鄉鎮文書檔案管理中存在問題及對策

敖音畢力格

摘要：基層黨組織以及基層政府的正常運轉會進一步強化黨的領導能力以及提高政府的行政效率。加強檔案文書管理工作無疑可以提高相關的管理效率。部分鄉鎮單位缺乏專業化運作模式以及人員，信息化水平有待提高。需要根據鄉鎮文書檔案管理所存在的具體問題進行實踐探究，才能提出一系列應對策略。

關鍵詞：鄉鎮;文書檔案管理問題;有效策略

鄉鎮文書檔案管理與工作是衡量相關工作是否高效的重要標準。檔案管理活動的水平將直接會對檔案資料的質量和完整性產生影響。文書檔案管理工作只有向著規范化、系統化、科學化的方向進行發展，才能進一步提高相關資料的運用效率，為單位正常的工作以及發展提供保障作用。同時還要進一步提高本單位的文書檔案管理信息化水平，針對具體的問題以及策略進行實踐探究是現階段檔案管理工作者的主要任務之一。

1、鄉鎮文書檔案管理工作中存在的具體問題

1.1文書工作和檔案工作存在銜接問題

文書工作和檔案工作既有聯系又有區別，在檔案的管理過程中要提高文書質量，提高文書工作和檔案工作的協調力度，形成科學的分體式管理模式。一般而言，鄉鎮的檔案管理工作者會對二者進行分別管理，使得二者的銜接存在著問題，將二者盲目的割裂開來使得職責權限不明晰、任務不明確。

1.2缺乏專業化管理人才

現階段部分鄉鎮的文書檔案管理者缺乏專業的知識和技能，并且檔案管理意識不足，沒有經過專業化的訓練，沒有經過系統性的崗前培訓，基層單位從事檔案管理的經驗相對差強人意，大多并不是檔案管理專業出身，對于檔案的分類立卷等專業知識難以進行積極的實踐運用。部分工作者的知識結構較為陳舊，仍然在用舊有的方式來開展文書檔案管理工作。

1.3文書檔案管理信息化水平較低

信息技術的發展可謂日新月異，相關技術設備的推廣正在如火如荼的開展，政府部門應當進行更多的無紙化辦公活動和信息化探索活動，這樣才能提高管理效率。但是部分單位的文書檔案管理工作的信息化水平較低，技術人員對于新技術、新設備的掌握情況相對較差、了解的不夠透徹，知識和技能沒有進行及時的更新，沒有基于互聯網來開展檔案管理工作。

2、鄉鎮文書檔案管理工作存在問題的應對策略

2.1加強文書工作和檔案工作銜接研究，規范相關的操作活動

文書工作是檔案工作的前提和保證。文件的質量能否得到提高往往取決于文書工作人員的實際水平和具體的心態，文書工作者要提高文件處理的規范性和有效性，進一步的提高文字的編輯質量。在日常工作中要具備良好的檔案管理的意識，做好整理工作使得文件的錄入可以更加的合理，為后期的檔案管理工作提供方便。要加強文書工作與檔案工作銜接研究的力度，對于文件的質量進行把關，包括內容的文體格式、紙張大小以及材質提交時期。對于文件的材料必須要做到規范統一，對于用筆的方式要進行明確規定。在正常工作的過程中，不要使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆和復寫紙等材料來對文件進行批閱和整理，同時要有一定的時效性，不能夠拖延和耽誤。要及時的做好文件的登記管理工作，如果發現文件遺失，則應在規定的時間內進行查找，對于一些賬外材料則應保證詳細的收集和整理納入到相應的檔案中去，主要包括本單位領導的講話內容、外出開會時所用到的材料、上級領導所傳達的精神文件。總之只有加強文書工作和檔案管理的銜接力度，才能進一步規范相關的檔案管理活動，提高整體的管理效率。

2.2加強部門協作，規范檔案管理制度和程序

在解決鄉鎮為主的管理問題的過程中，要加強部門之間的協調能力、規范檔案管理的操作，形成具體可行的程序和制度，使得檔案管理者的活動可以更加的規范，避免出現人為疏忽，最大限度的降低產生的損失。同時要提高細則操作的規范性，不能過于繁瑣和復。雜文件的收發要遵循各項規定，防止文件出現核發混亂、文件過多過濫等問題。在公文行、文之前要做到檢核簽發手續是否完備、內容是否遺漏、格式是否規范，在正式印發以前要進行核查。對于材料管理活動要執行機關公文標準，對于不合格的公文材料內容和格式要進行糾偏，進一步提高鄉鎮文書檔案管理的有效性。基層領導可以定期對于本單位的文書檔案管理人員進行培訓，提高工作的規范性和科學性。同時檔案管理人員要多進行部門間的溝通工作，做到勤聯系勤走動，爭取其他部門的協調和配合，最大限度提高檔案的質量，對于出現的新問題、新動向要進行及時的探索，確保相關資料可以得到準確的收集，要保證相關渠道的暢通，對于可能出現的檔案信息死角要進行及時的疏通。相信在各部門共同協調下，在鄉鎮領導的帶動下文書檔案管理工作會更加高效，具體的問題會更好的解決。

2.3開展信息化管理工作，提高文書檔案管理的效率

針對現階段部分鄉鎮文書檔案管理信息化建設水平較低等問題應進行有針對性的解決。基層部門的負責人應當為本單位的文書檔案管理人員提供深層的機會，鼓勵他們到科研院校以及大學進行深造，掌握更多的專業的理論知識和操作技能，重點提高信息化管理水平，讓大數據技術云計算技術等先進的互聯網技術得到實踐運用，提高基層文書檔案管理的效率。可以將本單位的資料進行信息化錄入，上傳到內部網站或者云平臺上，也可以專門構建本單位的文書檔案管理平臺。為了進一步提高相關管理的規范性，文書檔案管理者可以和技術人員進行合作，可以考慮在本單位的電子信息系統內設計訪問權限體系，確保每一次訪問都留下相應的記錄。一方面可以規范文書檔案管理工作，另一方面也可以規范使用工作。文書檔案管理工作成本要及時的參加各種各樣的信息技術培訓活動，提高自身的業務能力和專業技術水平，使得鄉鎮文書檔案管理工作向著規范化、高效化的方向發展。

結束語

總而言之，鄉鎮文書檔案管理活動所存在的問題正在逐步的得到解決，鄉鎮文書檔案管理工作的重要性正在得到提高，工作者不斷的提高文書工作和檔案工作的銜接度和規范性，加強了部門之間的協作，使得文書檔案的收集工作、整理工作、管理工作更加高效。同時工作流程也更加的嚴謹和合理，信息化探索工作也在有條不紊的進行，這都進一步提高了本單位文數達管理的效率以及利用率。需要依托本單位建設和發展的基本需求來提高文書檔案管理信息化水平。

參考文獻

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