林巧利
【摘要】在科研“放管服”和內控結合下,既要有力地接住“放”,也要全力地做好“服”,提高科研經費使用效益,但又不能讓“管”流于形式,造成內控風險。文章以高??蒲泻牟牟少彏檠芯繉ο螅瑥暮牟姆秶缍?、耗材采購的風險識別入手,從單位層面完善制度建設,明確高校耗材采購的主體責任,建立科研誠信評價體系;從業務層面具體剖析高校耗材采購預算編制、意向公開、采購實施、驗收管理、經費報銷等流程,闡述如何實施高??蒲泻牟牟少徣鞒坦芾?,著力防范科研耗材采購風險,為提升科研經費使用效益和科研人員工作的開展保駕護航。
【關鍵詞】內部控制;科研經費;耗材采購
【中圖分類號】F406.72
一、引言
一直以來黨中央和國務院高度重視科研創新活動,在科研領域推行“放管服”等相關政策,持續激發科研人員的創造性和創新活力,如2021年發布的《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》(國辦發〔2021〕32號)中提出擴大科研項目經費管理自主權、減輕科研人員事務性負擔,讓科研人員把更多的時間投入實驗等創造性活動中。高校作為承擔科研項目的重要組成機構,其性質決定了必須同時遵守《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》,要做到明確關鍵控制節點和風險評估要求,提高內部控制的針對性和有效性。
耗材是科研經費開支中的常規項目,具有種類多、消耗快、購買起點低、事后難以核對的特點。在“放管服”政策之后,部分高校科研人員過于自我松綁,認為耗材可以自由采購,無須接受監督,要求財務國資等部門“放開”“放行”。這種行為正是高校內部控制業務層面的風險點之一,應該受到關注并采取有效措施防范風險,從強化服務的角度全面梳理再造流程,以期實現耗材采購方便快捷,防范科研腐敗保護科研人員。
二、高校科研耗材采購范圍界定及通用做法
(一)界定科研耗材范圍
科研耗材是指為開展科研活動而需要的消耗性材料,包括試劑、器皿、電子元件(不含儀器設備類)、原材料、各種低價值的輔助材料等。
(二)科研耗材采購通用做法
傳統采購方式是由科研人員自行零星購買,或與供應商簽訂協議定點供貨;信息化普及后,有條件的高校建立了耗材采購平臺,打通大型供應商網絡渠道,科研人員可在平臺范圍內選擇。由于耗材種類繁多,需求多樣,更新快速,且因為部分特殊實驗材料、試劑受到管控等,在實際操作中,高校一般采用傳統方式和平臺方式相結合的方法。
三、識別高??蒲泻牟膬炔靠刂骑L險點
(一)拆單購買,規避采購流程
《中華人民共和國政府采購法》規定了政府采購限額標準,屬于中央預算的政府采購項目,由國務院確定并公布;屬于地方預算的政府采購項目,由省、自治區、直轄市人民政府或者其授權的機構確定并公布;高校根據規定制定符合本校標準的采購限額。以A校為例,本部門一年內同類耗材累計金額預計大于等于2萬元且小于5萬元需要通過校內招標流程采購,大于等于5萬元的則要通過省政府采購平臺公開采購。而有些教師在采購耗材時,為了省時省力存在拆單行為,將同類耗材分批次購買,化整為零將單次購買金額控制在2萬元以下,存在以拆單行為規避校內招標和公開招標的風險。
(二)驗收環節缺失,虛假采購套取科研經費
驗收是對經濟業務活動是否真實的一種實質性檢驗行為。高校教師在使用科研經費采購耗材時,認為金額小、不起眼,習慣性安排經辦人包辦采購、驗收、報銷流程,對實際收貨中的耗材種類、型號、數量、質量等并未做到逐一核對。而學校國資管理部門一般并未參與耗材的驗收,財務部門的職責只是核對報銷、驗收表單簽字等要素是否完整。這就可能存在科研人員在科研經費富余時有僥幸心理,以虛假采購耗材的方式套取科研經費的風險。
(三)質次價高影響科研實驗結果,浪費科研經費
科研實驗的結果有賴于實驗材料的質量和精準性,隨意采購的耗材純度、精度有可能達不到實驗要求,從而造成實驗結果的不穩定性,甚至可能誤導實驗結論方向。以A校為例,某科研人員以高于市場價購買的一批試管,壁管四周粗糙,壁管底部不平整,在提取液體實驗過程中掛壁現象嚴重,重復實驗幾十次才能得到預期結果,既造成試劑、試管的大量浪費,也額外花費時間,耽誤科研進度。這就存在耗材質次價高,變相浪費科研經費的風險。
(四)出入庫管理無序或缺失
由于科研人員實驗工作時間不定,在科研關鍵階段加班加點也是常事,有時凌晨時分還在實驗室忙碌,而耗材管理員實行正常上下班制,客觀上無法滿足科研人員隨用隨領耗材的要求。如果提前領取耗材,也存在數量不確定、試劑活性消失等可能性。由于在實驗急需時耗材不夠,科研人員和耗材管理人員的矛盾時有產生?,F實磨合中,耗材管理人員有時會采取讓科研人員自行拿取耗材,過后補辦領用手續的方式。這就存在漏記、錯拿、耗材外流、賬物不實、出入庫管理無序的風險。
四、單位層面完善配套措施規范管理科研耗材
(一)建章立制完善配套措施
在科研“放管服”和內控建設要求的結合下,既要有力地接住“放”,也要全力地做好“服”,提高科研經費使用效率,但不能讓“管”流于形式,造成內控風險,因此要在制度上先行完善,堵住風險漏洞。全面梳理學校相關規章制度,包括科研經費管理辦法、采購管理辦法、實驗室管理辦法,整合與耗材采購相關的規定,制定制度匯編或制度指南。如果已出臺的制度不完善,則應出臺專門制度進行規范管理,形成操作性強的指導辦法。制度中可涵蓋使用科研經費購買耗材的范圍、采購限額、采購途徑等內容,配套發布科研耗材采購全流程圖或一覽表,內附流程節點、辦事時限及崗位責任人,以簡潔明了的方式告知經辦人耗材采購全流程,方便對照流程圖按進度辦理相關事項。
(二)明確主體責任
使用科研經費進行耗材采購時應明確主體責任,自上而下建立四級主體責任人分級制度。目前高校普遍實行的是校長負責制,校長作為法定代表人在離任審計、經濟責任審計、內部控制建設中承擔經濟活動的一級責任即第一責任人;分管科研業務的校領導承擔科研經費相關領導責任即二級責任人;各部門領導承擔本部門科研經費相關責任即三級責任人,如國資部門承擔資產管理責任,財務部門承擔經費開支責任,科研部門承擔科研項目管理責任;科研項目負責人承擔科研經費具體責任即四級責任人,如真實性、必要性、合理性等。各級責任人在職責范圍內,應該做到強化自我管理,杜絕腐敗行為,環環緊密相扣,嚴格把關重要節點,從底層防控科研耗材采購風險點。
(三)建立科研誠信評價體系
依據科學技術部科研誠信建設辦公室2009年出版的《科研活動誠信指南》,結合高??蒲谢顒犹攸c,構建科研人員科研誠信指標體系,將經費開支是否誠信作為一個關鍵指標賦予相應比重??蒲泻牟淖鳛榭蒲薪涃M開支的常規項目,數量積少成多,金額可大可小,種類豐富多樣,應該由審計監督部門定期進行核查,將核查結果反饋至科研管理部門,計入科研誠信評價體系。確立負面清單和違規次數、金額上限,以規范的體系來約束科研人員的采購行為,引導其樹立不敢腐、不能腐、不想腐的科研心態。
五、業務層面實施高??蒲泻牟牟少徣鞒坦芾?/p>
(一)預算先行
科研人員根據科研項目經費額度和實際需求編制耗材經費本測算說明。財務部門結合高校信息化建設情況,對接科研項目管理系統和財務管理系統,根據科研項目申報時的預算,導入財務系統,分配可用額度。
如果在科研活動實際開展過程中發現耗材需求量大于預算,則由科研項目負責人及時提出申請,進行預算調整。在“放管服”后,科研經費預算調整過程已簡化,除設備費用外的其他費用調劑權全部下放給項目負責人,由項目負責人根據科研活動實際需要自主安排。科研耗材屬于業務類費用,其調整權限下放至科研項目負責人,行政部門應減少行政干預,轉化管理意識為服務意識,對合理的預算調整進行備案并及時更新預算額度。
(二)意向公開
根據財政部《關于開展政府采購意向公開工作的通知》,推行采購意向公開工作有助于提高政府采購透明度,方便供應商提前了解政府采購信息,對于保障各類市場主體平等參與政府采購活動,提升采購績效,防范和抑制腐敗具有重要作用。財政資金是科研經費的重要來源,高校在具體使用過程中,應該設立意向公開起點,履行采購意向公開。
科研耗材采購實行意向公開,有利于擴大供應商范圍,增強競爭性,減少科研采購腐敗行為,回歸科研真實采購需求。以A校為例,當采購金額大于或等于2萬元時,使用科研經費采購耗材的部門原則上應在發布采購公告前30日,進行意向公開工作。具體公開內容包括需求部門、耗材種類、數量、規格要求、需求時間、總價等。公開方式有校內采購網頁、省政府采購平臺公開等。
(三)采購實施
無論采用零星購買還是耗材平臺購買的方式,科研耗材具體使用項目的負責人是采購實施行為主體,是采購事項的發起人,有責任跟進全程,推動采購順利進行。采購環節上的各個行政部門根據職責權限行使審批權,提供專業服務。采購實施環節是科研耗材采購全流程的重要風險點,要避免拆單購買、商業賄賂、裙帶關系,選擇合格供應商。零星購買時建議貨比三家,挑選質優價美的耗材;在耗材平臺購買時應該選擇完全符合要求的,不因平臺商家貨物限制而勉強購買;及時報送耗材平臺管理部門擴充商家庫,剔除不合格商家,防止變相壟斷。
(四)驗收管理
設計標準統一的科研耗材驗收單,采用雙人驗收模式,驗收人員應該具有相關專業技術能力,能夠對耗材性能做出正確判斷;采購人和驗收人均要嚴格把關耗材質量,建議與供應商簽訂耗材質量承諾書,對耗材給予適當保證期,保證期內發現耗材不合格的予以退換;驗收時重點檢查耗材型號、試劑純度、規格、數量、重量、保質期、廠家信息等,發現與采購需求參數不符合的耗材要第一時間退回,并要求更換合格產品;二次驗收不合格的耗材,則要取消該供應商供貨資格。
(五)出入庫管理
針對前文所述的耗材漏記、耗材外流、賬物不實、出入庫管理無序的風險,要建立規范的耗材出入庫流程,實行專人保管,用信息化方法管理耗材庫存信息,如使用出入庫管理系統,做到入庫有核對,出庫有登記,單單有痕跡。定期盤點庫存耗材數量,檢查耗材保存情況,特別是要關注耗材試劑的活性成分、有效期等有可能影響科研實驗準確度的關鍵因素,及時淘汰過質保期、破損的耗材。根據庫存數量及實驗需求,及時補充耗材,保障科研工作順利進行。
(六)經費報銷
根據高校財務報銷制度及財務信息化要求,適當簡化報銷流程。有條件的高??刹捎脽o紙化報銷方式,采用技術手段對接耗材采購平臺,在耗材采購事項包括驗收環節結束后,由采購負責人在平臺上操作推送報銷信息至學校財務系統,財務系統自動提取耗材相關資料如總價、使用部門、經費開支項目等生成報銷單,再由采購負責人上傳相關驗收附件等,完成報銷送審。財務部門根據經費審批流程及科研經費額度控制情況,及時審批耗材采購報銷。
(七)人員培訓
加強對科研耗材經辦人員的培訓,包括加強思想教育,樹立廉潔采購意識,強化業務培訓,了解耗材信息,熟練掌握采購流程;增強行政部門科研耗材采購審批人員的服務意識,改變工作作風,換位思考,提高辦事效率,為科研耗材采購提供便捷全面的服務。
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