強基·賦能·助力：“十四五”時期檔案工作數字轉型的實現路徑研究

邢變變 李欣鈺

摘? 要：檔案工作數字轉型已成為助力檔案事業高質量發展的必經之路。為實現檔案工作數字轉型，應推動數據與業務深度融合，主要包括做好頂層設計、實現業務數字化和推進檔案數據安全保障體系建設;應聚焦科技創新，主要包括加強技術賦能和積極推進檔案信息化建設;應發展平臺生態，主要包括打造全覆蓋平臺提供數字服務、營造數字治理新環境和培育數字化人才隊伍。

關鍵詞：檔案工作;數字轉型;《“十四五”全國檔案事業發展規劃》

Abstract：? Digital transformation of archival work has become the only way to promote the high-quality development of archival work. In order to realize the digital transformation of archival work， we should promote the deep integration of data and business， including doing a good job in top-level design， realizing business digitization and promoting the construction of archival data security guarantee system; We should focus on the innovation of science and technology， including strengthening technology empowerment and actively promoting the construction of Archives information; Platform ecology should be developed， including creating a full coverage platform to provide digital services， creating a new environment for digital governance and cultivating digital talents.

Keywords： Archival work; Digital transformation; Path

《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》（以下簡稱《規劃與綱要》）明確提出：“加快數字化發展，建設數字中國，以數字化轉型帶動整體生產方式、生活方式和治理方式的變革”，[1]為數字化轉型指明了方向。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》），將“檔案信息化建設再上新臺階”和“檔案工作基本實現數字轉型”[2]寫入發展目標，并體現在各項具體任務之中，數字轉型已成為助力檔案事業高質量發展的重要引擎。

1 強基：推動數據與業務深度融合

1.1 做好頂層設計。一是政策支持，積極主動融入國家各項數字戰略。一方面，檔案主管部門應積極響應各項政策。《規劃與綱要》首次將數字中國建設單獨成篇，表明數字化轉型已成為國家重要發展戰略。新《檔案法》第二條規定：“各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。”[3]《規劃》中也提出：“加快推進檔案信息化建設……主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰略。”[4]因此，檔案主管部門應在全面調研、深入研究的基礎上通過向上級部門主動申請、匯報等途徑爭取將檔案工作數字轉型融入政府數字轉型規劃中，取得國家政策和資金扶持。此外，還應加快建立完善適應本地區檔案工作數字轉型的政策性文件，為地區、企事業單位數字轉型提供統一依據和標準，加快其進行數字轉型進度。如浙江省檔案局自政府部署啟動政府數字化轉型工作以來，就與省政府保持密切聯系，積極推進檔案工作數字轉型納入《浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作總體方案》和《2019年浙江省深化“最多跑一次”改革推進政府數字化轉型工作要點》。另一方面，地方檔案部門也應積極落實各項政策。《規劃》提出：“各級黨委要把檔案工作開展情況納入地方黨政領導班子和領導干部綜合考核評價內容。”[5]地方檔案部門應根據檔案主管部門的要求，加快本地區的數字轉型步伐，以數據為基石，加快傳統檔案數字化步伐，提高數字化率，激發數據要素新動能;此外，還應積極完善檔案數字基礎設施，加強區塊鏈、人工智能、大數據等新興技術的應用，以實現檔案工作高質量發展的愿景目標，做好頂層設計，勾勒總體藍圖，統籌推進檔案工作數字轉型。

二是摸清家底，綜合評估現有數字化基礎與條件。首先，明確現有的數字化程度。各檔案部門應明確其傳統載體檔案數字化率是否達到《規劃》中要求的“中央和國家機關傳統載體檔案數字化率達到80%，中央企業總部傳統載體檔案數字化率達到90%，全國縣級以上綜合檔案館應數字化檔案數字化率達到80%”，[6]電子文件歸檔工作能否按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求進行歸檔。未達到要求的檔案部門應盡快完成此項工作，為數字轉型打好堅實的數據基礎。其次，評估自身的軟硬件建設能力。檔案部門可根據《5G時代 新型基礎設施建設白皮書》《全國檔案信息化建設實施綱要》等文件評估其現有的IT架構、軟硬件設備及數字技術支撐能力是否滿足建設數字基礎設施的要求以及運用大數據、云計算、人工智能等新興技術的能力。此外，還應評估現有的數字化人才隊伍水平，即要求檔案工作人員同時擁有過硬的專業水平和高超的技術能力，可為檔案工作數字轉型提供智慧支持。最后，確立明確的數字化目標。各省市地區檔案部門應根據自身實際情況，在綜合評估現有數字化基礎的情況下，制定符合本地區發展水平的數字化目標。

三是把握核心需求，抓準著力點與重點突破方向。檔案部門應明確實現檔案業務流程數字化是檔案工作數字轉型的核心需求，數字技術是實現這一核心需求的關鍵，如何實現數據與業務的深度融合是重點突破方向。一方面，應大力推進技術賦能。檔案部門應加強檔案信息化建設和對大數據、人工智能等新興技術的應用。另一方面，應重點推進檔案數據與業務的深度融合。檔案部門不僅要做好檔案數字資源保障，還應統籌規劃好業務流程、組織活動及員工活動的方方面面。總之，在轉型過程中要強調其整體性和協同性，統籌漸進式地推進數字轉型，避免盲目無序轉型。

1.2 實現業務數字化。檔案工作數字轉型的核心目標是建立在檔案信息數字化、流程數字化的基礎上，充分利用數字技術，進一步觸及核心業務，實現技術與業務雙輪驅動，全方位地改變生產方式、流程與模式等。由此可知，檔案工作數字轉型的目的并不是新技術的運用或對現有業務流程的IT化，其本質是為了實現檔案工作的業務轉型和價值提升。

一是積極推進檔案資源數字轉型。根據《規劃》“加快檔案資源數字轉型”的要求，各部門應繼續做好檔案資源的“存量數字化”和“增量電子化”，逐步建立起以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。此外，還應“加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別”，[7]這是對檔案資源數字轉型的更高要求。一方面，繼續做好存量數字化;另一方面，大力推進增量電子化。

二是積極推進業務系統數據歸檔。首先，著力推進實現業務活動全流程電子化運轉。其主要體現在對“在業務過程中對非數字源的信息進行即時數字化處理，數字化文件即時納入到業務信息系統用于業務流程。”[8]同時，將業務活動中產生的具有保存價值的數據在業務系統中同步實施電子文件歸檔功能。其次，制定數據歸檔流程的相關規則。通過對系統數據進行分類，結合業務流程的特點與數據的特性確定數據歸檔流程、歸檔范圍、歸檔編碼、密級劃定等具體要求，使業務系統數據可以順利實現數據攝入、分類、封裝、生成檔號、確定保管期限、入庫等一系列歸檔行為。最后，逐步實現業務系統和檔案管理系統歸檔集成。在電子文件全程管理與前端控制理論及信息系統集成理念的指導下，將原本獨立的系統有機結合，實現多系統多數據源的集成，穩步開展各類檔案數據歸檔集成，實現檔案數據信息的網絡平臺收集與共享。

1.3 推進檔案數據安全保障體系建設。《規劃》提出要“提升檔案數字資源安全管理能力”，[9]筑牢數字安全基礎是實現數字轉型的前提，因此，我們應從源頭保護數據安全，筑牢平安中國的檔案安全防線。

一是做好數據安全防護工作。首先，在數據采集環節應重視采集活動的數據源鑒別、數據質量保障等。數據目錄可采用動態更新機制，并對采集到的數據實施分類分級管理，保證數據來源可見可證，做到“一數一源一標準”，杜絕偽劣數據入庫。其次，在數據存儲環節應重視存儲介質安全、數據備份與恢復等。通過加密技術對數據進行加密，并在此基礎上實施訪問控制系統，從而實現對數據的多重保護;通過建立數據動態實時備份體系，對檔案數據進行異地備份和異質備份，實現電子檔案數據的實時監測、保全和修復，確保檔案數據安全可用。最后，在數據使用環節應重視數據脫敏、數據泄露以及正當使用等。通過敏感信息屏蔽、敏感信息交替等技術手段對不宜公開的數據進行處理，使經過處理的數據成為能夠反映實際業務屬性的虛擬數據。此外，對需共享到外部的數據可通過水印、防止篡改、遮擋剔除等技術等技術進行處理，防止數據泄露。

二是打造數據安全合規管控平臺。首先，建立云安全管理中心機制。以數據安全為核心，采用服務化、組件化方式開展敏感數據識別、數據分類分級、數據脫敏等數據安全服務，對各類數據實施分布式加密、集中式管控的模式，從而實現靜態數據可知、數據使用可控、邪路數據可溯。其次，建立統一的監控管理平臺。由專門平臺對溫濕度、視頻監控、防火報警等多種數據進行監測，并由專人專職進行巡檢、數據備份等日常維護工作，保障系統運行可靠，防范系統安全風險。最后，重視對平臺管理人員的監督和管控。應重點防范平臺管理人員利用私權從存儲和備份設備上導入或導出數據、篡改數據及非法利用數據等行為，通過采用重點訪問權限控制技術、用戶身份鑒別技術、數字水印身份溯源技術等對管理人員進行限制，確保平臺安全可控。

三是加強檔案數據安全制度建設。檔案部門應加強對數據安全的重視程度，以《數據安全法》為基礎，建立數據安全責任制度，健全信息安全管理規范，為檔案數據的安全管理范圍、使用規則、分級分類和權屬關系等提供依據，打造安全可靠的數據環境。

2 賦能：聚焦科技創新

2.1 加強技術賦能。《規劃》要求“加快推進檔案科技創新，助力檔案工作轉型升級”，[10]數字技術將成為支撐檔案工作數字轉型的關鍵手段。

一是數字技術。主要包括5G、云計算、物聯網、大數據等信息通信技術。首先，檔案部門可利用互聯網托管的遠程服務器網絡“云”作為存儲、管理和處理檔案業務數據中心，在實現強大數據處理能力的同時，可有效降低檔案工作數字化建設中的軟硬件成本和維護成本。其次，檔案部門可借助大數據技術對已有檔案數據進行數據規范、清洗和整合，構建大數據分析模型，并以圖表、可視圖、趨勢分析等形式進行直觀展現與動態跟蹤，提供數據支撐。最后，檔案部門可借助區塊鏈可信、不可篡改、可追溯的技術特點，將區塊鏈技術與檔案管理中的收集、整理、提供利用等業務環節緊密結合，為國家機關、社會組織和個人提供安全、便捷、高效的“一站式”服務。

二是管理決策技術。其主要指數字檔案管理信息系統，通常以檔案管理大數據平臺的形式存在，發揮支撐檔案管理決策的功能，主要聚焦于數據挖掘與價值轉化，形成實現分析、描述、指導、預測、開發等功能，一定程度上實現智能化自動決策。如檔案部門可通過數據分析技術進行用戶市場預測，提供高效的決策支持，同時構建用戶畫像和用戶關系圖，實現精準服務。此外，以智慧化的服務增強用戶體驗，提高用戶服務業務數字化和線上化水平，改善服務質量，提升用戶的參與度和滿意度。

2.2 積極推進檔案信息化建設。按照業務數字化、數據化的要求，檔案部門需通過流程重構、技術融合和平臺整合等手段推動檔案信息化建設，從而實現業務工作全流程數字化。根據《規劃》中提到“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”[11]的要求，主要可從以下三方面進行：

一是加快數字檔案館（室）建設。一方面，針對已建成數字檔案館（室）的單位，可進一步推動其優化升級。其一，落實數字技術賦能。在擁有海量數據的基礎上，檔案部門可通過構建知識圖譜、用戶畫像等形式實現檔案服務知識化，通過與人工智能、機器學習等數字技術協作優化用戶體驗，提升服務智能化。其二，以智慧檔案館建設為方向，實現檔案館的智慧化運行。可通過加強檔案大數據、物聯網、云計算、人工智能、區塊鏈等技術在檔案管理中的應用，使檔案館的服務更加便捷、靈活，實現智慧化的檔案館服務模式。另一方面，未建成數字檔案館（室）的單位應加快建設進度。其一，各檔案部門應建設權威、準確、及時的數據資源基礎，以數據賦能各業務為核心，打破部門間的數據壁壘，推進檔案資源數字轉型。其二，通過技術賦能有助于完善檔案場館、計算機設備、存儲設備等數字基礎設施建設，加快建成數字檔案館（室）。

二是積極推進電子檔案管理信息系統建設。一方面，構建系統平臺。電子檔案管理系統功能應覆蓋檔案整個業務流程、信息服務網站和系統維護等，實現檔案工作相關的業務信息系統與電子檔案管理系統相銜接，并采用離線數據轉換功能將舊系統中的數據自動轉換到新的檔案管理系統中。另一方面，建設館室一體化檔案管理系統。檔案部門可在線上開展電子檔案接收、利用和監督指導等業務，實現全區數字檔案的網絡化、集成化管理。并對各類數字信息資源進行有效整合和管理，其不僅包括文件材料，還包括圖片、視頻、語音等多種媒體信息。

三是積極推進檔案信息資源共享服務平臺建設。一方面，各地綜合檔案館應加強本區域檔案信息資源共享服務平臺建設。通過搭建統一的數字檔案系統與其他系統進行對接，在確保數據安全的條件下，為本區域內不同目的的數據使用者提供數據查詢權限，搭建“一站式”檢索平臺，使利用者能快速、有效地獲取相關信息，縮短業務流程周期，提高檔案利用效率。另一方面，加大跨區域檔案信息資源共享平臺建設力度。其一，國家主管部門需進行科學規劃，建立統一的檔案信息資源共享平臺標準體系，建立健全檔案管理和監督制度，成立專門的信息化建設機構，為推行跨區域檔案信息資源共享平臺建設提供制度保障。其二，充分依托技術手段，擴大平臺的兼容性和可擴展性，促進檔案信息資源共享規模和質量同步提升，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享和利用。

3 助力：發展平臺生態

3.1 打造全覆蓋平臺提供數字服務。一是加大統籌協調力度。建立全覆蓋平臺的首要目的在于打破各單位、各部門之間的“信息孤島”，減少數據在不同部門之間的重復錄入，實現跨業務、跨部門、跨層級實時在線高效協同。一方面，政府部門應建立黨委統一領導下的以檔案主管部門為協調中心、信息部門和業務部門為主要成員的檔案數字平臺組織機構，使三者進行充分溝通與深入研究，爭取全方位打通各平臺堵點，加強各部門間的統籌和配合。另一方面，檔案主管部門應高度重視檔案數字統一平臺的運行、迭代升級、維修等問題，根據工作流程、業務場景，不斷開發新應用，提升平臺功能與業務需求匹配度，集中人力物力財力快速推進檔案數字平臺建設。

二是打造全業務平臺建設。第一，對內基于檔案工作的實際情況，依托數字化、智能化技術手段建立綜合管控平臺，打造數據資源管控中心、應用平臺管控中心、技術處理管控中心等多功能統一平臺。一方面，針對歸檔數據量龐大的特點，梳理出應用頻次多使用程度高的數據，編制數據目錄，打通數據共享通道，強化數據深度應用;另一方面，圍繞全局整體態勢，梳理、開發檔案部門和業務部門的數據典型應用，通過系統開展檔案業務監督指導、交流培訓、考核評價等，加強數據的便捷服務，實現全流程線上化處理。第二，對外基于用戶導向建立用戶服務平臺。一方面，針對線上查閱、參考咨詢等方面需求，應向用戶提供一站式利用服務，提高用戶體驗度和滿足度。另一方面，基于用戶行為習慣，應建立快速響應、限時辦結的平臺迭代升級機制，增強各方參與感、獲得感和依賴度，并通過圖表展示、動畫情境展示等多種形式進行數據挖掘分析和增值服務，更好地提升用戶體驗。

三是整體配套改革同時進行。首先，檔案主管部門應推出一系列鼓勵技術創新、激發建設能動性的政策措施，并健全平臺支撐標準、技術應用標準、系統應用集成標準等相關規范，以推動平臺建設順利進行。其次，檔案機構應及時調整與數字轉型相適應的組織架構、職能崗位、工作流程，以推動平臺順暢運行。最后，治理管控中心應加強數字平臺治理力度，加大對檔案數字平臺的監管和治理，構建相應的安全防護保護體系，確保平臺平穩運轉。

3.2 營造數字生態治理新環境。一是建立能夠滿足整個檔案工作上下鏈緊密結合的數字生態。一方面，以檔案業務數字轉型為核心，把數字化跨場景應用作為優化檔案數字生態的主抓手，從宏觀上構建健康、有序、可持續的檔案事業數字發展生態。另一方面，以各類平臺系統為線上樞紐、以檔案部門為線下樞紐，暢通各要素資源在全社會各行業、各部門、各單位、個人等之間的雙向循環，從微觀上構建互聯互通、規范有序、開放包容的檔案要素資源生態，打造全流程滲透、全業務協同的產業鏈生態圈。

二是充分挖掘數字資源要素以提升數據治理效能。一方面，加快完善檔案數據治理配套機制。檔案主管部門應不斷優化檔案數據系統，統籌檔案數據開發利用、隱私保護和公共安全，使檔案數據平臺暢通流轉，將數據在各組織、各部門之間進行共享，并作為生產要素進行流通。另一方面，深度開發檔案數字資源。檔案部門應運用關聯數據、人工智能及可視化等技術對檔案資源內容進行深層加工、組織、開發和利用，充分挖掘數據要素價值，營造安全健康的數字生態。

三是構建數字生態規則體系以健全生態運營規則。一方面，檔案主管部門應構建與數字平臺特征相適應的政策法規體系，促進檔案事業有序發展。堅持鼓勵技術創新與業務流程相互賦能，完善電子檔案歸檔制度、大數據、人工智能等新技術新應用的制度規則，確保平臺公平競爭，有序發展。另一方面，應堅持以為人民服務為中心的指導思想，不斷提高檔案公共服務均等化、檔案治理精準化發展，豐富數字化場景和體驗，打造智慧共享、互聯互通的新型數字生態。

3.3 培育數字化人才隊伍。人才是實施數字轉型的主導力量，可為數字化轉型戰略實施提供強有力的智力支撐。一是塑造優秀的組織結構。第一，構建積極向上的組織文化。應對原有的組織文化理念進行革新，創造良好的組織氛圍，建立起開放性的新環境。一方面，應培養變革與創新文化。檔案部門應要求檔案工作人員具有擁抱變化、持續變革的文化特征，最大限度地共享文化，構建起和諧融洽、積極創新的良好組織文化環境。另一方面應培養數字文化。檔案工作人員應積極響應數字化，通過數據決策、管理和創新工作模式，形成數字化思維。第二，改變傳統的組織結構。檔案管理中的組織結構對于提高檔案工作效率起到積極的輔助作用。在數字信息化發展環境背景下，可以將科技人員、業務人員和檔案工作人員組成跨職能小組，調整傳統的組織結構，使其在協作中相互學習，相互理解，以此減少工作流程，強化工作效率。

二是強化數字課程開發。第一，以“互聯網+”為載體，建設數字課程資源平臺。以互聯網為平臺，將各類優質課程資源進行優化整合，線上線下課堂有機結合，實現對精品課程的開發。此外，在編寫紙質教材時可采用一體化編寫模式，即在編寫紙質教材時增加課程資源的二維碼，并給出數字資源的分類標識，讓學習者通過手機掃碼獲取相應的數字課程。第二，創新數字課程開發方式。一方面，積極推進校企合作開發課程。高校可通過與企業、研究所等相結合的方式，將理論知識與實踐工作相銜接，將企業資源作為課程開發的素材，展現數字課程的實踐性、多元性等特點;另一方面，鼓勵學習者參與數字化課程資源建設，通過Social Bookmark（網絡書簽）、Podcasts 等技術和服務幫助學習者更好地利用課程，并將自己收集、制作的學習視頻發布到平臺上與其他學習者進行分享。

三是重視打造T型人才。“T型人才”是一種根據知識結構特點劃分出的新型人才類型，“一”表示具有廣博的知識面，“丨”表示具有深入的專業知識和技能，即一專多能的復合型人才。一方面，制定準確的專業培養標準。檔案部門應明確檔案學的知識結構除專業理論知識外，還包括計算機、文獻學和經濟學等多學科知識，在進行人才培養時應重視跨學科的專業培養標準，同時，高校在進行課程設計時也應增加相應課程，拓寬檔案人才知識面。另一方面，在培養時應注意度的把握。既要保證專業基礎課程的教學效果，也要明確檔案工作數字轉型過程中對科技創新能力的具體要求，對相關技術課程進行劃分，使檔案工作人員明確哪些知識是需要深入掌握的，哪些技術只需理解。

參考文獻：

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