國有企業辦公室行政管理精細化的思路與策略探討

常艷

摘要：國有企業是國家經濟的重要支柱，近年來，隨著社會經濟的不斷發展，國有企業的管理模式也隨之變化。在此背景下，傳統管理模式已經無法適應時代的發展。因此，國有企業的管理方法和發展趨勢也需引起管理者的高度重視，同時應對國有企業辦公室行政部門進行精細化管理。精細化管理模式作為一種新型的現代化管理模式，在國有企業行政管理工作中的應用效果并不理想，很多人對精細化管理并不了解，無法更加科學地將其運用到行政管理工作中，不能產生實質性價值和推動作用。在國有企業辦公室行政工作中，精細化管理是關鍵的環節，對于企業的發展具有重要的推動作用。隨著社會不斷發展，辦公室行政部門作為企業發展的重要職能部門，必須要進一步加強管理，所采用的管理模式和各種管理體系必須科學有效，從而保證整個企業運營工作的總體效率，推動企業健康可持續發展，提高企業的競爭力。

關鍵詞：國有企業;精細化管理;必要性;思路分析

一、新形勢下國有企業辦公室行政管理工作現狀

（一）工作內容傳統

行政管理工作主要包括企業內外的聯系溝通、各類信息的上傳下達、各項工作的牽頭匯總、各個部門的督查催辦等，雖然辦公室工作內容看似特別繁雜，但很多是零散重復的工作，而且工作效率不高，量大且無規律，常有積壓現象，在工作中，一份文件批閱，需要層層審批，一份文件批閱完成需要較長時間，很多工作每日任務都會以文本文檔、檔案資料的方式下發給工作人員。結合實際，檔案資料工作分類也存在難題。首先，檔案資料搜集整理工作不達標。一部分工作人員因自身工作能力不足和對工作內容不了解，造成工作效率低下，也有工作人員僅做審查和存檔工作。其次，工作人員之間欠缺溝通交流，因而對專業性極強的檔案資料內容未了解來龍去脈就盲目開展工作，為后續工作的開展埋下隱患，影響了整體的工作效率和進程。

（二）管理理念滯后

當前許多國有企業在開展精細化管理時，管理思想和方法上還存在缺陷，沒有制訂完善的規章制度對管理工作進行有效地管束和監督。許多企業在管理方法的運用過程中，仍然是采取傳統的系統化管理方式，各類管理工作效果并不理想，進而降低了系統化管理工作的效率和質量，影響了企業的發展。

（三）管理手段單一

國有企業在發展過程中，已經逐漸形成了一套管理文化與制度，但也存在一些問題。隨著社會發展水平的日益提高，國有企業過于單一的管理模式，已經跟不上時代發展的步伐，單一的管理模式還會造成人員工作職責劃分不明確，引發相互推諉等狀況。要創新國有企業內部管理手段，改變由于單一管理模式引發的國企辦公室的一些管理問題，更好地適應外部環境變化，爭取市場競爭的主動權，以此來提升國有企業整體管理效率。

（四）缺乏激勵機制

國有企業工作較為穩定，整體工作競爭壓力較小，同時也缺乏激勵機制，造成行政管理工作人員積極性不高。長此以往，勢必會影響到企業的管理效率和管理水平，不利于國有企業各項工作順利開展。在國有企業內推行激勵制度，有利于提升企業內員工積極性，不僅能夠吸引更多的高素質優秀人才，還能留住更多的老員工，讓老員工更注重提高自己的工作能力和水平，從而促進企業經濟效益的提升。

二、辦公室精細化行政管理的必要性

（一）優化員工考核制度，確保員工盡職盡責

精益化管理是一種能夠推動國有企業平穩且健康發展的管理手段。辦公室行政部門管理工作要做到精益化管理，要以規章制度為基礎，規范工作人員的各項行為，同時還需完善精益化管理體制，提升流程管理水平，提升國有企業辦公室行政部門管理人員的工作能力和水平。除此之外，國有企業也要注重國有企業工作人員的考核，促進精細化管理工作順利進行，對每日任務可以進行量化考核。例如，月度的工作方案是依據國有企業規劃，每月都要制定工作計劃，對于每個階段的管理工作，都要進行量化分析和研究，對每個階段工作實踐活動的考核成績與每日任務進展進行明確。

現階段國有企業績效管理體系還不健全，還有許多員工沒有樹立恰當的績效意識，對考評了解不充分。從考評標準來看，也還存在一些問題。對此，國有企業績效管理工作過程中，要讓企業員工認識到考評的重要性。企業員工也要正確看待考評，這樣才能充分調動員工的工作積極性，將自身發展和企業的發展緊密結合，在不斷提高個人能力的同時，推動企業向前發展。

（二）提升企業內部管理水平，實現精細化治理

國企辦公室實施精細化管理不僅需要從企業各個層面進行改革與完善，還需要防范日常管理工作中可能出現的風險，以此來加強國企內部控制力度，為辦公室精細化管理工作有序推進提供動力。通過對企業內部的管理，辦公室人員能夠以更高效的方式落實工作任務，同時也能有效地完成傳達和協調，促進企業實現整體經營目標。

（三）優化人員結構，保證員工的配合和溝通

對于優化辦公室的行政管理工作來講，國企應當在其經營發展的過程中，通過對辦公室工作的詳細劃分，有效分解整體目標任務，權責明確地推進辦公室工作的開展，有效改善和提高辦公室工作效率。讓決策執行者明確自己工作的內容和要求，促使管理者與決策執行者實現有效地信息溝通，推動決策的落實與執行。進一步明晰工作責任劃分，通過科學合理的制度引導，使辦公室各項行政管理工作有效落實，避免日常工作過程中出現責任落實不到位、相互推諉等問題，進而保障辦公室各個環節的工作都能夠落到實處，最終提升辦公室行政管理的質量及效率。

其次，要優化業務結構。作為調節工作的歸口部門，國企辦公室每日承擔的工作量巨大。為了提高效率，企業高管可根據實際情況進行調整，提升工作效率。如可依照不同業務流程內容，將不同業務崗位的優秀人才進行崗位調整，實現專職人員在個人專職領域發揮自身最大的優勢。

二、辦公室行政管理精細化的思路分析

（一）加強辦公室文化建設，統一員工思想

國有企業要想從本質上提升辦公室的行政管理水平，最為關鍵的是建立符合企業發展目標及經營理念的企業文化。首先，要根據企業發展戰略和愿景，全面分析面臨的機遇和挑戰，提出切實可行的企業文化建設戰略，形成企業獨具特色的精神文化、制度文化、行為文化和物質文化;其次，建立健全科學合理的規章制度，規范優化日常工作流程和標準，將企業發展導入科學管理軌道，確保員工工作行為符合企業發展的需要，促進企業管理規范化、科學化。最后，要立足企業發展實際，研究制定企業愿景、發展理念、價值觀等方面的具體策略，通過組織開展各種多樣性的活動，強化員工對于企業的價值觀、發展宗旨、企業精神的認同，形成思想上的共識。牢固樹立“用文化管企業”“以文化興企業”的價值觀和經營理念，實施大力推進文化強企戰略，增強企業的自主創新能力，樹立企業的品牌形象，為企業營造良好的內外部協調發展環境。

（二）促進制度化標準構建，打造標準化流程

對于企業而言，實施辦公室精細化管理，對其整體管理能力的提升有所幫助。企業在進行精細化管理的過程中要將精細化的管理觀點滲透到每一個員工的思想中，首先，必須根據企業的特點建立一套合理有效的管理體系，在銷售、財政、薪資、調研、宣傳等環節做出詳盡地指導與規定。對其他的重大事項，采取民主決策的機制，同時秉持公平、公正、公開的基本原則，進一步提高輔助性決策行動的有效性和服務質量。對于符合當前實際情況和需求的企業經營管理機制予以保留，逐步建立起一套有效、科學、合理的企業精細化經營管理體系。最后，要求全體職工必須依照制度辦事，實現有據可依，有責可循，各個部門既彼此獨立，又能夠相互配合，彼此之間進行監督，形成互動性強、且高效的經營管理和監督機制。

（三）推進精細化工作模式，建立績效考核機制

針對國有企業而言，績效考核管理方式對各項工作產生巨大影響，要保證績效考核管理工作的順利開展，就離不開績效考核管理工作。企業要根據績效管理體制設立專門的績效考核組織，設薪資與考評聯合會或是相似的組織來具體指導和承擔績效考核機構的工作，制訂和審批各類績效考核管理規章制度、業績考核與獎勵方案、處理各類業績考核管理工作中有可能發生的問題。在業績考核管理工作的實施中，人力資源部一定要嚴格執行相關制度，相關單位和部門也要充分認識績效管理工作的重要性，并配合績效管理工作，確保業績考核管理工作順利開展。

要設置績效考核融處理機構，便于應對在績效考核全過程中可能發生的各種風險，薪資與考評聯合會還可以由每個企業的高層管理人員、每個部門的核心成員等組成，以更加公平、合理的方式解決在績效考核中出現的各種問題。通過執行績效考核來促進相關部門進一步提高服務質量，對國有企業辦公室工作人員工作能力工作成績等展開考評，做到張弛有度，提升管理實際效果。

（四）確定辦公室崗位責任，形成崗位工作規范

企業是一個整體，而這個整體又是由眾多部門、人員組成的，要做好國有企業辦公室行政管理工作，必須確定好各個員工和部門的崗位責任。

首先，要明確崗位職責。從目前國企辦公室管理現狀來看，精細化管理最主要的內容之一就是針對具體工作進行詳細職責劃分。明確各工作崗位的權利和責任。第一，明確劃分崗位工作職責。國有企業要合理安排辦公室工作人員的具體工作內容，引導各崗位人員針對自己職責范圍內的工作情況進行深入研究，提出合理化的建議。第二，認真落實工作任務和崗位責任。要制訂具體詳細的執行計劃，實施期間應該要保證各個部門間能夠及時、有效地交流，有效地提高國企各部門的工作效率。

其次，要精簡工作流程。辦公室工作人員的精準化業務效率直接影響著整改后企業決策的執行成效，國企內部要針對辦公室的精準化業務內容劃分精細化界限。如在運行機制方面，辦公室的管理層要準確地標定各種業務內容的動態尺度與其相應的工作方向;同時在日常企業經營管理工作中，一旦被發現工作人員未有效落實崗位職責，要及時加以教育。

（五）依托先進的工作方法，提升整體信息化水平

隨著我國經濟社會的快速發展，企業之間競爭日趨激烈，國有企業在經營發展過程中，充分采用先進的信息化技術，有效提升了業務發展質量和日常工作效率，保障了企業綜合經濟實力的穩步提升。因此，要提升國有企業辦公室行政管理水平，必須全面推廣信息化技術應用，積極引進信息化管理系統，確保管理人員能夠通過網絡平臺和信息化技術，全面掌握企業生產經營、市場發展等方面的信息，建立內部電子數據庫，服務經營管理者的日常決策。企業通過辦公系統建立內部通訊和信息傳遞系統，提升了員工間的溝通效率，加快信息在企業內部的傳遞速度。

員工能根據權限分配對各類文檔進行共享、編輯、保存等操作，實現文檔的電子化，大大減少了紙張的使用量。也能夠推進重要文件、日常檔案等規范化管理，實現不同文檔資料的分類化管理，提高行政管理人員工作效率。

有助于打破地域限制，在協同辦公系統被廣泛使用之前，企業為了解決員工間的溝通交流、文件傳遞等問題，大多采取集中辦公的形式。協同辦公系統的出現打破了地域的限制，不管員工身在何方只要有網絡和設備就能辦公。

三、結語

國有企業在其發展過程中，必須對辦公室和行政機關的工作進行改革創新，嚴格遵照當代國有企業管理制度，革新運營管理機制和內容，對各個階段的工作展開精細化管理。在開展企業精細化管理的全過程中，要牢固樹立運營管理意識，打造系統化、規范化的運營管理機制，切實將管理工作落實、落地。

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（作者單位：中國石化銷售股份有限公司北京石油分公司）