公路事業單位內部控制體系建設與財務管理工作銜接的思考

戰丹 煙臺市公路事業發展中心

一、公路事業單位內部控制的原則及意義

全面推進公路事業單位內部控制建設基本原則是“全面建立、有效實施內部控制，確保內部控制覆蓋單位經濟和業務活動的全范圍，貫穿內部權力運行的決策、執行和監督的全過程規范單位內部各層級的全體人員”。其重要意義在于制約內部權力運行，強化內部控制。制約內部權力運行的前提是明確崗位目標責任制，關鍵在于繪制權力清單、明晰權力流程圖，在一張流程圖中展現單位所有業務層級和業務分工，使職權責任細化到每一個崗位每一次業務活動中。強化內部控制是通過全面梳理業務流程、分析風險隱患、制定風險應對策略等手段，實行不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、歸口管理、預算控制、財產保護控制、會計控制、單據控制、信息內部公開等內部控制基本方法，全方位扎牢制度的籠子[1]。將單位全部管理模式和業務活動都放進內部控制體系中，同時建立健全由財政、審計、監察等部門參與的協調機制。內外合力強化監督，提升內部治理水平，促進依法行政、依法治國。

二、內部控制體系建立對財務管理工作的積極意義

（一）有利于合理使用財政資金，積極完成全年預算指標

內控體系的建立和完善使得財政預算體系的上傳和下達有了媒介，各部門可以在內控信息系統中清楚查詢到不同類型資金的剩余額度，有利于合理合規使用財政資金，提高工作效率[2]。基層單位通過內控信息系統中“基層單位年度預算編制上報”模塊填報次年預算數據，提交給上級單位。次年財政批復額度后，上級單位將重新分配的額度通過該模塊反饋基層單位。財務人員通過查看批復的額度，分析各部門預計全年各類資金的使用進度，并根據當年業務實際情況將預算指標在不同業務部門之間進行分配。業務部門通過查看其分管的預算指標可實時掌握資金使用情況，保證資金使用安全，提高資金使用效率。此外，通過監控內控指標運行情況可以及時發現資金使用異常情況，及時提醒管理層關注問題，比如辦公類經費出現前松后緊、寅吃卯糧的花錢習慣，工程類經費出現結算拖延的現象。

（二）有利于扎牢制度的籠子，讓權力在陽光下運行

良好的內部控制運行機制對權力有積極的約束作用，像一種無形的力量指引工作人員認真履職，形成不敢腐不能腐不想腐的長效機制。在運行內控體系的大環境下每一筆工單都可追查可溯源，公路事業單位員工在申請財務工單時需要一步步按照指引操作，提供完整嚴謹的事前審批資料和事后報銷資料，申請時間、發票時間、明細時間、合同時間等都環環相扣。從而避免了先辦事后申請的先斬后奏式行為，讓員工牢固樹立起事前審批意識和分級報備逐層審批的意識。另外，辦公會議審批環節的設置，在高于本單位上會金額的工單審批流程中增加填報辦公會議紀要環節。凡是金額高于“三重一大”標準線的事項，需要班子成員開會討論，形成會議紀要，從源頭避免了一言堂的亂象，權力得到了制約，保障了行政事業單位健康有序的運行。

（三）有利于發揮信息化優勢，簡化部分業務流程

內部控制體系的確立讓基層財務工作者得以享受信息化的紅利，重復性的操作大大減少，更多的時間被節省下來用于政策的分析和業務的鉆研。以往當需要查詢諸如歷年賬務、合同記載情況、同類業務發生情況等審批支付記錄時，財務人員需要翻看歷史憑證，逐頁復印再提交相關科室。內控信息系統在工單發起時，要求經辦人員逐項上傳所有附件的掃描件。借助信息系統可以讓業務發起科室或者審批人員通過搜索關鍵字，在已處理工單中自主查詢以往業務，既節省時間又提高審批準確率。

另外薪酬模塊在省去財務人員每月下發紙質工資單的工作同時，讓所有員工尤其是退休職工在查詢工資薪酬明細時具有更舒適的操作體驗，方便隨時掌握每月工資動向。工資科根據考勤等指標在薪酬系統中提交本月工資變動數據，財務人員據此核算個稅并扣除，生成每月工資計劃，員工可以在客戶端按月查詢工資數據，同時數據被上傳至上級工資主管部門審核通過后，上級財務主管部門據此撥付基層單位人員經費（圖1）。

圖1

三、內部控制體系實際操作中遇到的財務管理方面問題

（一）內部控制整體環境有待改善，重視程度有待提高

公路事業單位內部控制環境目前處于初步形成的階段，隨著內控體系的構建，內部控制的輿論環境有所形成，但與預期還有一定差距，整體環境仍需改進和加強[3]。內控環境的好壞與管理層的態度有很大關系。管理層如果足夠重視，會及時將內控工作推進下去，單位員工可以很好地執行內控制度。相反主要領導如果抱著淺嘗輒止的心態。比如，認為財務報銷單據只需要紙質簽字，上傳內控系統屬于多此一舉，那基層財務人員在內控建設中也會束手束腳，各項內部控制難以落到實處，影響單位內控建設長期發展。

（二）內部控制體系不完善，一盤棋的思路有待全面鋪開

公路事業單位內部控制體系借助信息化系統上線運行一段時間以來，對工作的積極意義顯而易見，但由于操控軟件處于起步階段難免存在一些缺陷，比如軟件的關聯性不足，模塊之間銜接度不強等，這些問題反映出了在設計內控體系時存在著各自為政的現象，沒有真正做到全局一盤棋來合理調配信息。

以公路事業單位涉路工程許可的審批為例，內業人員在“公路管理”模塊提交涉路工程申請，經業務科室及分管領導逐級審批并歸檔。但如果該涉路工程產生公路損壞需要賠償時，路產損壞賠償費則是直接上繳本級財政，因為不是本單位的費用類支出。所以不需要在內控系統中將信息提交給財務人員，但是財務人員卻需要根據非稅票據制作相應會計憑證，并每月核對上繳金額。如果漏記金額將很難追查原因，只能逐筆與內業人員核對。再如，人員管理模塊由人事科負責維護，財務管理模塊由財務科負責維護。初始設置時人事科將單位所有人員信息錄入系統，包括職稱、科室、職務等信息，財務科為單位設置審批人員、為各預算指標設置歸口科室、為各科室設置科長及分管領導等。人員管理模塊與財務管理模塊有部分信息重疊，但是無法共享，需要各自設置。如果單位管理人員頻繁調動，財務人員需要不斷更新對口指標的審批配置，如若貽誤則會導致相關指標的申請事項傳遞錯誤，從而引起內控混亂，這無疑給財務管理工作增加了一份重擔。

（三）內部控制信息化亟待加強，財務分析角色缺失

內部控制體系本身的性質決定了其對操作軟件的高度依賴，需要本單位專業的業務知識和精密的邏輯構架來支撐，但在內控系統的初步建立階段很難達到邏輯構架的高度精密。目前的賬務管理模塊重輸入輕輸出，缺少財務分析角色，基本的財務分析仍然需要手工核算。以辦公用品的采購為例，內業人員在申請購買辦公用品時，需要在支出申請中填列物品的金額、數量、品牌型號等信息，而目前系統僅能統計同一種物品的單價區間，判斷所購物品是否在區間以內。無法對同一部門一段時期內辦公品采購量繪制走勢圖，也無法對不同部門的辦公用品采購量出具對比圖。同比、環比等數據更是無處可查，且缺少數據導出環節，由此可見，為了便于公路事業單位做好辦公經費的管理工作，內部控制平臺的建設還有很長的路要走。

（四）部門之間協調性低，監督機制不夠完善

內控體系的建立由財務部門牽頭，公路事業單位的全體人員共同參與，但是實際上這項工作由財務部門主要負責完成，其他的部門參與積極性較低，導致內部控制制度不完善，部分工作缺少制度規范[3]。日常維護和監督的重任都落在了財務部門身上，當信息系統因程序問題崩潰時需要財務人員與后臺對接，當經辦人員不會使用信息系統時需要財務人員手把手講解如何操作，甚至因為各類業務的分管科室不同導致每次報銷都要詢問財務人員審簽流程。內控制度要求財務報銷流程步調一致，當出現經辦人員嫌麻煩不愿意走線上申請時，財務人員又化身成為監督人員，嚴格督促每一筆工單的線上申請做到完整準確。為了不使內控系統流于形式，財務人員需要做到監督每一筆電子工單填寫的內容準確，上傳的附件完整，而這些問題業務分管科室往往不會深究。本該層層推進的工作因為協調機制和監督機制的不健全變成了財務工作獨挑大梁，這會導致線上線下兩張皮的不良后果。

四、化解內部控制體系中財務管理工作困難的建議

（一）改善內部控制環境，提振財務人員信心

緩解財務管理工作在內部控制建設中面臨的困境首要工作是改善內部控制環境，良好的內部控制環境是保證各項內部控制措施以及內部控制活動順利推進的先決條件[3]。公路事業單位管理層以及各業務科室負責人員要全面了解內部控制的總體思路，掌握內部控制的重難點環節，認識到堅持全面協調一貫的內部控制的重要性。要加強對全體人員內部控制思想的灌輸，在單位內部培養遵守內部控制制度的理念，要求員工熟練掌握本人崗位職責的內控要素和環節，并定期對不符合業務規定的事項按嚴重程度進行指導、教育、批評等多層次處罰。

（二）完善內部控制體系，一張藍圖繪到底

完善內部控制體系，通過制定權力清單、權力流程圖等方式將單位內部所有業務和管理模式細化到每一個崗位、每一位員工、每一項工作中，做到一張藍圖繪到底[1]。審查內部控制中的每一個模塊的精細化管理程度和模塊與模塊之間的業務關聯程度，減少重復錄入事項，讓同類信息在全單位系統中共建共享。完善內部控制組織構架，強化各部門主體責任，做到有章必依，防止各部門之間互相推諉扯皮。落實關鍵崗位輪崗機制，定期進行崗位考核培訓，對不勝任的員工調離相應崗位，確保關鍵崗位充分發揮能動性，讓內控制度得到高效落實[3]。

（三）加強信息化建設，豐富軟件系統功能

由于公路事業單位工作內容的特殊，需要專門開發適合本單位業務的專業化信息平臺，這要求軟件開發人員對公路事業單位業務范圍及流程熟悉掌握。在信息系統建立之初，各部門要積極同軟件開發人員進行充分交流，不僅要確定組織架構、業務流程、審批模式等現有信息，而且還要根據各部門的中長期規劃設計能用以分析及調用數據的附加功能。由此可見信息系統的研發是一項長期復雜的工程，公路事業單位要積極向財政部門申請配套資金，用以不斷優化信息平臺，為完善內部治理體系，提升內部治理水平創造支撐。

（四）促進協調機制，內外合力強化監督

公路事業單位內部控制體系的建立既要促進內部各部門之間相互協調，又要促進與財政、審計、監察等外部部門相協調，既要提升內部監控能力，又要強化外部監督。對內要做好人才培養，強化服務意識，提升員工的業務能力和遵章守紀意識，鍛造全方位多功能人才，以技術型人才促進部門之間的融洽，同時做好內部審計工作鞏固內部監督職責[4]；對外在財政、審計、監察等部門的監督下共同治理，履行內控建設主體責任，嚴格規范程序，積極推進內部控制建設的有效開展。

五、結語

內部控制工作包含著一個單位的所有業務和管理，財務管理是其中尤為重要的一個組成部分。從內部控制體系建立并運行以來帶給財務管理工作的影響角度入手，能發現現階段公路事業單位內部控制的優點和不足，通過分析這些不足，可以找到制約內部控制體系發展的深層次原因。通過合理的改善手段，內部控制體系將在提升內部治理水平、規范內部權力運行、推進廉政建設中發揮重要作用。