論信息技術提升高中檔案管理質量

賈凡娥

關鍵詞：信息技術;高中;檔案管理;質量;策略

引言

隨著人們全面進入信息化時代，信息技術悄然改變了人們的日常生活和工作方式，信息技術在教育領域中的運用也產生了許多優秀的成果。當前我國學校負責人逐漸意識到了管理工作對教學工作的開展具有重要意義。在此背景下，優化高中學校的檔案管理工作，利用先進的科學技術來提高管理工作效率十分重要。

1在高中檔案管理工作中使用信息技術的必要性

高中學校的檔案自學校建校就一直積累，這些資料中涵蓋了學校任職老師詳細的工作情況和每一位就讀學生的學習資料。這些資料具有寶貴的教學研究價值。但是隨著資料數量的增多傳統的紙質檔案管理方式程序較多，管理質量不高。目前部分學校已經想到借助先進的信息技術來優化檔案管理工作。信息技術在檔案管理工作中的運用能夠有效提高管理效率。傳統管理模式下，我們通常采取紙質檔案，這種檔案管理起來較為復雜并且容易丟失。隨著資料數量的不斷增加，管理人員的工作壓力也在不斷增加，這就導致失誤率大大提高。利用先進的信息技術能夠幫助管理人員制定電子檔案，利用科學技術識別和記錄相關數據，能夠快速進行檔案分類，進而大大提高檔案管理工作的質量和效率，此外這種管理方式還能夠緩解管理人員的工作壓力[2]。

在傳統的管理模式下，管理人員具有較大的工作壓力，同時這種模式下完成的管理工作效率和質量都不高。在傳統的管理模式下，檔案記錄和檔案分類等工作都需要工作人員完成。大量的數據和資料會導致檔案管理人員在記錄相關數據的過程中出現失誤，進而檔案資料的可信度不高。此外，紙質檔案極易丟失并且具有不可復制性。先進的信息檔案能夠有效地解決傳統檔案資料存在的缺陷。同時利用先進的信息化管理能夠有效提高檔案管理工作效率，同時信息化檔案具有可加密性，此外還可以進行備份保存。最后通過建立信息化檔案，檔案管理人員只需要通過搜索功能就能夠快速調取檔案，這些檔案資料能夠為學校的決策和改革工作提供指導。

2利用信息技術提升高中檔案管理質量的策略建議

2.1改變管理理念，重視檔案管理工作

如今依舊有小部分高中學校沒有意識到檔案管理工作對學校發展起到的重要價值，因此這些學校沒有積極推進檔案管理工作改革，檔案管理工作依舊存在較為嚴重的缺陷。由此可知，推進檔案管理工作改革首先需要進行觀念上的改變。只有轉變學校管理人員對檔案管理工作的看法，讓他們切實地感受到檔案管理工作的重要性，才能夠讓學校領導積極培養和引進相關人才，進而順利完成改革工作。此外，學校管理人員需要轉變傳統的管理觀念，虛心學習和接受先進的管理理念。當前，信息化管理是時代發展的必然趨勢，學校檔案管理人員應當積極接納和學習這一先進的管理方法，以此提高檔案管理工作在學校決策和發展中所發揮的價值[2]。

2.2檔案管理人員專業素養的提升，投入更多資金

隨著現代科研的不斷進行，我國信息技術水平得到了發展。在現代社會，我們需要大量的技術人才來支持各行各業的健康發展。隨著信息化檔案管理模式的提出和建設，對高中學校檔案管理人員的信息技能提出了更高要求。現代檔案管理模式下，檔案管理人員不僅要學會核對、整理檔案資料，還要熟練操作相關信息設備。如今我國大多高中學校已經建立起了完善的信息檔案管理平臺，檔案管理人員需要熟練操作這一平臺，將平臺上自動生成的各類資料進行格式的轉化以及電子歸類，進而提高信息管理工作的規范化程度。由此可知，只有保證參與檔案管理工作的工作人員具備相關的信息技能和管理技能，才能夠保證信息化檔案管理工作順利高效地完成。此外，信息化設備建設也十分重要。

2.3檔案管理重心轉移，檔案資料格式統一化

在高中學校檔案管理工作的過程中，我們需要做到“快、廣、準、精”。深入探究信息化檔案管理工作，將檔案管理工作的重心從簡單地保存轉移到傳遞信息和信息深加工的層次十分重要。計算機技術能夠幫助檔案管理人員簡化檔案管理流程。計算機檔案能夠幫助管理人員在不進入檔案資料庫的前提下實現檔案查閱工作，這種查閱方式無須不斷打開資料庫，就有效降低了檔案庫資料丟失的風險，提高檔案安全性。利用計算機管理是符合檔案數據一體化的要求的，該技術的有效運用能夠大大提高管理效率。在計算機檔案管理模式下，相關管理人員需要承擔起檔案審查工作，保障檔案具有連續性和準確性。此外，利用計算機設備能夠統一檔案字體，使打印下來的電子檔案美觀程度更高[3]。

結語

從上面的論述當中可以看到，利用信息技術進行檔案管理工作，能夠快速提高檔案管理工作效率，幫助檔案管理人員更加簡便快捷地查閱相關檔案。因此，信息技術在高中學校的檔案管理工作中的實際運用，能夠提高相關資料在學校決策工作中所發揮的價值。為了進一步提高高中學校檔案管理工作水平，不僅需要積極引進先進的人才，還要加強信息化設備的建設。

參考文獻

[1]呂文舉.大數據信息技術在檔案管理中的運用[J].中外企業家，2019（31）：99.

[2]郭淼.信息技術支持下的高校學生檔案管理模式研究[J].戲劇之家，2019（32）：224-226.

[3]吳耀玲.高中學校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].黑龍江史志，2020（09）：94-95.