高校內部控制信息化建設優化路徑研究
——以高校Z 為例

徐愛蘭，何元鈺，彭滿如，劉漢森

（中南大學 計劃財務處，長沙 410000）

0 引言

2012 年至2016 年，財政部發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21 號）、《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24 號）等政策文件，教育部發布了《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》等政策文件，這些政策文件都要求建立健全高校內部控制制度，完善高校內部控制體系，加強內部控制信息系統應用，規范高校經濟活動，加強高校的經濟管理，進一步完善財務、會計管理制度，加強預算管理、成本核算與控制、財務監管和運行監督，有效利用人力、物力、財力等資源，提高財務管理效率、降低成本。上述政策文件的制定和貫徹實施為建立以預算管理為主線、以資金管控為核心、以財務內部控制信息化為重要保障手段的財務內部控制管理信息系統提供了政策支持和理論依據。

隨著新政府會計制度的實施，高校財務工作量和工作難度不斷增加，在數據一體化時代，高校財務信息化水平與師生需求仍有較大差距。為滿足高校日益增長的工作和管理需求，實現從會計核算向內控管理、資金監管向決策支撐的轉變，構建好基于內部控制要求的全流程電子化、智能化高校財務信息系統顯得尤為重要。內部控制本身是一種組織、計劃和程序，需要依托信息化手段發揮作用。高校需要借助更為先進的現代信息系統，確定經濟活動內部控制的主要流程和關鍵環節，減少人為因素的干擾，提升工作效率，實現經濟業務的全過程監管。高校建立和完善一套符合學校經濟活動持續發展要求、與預期發展能力相匹配的內部控制制度，是提高預算資金使用效率和資源利用效率、規避風險的重要保障機制。內部控制信息化建設既有經濟業務活動的信息化建設，也有經濟業務活動與其他業務活動的數據互通與共享，涉及提升校園智能化水平、探索新型教學形式、創新教育服務業態、推進教育治理方式變革4 個方面。同時，高校的信息化建設缺乏整體設計和布局，內部各職能部門的業務系統大多只考慮自身業務需求，各自為政，缺乏協同管理的部門合作意識，“信息孤島”問題突出。

加強內部控制有助于提高財務管理信息化質量，財務管理信息化質量的提高又將促進內部控制制度的有效實施。財務信息化建設與內部控制建設相輔相成。為了更好地推動高校財務信息化建設、防控大數據時代信息系統運行風險、發揮信息系統的作用，高校必須要同時做好內部控制與信息化建設工作。

1 基于內部控制的高校Z 財務信息化建設現狀

高校構建內部控制體系能夠有效地監督學校業務流程的運行情況，是高校提升內部控制水平、防范應對風險、規范權力運行的重要手段，從而有助于高校實現戰略目標。

高校Z 基于內部控制的要求，依托于財務內網和校園局域網搭建了高校財務信息系統，實現了財務數據統一運維、共享、全面核算的目標。該財務信息系統為全校師生提供了優質的財務管理服務，但仍存在許多問題。

高校Z 在學生收費、差旅出行、零星物資采購等經濟活動的信息技術應用方面仍存在很多不足，如經濟活動信息碎片化管理，共享機制不健全，經濟運行信息化程度不高，內部管理制度、流程、開支范圍等未能在現有的信息系統中完整地予以體現，要解決學校內部管理存在的種種問題，高校Z 就要不斷提高管理水平，做到全面規范財務管理。信息系統的運用能實現經濟活動“事前規劃、事中控制、事后評價”的全過程管理，提高經濟活動的準確性、完整性、合規性和合理性，能讓學校管理者有效監督控制學校管理活動的各項收支。

目前，高校Z 財務系統與其他部門各模塊業務系統之間仍各自獨立運行，暫未實現互聯互通，難以實現系統集成和數據共享，信息管理碎片化，具體問題如下。

1.1 基于內部控制的財務管理信息化水平亟待提高

高校Z 的財務信息化建設在校領導的重視下，歷經20 多年從“會計電算化”發展到“財務信息化”，已經初步建立功能相對齊全的財務信息系統。該系統具備網上預約報賬、信息在線查詢、領導決策支持等多方面功能，并開始嘗試借助大數據分析、數據抓取等技術向更加智能化的服務方向發展。高校Z 整體工作效率、師生滿意度有了很大提高，但各流程環節、學校各部門之間的信息系統仍然相互獨立，“數據孤島”問題仍未解決，未能真正建成高效且符合內部控制要求的信息化財務管理系統。

1.2 與學校各系統對接存在問題

高校Z 各業務部門基于自身業務需求與管理需求都各自擁有獨立的系統，這些系統在運行環境、數據存放格式、數據讀取方式等方面各有不同。財務系統與相關業務部門的系統不是由同一個軟件供應商開發的，各系統的基礎數據標準缺乏統一規范，缺少可對接的字段，很難進行深層度的對接，從而造成業務協同程度低，影響學校職工工作效率。

因此，在新的政策形勢下，為適應國家對高校的管理要求，高校Z 建立以預算管理為主線、以資金管控為核心、以財務內部控制信息化為保障的經濟運行內控管理模式，無疑是提高自身管理能力的有效手段。搭建符合內部控制要求的財務管理信息系統是響應政府號召必須采取的手段，也是高校自身發展的客觀需要。學校管理者只有通過真實、有效的財務管理信息系統，才能清楚地知道“錢從哪里來，錢到了哪里去，錢用得是否合規”，否則規范化、精細化的財務管理將無法實現。將內部控制要求合理地嵌入財務管理信息系統中是高校Z 財務信息化建設的下一步目標。

2 高校財務內部控制信息化建設優化路徑

建立會計監督與審計監督相結合的財務監督機制是實現財務監督的根本保證。進一步拓寬財務監督范圍，從單一的經費管理監督擴展到資產物資管理監督，對所有經濟活動進行全面監督，使高校的經濟活動運行處在全程監督中。改革財務監督方法，高校財務需由事后監督向事前審核、事中監控、事后檢查的全方位監督轉變，形成多環節、全過程的財務監督管理格局，提高監督的科學性和時效性。如何借助信息技術不斷完善內部控制體系建設，將內部控制要求嵌入財務管理信息系統，減少人為因素對內部控制有效性的影響是一個值得研究的課題。

財務內部控制信息化建設是將各類經濟活動嵌入財務管理信息系統，實現內部控制的程序化、常態化，減少人為因素對內控執行的影響，實現經濟活動信息的共享和業務過程的信息化管理，并通過統計分析經濟活動的信息，為管理決策提供支持，提高工作效率。

圍繞高校內部控制進行信息化建設存在很多共性問題，從深化“放管服”改革、推動信息化建設方面提出高校內部控制信息化建設的優化路徑，助力我國高等教育事業現代化建設，將經濟活動流程、業務規則嵌入信息系統控制流程，從而實現事前控制、事中控制、事后審核。筆者具體從學生收費、差旅出行類、預算申報類、零星物品采購類、網上支付類經濟活動內部控制信息化建設優化措施入手，探索如何通過信息化手段優化高校內部控制路徑。

2.1 學生收費內部控制流程信息化

隨著高校學生數量的日益增長，學生學籍異動種類多且學籍異動頻繁，學生的收費管理工作復雜且煩瑣。為實現學生收費內部控制流程信息化，面向全校師生的網上繳費平臺與財務內部的學生收費管理系統需要協同合作，實現在校師生繳費、收費、管理的全流程電子化。將學生收費管理系統與業務部門（研究生院、本科生院）的教務管理系統進行對接，可以實現學生收費業務的全流程電子化、規范化。

學生收費平臺將所有學生收費管理歸集于統一平臺，可以減少財務工作量，并能高效、科學地進行收費管理。學生收費平臺用于收取學生費用的處理和信息統計，并為收費后的管理、查詢、統計、欠款催繳等問題提供全面的解決方案。

為實現學生收費內部控制流程信息化，重點在于實現學生收費系統與本科生、研究生教務管理系統的對接，實現本科生、研究生院業務系統和學生收費平臺的互聯互通，實現學生身份信息、教務學籍管理信息和學生繳費信息的全面共享，以滿足學校內部控制體系對學生收費管理工作的各項要求。

在大數據時代，數據資源非常重要，對于財務數據而言，數據的安全性和個人隱私問題更加重要。在數據交換過程中，如何保障數據安全也成了一個值得研究的問題。

如圖1 所示，筆者設計的數據交換系統對接模型包含3個部分：一個數據擁有者，一個數據“中間站”，多個數據使用者。數據擁有者的主要任務是對自己的數據進行加密，并在加密的數據上生成索引。數據使用者是對特定范圍的一些數據感興趣的群體。經過授權的數據使用者主要任務包括加密他們的查詢請求并將其發送到數據“中間站”，以及使用從數據擁有者處獲得的密鑰進行解密來接收加密數據。數據“中間站”的作用是為數據擁有者提供存儲服務，并根據數據擁有者上傳的索引來處理數據使用者的查詢請求，將符合查詢要求的結果返回給相應的數據使用者。將該系統模型嵌入財務管理信息系統后，能在保證數據交互的基礎上保護用戶的個人隱私信息安全，因此該系統具有重要的實踐應用價值。

圖1 數據交換系統對接模型

高校的信息與網絡中心作為可信的數據“中間站”，在此對接模型中起到了至關重要的作用，擁有可信安全的數據“中間站”后，將省去對海量數據進行加密與解密的時間，大大提高作為數據擁有者的財務管理信息系統與作為數據使用者的業務系統的工作效率，能更高效、科學地管理學生的費用收繳問題。

學生收費平臺應主要包括學生的學費收繳、住宿費收繳和其他代收費方面的功能。

2.1.1 學費收繳功能

學生收費平臺應具備學費的收費、退費和減免功能，并分別生成收費單、退費單和減免單，應支持POS機刷卡和掃描二維碼收費，支持銀行批扣，并生成收費單。此外，該平臺應具備生源地貸款和銀行貸款收費功能，并生成收費單；允許每年度學費有多交的情況，且不需要轉入暫存或其他年度；實現紙質票據的單張和批量打??；實現學費收費、退費和減免的復核，并生成復核單；具備生成學生代碼功能，可查看并修改學生各類信息；具備生成各種收費和欠費的統計報表的功能。

2.1.2 住宿費收費功能

學生收費平臺應包含設置學校宿舍樓棟代碼功能，可添加、刪除、修改學校宿舍樓棟信息；具備住宿費設置功能，可指定管理住宿費的業務部門、業務管理員進行管理學校宿舍樓宿費設置；實現學生住宿信息由業務部門導入和管理，并且學生住宿費的應收款由平臺自動生成與更新；實現學生入住、更換宿舍、退宿等宿舍管理業務辦理，并同時修改學生住宿費的應收款；具備住宿費的收費、退費和減免功能，并分別生成收費單、退費單和減免單，支持POS 機刷卡和掃描二維碼收費；允許每年度住宿費有多交的情形，不需要轉入暫存或其他年度；具備生成各種收費和欠費統計報表的功能。

2.1.3 代收費功能

學生收費平臺應包含代收費設置功能，可指定代收費的業務部門、業務管理員來設置；實現代收費的人員信息由業務部門導入和管理，并且代收費的應收款由平臺自動生成與更新；自動生成各種收費和欠費的統計報表。

學生收費平臺與本科生、研究生教務管理系統對接接口涉及的主要功能應包括：本科生教務管理系統、研究生教務管理系統，以及將本科生和研究生新生的各項信息和收費（學費、住宿費及其他待繳費）標準傳輸到中間數據庫，由學生收費平臺生成收繳記錄。

本科生教務管理系統、研究生教務管理系統將本科生和研究生的身份、教務、學籍異動信息及時更新。學生收費平臺及時將本科生、研究生收費（學費、住宿費及其他待繳費）的繳費情況傳輸到接口中間數據庫，與本科生教務管理系統、研究生教務管理系統共享。

2.2 差旅出行類經濟活動內部控制信息化

為解決差旅出行類經濟活動內部控制問題，高校應搭建差旅服務平臺，通過將高校的差旅服務平臺與職工職級相對接，將不同職工職級所對應的差旅出行標準事前輸入系統，增加事前申請事項，把出差相關事項都做好明確規定，從而實現差旅出行類經濟活動的事前內部控制。

行程結束后，高校財務處會計人員可在差旅服務后臺審核行程已經結束的行程報銷申請，并根據實際情況修改可報銷金額和補助等內容。審核完后，會計人員打印出報銷預約單、電子發票（如有）和會議通知等輔助材料，將預約單號輸入至報賬系統直接生成報銷憑證。同一筆差旅費中的交通費、住宿費、會務費和補助均可體現在同一個憑證里；標準內的差旅費報銷事項無須事后審批，也不用再提交任何紙質預約單之類的報銷材料，全程線上報銷（見圖2）。

圖2 出差人操作流程

差旅出行類經濟活動內部流程信息化有效解決了全校師生出行（出差辦事，學習調研，參加培訓、國際學術交流或學術會議等各種活動）、報賬（交通費、住宿費、補貼）等問題。一鍵式購票、報銷、申請補助大大節約了師生辦理相關財務業務的時間，具有自動生成行程單、無須手動貼票、商旅平臺墊付、靈活支付方式等優勢。差旅服務平臺可與網上報銷系統無縫對接，網上自助申報補助，教師無須再來財務處，實現差旅從出行到報銷全面信息化，自動化；師生只需憑借身份證與手機就能出行，在符合內部控制的要求下大大簡化了報賬流程和減少了財務人員的工作量。

同時，差旅服務平臺可打破信息“孤島”，全面對接賬務系統、網報系統，內置機票、酒店、列車實時查詢系統，實時比價，更簡單、方便、透明；告別煩瑣的審批流程，只需一張表單，即可完成報銷申請；差旅管控自動化實施（符合高校差旅政策，包含淡旺季管控）、自動提醒、協助選票，從而實現差旅出行類經濟活動的事前內部控制。

2.3 預算申報類經濟活動內部控制信息化

基于高校預算管理的規章制度，高校應搭建集預算申報、預算編制、撥款下達、預算執行、執行分析及預算績效自評于一體完整有效的預算管理系統。預算管理系統支持各預算申報項目及申報模板的編制，可按照業務性質和預算內容的不同，實現預算申報模板的細化管理，支持人員經費、公用經費、專項預算等明細的申報，滿足主管部門和學校管理的需要；支持對經費管理進行實時控制，對計劃撥款、執行情況進行查詢分析，可實現從預算編制、預算撥款到預算執行與預算結果反饋全過程的預算管理，提高預算管理的可控性和透明度，加強規劃、計劃與預算的結合，提高資金配置和使用效率；實現預算項目和財務項目之間的關聯管理，滿足預算項目跨年度的跟蹤、統計與決算需求；可實現多樣化、多維度的預算分析目標。預算管理系統具體應包括校內綜合預算申報、項目庫管理兩項重要功能。

2.3.1 校內綜合預算申報

校內綜合預算申報主要包括基礎數據配置、預算申報、預算審核、預算批復、預算調整和調整后批復、預算綜合查詢、預算項目立項、預算額度申請、預算撥款申請以及預算管理端報表等功能。

2.3.2 項目庫管理

項目庫管理是從預算申報類經濟活動內部控制的實際需求出發，充分考慮專項資金管理過程中不同單位、不同職能部門在整個專項資金生命周期中的信息需求，實現專項資金項目申報、審核、批復等各環節的電子化、公開化管理，提高專項資金的使用效率和管理水平，實現預算申報類經濟活動的事前、事中、事后控制。

2.4 零星物品采購類經濟活動內部控制信息化

將零星物品采購類經濟活動嵌入內部控制信息化建設，可進一步提升高校貨物、服務采購工作的規范化水平，提高采購質量和采購效率，符合內部控制要求。要想為采購業務提供先進的信息技術，為高校各單位提供高效便捷的采購服務，高校就需要搭建物資采購平臺。物資采購平臺的上線可解決全校師生采購（辦公用品、低值易耗品等）難、報銷難的問題，教師只需通過采購平臺對第三方進行采購，無須刷卡支付和開票；同時應實現學校財務系統與物資采購平臺無縫對接，由學校和供應商進行統一結算，可大大減輕教師和財務人員的負擔；自動生成出庫單、入庫單及采購合同，確保采購活動合規，提高工作效率。

2.5 網上支付類經濟活動內部控制信息化

隨著高校規模日益擴大，高校內部收費項目也日益增多。因此，高校要積極搭建能通過二維碼、網頁、系統對接在線收取師生在校生活、學習產生的各種費用的網上支付平臺。二維碼便捷收費可涵蓋絕大多數校內收費場景，規范了收費業務流程。在收費開始之前，高校的相關業務部門應對該項收費的標準進行審核，實現網上支付類經濟活動的事前內部控制。在校師生根據事前審核通過的收費標準，合法合規地進行網上繳費。

同時，網上支付平臺應對接增值稅電子發票開具系統，實現師生在網上支付平臺繳納各種費用后都能立刻收到查詢、下載電子發票的短信、郵件。在符合收費類經濟活動內部控制要求的前提下，網上支付平臺實現了網上支付、開具發票等全流程電子化，大大節約了師生在辦理相關業務上耗費的時間。

3 結語

我國信息化技術的快速發展給高校財務工作帶來了新的機遇與挑戰，同時高校計劃財務處作為高校重要的服務部門之一，其信息化建設對高校事業發展、進一步深化“放管服”改革、從系統業務流程上滿足內部控制要求具有重要的意義。文章以高校Z 為例，對其高校財務信息系統主要組成模塊進行分析，提出應通過借助信息技術不斷完善內控體系建設，將內部控制要求嵌入財務管理信息系統，減少人為因素對內部控制有效性的影響，以內部控制要求為標準，搭建完善的高校財務內控信息系統，對提升師生滿意度具有重要作用。