我國檔案開放與利用現狀及影響因素分析

2022-03-27 10:38:04任紅娟楊俊杰劉晏良殷君威

檔案管理 2022年2期

任紅娟楊俊杰劉晏良殷君威

摘? 要：通過對2010—2019年中華人民共和國國家檔案局網站發(fā)布的《全國檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計年報》和《檔案統(tǒng)計資料》中關于檔案開放與利用的相關數據，中國知網檢索的研究成果數據以及國家統(tǒng)計局發(fā)布的人均國內生產總值等數據的匯總和分析，從政策法規(guī)、科學技術、社會經濟發(fā)展水平三個方面分析了對我國檔案開放與利用的影響，意在找出影響我國檔案開放與利用的根本原因以及應對策略，為更大程度地促進檔案的開放與利用，推動檔案事業(yè)的發(fā)展提供參考依據。

關鍵詞：檔案開放;檔案利用;檔案事業(yè)建設

Abstract： This paper conducts data summary and analysis based on multiple data sources，it includes the relevant data on archival opening and utilization in the Statistical Annual Report of National Archives released on the website of China and the Archives Statistics in 2010-2019 ， the data about archival achievement on CNKI and the per capita GDP released by the National Bureau of Statistics.The paper analyzes the influence about archival opening and utilization from three aspects： policies， science and technology， and social development level. It is intend to find out the fundamental causes about archival opening and utilization， and then propose the coping strategy. Through in-depth research， the findings of this paper can provide decision-making referenceto to development of archives.

Keywords： archival opening; archival utilization; archival construction

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂《中華人民共和國檔案法》，[1]將檔案開放年限從30年縮至25年，從法律層面加快檔案開放速度，加大了檔案開放的程度。

國內學者從不同的角度探討了影響檔案開放與利用的因素。徐廣虎[2]、馬紅[3]等學者認為法律法規(guī)是影響檔案開放與利用的重要因素，通過對我國檔案館法律規(guī)范的梳理與分析，提出了立法立規(guī)的急迫性;陳忠海[4]等學者通過對比國內外檔案立法規(guī)范，提出國內檔案法規(guī)存在的不足之處，認為完善的法規(guī)體系對檔案的開放與利用具有重要意義。李鵬達[5]、梁營[6]等學者從技術的角度出發(fā)，研究了數據挖掘在檔案工作方面的應用以及技術的使用對檔案開放與利用的促進效果;馮佳[7]、劉英霞[8]、原春紅[9]等學者通過研究人工智能技術在檔案領域的應用，探究了人工智能技術對檔案開放與利用的促進作用;劉越男[10]、楊茜茜[11]、高慧筠[12]等分析了區(qū)塊鏈技術在電子健康檔案開放領域的應用、優(yōu)勢與不足，提出了基于區(qū)塊鏈技術的電子健康檔案開放共享策略。蔡璇[13]、黃夏基[14]等學者則認為作為社會實踐活動的重要部分，檔案工作必然受到經濟因素的影響，因此從不同的方面分析了經濟因素對檔案開放與利用的影響。

本研究在國內已有的檔案開放與利用的研究基礎之上，結合國家檔案局政策法規(guī)司發(fā)布的2010—2019年全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要中的相關數據統(tǒng)計、中國知網發(fā)布的相關論文以及國家統(tǒng)計局官網發(fā)布的相關數據，對2010—2019年我國檔案開放與利用情況進行了分析，探討影響我國檔案開放與利用的因素。

1 檔案開放與利用現狀

1.1 檔案開放現狀。通過對中華人民共和國國家檔案局網站發(fā)布的《全國檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計年報》[15]和《檔案統(tǒng)計資料》[16]中與檔案開放有關的數據進行提取，分別得到我國2010—2019年檔案開放情況統(tǒng)計表和國家檔案館2010—2019年館藏開放分析圖，如表1和圖1所示。

我國國家檔案館（室）檔案開放數量由2010年的6306.4萬卷增長到2019年的13171.6萬卷，十年間增長了108%;檔案的開放率卻由2010年的20.5%下降到2019年的16.0%。其中，僅有2013年、2017年、2019年，我國檔案開放率呈現上漲趨勢，2013年為檔案開放率最高的一年，由2012年的18.4%上漲至21.0%，上漲幅度為2.6%，檔案開放數量比2012年多1724.5萬卷。2017年、2019年上漲幅度分別為0.6%、1%。2011年、2012年、2014年、2015年、2016年、2018年，我國檔案開放率呈現下降趨勢，其中下降幅度最大的是2014年，由2013年的21%下降至17.1%，下降幅度為3.9%。我國檔案館藏數量從2010年的30757.3萬卷增長到了2019年的82850.7萬卷，檔案館藏增長率高達169%，而檔案開放增長率只有108%。

1.2 檔案利用現狀。通過對中華人民共和國國家檔案局網站發(fā)布的《全國檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計年報》和《檔案統(tǒng)計資料》中有關檔案利用的數據進行提取，得到我國2010—2019年檔案利用情況統(tǒng)計表，如表2所示。

2010年我國檔案接待利用者為425萬人次，到2019年檔案接待人次為716.4萬人次，10年的時間接待檔案人數上漲300萬人次，檔案利用數量從2010年的1052.1萬卷/件次到2019年上漲一倍達2140萬卷/件次。從對檔案的利用類型中可以看出對現行文件的利用者和利用卷/件次呈現逐年下降的趨勢，2010年，現行文件利用者43.4萬人次，到2019年僅剩17.3萬人次。2010年，對現行文件利用144.8萬卷/件，到2019年下降到30.6萬卷/件。另外，對資料的利用情況也不樂觀，2010年，全國檔案館資料利用者35.3萬人次，資料利用次數為63.2萬冊，而到了2019年，到館資料利用者下降至20.3萬人次，資料利用次數為41.8萬冊次。

我國2010—2019年檔案開放數量呈現上升趨勢，檔案開放率總體呈現下降的趨勢。盡管檔案利用呈現緩慢增長的趨勢，但對現行文件和對資料的利用人數和次數，仍呈現逐年下降趨勢。總體來說，我國2010—2019年檔案開放與利用的情況并沒有隨著社會整體發(fā)展而呈現良好的上升趨勢，這必然是多種因素作用下的結果，因此，本研究主要目的是探究影響檔案開放與利用因素，并針對問題提出建設性意見。

2 檔案開放與利用影響因素分析

本研究經過大量的文獻調研和系統(tǒng)的梳理與歸納之后，將影響檔案開放與利用的因素歸納為三個方面：政策法規(guī)對檔案開放與利用的影響、科學技術對檔案開放與利用的影響、經濟對檔案開放與利用的影響。筆者從宏觀的角度將這三個方面的因素進行數據化歸納，更加直觀的分析檔案開放與利用和相關影響因素之間的關系，并對此提出合理的建議。

研究選取國家檔案局官網發(fā)布的2010—2019年有關“法治工作”“相關政策法規(guī)”的官方信息代表政策法規(guī)。采用中國最大的中文數據庫中國知網2010—2019年間發(fā)表的有關檔案和技術相結合的文獻數量表現科學技術在檔案領域的發(fā)展程度。采用2010—2019年人均國內生產總值表示社會經濟發(fā)展情況。得到的數據統(tǒng)計如表3所示。

2.1 政策法規(guī)對檔案開放與利用的影響

2.1.1 我國檔案政策法規(guī)發(fā)展史。我國有關檔案的法律法規(guī)并不多，相比于其他方面并不十分完善，其發(fā)展歷史也不過40年有余。1980年，檔案局發(fā)布的《關于開放歷史檔案的幾點意見》首次提出“檔案開放利用”。1987年，《中華人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放，是我國首次將檔案開放與利用寫入法律。1996年，修改《檔案法》第十九條第二款：檔案館應當定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便，為檔案的開放與利用作出了新的規(guī)定。至此形成了以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）《中華人民共和國檔案法實施辦法》為準繩，并以《各級國家檔案館開放檔案辦法》《機關檔案工作條例》《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》等政策法規(guī)配合實施的檔案開放與開發(fā)制度體系。新《檔案法》將檔案開放年限從30年縮至25年。

2.1.2 檔案政策法規(guī)數據分析。如表3所示，我國2010—2019年檔案開放率呈現曲折下降的趨勢。從國家檔案局官網發(fā)布的有關政策法規(guī)的數量來看，2010年、2013年和2019年國家檔案局官網發(fā)布有關政策法規(guī)的數量不足10條，但2010年、2013年、2019年的檔案開放率卻在10年中位居前三名。其中，2013年是這10年間檔案開放率最高的一年，由2012年的18.4%上升到21.0%，呈現出為數不多的小幅度上漲，但這一年我國國家檔案局官網發(fā)布的有關政策法規(guī)的數量只有9條，而開放率第二高的2019年國家檔案局官網僅發(fā)布2條有關政策法規(guī)的公告，開放率位居第三的2010年，有7條關于政策法規(guī)的公告。因此從數據統(tǒng)計來看，我國檔案開放率與政策法規(guī)發(fā)布的數量之間沒有明顯相關關系。

2.1.3 檔案政策法規(guī)內容分析。從發(fā)布的政策法規(guī)內容來看，2013年7月11日國家檔案局下發(fā)《關于嚴格執(zhí)行財政部、發(fā)展改革委關于取消利用檔案收費規(guī)定的通知》，明確要求全國各級檔案部門立即停止所有利用檔案收費，不得以任何理由拖延或者拒絕執(zhí)行。凡未按規(guī)定取消相關收費的，將追究責任人員的行政責任。

2019年，我國國家檔案局僅僅發(fā)布2條有關政策法規(guī)的公告，分別為“檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定”和“國務院辦公廳關于印發(fā)第二次全國污染源普查方案的通知”。從2019年我國檔案局官網發(fā)布的這兩條相關政策法規(guī)的內容來看，“檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定”對檔案工作具有直接的影響。因此從內容來看，我國檔案開放率與政策法規(guī)發(fā)布的內容之間的關系更高，內容更細化，檔案開放率更高。

2.2 科學技術對檔案開放與利用的影響

2.2.1 科學技術的量化分析。從中國知網檔案與科技相結合論文發(fā)表的數量來看，我國檔案領域與科技相結合的論文數量呈現相對穩(wěn)定的緩慢上升趨勢，并未出現過急劇上升或下降的情況，其中2012年論文增長量是10年中最多的一年，同年的檔案開放率為18.4%，相較于2011年的20.1%呈現下降趨勢;2018年相關論文數量呈現下降的趨勢，同年的檔案開放率為15.0%，仍然處于下降趨勢。2013年檔案開放率為21.0%，是十年間檔案開放率最高的一年，但這一年的論文增長量相較于2012年呈現下降趨勢。這表明，我國檔案領域與科技相結合的論文數量與檔案開放率之間沒有明顯的直接關系。

2.2.2 科學技術的內容分析。總體來看，我國檔案領域與數據挖掘技術、區(qū)塊鏈技術、人工智能等技術等內容結合的研究更偏向對檔案的鑒定或開放等流程的優(yōu)化建議與對策研究上，對新技術在檔案工作過程中所出現的實際問題的探究較少。

論文研究的方向在一定程度上能夠反映該領域的發(fā)展情況。國際檔案領域前沿走向更偏向實例研究，而國內檔案領域與技術結合的論文寫作仍然呈現理論研究多于實踐研究的情況。檔案開放在國家政策的指導和館內規(guī)章的規(guī)范之后，與現代社會先進技術相結合成為其突破的瓶頸，也是實現檔案開放更大化，最大限度地發(fā)揮檔案作用需要解決的關鍵。

2.3 經濟發(fā)展水平對檔案開放與利用的影響

2.3.1 經濟發(fā)展水平對檔案開放利用的數據影響分析。由表3數據顯示，我國人均生產總值從2010年到2019年呈現持續(xù)穩(wěn)定增長的態(tài)勢，從2010年的30876元到2019年建黨100周年的70892元，已經實現了人均生產總值翻一番。經濟基礎決定上層建筑，在社會經濟蓬勃發(fā)展的情況下，我國檔案開放率卻并沒有隨之向上發(fā)展，而是呈現曲折下降的態(tài)勢，由2010年的20.5%到2019年的16.0%。檔案利用情況也不樂觀，無論是檔案還是文書以及資料的利用率都在逐年下跌，對檔案的利用人數與次數越來越少。這一數據統(tǒng)計表明社會經濟發(fā)展水平情況與檔案開放與利用之間沒有呈現出明顯的關系。

2.3.2 經濟發(fā)展水平對檔案利用者的影響。檔案利用者對檔案的需求不是自然而然產生的，而是受到外部動力的驅使而被動產生，這個外部驅動力我們可以歸因于社會經濟發(fā)展水平所帶來的各個層面的要求。經濟發(fā)展水平對檔案利用者的影響主要體現在經濟水平提高喚起檔案意識的覺醒，加之檔案利用者作為社會人在經濟社會中必然受到各方面的驅動，從而對檔案產生使用的需求。社會人只有在基本的生理需求得到滿足的情況下，才會有高層次的需求產生，因此經濟基礎是人追求思想文化層面需求的基礎。

2.3.3 經濟發(fā)展水平對檔案提供者的影響。經濟發(fā)展水平對檔案提供者的影響主要體現在檔案資源類型的增加，檔案工作所需硬件環(huán)境以及軟件設施的要求的提升。社會經濟飛速發(fā)展所帶來的直接后果是經濟活動越來越多，體現在檔案資源上就是檔案資源類型的增多。如電子健康檔案、私人檔案等都是社會經濟發(fā)展到一定程度的產物，這些檔案的存在，對檔案工作者開展檔案工作增加了更多的要求。

首先是工作設備的要求，對年代悠久的珍貴檔案進行相關的搶救和修復，需要特定的人才和工具;紙質檔案進行數字化的過程需要掃描儀、復印機、電腦等硬件設備，檔案資源類型的增多對軟硬件的要求大大提升，這就要求國家需要投入更多財力來進行檔案工作。《國家重點檔案保護與開發(fā)項目管理辦法》中就提到對專項資金“嚴格資金管理，提高資金使用效益”“各級財政部門和同級檔案行政管理部門應當加強專項資金預算監(jiān)管和績效管理，提高財政資金使用效益”。

其次是軟硬件設備的使用也需要檔案工作者專業(yè)能力和技能的提升。筆者對2010—2019年國家檔案局官網發(fā)布的檔案工作者文化程度和專業(yè)程度進行了分析，發(fā)現我國檔案事業(yè)工作者整體文化程度分布為大學本科和大專居多，其次為中專及以下學歷，博士研究生和碩士研究生數量稀少。而我國檔案工作者中檔案學專業(yè)的人員占總人數的比例不到20%，這表明，檔案事業(yè)建設還需在人員培訓上投入相當大的人力與物力，而人力與物力的投資也需要大量的資金支持。但從實際情況來看，有關部門對檔案工作投入以及社會檔案意識的水平，仍然處于較低的狀態(tài)。

3 我國檔案開放與利用提升的應對策略

3.1 政策法規(guī)的細分化。由上述分析得出，我國有關檔案政策法規(guī)的數量與檔案的開放率成反比，與其發(fā)布的政策法規(guī)內容的相關度更高。這說明我國政策法規(guī)的頒布應該貫穿檔案開放的全過程，其發(fā)布內容應該細化到檔案開放的每一步，做到檔案開放流程化，有序化。如北京市海淀區(qū)檔案館針對檔案鑒定工作增設了專門的鑒定科室，配備副處級調研員專項負責，專人具體落實，建立了開放鑒定室，開發(fā)檔案開放鑒定操作系統(tǒng)，將其嵌入館藏檔案數據管理系統(tǒng)，提高了其鑒定效率。加快檔案開放與利用的首要任務是加快檔案鑒定速度，鑒定工作的效率的提升，對檔案的開放與利用起到至關重要的作用。檔案政策法規(guī)對檔案開放與利用的影響是立竿見影，但政策法規(guī)并不是為了發(fā)布而發(fā)布，而是要準確、及時、有效。因此在這個過程中，需要檔案工作人員和相關部門的高度配合和大量實踐，才能發(fā)現本質性的問題并針對問題提出建設性意見，使得檔案工作能夠更好更快地開展，促進檔案開放，便于社會公眾對檔案資源的利用。

3.2 技術應用的實踐化。由研究得出，新技術和新科技與檔案開放率之間沒有明顯的相關關系。筆者在對檔案與科技結合的論文的內容分析過程中發(fā)現，國內區(qū)塊鏈、數據挖掘等科學技術的研究很多，學者對新興技術在檔案工作中應用的效果持不同的意見。一方面，技術相對不成熟，因此在對待檔案這一原始記錄的開放與利用中，需要做大量的實驗和實踐，才能發(fā)現其中存在的問題，這一過程不是一蹴而就的，而是需要長時間的人力與物資的投入。另一方面，檔案從“雙軌”到“單軌”，檔案館檔案利用率下降，而電子文件產生成倍增長，電子文件利用率也隨之增長，說明科技對檔案的利用方式是有影響的。

3.3 經濟投入的專項化。研究得出，社會經濟發(fā)展水平與檔案開放之間沒有明顯的相關性，但這不代表檔案開放與經濟發(fā)展水平沒有關系，相反，兩者之間的關系是潛移默化、千絲萬縷的。總體而言，經濟發(fā)展水平越高，社會的檔案意識越高，檔案工作的工具越先進，檔案開放率應該越高。但數據顯示，這種假設沒有成立。

從社會角度來看，我們已經實現三步走戰(zhàn)略和兩個百年計劃，當今社會的主要矛盾也已經變?yōu)椤叭嗣袢找嬖鲩L的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾”，在解決經濟問題的基礎上，平衡人民群眾的精神文化需求與檔案事業(yè)發(fā)展之間存在的不平衡不充分問題，也是檔案事業(yè)建設的重中之重。經濟文化發(fā)展為檔案開放與利用提供軟支撐，一個社會的經濟實力決定其發(fā)展文化的實力，文化軟實力的增強對社會各個方面都將產生一定的影響，對于檔案的利用者而言，必定需要滿足基本的生存需求才會追求更高層次的精神文化需求。從檔案提供者角度看，有關部門對檔案工作的投入，仍然處于較低的狀態(tài)。經濟在檔案工作中的投入的專項化，有助于提高檔案工作的效率，增強社會檔案意識，促進檔案開放與利用，提升檔案事業(yè)發(fā)展。因此，有關部門和組織在進行資金的投入之前，要充分了解檔案工作的流程，在資金投入后，要對資金的使用進行檢查與效果驗收，充分了解資金的流向與應用，使得專項投入得到專項回報。

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