴(yán)格要求相應(yīng)操作人員，避免內(nèi)部操作失誤增加安全風(fēng)險。

3.缺乏創(chuàng)新意識，工作人員綜合素質(zhì)低

就目前各醫(yī)院的情況來看，大部分醫(yī)院均建立了檔案信息化系統(tǒng)，整體信息化水平也有了較明顯的提升，受區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展、醫(yī)院經(jīng)營情況以及當(dāng)?shù)丶夹g(shù)等諸多影響，部分醫(yī)院建設(shè)了檔案信息化系統(tǒng)，但是其管理模式依舊固化傳統(tǒng)。出現(xiàn)這一問題的根本原因在于醫(yī)院內(nèi)部管理人員和各科室并未對檔案信息化建設(shè)引起重視，存在認(rèn)識不全面的問題。同時，還有資金投入少，不重視內(nèi)部工作人員能力的提升，使得工作人員實際水平不符合檔案信息化建設(shè)要求。除此之外，部分醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，大多數(shù)都是從醫(yī)院其他科室調(diào)職，甚至部分醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員身兼數(shù)職，使其專業(yè)水平、經(jīng)驗等均存在問題。再加上醫(yī)院內(nèi)部也并未組織相應(yīng)培訓(xùn)，造成醫(yī)院檔案信息化建設(shè)和創(chuàng)新存在較大局限性。

4.檔案管理機制不健全

檔案管理作為醫(yī)院較為重要的管理部門，其工作的開展需要管理機制的支持，各醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展中均存在檔案管理機制不健全的問題。出現(xiàn)這一問題的根本原因在于檔案管理機制未與時俱進，滯后于醫(yī)院的整體發(fā)展。將不健全的管理制度落實到實際工作之中，會弱化信息化建設(shè)的約束和監(jiān)督職能，在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換過程中造成復(fù)雜混亂情況，在電子檔案歸檔時還經(jīng)常出現(xiàn)不合理或填寫錯誤等問題，影響到了檔案資料的真實性。

四、大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新研究

1.升級信息系統(tǒng)，解決內(nèi)存問題

想要在大數(shù)據(jù)時代下保障檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量，便離不開各類軟硬件設(shè)備的支持。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，其內(nèi)部的檔案信息只會越來越多，將諸多檔案信息均儲存在信息系統(tǒng)之中，便需要考慮系統(tǒng)內(nèi)存問題。相關(guān)工作人員可以就現(xiàn)存于醫(yī)院的信息系統(tǒng)展開研究，并咨詢專業(yè)機構(gòu)，通過系統(tǒng)升級或安裝內(nèi)存擴充軟件等，提高整個系統(tǒng)的容量，進而有效提高工作效率。在實際工作過程中，相關(guān)工作人員還要重視可能會發(fā)生的一些突發(fā)情況，如系統(tǒng)故障造成的信息丟失和損害。在檔案管理工作開展中，醫(yī)院管理人員需要重視檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建工作，結(jié)合醫(yī)院實際的發(fā)展情況，保障信息系統(tǒng)的完善。

2.加強檔案電子資料安全管理

由于醫(yī)院檔案包含的內(nèi)容非常多，其中還包括了財務(wù)和病歷等隱私性較強的資料，一旦檔案資料出現(xiàn)安全問題，便會直接影響到醫(yī)院后期的發(fā)展。對此，在大數(shù)據(jù)時代下，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)時需要格外重視檔案資料的安全管理工作，只是保障信息系統(tǒng)的安全性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要將目前較為先進的安全防范技術(shù)應(yīng)用起來，從內(nèi)外兩個方面最大程度地規(guī)避安全風(fēng)險，進一步保障檔案信息的安全性。為了避免設(shè)備引發(fā)檔案信息安全問題，必要的時候檔案管理部門可以應(yīng)用一些安全性能較高的設(shè)備。自互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)出現(xiàn)，信息安全便是人們關(guān)注的重點，相應(yīng)的技術(shù)研發(fā)部門也研發(fā)了諸多保護信息安全的軟件技術(shù)，醫(yī)院檔案管理部門可以應(yīng)用保護信息安全的軟件技術(shù)，抵御外來的安全風(fēng)險。

3.提高檔案管理人員綜合能力

目前，雖然各醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平有了較大提升，但是內(nèi)部管理人員的能力不足依舊阻礙了信息系統(tǒng)優(yōu)勢作用的發(fā)揮。由于出現(xiàn)這一問題的根本原因在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視和資源投入過少，想要有效解決這一問題，便需要醫(yī)院管理層制定相應(yīng)的激勵制度，讓檔案管理人員能在工作中自主學(xué)習(xí)，加強自身的信息化水平，提高信息系統(tǒng)的操作熟練度。為了進一步創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)和管理，還可以在檔案管理部門開展系列交流活動，讓工作人員出謀劃策，為信息化建設(shè)的創(chuàng)新工作做出貢獻(xiàn)。

除了讓員工自主學(xué)習(xí)外，醫(yī)院還需要加大內(nèi)部管理人員的培訓(xùn)力度，聘請專業(yè)的培訓(xùn)機構(gòu)就檔案管理工作的專業(yè)知識以及信息系統(tǒng)的操作流程、步驟等展開培訓(xùn)，進一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力。還可以在前期人才引進中提高要求，制定完善的招聘標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)展開考核，只有考核通過的人才能進入醫(yī)院檔案管理工作隊伍中，盡量多招聘一些專業(yè)人才，保障整個檔案管理隊伍的專業(yè)性。為了方便管理，還可以根據(jù)檔案信息化建設(shè)和創(chuàng)新的要求設(shè)置考核機制。

4.完善檔案管理制度

影響醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量的因素較多，其中檔案管理制度有著決定性作用。近幾年，醫(yī)院的發(fā)展速度非常快，如果檔案管理制度未及時更新，不僅會影響到自身工作的開展，還會制約醫(yī)院的發(fā)展。對此，醫(yī)院需要結(jié)合信息化管理特征、法律法規(guī)、檔案管理實況、市場變化趨勢等來調(diào)整檔案管理工作等相關(guān)制度，如檔案管理行為規(guī)范、管理制度、考核制度以及獎懲制度等。需要將目前現(xiàn)有的各項制度與醫(yī)院實際發(fā)展情況結(jié)合在一起分析，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，并根據(jù)檔案內(nèi)容的管理難易程度和檔案實際的性質(zhì)等合理分類，進一步明確檔案管理人員的工作范圍和內(nèi)容，明確不同類別檔案的保存和使用流程，讓整個檔案管理工作的開展更加規(guī)范、合理。為了保障將更規(guī)范、更合理的制度落實到實際工作之中，需要制定相應(yīng)的獎懲制度，對在檔案管理中經(jīng)常出錯或出現(xiàn)重大失誤的員工進行懲罰，對嚴(yán)格遵守制度或在工作中發(fā)現(xiàn)制度不足提出修改意見的人給予一定獎勵，確保制度有效落實在工作之中。還需要注意的是，雖然目前醫(yī)院的檔案管理信息化水平已經(jīng)頗高，但是對于原始的紙質(zhì)檔案依舊要有效保存，因此這類檔案極容易受到損害，為了避免人為檢查不當(dāng)或自然災(zāi)害影響原始資料的完整，還要針對檔案儲存室制定消防安全檢查規(guī)章制度。

5.完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理方式存在較為明顯的區(qū)別，由于其儲存形式和管理方式均有變化，需要購買諸多信息化建設(shè)所必需的設(shè)備和軟硬件，如掃描儀、電腦、復(fù)印機等，為了避免資金問題影響檔案管理信息化建設(shè)的速度和信息化水平，需要醫(yī)院對其設(shè)立專門的建設(shè)資金。為了保障檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)步推進，要根據(jù)部門總?cè)藬?shù)、工作經(jīng)驗以及工作中展現(xiàn)出來的優(yōu)勢和缺點等合理分配工作崗位，并在設(shè)備達(dá)到相應(yīng)工作人員手中之后，還要加強使用培訓(xùn)，讓其掌握設(shè)備正確的操作方法。通過掃描儀對原有檔案資料進行掃描，并根據(jù)掃描生成的電子文檔做好分類和整理，根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)等合理分類，讓整個檔案管理工作更加規(guī)范。需要注意的是，各設(shè)備均有其操作流程、維護方法以及使用年限，為了避免醫(yī)院在設(shè)備購買上耗費過多資金，應(yīng)要求工作人員按照操作規(guī)范使用設(shè)備，并定期檢修，爭取進一步提高設(shè)備的使用壽命，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。為了方便檔案資料的使用，醫(yī)院還需要就目前檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上進一步創(chuàng)新，研發(fā)快速檢索功能，提高檔案的使用效率。還可以應(yīng)用自我檢查糾錯功能，及時發(fā)現(xiàn)電子檔案中存在的錯別字以及不恰當(dāng)?shù)目崭竦龋M一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，由于醫(yī)院檔案儲存著醫(yī)院內(nèi)部諸多信息和資料，其檔案管理自然而然成為醫(yī)院較為重要的部門。大數(shù)據(jù)時代下，將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理之中，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)不僅是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的途徑，也是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的必要條件。就目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)來看，還存在信息系統(tǒng)不完善、難以保障信息安全、工作人員能力不足等問題，影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的腳步。只有不斷完善信息系統(tǒng)，利用先進技術(shù)保障檔案資料安全、采取多種方式提高工作人員的綜合能力，才能完成檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案管理水平。

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（作者單位：聊城市中醫(yī)醫(yī)院）